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Digitalisierung umsetzen im Verein

Digitalisierung umsetzen im Verein

Digitalisierung

Digitalisierung im Verein ist ein Marathon

 

Die Digitalisierung im Verein umzusetzen, gestaltet sich nicht immer ganz einfach. Für viele Engagierte ist es das erste Mal, dass sie sich intensiv mit ihren Prozessen im Verein beschäftigen müssen und dann entscheiden sollen, ob und wenn ja, wie sie diese Prozesse digitalisieren sollen. Deswegen sprechen wir im zweiten Teil des Interviews mit dem Vereinsdigitalisierungsexperten Philipp Tramm, wie er konkret die Digitalisierung als Berater bei einem Verein angeht. Der Blogbeitrag stellt eine Zusammenfassung der Podcast-Episode dar.

Der Verein kennt sich selbst am besten

Fallstricke im Verein, Konflikte oder die Persönlichkeit der Mitglieder und Ehrenamtler – alles das kennt der Verein und dessen Führungsriege viel besser als jeder externe Berater. Trotzdem kann es Sinn machen für schwierige oder auch neue unbekannte Themen einen externen Berater zu konsultieren, wenn diese Experten auf diesem Gebiet sind. Das heißt aber nicht, dass er euch die Lösung sofort präsentieren kann, sondern diese muss erst gemeinsam entwickelt werden. In den ersten Gesprächen geht es unter der Beachtung der finanziellen aber auch personellen Ressourcen des Vereins um folgende Punkte:

  • Klärung des Anliegen des Vereins – „Ich möchte digitalisierter werden.“
  • Besprechung der Probleme im Verein – „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“
  • Definition der Erwartung des Vereins an die „Beratung“ – „Wir wollen, dass wir am Ende der Beratung wissen, welches Mitgliederverwaltungssystem wir nehmen“
  • Wünsche formulieren für die Umsetzung „Wir wollen auf jeden Fall über dieses System E-Mails an die Mitglieder versenden können“

Aus diesen Gesprächen werden dann gemeinschaftlich eines oder mehrere Szenarien entwickelt, wie eine Begleitung aussehen könnte. Das würde im Fall einer Mitgliederverwaltung einmal bedeuten, dass im ersten Schritt die Zielsetzungen festgelegt werden sollen und erst im zweiten Schritt dann die Anforderungen definiert werden, die die Mitgliederverwaltung unbedingt oder möglichst abdecken sollte. Diese verschiedenen Anforderungen werden dann in einem Anforderungskatalog gesammelt. Die Sammlung der Anforderungen erfolgt im Normallfall in Form von Workshops.

Fehler, die häufiger gemacht werden

Es kommt immer wieder vor in der Beratung, dass Vereine erst externe Personen ansprechen, wenn sie sich die Frage stellen „Welche Software nehmen wir jetzt?“. Das ist aber erst der dritte Schritt. Hier können wir nur empfehlen, wieder beim ersten Schritt zu beginnen, sonst wird man mit dem Ergebnis unzufrieden sein, weil auf einmal Anforderungen an die Software im Betrieb gestellt werden, die sie gar nicht leisten kann.
Doch es kann sich bei einer Beratung auch herausstellen, dass das Problem ein ganz anderes ist, als das, wofür der Berater ursprünglich engagiert wurde. Gehen wir zurück auf das Beispiel: „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“. Wenn sich herausstellt, dass der Mitgliederschwund andere Ursachen hat, muss man wieder zum ersten Schritt zurück gehen und die Erwartung des Vereins entsprechend anpassen. So könnte die Engagementförderung viel wichtiger sein, um das Problem zu lösen.

Viele Perspektiven helfen

Die ersten Gespräche zwischen einem Berater und einem Verein finden meist im kleineren Kreis statt, also meist der Vorstand manchmal noch ergänzt durch ausgewählte Personen aus dem Verein, für die das entsprechende Digitalisierungsthema sehr relevant ist. Dadurch wird meist aber nur eine Perspektive des Projektes dem Berater präsentiert. Deswegen werden zur Entwicklung der Szenarien schon zu einem frühen Zeitpunkt Workshops angesetzt, wodurch weitere Perspektiven eingebracht werden. Wenn ihr im Verein z.B. den Trainingsbetrieb digitalisierter aufstellen wollt, wäre es sicherlich nützlich die Meinungen und Anforderungen der Übungsleiter gehört zu haben. Schließlich arbeiten diese am Ende täglich mit der erarbeitenden Lösung. Ziel sollte es sein, dass am Ende alle Personen, die aktiv von der Veränderung betroffen sind, im Rahmen von Workshops einzubinden. Hier kann man besprechen, wo wollen wir hin, welche Projekte sollen überhaupt angegangen werden, wie könnte das aussehen und welche Personen benötigen wir dafür? Immer wieder stellt man in den Workshops auch fest, dass in einer anderen Abteilung für ein bestimmtes Problem auch schon eine (digitale) Lösung vorhanden ist. Dies passiert, weil viele Abteilung parallel zueinander arbeiten und zu selten intensiv zusammen. Im Sinne des Gesamtvereins sollte geprüft werden, ob diese Lösung auch für die anderen Abteilungen sinnvoll ist. Dies kann dann in den Anforderungskatalog aufgenommen bzw. kann relativ einfach auf den Gesamtverein ausgerollt werden. Ein Beispiel wäre die Nutzung einer Cloud in einer Abteilung, welche vom gesamten Verein genutzt werden könnte.

Es ist ein Marathon

Eine Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes kann leider lange dauern. Die Dauer hängt vom Engagement und der Einsatzbereitschaft der Beteiligten ab unter der Berücksichtigung der zeitlichen und finanziellen Ressourcen – und natürlich auch von der Ausgangssituation in eurem Verein. Wenn ihr die Daten, die ihr in eine Mitgliederverwaltungssoftware einpflegen wollt, in diversen Excellisten vorliegen habt oder sogar nur analog auf Papier, dann dauert so ein Projekt durch die Notwendigkeit der Einpflege der Daten in die Datenbank natürlich deutlich länger.
Um ein Projekt wiederum zu beschleunigen, kann es sinnvoll sein sich externe technische Unterstützung in den Verein zu holen. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn ihr diese technische Kompetenz nicht bei euch im Verein habt. Dies wären dann aber weitere Kosten, die neben der Anschaffung der Mitgliedersoftware auf euch zukommen.
Final kann man sagen, dass eine solche Umsetzung einer Mitgliederverwaltungssoftware im besten Fall mehrere Monate dauert, im Normalfall aber ein Jahr und mehr. Schon allein die erstmalige Aufnahme der Prozesse in den Workshops und die Diskussion und Entwicklung der möglichen Transformation dauert meist länger, als von den Vereinen gedacht. Dies offenbart auch, warum es sich als schwerer Fehler erweisen kann, wenn man den dritten Schritt einfach vorzieht und eine Software kauft. Der Verein dreht sich unnötig im Kreis, wenn er im Nachgang die anderen Schritte nachholen möchte und verbraucht damit unnötig zusätzliche Ressourcen im Verein. Meist versandet der Wandel des Prozesses dann im Laufe der Zeit, weil die handelenden Personen frustriert sind oder nicht mehr ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen.
Doch auch, wenn ihr alle Schritte in der richtigen Reihenfolge geht, kann die Gefahr bestehen, dass die Beteiligten die Motivation am Projekt bei der Umsetzung verlieren, weil sie keine ausreichenden Erfolgserlebnisse haben. Berater nutzen hierfür im Aufbau des Projektmanagements zwei Tricks. Es wird zum einem der Gesamtprozess in Etappen unterteilt. Diese Etappenpunkte stellen Zwischenziele da. Durch das Erreichen dieser Ziele schafft man auch während eines Projektes Erfolgserlebnisse. Das motiviert und lässt das gesamte Projekt vom Gefühl her kürzer wirken. Ein Zwischenziel bei der Mitgliederverwaltungssoftware könnte z.B. die Fertigstellung des Anforderungskatalogs oder der Vergleich von zwei Softwaren sein. Der andere Tipp ist, die Leute zu Betroffenen zu machen. Lass sie fühlen, wie grausam sich der aktuelle Prozess in der täglichen Arbeit anfühlt und zeige auf, wie einfach der Prozess erst wird, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Dies hilft, dass sie die letzten Meilen zur Fertigstellung des Projektes noch gehen.

Beratungsresistenz

Doch was kann man tun, wenn die Basis gerne eine Veränderung möchte, vielleicht sogar beraten werden will, aber es in den Führungskreisen Widerstände gibt? Dann sollte man auf jeden Fall nicht aufgeben. Versucht für eure Ideen Menschen zu begeistern und diese auch mitzunehmen, um eine größere Stimme im Verein zu haben. Zur Überzeugung von Mitgliedern ist eine sachliche Argumentation das Gebot der Stunde. Dann können die gewählten Organe euer Anliegen nicht einfach unter Tisch fallen lassen, sondern müssen sich öffnen. Wir stellen immer wieder bei der Beratung fest, dass sich mit externer Begleitung im Anschluss weitere Türen für Veränderungen öffnen, die vorher scheinbar fest verschlossen waren.

Falls du noch Fragen zur Podcastfolge oder zum Blogbeitrag hast, kannst du uns sehr gerne unter info@vereinsstrategen.de schreiben. Wenn dir das Artikel gefallen hat, abonniere gerne unseren Podcast und empfehle uns weiter. Wenn du mehr von Phillipp seiner Arbeit erfahren möchtest und in seinem Blog alles wissen möchtest über die Digitalisierung im Verein, dann klicke hier.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

So wird dein Verein digital

So wird dein Verein digital

Digitalisierung

Vereinsprozesse mit Digitalisierung optimieren

 

Digitalisierung ist sicherlich eines der meist genutzen Wörter der letzten Jahre. Auch im Verein erfährt die Digitalisierung immer mehr Bedeutung. Doch was verstehen wir eigentlich unter Digitalisierung im Verein? Wo stehen die Vereine in Deutschland? Was ist sinnvoll, was nicht? Genau um solche Fragen zu beantworten, haben wir uns mit Philipp Tramm einen Experten für die Digitalisierung des Vereinswesens in den Podcast eingeladen. Philipp berät mit seinem Unternehmen Vereinsentwickler diverse Vereine bzw. Verbände und zeigt Wege auf, einen Verein nachhaltig zu digitalisieren. Dieser Beitrag ist eine gekürzte Version des ersten Teil des Interviews mit Philipp.

Der Stand in der deutschen Vereinslandschaft

Wenn Vereine an Digitalisierung denken, dann denken sie zumeist erst einmal an verschiedene Tools bzw. digitale Werkzeuge. Doch man sollte den Begriff nicht nur darauf reduzieren. Vielmehr steckt dahinter ein Megatrend, welcher auch mit einer gesellschaftliche Transformation einhergeht. Du kannst einmal selber gedanklich für dich überprüfen, wie nachhaltig und vielseitig dein Leben von der Entwicklung der Digitalisierung beeinflusst wird. Du liest diesen Blog online, hörst den Podcast per App und schreibst uns ggf. eine E-Mail oder über Social Media. Ohne Digitalisierung wäre das nicht möglich.

Doch kommen wir zum Verein. Wenn man sieht, wie digitalisiert das „normale“ Leben ist, fällt auf, dass viele Vereine noch recht analog unterwegs sind. Dies ist auch nachvollziehbar, schließlich treffen in einem Verein zum einem verschiedene Generationen aufeinander, zum anderen ist es ein Ort für persönliche Begegnung. Nun ist die junge Generation allerdings mit dem Handy aufgewachsen ist, während sich ältere Mitglieder beim Thema Digitalisierung ggf. überfordert fühlen. Deswegen kann der Digitalisierungsgrad zwischen Vereinen auch extrem unterschiedlich sein. Er hängt z.B. von der Altersstruktur im Verein, von dem Engagementbereitschaft der Mitglieder, aber auch von gutem Projektmanagement ab.
Am Ende muss aber das Ziel sein, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern einen sichtbaren Mehrwert für Mitglieder und die verschiedenen Zielgruppen hat. Was nützt es eine tolle Vereins-App zu haben, wenn der Großteil der Mitglieder viel lieber die Vereinsnews auf der Webseite liest. Erfolgreich kann eine digitale Weiterentwicklung im Verein also nur sein, wenn die, die sich damit beschäftigen möchten, dies auch machen dürfen, dabei allerdings auch die anderen Menschen im Verein entsprechend bei Digitalisierungsthemen abholen und einbinden.
Der aktuelle Zeitpunkt zur Weiterentwicklung ist dabei sehr gut. Durch die Coronapandemie waren viele Menschen gezwungen sich mehr digitalen Möglichkeiten auseinanderzusetzen – auch im Verein. Die Pandemie hat z.B. im Bereich der digitalen Sportangebote, wie ein Beschleuniger gewirkt. Diese Entwicklung wird nicht mehr aufgehalten werden. Hier gilt es Schritt zu halten.

Schritte der Vereinsdigitalisierung – Erst kommt der Prozess

Wir haben zu Beginn von Tools bzw. digitalen Werkzeugen gesprochen. Doch man fängt nicht damit an, sich zu entscheiden, welches Tool man nutzen sollte, sondern viel früher. Man kann nämlich drei Entwicklungsebenen unterscheiden:

  1. Schritt: Analysiert den Verein nach Möglichkeiten für eine interne Effizienzsteigerung durch eine Prozessoptimierung mit digitaler Unterstützung.
  2. Schritt: Überlegt euch, wie ihr mit Digitalisierung mehr Mitglieder gewinnen und binden könnt.
  3. Schritt: Bringt digitale Innovation in den Verein. Schafft also neue Angebote, die es ohne die Digitalisierung nicht geben würde.

Wenn man ehrlich ist, setzen die meisten Vereine aktuell den ersten Schritt um oder beschäftigen sich damit. Das heißt, wie kann man Zusammenarbeit im Verein neu und einfacher gestalten. Elemente dieses Schrittes können z.B. Cloudcomputing, Vereinsverwaltungssoftware oder die Digitalisierung der Buchhaltung sein.
Doch wie beginnt man damit? Wir haben gesagt, dass Digitalisierung Prozesse beschleunigen, vereinfachen und verschlanken soll. Sie muss also einen echten Mehrwert bieten. Dafür muss man sich natürlich erst einmal seine Prozesse anschauen. Wie läuft z.B. die Aufnahme neuer Mitglieder ab? Der Prozess könnte z.B. so aussehen:

  1. Potentielles Mitglied muss Mitgliedsantrag als Kopie bei euch im Vereinsheim abholen.
  2. Füllt diesen dann händisch aus.
  3. Ein Ehrenamtler trägt die Daten dann händisch in eine Exceldatei ein.
  4. Diese Exceltabelle wird ausgedruckt, um in einem Ordner alle Mitgliedsanträge mit Kontaktdaten zu haben.

An diesem Beispiel zeigt sich, wie viel Potential in einem solchen Prozess stecken kann. Denn dieser Verwaltungsprozess kann so gestaltet werden, dass gar keiner im Verein mehr etwas machen müsste. Aus unserer Sicht ist deswegen die erste grundlegende Entscheidung für die Digitalisierung die Anschaffung einer Mitgliederverwaltungssoftware. Und hier können wir auch nicht sagen, welche eine gute Software ist oder nicht, sondern es kommt ganz auf euren Verein an. Ihr müsst nach eurer Prozessanalyse entscheiden, welche Prozesse wollt ihr zukünftig haben und wie sollen diese aussehen. Dann müsst ihr prüfen, ob die Software das überhaupt leisten kann. Beispiele für möglich digitale Prozesse:

  • Eine Person kann online euren Mitgliedsantrag ausfüllen. Alle Daten werden über eine digitale Schnittstelle automatisch in die Mitgliederverwaltungssoftware übernommen. Die Bankinformationen können später genutzt werden, um über die Software die Mitgliedsbeiträge als Lastschrift einzuziehen.
  • Die Daten in eurer Mitgliederverwaltungssoftware können für Newslettermarketing verwendet werden. Das heißt, ihr sendet an alle interessierte Personen automatisch über das System jede Woche/Monat einen Newsletter per Mail mit den interessanten Informationen. Die Steigerung ist noch, dass im Mitgliederverwaltungssystem Attribute vergeben sind, welche ihr für den Newsletter verwenden könnt. Zum Beispiel: „Sende die E-Mail an alle Mitglieder, die in der Abteilung Fußball sind und über 18 Jahre.“ Die Attribute sind dann „Fußball“ und das „Alter“. Der Vorteil von der Verwendung von Attributen ist die gezielte Ausstreuung von Informationen, die nur für einen Teil eures Vereins interessant sind.

Die Nutzung von Attributen ist z.B. aber etwas, was sich vor allem für große Vereine mit diversem Angebot und vielen Mitgliedern lohnen kann. Ein kleiner Verein hätte wahrscheinlich keine Verwendung für eine solche Funktion in der Mitgliedersoftware, eher würde eine solche umfangreiche Software ihn inhaltlich erschlagen. Schließlich müssen komplexere Systeme auch mehr technisch gepflegt werden und erfordern mehr Einarbeitungszeit. Außerdem solltet ihr bedenken, dass es Monate bis Jahre dauern kann, die Prozesse in einem Verein zu verändern. Ihr werdet also nicht mit dem Kauf einer Mitgliedersoftware alle Prozesse gleich digitalisieren. Viel wichtiger ist es, dass ihr einen klaren Plan habt, was euer finales Ziel ist, prüft ob die Software diese verschiedenen Prozesse für das Ziel zukünftig darstellen kann und dann könnt ihr nach und nach die Prozesse digitalisieren. Wenn ihr dies vorher nicht macht, besteht nämlich die Gefahr, dass ihr eine teure Software gekauft habt und auf der Hälfte des Weges merkt, dass ihr die Prozesse gar nicht so bauen könnt, wie ihr wolltet. Und glaubt uns, diesen Fehler machen viele! Eine gute Möglichkeit, um Fehler zu vermeiden, ist es, die Software kostenlos für einige Monate zu testen. Das bieten nicht nur viele Anbieter für Mitgliederverwaltungssoftwaren an, sondern auch im Bereich anderer Digitalisierungsthemen, welche ebenfalls die Arbeit im Verein vereinfachen (z.B. Clouddienste).

Die anderen Stufen der Vereinsdigitalisierung

Während der Coronakrise haben viele Vereine mit digitalen Sportangeboten begonnen. Dies umfasst neben dem Streaming eines Sportangebots auch hybride Lösungen oder auch Sport, wozu man sich nur digital treffen kann (z.B. eSport). Man kann also feststellen, dass diese Vereine sofort mit der dritten Stufe gestartet sind. (Wie ihr ein Onlinesportangebot sinnvoll gestalten könnt, erklären wir dir hier.) Vereine, welche mit dem 3. Schritt begonnen haben, empfehlen wir jetzt einmal den Unterbau zu prüfen, z.B. ob die Mitgliedschaftsanmeldung auch digital möglich ist.
Für die zweite Stufe kann man sich einmal am Individualsport außerhalb des Vereins orientieren. Es gibt viele Tools und Geräte, welche den Breitensport fördern und optimieren. Sportuhren können inzwischen zum Laufen, Radfahren, Schwimmen, Rudern, etc. genutzt werden. Sie zeichnen die Zeiten auf und die zurückgelegten Strecken, rechnen Belastung aus und schlagen die Erholungszeit vor. Untereinander können sich dann Sportler diese Daten z.B. bei Strava vergleichen. Dort können auch gleich Trainingspläne erstellt werden. Versucht solche Tools, wenn es sinnvoll ist, auch in euren Verein einzubinden. Fragt eure Mitglieder, ob sie sich die Nutzung von solchen Trainingstools wünschen bzw. habt ein offenes Ohr für Feedback.
Doch auch in Mannschaftssportarten ist eine digitale Trainingsanalyse möglich. Stellt ein Stativ auf den Trainingsplatz, macht mit dem Handy Aufnahmen von Spielsituationen und zeigt sie später der Mannschaft mittels Beamer, um besser zu werden. So einfach kann Videoanalyse sein!

Fehlentwicklungen vermeiden

Die Vereins-App ist momentan ein sehr gehyptes Thema, aber ob sie sinnvoll ist, sollte vor der Anschaffung zumindest überprüft werden. Wichtig ist die Frage nach dem Mehrwert, schließlich haben Menschen meist sehr viele Apps auf dem Handy. Und sei ehrlich, wie viele von diesen Apps hast du seit Monaten nicht mehr genutzt? Doch wie kann so ein solcher Mehrwert aussehen. So ist es schön, wenn man seinen Mitgliedsantrag auch über das Handy einreichen kann – aber das macht man genau einmal und danach ist Funktion völlig überflüssig. Ebenso macht es auch keinen Sinn die Vereinswebseite quasi in Appform noch einmal darzustellen. Schließlich kostet so eine App Geld, muss gepflegt und verwaltet werden, benötigt Know-How und bindet Kapazitäten. Und ihr benötigt Menschen, die einen echten Mehrwert für diese App liefern können (exklusiver Inhalt). Es ist aus unserer Sicht, wenn es denn überhaupt ein Thema ist, eines für größere Vereine. Versucht alternativ lieber die Ressourcen in die Aktualisierung eurer Webseite zu stecken und diese für das Smartphone zu optimieren. Ihr werdet eher über Google gefunden als im Appstore. Wir werden in nächster Zeit aber auch noch einen Gast haben, der uns erklären wird, wann eine Vereins-App genau sinnvoll ist. Deswegen gehen wir an dieser Stelle nicht tiefer drauf ein.

Zusammenfassend kann man zur Digitalisierung im Verein sagen, dass ihr beginnen solltet euren administrativen Bereich gut zu strukturieren und dann darauf auszubauen. Nehmt dabei alle mit beim Veränderungsprozess. Das heißt, viel kommunizieren und alle im Verein zu Beteiligten machen. Prüft außerdem, ob ihr verborgende Talente im Verein habt, welche euch helfen können (z.B. Experte im Webdesign). Und manchmal kann auch ein Blick von externen Personen, welche das nicht zum ersten Mal machen, hilfreich sein. Das hilft Fehler zu vermeiden. Hier könnt ihr entweder uns als Vereinsstrategen unter info@vereinsstrategen.de ansprechen oder Philipp mit seinem Unternehmen Vereinsentwickler. Und dann braucht ihr nur noch etwas Durchhaltevermögen, denn Digitalisierung ist ein längerer Prozess, den man Schritt für Schritt gehen muss. Aber wir sind uns sicher – wenn ihr unsere Tipps beherzigt, dann werdet ihr erfolgreich sein.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

Warum Online-Sport so schnell nicht verschwinden wird

Warum Online-Sport so schnell nicht verschwinden wird

Digitalisierung

Herausforderungen und ungeahnte Chancen

 

Die Corona-Epidemie hat den Breitensport gezwungen sich mehr mit der Digitalisierung auseinanderzusetzen. Eine wesentliche Neuerung, die dadurch in Vereine Einzug erhalten hat, war und sind die Online-Sportangebote. Doch, was sind die bisherigen Erkenntnisse mit dem Thema und wie geht es eigentlich damit weiter? Genau damit soll sich dieser Beitrag beschäftigen. Er stellt eine Zusammenfassung der Podcastfolge dar, wo das Thema aber noch einmal ausführlicher behandelt werden. Höre dort also gerne noch einmal rein.

Die alte Welt und das Virus

Wenn wir auf das Jahr 2019 blicken, dann kann man mit ziemlicher Sicherheit sagen, dass der Breitensport in Vereinen vor allem klassisch analog war. Mitglieder kamen zu einer festen Uhrzeit zum Sportplatz oder zur Halle. Weiter in der Entwicklung waren einige Fitnessstudios, welche bereits eine Kombination von digitalen und analogen Angeboten genutzt haben. Auch gab es diverse YouTube-Kanäle, welche sich bereits mit dem Thema Fitness oder Abnehmen beschäftigt haben. Alle diese digitalen Angebote waren für Individualsport angelegt und nicht für den Mannschaftssport.
Mit dem Beginn der Coronakrise und dem Verbot des gemeinschaftlichen analogen Trainings ergab sich für die Vereine ein hoher Druck ihren Mitgliedern ein Angebot zur Verfügung zu stellen. So wollte man den Austritt von Mitgliedern reduzieren. Zuerst begannen größere Vereine, welche über mehr Know-How und Kapital verfügen, die Transformation des Angebotes von analog zu digital, danach folgten auch kleinere Vereine. Der Erfolg war je Verein aber unterschiedlich, einige waren damit erfolgreich, andere lösten nach einigen Durchläufen ihr Format wieder auf. Grundsätzlich ist aber das Feedback von den meisten Vereinen gewesen, dass die Mitglieder froh waren, dass es die Möglichkeit gab, dass sie überhaupt etwas machen konnten, auch wenn der Online-Sport besonders zu Beginn auch einige Probleme hatte:

  • Technische Schwierigkeiten auf der Teilnehmerseite während des Angebotes
  • Umstellung für Übungsleiter in Bezug auf das Design einer Trainingsstunde
  • Bildausfälle

Die zentralen Ziele, nämlich dass Menschen Sport machen konnten und das im bekannten Teilnehmerkreis, wurden trotz aller Widrigkeiten erfüllt. Ebenfalls war eine positive Entwicklung, dass mehr und mehr Menschen digitale Sportangebote unabhängig vom Verein ausprobiert haben. So gab und gibt es beispielsweise eine sehr hohe Nachfrage nach digitalen Rollentrainern für das Indoor-Radfahren. Durch Trainingsanbieter wie Zwift konnte man so auch von zu Hause Rennen fahren in einer großen digitalen Welt.

Herausforderungen und Chancen

Grundsätzlich kann man sagen, das Online-Sport für bestimmte Sportarten funktioniert. Nach den Anfangsschwierigkeiten, sie sicherlich jeder Verein hatte, haben sich die Trainer wie auch die Teilnehmer an dieses Format gewöhnt. Natürlich ist es kein 100% Ersatz für ein Training vor Ort sein, doch hat Online-Sport auch Vorteile, die in Präsenz so nicht gegeben sind:

  • Mitglieder, welche nicht in der Lage sind in die Turnhalle zu kommen, haben bei so einer Angebotsform einen Mehrwert. Gründe können beispielsweise Umzug, Gesundheit oder auch Überschneidungen von Arbeits-, Anreise- und Trainingszeit sein.
  • Vereine können überregionale Angebote durchführen. Dies bietet sich immer dann an, wenn ihr exotische Kurse anbieten wollt, wo ihr in eurer Region vielleicht nicht genügend Interessierte habt. Beispiel: Aroha
  • Im Bereich der Vereinsdigitalisierung war es ein Schritt in die richtige Richtung. Man sollte versuchen den Fortschritt und die technische Entwicklung mitzunehmen, schließlich haben sich die Mitglieder daran gewöhnt, digital angesprochen zu werden und wollen dies zum Großteil auch zukünftig. 

Aber natürlich gibt es auch diverse Herausforderungen und Risiken, wenn ihr Online-Sport anbietet:

  • Versucht im Kurs soziale Nähe herzustellen. Dies ist gar nicht so einfach, denn durch das Onlineformat fällt die Interaktion zwischen den Teilnehmer zum Großenteil weg. Hier ist es dann notwendig, dass der Übungsleiter entsprechend geschult ist, um mit dieser speziellen Situation umgehen zu können. Auch muss man sich überlegen, wie der Aufbau eines solchen Kurses aussehen soll. Hier kann man sich Gedanken machen, ob man Gamifiacation-Elemente also spezielle Challenges oder auch ein Punktesystem mit in den Kurs einbauen möchte.
  • Um so ein Online-Angebot durchführen zu können, muss erst einmal die technische Infrastruktur in den Sportstätten geschaffen werden und zwar durch die Vereine, da die Kommunen es meist nicht als wichtig erachten. Ihr könnt natürlich versuchen auf die Kommune immer wieder einzuwirken, dass eure Sportstätte digitalisert wird. Aber das ist mühsam und nicht unbedingt erfolgsversprechend. Auf der anderen Seite muss man natürlich sagen, dass die Kosten einer (weiteren) Digitalisierung für viele Vereine zu hoch sind. Wenn ihr allerdings mit anderen Vereinen Sportstätten nutzt, denkt doch über Kooperationen mit ihnen nach. So könnt ihr die gleiche hochwertige digitale Infrastruktur nutzen, euch aber die Kosten teilen.
  • Online-Sport im Verein hat sicherlich den Dienstleistungsgedanken bei den Mitgliedern verstärkt. Ich mache den PC an, wähle mich in meinen Kurs ein, mache den PC wieder aus. Das ist dann das Vereinsleben. So wird die Mitgliederbindung natürlich viel loser und für den Verein damit schwierig. Das Vereinsangebot trifft schließlich nun auch auf andere Sportangebote. Beispiele hierfür sind kostenfreie Fitnessvideos bei YouTube oder sehr professionelle Online-Sportanbieter wie Peleton. Doch wahrscheinlich ist das größere Problem der innere Schweinehund der Teilnehmer. Man hat bei so einer Angebotsform nicht mehr die Notwendigkeit unbedingt teilzunehmen, weil der Gruppenzwang aber auch die Geselligkeit geringer ist. So kann man schnell die Lust verlieren, bleibt dem Angebot häufiger fern und kündigt schlussendlich seine Mitgliedschaft.
  • Übungsleiter stehen vor der Herausforderung der Transformation des Offline-Angebots in ein Online-Format. Schließlich geht durch fehlende Präsenz auch viel verloren. Der Überungsleiter muss sich überlegen, wie er Fehler im Übungsablauf der Teilnehmer beispielsweise gut erkennen und korrigiern kann oder wie er den Ablauf einer solchen Stunde gestalten möchte, um sie spannend zu machen. Hier muss er auch daran denken, ob die Teilnehmer für den Kurs zusätzlich Materialien brauchen. Diese kosten die Teilnehmer dann zusätzliches Geld und beschränkt die Menge an möglichen Trainingsgeräten in einem Online-Kurs.
  • Erschwerend kommt außerdem das Thema Datenschutz hinzu. Diese stellt für euch im Verein nämlich zusätzliche Hürden dar. So darf der Übungsleiter keine Aufzeichnungen ohne vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung der Teilnehmer vom Training machen. Eine Nachanalyse des Trainings wird somit praktisch unmöglich. Außerdem können Teilnehmer, wenn sie das möchten, den Bildschirm deaktivieren. Korrekturen für den Trainer bei der Ausführung der Übungen sind somit nicht mehr möglich. Wenn ihr also Fragen habt, wie ihr am besten mit diesem Thema umgehen sollt, fragt euren Datenschutzanwalt und bezieht ihn bei der Prozesserstellung mit ein. Das betrifft z.B. auch die Entscheidung mit welchem Anbieter (z.B. Zoom, Google Meets, MS Team, jitzi, etc.) ich mein Angebot durchführe? Welches erfüllt meine persönlichen Bedürfnisse bzgl. der Funktionalität als Trainer und welches erfüllt den Vereinsanspruch an den Datenschutz?

Doch trotzt der Herausforderungen, die mit dem Thema verbunden sind, muss man klar festhalten, dass viele Herausforderungen mit steigender Erfahrung in diesem Bereich auch verschwinden werden. Wir gehen auch nicht davon aus, dass es eine Verlagerung von der Sporthalle zum Bildschirm geben wird, sondern dass dein Verein mit einer cleveren Strategie neue Leute gewinnen kann, die du zuvor nicht in die Halle bekommen hättest. Damit wird dann auch das Problem der Mitgliederbindung ein wenig abgeschwächt. Denn natürlich wollen wir Mitglieder möglichst lange im Verein halten, allerdings nehmen die Bindungsdauern seit Jahren ab und mit Online-Sport hast du die Möglichkeit neue Mitglieder zu gewinnen. Nutzt also die Möglichkeit von zeitlich befristeten Mitgliedschaftsmodellen, um mehr Menschen zu erreichen und auch zusätzliche Einnahmen zu generieren.

Pascals Plan in seinem Verein

Grundsätzlich wird Pascal versuchen Online-Sport zusätzlich zum normalen Sport anzubieten, allerdings auch mit der Absicht es wieder einzustellen, falls es sich nicht etablieren sollte. Dafür sollen alle Veranstaltungen live durchgeführt werden. Das Angebot bliebt somit zeitgebunden und ist nicht jederzeit abrufbar.
Dabei wird der Verein kein „Filmstudio“ aufbauen, sondern sich auf die wichtigsten Elemente beschränken. Das sind:

  • ein WLAN-Router für die Sporthalle mit Handyvertrag
  • ein Laptop für Streamingsoftware
  • eine stationäre hochauflösende Kamera, die im Raum steht oder hängend platziert wird und den Übungsleiter in das Wohnzimmer des Mitglieds bringt

Die Kosten dafür werden aktuell auf etwa 1.500 Euro für die Erstanschaffung geschätzt. Dabei soll auch auf Fördermittel für die Digitalisierung von Vereinen zurückgegriffen werden (beispielsweise eine mögliche Förderung in Niedersachsen).
Die Vorteile für den Verein sind hoffentlich vielfältig. Neben dem offensichtlichen Argumenten, dass weniger flexiblere Menschen trotzdem am Sport teilnehmen können, anstatt auszutreten, und dass man Leute so besser binden kann, die aus der Region wegziehen, hat man vor allem die Möglichkeit die Hallenkapazität auf diese Art und Weise virtuell zu erweitern. Das hilft dem Verein am Ende auch beim Wachstum – zum einem wegen den Mehrkapazitäten zum anderen aber vor allem, weil der Verein als innovativ wahrgenommen wird und seine Positionierung damit schärft.
Am Ende hängt der Erfolg natürlich vom erfolgreichen Meistern der Herausforderungen ab. Bei Mischgruppen – so wie Pascals Verein es plant – ist vor allem die Interaktion mit den Teilnehmern erschwert. Hier hat der Übungsleiter eine schwere Aufgabe, denn schließlich soll er es allen recht machen. Es ist aber logisch, dass eine Korrektur einer Übung in Präsenz deutlich leichter fällt, als wenn der Trainer versucht, dies auf dem Bildschirm für viele Teilnehmer zu überwachen. Außerdem hat der Trainer noch viele zusätzliche adminstraitve Aufgaben. Was passiert wenn ein Teilnehmer zu spät kommt – lässt man ihn online noch zu oder versucht man ihn zu „erziehen“? Wie sieht mein Traingsablauf dann aus? Wer wählt sich überhaupt über den Link ein – nur Mitglieder oder auch Dritte? Sind die Leute anonym im Kurs unterwegs (z.B. Rehbaby85) oder bestehe ich auf die richtigen Namen?

Zusammenfassend müssen wir aber sagen, dass man Online-Sport auf jeden Fall ausprobieren sollte, wenn man das Gefühl hat, dass sowohl die Mitglieder so ein Angebot wollen, als auch dass die Übungsleiter sich eine solche Durchführung vorstellen können. Lasst sie hier aber nicht alleine, sondern helft ihnen zu Beginn bei der Technik und besprecht vorher die sinnvolle Durchführung einer Trainingsstunde bzw. des Kurses.

Wir hoffen, dass wir dir mit dem Beitrag weiterhelfen konnten. Falls du Fragen haben solltest, kannst du uns gern unter info@vereinsstrategen.de anschreiben. Wir würden uns freuen, wenn du diesen oder auch andere Beiträge und Podcastfolgen weiterempfehlen würdest. Vielen Dank dafür schon im Voraus.

Deine Vereinsstrategen

(Martin Schüttler)