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Wie sieht der digitale Verein der Zukunft aus?

Wie sieht der digitale Verein der Zukunft aus?

Digitalisierung

Die Digitalisierung der Vereine hat erst begonnen

 

Zusammen mit dem Co-Gründer und Geschäftsführer der Total-Fan-Sports GmbH Gregor Demmer wollen wir in zwei Episoden einmal über den digitalen Verein der Zukunft sprechen. Denn eines ist klar, eine digitale Transformation im Verein kommt nicht über Nacht, sondern ist das Ergebnis von jahrelanger stetiger Arbeit. Dabei hilft es natürlich ungemein, wenn das Ziel klar ist, wo man als Verein hin will. Man könnte also auch sagen – wie soll dein Verein in der Zukunft aussehen? Wir sprechen im Podcast deswegen darüber, was für Entwicklungen wir in der Vereinslandschaft auf die verschiedenen Herausforderungen erwarten. Einige Herausforderungen kennst du sicherlich auch aus deinen Verein. Dabei hat in vielen Bereichen natürlich auch die Digitalisierung als Querschnittsthema eine hohe Bedeutung. Doch auch beim Thema Digitalisierung gilt – was sollte man zuerst angehen, was sind Themen, wo Digitalisierung vielleicht gar nicht so wichtig ist und was sind Eintagsfliegen, die sich nicht durchsetzen werden? Wir werden werden im Podcast deswegen unter anderem folgende zentrale Fragen immer mit Bezug auf das Thema Digitalisierung beantworten:

  • Was sind die aktuellen Megatrends und wie wirken sich diese auf Vereine, den Sport und auf die Digitaliierung aus?
  • Wie gehe ich mit typischen Herausforderungen im Verein um, sei es nun die Sponsorensuche, die Mitgliedergewinnung oder das Ehrenamt? Wie kann Digitalisierung dabei vereinfachen und unterstützen?
  • Was sind mögliche Zukunftsszenarien für Vereine in einigen Jahren? Wo geht die Entwicklung hin?

Wir würden uns freuen, wenn du in den Podcast reinhören würdest. Wir vesprechen dir, dass es sich lohnt. Bei Fragen oder Themenwünschen erreichst du uns unter info@vereinsstrategen.de.

Deine Vereinsstrategen

Digitalisierung im Verein – Mit diesem Tipp sparst du Geld

Digitalisierung im Verein – Mit diesem Tipp sparst du Geld

Sparpotential

Stifter-Helfen als Digitalisierungsbooster

 

Vereine sind eigentlich immer etwas klamm und gerade Investitionen in Hard- und Software ist nicht gerade günstig. Doch als Vereinsstrategen haben wir einen ultimativen Tipp für dich, wie du für deinen Verein kostengünstig an alles kommst, was du für deine tägliche (digitale) Arbeit benötigst. Im Podcast gehen wir auf die Idee noch etwas detaillierter ein, der Blog stellt vielmehr eine Zusammenfassung dar.

Eine Kurzvorstellung: Stifter-helfen

Die Wenigsten haben sicherlich davon gehört, aber „Stifter-helfen“ gibt es schon seit 2008. Es handelt sich um ein gemeinnütziges IT-Portal, welches diverse Softwarelizenzen von unterschiedlichen Anbietern zur Verfügung stellt. Allerdings gibt es dort auch Hardware und Schulungen zu vereinsrelevanten Themen. Die Nutzer können alle Angebote zu einem Bruchteil des regulären Preises erwerben. Einzige Bedingung: Der Nutzer muss eine gemeinnützige Organisation sein, was die meisten Vereine glücklicherweise sind. Möglich gemacht wird dies durch die gemeinnützige GmbH „Haus des Stiftens“, welche Träger des Portals ist.

Die Auswahl an Angeboten ist dabei riesig, aber es lohnt sich, etwas Zeit zu investieren und sich alles einmal anzuschauen. Wie haben uns diese Mühe für dich einmal gemacht und präsentieren dir hier aus unserer Sicht einige Perlen:

Software

  • Microsoft ist Partner und somit steht das komplette Office 365 Paket und das Betriebssystem zur Verfügung. Das benötigt wahrscheinlich jeder Verein.
  • Vereins-App von Appack. Man hat die Möglichkeit ohne Programmierkenntnisse eine eigene App zu bauen. Wir haben mit diesem Programm noch nicht gearbeitet, aber es scheint uns auf jeden Fall einen Blick wert.
  • Dein Verein will bei Social Media mit fantatischen Fotos punkten? Dann denkt man sofort an die Lösungen von Adobe. Auch Photoshop und die komplette Creative Cloud mit der Videobearbeitung ist für einen Bruchteil des Preises zu haben.
  • Auch Antivirussoftwaren sind vorhanden. So sind die Vereinsdaten sicher!
  • Wenn du deine regelmäßig Mitglieder informieren und erreichen willst, ist der Newsletterversand eine beliebte Option. Hier stehen beispielsweise CleverReach und LamaPoll zur Verfügung.
  • In letzter Zeit haben wir immer wieder davon gesprochen, dass auch die Digitalisierung von Vereinen sich mehr in Richtung cloudbasierte Dienste entwicklen muss. Hier stehen beispielsweise Amazon Web Services (AWS), Slack oder andere Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung zur Verfügung.
  • Seid ihr ein kleiner Verein? Dann ist „Wiso Mein Verein“ eine gute und etablierte Vereinssoftware, um diesen effektiv zu verwalten. Eine andere Art der Verwaltung bietet dagegen Locaboo. Hier könnt ihr die Belegung von euren Sportstätten organisieren.
  • Für den Onlinesport oder Meetings kannst du die Zoom-Lizenz günstiger erwerben.
  • Selbst für das Thema Fundraising gibt es professionelle Software, die hilft, dass dein Verein erfolgreicher wird.

Hardware

  • Im Büro ist Flex- bzw. Home-Office schon Standard. Wieso nicht auch den Ehrenamtlern die Möglichkeit geben von zu Hause zu arbeiten? Mit einem Notebook kein Problem. Diese gibt es in der Mittelklasse bei Stifter-helfen schon um die 300 Euro. Es handelt sich dabei meist um Leasingrückgänger, welche danach generalüberholt wurden.
  • Es gibt aber auch klassische Tower-PCs und passende Monitore für das Vereinsheim.
  • Deine Ehrenamtler müssen viel telefonieren? Dann kannst du ihnen auch ein Smartphone zur Verfügung stellen. Zwar gibt es nicht die neusten Modelle reduziert, aber die bestehenden Angebote sind für die Vereinsarbeit vollkommen ausreichend.

Schulungen

  • Es gibt diverse IT-Kurse und Webinare für Anfänger und Fortgeschrittene. Diese umfassen beispielsweise Outlook, Excel, Powerpoint, Photoshop oder Indesign.
  • Auch den Veränderungen in der Zusammenarbeit durch Corona wird Rechnung getragen. Es werden Webinare für die Zusammenarbeit im digitalen Raum angeboten. Themen sind beispielsweise „Kommunikation über Microsoft Teams“, Online-Konfliktmanagement oder Online-Teambuilding.
  • Wie präsentiere ich meinen Verein im Internet, überprüfe dies und steuere dies? Hier sind Google Ad Grants und Google Analytics Tools an denen man nicht vorbekommen wird. Ihr könnt nicht nur Erlernen, wie es funktioniert, sondern ihr bekommt nach Anerkennung der Gemeinnützigkeit auch einen Suchmaschinenfreibetrag von 10.000 US-Dollar!
  • Es gibt aber auch Schulungen zu allgemeinen Vereinsthemen, wie Strategieentwicklung, Organisationsentwicklung aber auch zu aktuellen Themen.
  • Die Webinare sind dabei grundsätzlich kostenlos. Die Ganztagsschulungen kosten zwischen 100 und 200 Euro, was aber ein sehr fairer Preis im Vergleich zum Markt ist.

Was kostet Stifter Helfer?

Die Anmeldung für das Portal ist kostenlos. Dafür ist eine gewöhnliche Registrierung auf der Seite notwendig, wo du die einige Informationen zu deiner Organisation angeben musst. Der Nachweis der Gemeinnützigkeit erfolgt durch das Hochladen des Freistellungsbescheides vom Finanzamt. Da dieser nicht unbegrenzt gültig ist, denke daran, dass du ihn in regelmäßigen Abständen erneuern musst.
Abhängig vom Produkt, welches für deinen Verein interessant ist, musst du für dieses eine Verwaltungsgebühr zahlen. Diese Gebühr ist netto ausgewiesen, beachte also die fehlende Umsatzsteuer. Schaue vor dem Kauf trotzdem noch einmal die Vergleichsangebote im freien Handel durch, um den Preis zu überprüfen.
Um noch einmal auf unsere „Perlen“ eingehen zu wollen, möchten wir dir für ausgewählte Softwarebeispiele die Preisersparnis aufzeigen:

  • Microsoft Office 365 kostet für bis zu zehn Personen 60 Euro im Jahr. Ein Unternehmen müsste für die gleiche Lizenz 245 Euro bezahlen.
  • Photoshop Elements kostet 31 Euro, bei normalen Anbietern allerdings meist um die 90 Euro.
  • „Wiso Mein Verein“ kostet 8,50 Euro im Jahr. Ein Vergleichsangebot, welches wir gesehen hatten, lag bei 140 Euro. Hier muss man allerdings noch einmal prüfen, ob der gleiche Funktionsumfang vorliegt, da dieser auch von der Größe deines Vereins abhängig ist.

Wir hoffen dir hat dieser Beitrag gefallen und wir konnten dir helfen, dass dein Verein zukünftig etwas Geld sparen kann. Falls du andere ähnliche Projekte kennst, worüber wir sprechen sollten, Fragen hast oder Themenwünsche an uns herantragen möchtest, dann kannst du das gerne unter info@vereinsstrategen.de tun. Im Gegenzug würden wir uns freuen, wenn du Menschen von unserem Podcast und dem Blog erzählst, damit noch mehr Ehrenamtler davon partizipieren können.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

 

Die wichtigsten Grundlagen einer Vereins-App

Die wichtigsten Grundlagen einer Vereins-App

Vereins-App

Insellösungen haben bei Apps Vorteile

 

Das Thema Vereins-App ist einer der großen Trends im Breitensport. Verschiedene Entwickler bieten für alle möglichen Anwendungsfälle digitale Lösungen an. Wir wollen mit unserem Experten Dirk Mazukiewicz und seiner App MyClapp uns einmal den Markt anschauen, verschiedene Lösungsansätze bei Apps diskutieren und einen Ausblick geben.

 

Daten sammeln, Funktionsumfang prüfen

Vereine müssen sich bewusst werden, dass sie eine große Platform sind. Denn sie haben nicht nur Mitglieder als Interessensgruppe, sondern auch ganz viele andere „Kunden“, die Sympathien mit dem Verein haben und u.a. Tickets für Spiele erwerben. Die digitale Plattform für Mitglieder und Kunden unterscheidet sich aber – das eine ist ein Mitgliedersystem, das andere ein CRM-System. Dieses System sammelt je nach Ausgestaltung diverse Daten, welche der Verein nutzen kann. Viele Apps, wie auch MyClapp haben Funktionen von einem CRM-System.

Dabei muss man sich bei einer App natürlich die Frage stellen, welche Funktionen soll sie erfüllen. Hier gibt es einzelne Bestandteile, welche für alle Vereine gleich sein werden, aber auch einzelne individuelle Anforderungen. Und damit stellt sich schon die nächste Frage: Soll ein System alles können oder suche ich mir das, was ich brauche, zusammen? Im ersten Fall redet man von einem integrierten System im zweiten Fall von Insellösungen. Integrierte Systeme sind meist sehr komplex, schwerer bedienbar und teuer, haben allerdings einen vollautomatisierten Datentransfer innerhalb des Systems. Bei den Insellösungen kann man sich genau die Programme bzw. Funktionen raussuchen, die man brauchst, es ist günstiger und einfacher, allerdings müssen die verschiedenen Insellösungen über digitale Schnittstellen verbunden werden (z.B. CSV-Schnittstellen). Dies war für Dirk auch der Ansatzspunkt für MyClapp. Als Insellösung für Mannschaftssportarten und Wettkampfsport ist diese App so konzipiert, dass sie innerhalb kürzester Zeit an diverse Schnittstellen angebunden werden kann, wie Webseite, Social-Media-Kanäle, Ergebnisauskünfte, Streamingangebote etc. Laut seiner Aussage ist die App in 20 min für einen ersten Test individuell für den Verein eingerichtet, da er weiß, dass Zeit im Verein ein großes Problem ist und man deswegen nicht diverse Entwicklungsschleifen drehen kann, so wie das beispielsweise in Unternehmen gemacht wird. Darüber hinaus muss eine App aus seiner Sicht preislich günstig sein und einfach zu bedienen sein.

 

Zusatznutzen einer App

Wir haben im Podcast und im Blog mehrfach schon darauf hingewiesen, dass eine Vereins-App nicht die Spiegelung der Webseite sein darf. Die gerade beschriebenen Schnittstellen stellen schon vorhandenen Content anderes aufbereitet noch einmal dar. Dies ist wichtig, aber nicht ausreichend. Deswegen muss eine App noch speziellen exklusiven App-Content zur Verfügung stellen, um erfolgreich zu sein. Möglich sind z.B. diverse Arten von Gutscheinen. Ihr habt ein Heimspiel? Dann sendet doch euren Mitgliedern und Fans per App ein Freigetränk zu für dieses Spiel, damit sie motiviert sind zu kommen. Ihr sucht neue Mitglieder? Dann sendet den Fans einen kostenlosen Gutschein für ein Probetraining bei euch im Verein. Wenn die App als eine CRM-Funktion durch vorherige Abfrage erfassen kann zu welcher Personengruppe der Handybesitzer gehört, dann kann man solche Gutscheine oder auch Pushnachrichten gezielt verbreiten. Personengruppen könnten beispielsweise Helfer, Mitglied, Zuschauer und Vorstand sein. Solche Ausspielmöglichkeiten machen die App zu einem persönlicheren Erlebnis für den Nutzer und bauen eine engere Bindung zwischen Nutzer und Verein auf. Und gerade bei jungen Nutzern sollte man diese Art der Bindung nicht unterschätzen. Zusammengefasst kann man sagen, dass neben der Aktualität und der Qualität des Contents vor allem die Personifizierung der App für den Nutzer entscheidend sind.

Wir haben schon erläutert, dass es diverse Einsatzzwecke für Apps gibt. So kann es durchaus auch Sinn machen mehrere Apps in einem Verein zu nutzen. Die DOSB-App ist beispielsweise sehr gut dafür geeignet, wenn man Großsportvereine mit mehreren Abteilungen abbilden möchte. Sie ist damit allerdings auch aufwendiger und komplexer als andere Apps. Dirk kennt deswegen Beispiele, wo für den Gesamtverein die DOSB-App verwendet wird, aber Abteilungen MyClapp verwenden, um besser in die Außenkommunikation treten zu können mit Ticker und Spielberichten. Auch andere Apps sind typisch in der zusätzlichen Einzelanwendung, um z.B. die Mannschaftsorganisation im Verein zu ermöglichen.

 

Zukünftige Entwicklungen

Die nächsten Entwicklungsschritte für MyClapp sieht Dirk vor allem in einer weiteren Spezialisierung und hier betrachtet er vor allem zwei Bereiche – die Spezialisierung nach Mannschaftssportarten (Handball, Basketball, etc.) und nach Regionen. Die Idee dahinter ist leicht nachvollziehbar. Sowohl Regionen als auch Sportarten haben noch einmal spezifischere Anforderungen an Informationen, die man so gezielter ausspielen und den Nutzen der App damit weiter steigern könnte. Ein weiteres Ziel ist es den Zahlungsverkehr im Verein digital abzubilden und damit einfacher zu gestalten. Da der App-Markt im Breitensportbereich laut Untersuchungen noch in seinen Anfängen steckt, mit wenig Gesamtvolumen aber starken prozentualen Wachstumszahlen, wird es hier in den nächsten Jahren noch viele neue Entwicklungen geben und die Vereinslandschaft sicherlich nachhaltig verändern.

Wir werden dich darüber natürlich auf dem laufendem Halten. Falls du noch Fragen, Wünsche oder Themenvorschläge hast, sende uns gerne eine E-Mail an info@vereinsstrategen.de. Und wenn du uns einen Gefallen tun möchtest, empfehle gerne den Podcast und den Blog weiter.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Digitalisierung und E-Commerce im Breitensport

Digitalisierung und E-Commerce im Breitensport

Digitalisierung

Es scheitert häufig an der Umsetzung im Verein

 

Das Thema Digitalisierung hat für Breitensportvereine durch die Folgen der Coronakrise einen weiteren Schub bekommen. Gerade das Thema „Kontaknachverfolgung“ machte auch im Amateursportverein die Digitalisierung in Teilaspekten notwendig. Dementsprechend tauchen im Markt jetzt auch vermehrt Lösungen für diverse Vereinsbereiche auf. Wir wollen mit unserem Experten Prof. Dr. Dirk Mazukiewcz in der Podcastfolge einmal der Frage nachgehen, was eigentlich das Ziel von Digitalisierung sein sollte und welche Entwicklungen aktuell auf dem Markt vorhanden sind. Dirk ist neben seinem Lehrauftrag für Sportmanagement an der Hochschule Koblenz noch Präsident des Bonner SC und unternehmerisch im Digitalisierungsbereich tätig. Der Blogbeitrag stellt eine gekürzte Zusammenfassung der Podcastfolge dar.

Sinn der Vereinsdigitalisierung

Um über Digitalisierung sprechen zu können, muss man sich einer Aussage bewusst sein: „Digitalisierung im Verein darf kein Selbstzweck sein.“. Sie muss also reale greifbare Vorteile für den Verein bringen und diese können sich auf ganz unterschiedliche Ebenen beziehen:

  • Digitalisierung kann Mitarbeiter kompensieren, indem sie Prozesse vereinfacht oder automatisiert. Dadurch können Ehrenamtler entlastet werden und sich um andere wichtige Vereinsthemen kümmern. Am Ende spart dies Zeit und Geld.
  • Es macht aber auch das grundsätzlich Ehrenamt attraktiver. Langweilige, stupide oder sich wiederholende Aufgaben können „abgeschafft“ werden. Dadurch können sich Engagierte mehr auf Arbeiten konzentrieren, die ihnen Spaß machen. Gleichzeitig können durch den Wegfall oder die Verringerung von „nervigen“ Verwaltungsaufgaben mehr potentielle Engagierte leichter überzeugt werden. Hier heißt es dann, kleine Aufgabenpakete am besten zeitlich begrenzt anbieten, um Personen vom Ehrenamt zu überzeugen.
  • Onlinesport kann im Rahmen der Digitalisierung als ein Substitut gesehen werden. Es ersetzt den Verein mit seinen Angeboten nicht, aber er kann damit andere Zielgruppen erreichen.

Man muss die Digitalisierung als Unterstützung begreifen, um die beiden Hauptzwecke der Vereine voranzubringen – die sportliche und soziale Komponente.

 

Sinnhafte digitale Vereinstools und deren Umsetzungsprobleme

Aus der Erfahrung heraus kann man sagen, dass Vereine bei der Auswahl der digitalen Mittel, die sie verwenden, sehr effizient sind. Digitale Tools, welche nicht sinnvoll genutzt werden können, verbleiben nicht lange in der Vereinsnutzung und verschwinden dann meist auch schnell wieder vom Markt. Dadurch hat sich herauskristallisiert, dass folgende technische Lösungen ihre Berechtigung haben in Vereinen:

  • Browserbasierte Systeme
  • Digitale Mitgliederverwaltung
  • Interne Verwaltungstools (z.B. Mannschaftsverwaltung, Hallenbelegung)

Wenn man jetzt auf das Nutzungsverhalten der jüngeren Generationen schaut und beachtet das Vereine meist einen kleinen zeitlichen Versatz zu gesellschaftlichen Themen haben, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Nutzung von Handy-Apps der nächste Weiterentwicklungsschritt auch im Breitensport sein wird. Hier drängen gerade diverse Lösungen mehr und mehr auf den Markt. Dabei sollte man aber genau hinschauen. Der größte Fehler ist es, dass die App eine gespiegelte Version eurer Vereinswebseite ist. Die Vereinsapp muss einen realen Mehrwert bieten und muss sich durch verschiedene Eigenschaften auszeichnen. Sie muss situativ (also sehr aktuell) und personalisierbar sein und sich durch einen klaren Benefit auszeichnen. Außerdem müssen in der App die Informationen schnell erreichbar sein, sowohl für den Verein als auch für das Mitglied. Im besten Fall hat sie darüber hinaus noch Gamifikationelemente.

Am Ende scheitert oder gelingt Digitalisierung aber nicht an der Tatsache, dass man sich der Tatsache bewusst wird, dass es ein wichtiges Thema ist, sondern daran, welche Person hinter dem Thema steht. Wenn diese Person treibend bei dem Thema ist, dann wird es auch Fortschritte geben. Wenn ein Verein also einen jungen Mensch mit Interesse an dem Thema in seinen Reihen hat oder jemand, der sich hauptamtlich darum kümmern kann, wird der Verein auch Fortschritte verzeichnen. Wir reden als nicht von einem Erkenntnisproblem sondern einem Umsetzungsproblem. Eine mögliche Lösung könnte für einen Verein beispielsweise sein, die Position des Vorstandsmitglied „Digitalisierung“ zu schaffen.

E-Commerce – Sinnvolle Fortschritte im Verein?

Ein Teil der Digitalisierung betrifft auch den Bereich des „E-Commerce“ des Amateursports. Die Frage ist also, welche Vereinsprodukte kann ich an welche Personen bringen? Die Personen sind dabei entweder die Zuschauer oder/und die aktiv Sporttreibenden. Wenn wir jetzt beispielsweise von einer Hallensportart ausgehen, ist mein Ziel als Verein Menschen als Zuschauer in die Halle zu holen und zu binden. Gerade das Online-Ticketing im Breitensport hat einen großen Schub in der Coronakrise erfahren und hat Menschen begeistert, wie einfach auch der Zugang zum Amateursport sein kann. Diese Entwicklung wird nicht zurückgedreht werden, schon allein weil die Gewöhnungseffekte der Zielgruppe vorhanden sind. Ähnliche Entwicklungen gibt es im Bereich des Onlinevertriebs von Merchandisingartikeln. Der Personenkreis „Sporttreibende“ wird aktuell noch stark vernachlässigt beim E-Commerce. Aus unserer Erfahrung gibt es nur wenige Vereine, welche beispielsweise ein Sportprogramm buchbar über die Homepage anbieten. Beim E-Commerce muss man aber auch klar sagen, dass man Aufwand und Nutzen abschätzen muss. Gerade außerhalb des Zuschauersports muss man sehr genau prüfen, welche Vorteile gegeben sind.

Wir hoffe, dass wir Dir auch mit diesem Beitrag wieder hilfreiche Unterstützung geben konnten. Wenn du mehr zum Thema Vereinsdigitalisierung lesen willst, dann klicke einfach hier. Alternativ würden wir uns natürlich freuen, wenn du in unseren ausführlicheren Podcast einmal reinhören würdest und ihn bei Gefallen gerne weiterempfehlen kannst. Bei Fragen erreichst du uns auch ganz einfach unter info@vereinsstrategen.de.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Digitalisierung umsetzen im Verein

Digitalisierung umsetzen im Verein

Digitalisierung

Digitalisierung im Verein ist ein Marathon

 

Die Digitalisierung im Verein umzusetzen, gestaltet sich nicht immer ganz einfach. Für viele Engagierte ist es das erste Mal, dass sie sich intensiv mit ihren Prozessen im Verein beschäftigen müssen und dann entscheiden sollen, ob und wenn ja, wie sie diese Prozesse digitalisieren sollen. Deswegen sprechen wir im zweiten Teil des Interviews mit dem Vereinsdigitalisierungsexperten Philipp Tramm, wie er konkret die Digitalisierung als Berater bei einem Verein angeht. Der Blogbeitrag stellt eine Zusammenfassung der Podcast-Episode dar.

Der Verein kennt sich selbst am besten

Fallstricke im Verein, Konflikte oder die Persönlichkeit der Mitglieder und Ehrenamtler – alles das kennt der Verein und dessen Führungsriege viel besser als jeder externe Berater. Trotzdem kann es Sinn machen für schwierige oder auch neue unbekannte Themen einen externen Berater zu konsultieren, wenn diese Experten auf diesem Gebiet sind. Das heißt aber nicht, dass er euch die Lösung sofort präsentieren kann, sondern diese muss erst gemeinsam entwickelt werden. In den ersten Gesprächen geht es unter der Beachtung der finanziellen aber auch personellen Ressourcen des Vereins um folgende Punkte:

  • Klärung des Anliegen des Vereins – „Ich möchte digitalisierter werden.“
  • Besprechung der Probleme im Verein – „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“
  • Definition der Erwartung des Vereins an die „Beratung“ – „Wir wollen, dass wir am Ende der Beratung wissen, welches Mitgliederverwaltungssystem wir nehmen“
  • Wünsche formulieren für die Umsetzung „Wir wollen auf jeden Fall über dieses System E-Mails an die Mitglieder versenden können“

Aus diesen Gesprächen werden dann gemeinschaftlich eines oder mehrere Szenarien entwickelt, wie eine Begleitung aussehen könnte. Das würde im Fall einer Mitgliederverwaltung einmal bedeuten, dass im ersten Schritt die Zielsetzungen festgelegt werden sollen und erst im zweiten Schritt dann die Anforderungen definiert werden, die die Mitgliederverwaltung unbedingt oder möglichst abdecken sollte. Diese verschiedenen Anforderungen werden dann in einem Anforderungskatalog gesammelt. Die Sammlung der Anforderungen erfolgt im Normallfall in Form von Workshops.

Fehler, die häufiger gemacht werden

Es kommt immer wieder vor in der Beratung, dass Vereine erst externe Personen ansprechen, wenn sie sich die Frage stellen „Welche Software nehmen wir jetzt?“. Das ist aber erst der dritte Schritt. Hier können wir nur empfehlen, wieder beim ersten Schritt zu beginnen, sonst wird man mit dem Ergebnis unzufrieden sein, weil auf einmal Anforderungen an die Software im Betrieb gestellt werden, die sie gar nicht leisten kann.
Doch es kann sich bei einer Beratung auch herausstellen, dass das Problem ein ganz anderes ist, als das, wofür der Berater ursprünglich engagiert wurde. Gehen wir zurück auf das Beispiel: „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“. Wenn sich herausstellt, dass der Mitgliederschwund andere Ursachen hat, muss man wieder zum ersten Schritt zurück gehen und die Erwartung des Vereins entsprechend anpassen. So könnte die Engagementförderung viel wichtiger sein, um das Problem zu lösen.

Viele Perspektiven helfen

Die ersten Gespräche zwischen einem Berater und einem Verein finden meist im kleineren Kreis statt, also meist der Vorstand manchmal noch ergänzt durch ausgewählte Personen aus dem Verein, für die das entsprechende Digitalisierungsthema sehr relevant ist. Dadurch wird meist aber nur eine Perspektive des Projektes dem Berater präsentiert. Deswegen werden zur Entwicklung der Szenarien schon zu einem frühen Zeitpunkt Workshops angesetzt, wodurch weitere Perspektiven eingebracht werden. Wenn ihr im Verein z.B. den Trainingsbetrieb digitalisierter aufstellen wollt, wäre es sicherlich nützlich die Meinungen und Anforderungen der Übungsleiter gehört zu haben. Schließlich arbeiten diese am Ende täglich mit der erarbeitenden Lösung. Ziel sollte es sein, dass am Ende alle Personen, die aktiv von der Veränderung betroffen sind, im Rahmen von Workshops einzubinden. Hier kann man besprechen, wo wollen wir hin, welche Projekte sollen überhaupt angegangen werden, wie könnte das aussehen und welche Personen benötigen wir dafür? Immer wieder stellt man in den Workshops auch fest, dass in einer anderen Abteilung für ein bestimmtes Problem auch schon eine (digitale) Lösung vorhanden ist. Dies passiert, weil viele Abteilung parallel zueinander arbeiten und zu selten intensiv zusammen. Im Sinne des Gesamtvereins sollte geprüft werden, ob diese Lösung auch für die anderen Abteilungen sinnvoll ist. Dies kann dann in den Anforderungskatalog aufgenommen bzw. kann relativ einfach auf den Gesamtverein ausgerollt werden. Ein Beispiel wäre die Nutzung einer Cloud in einer Abteilung, welche vom gesamten Verein genutzt werden könnte.

Es ist ein Marathon

Eine Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes kann leider lange dauern. Die Dauer hängt vom Engagement und der Einsatzbereitschaft der Beteiligten ab unter der Berücksichtigung der zeitlichen und finanziellen Ressourcen – und natürlich auch von der Ausgangssituation in eurem Verein. Wenn ihr die Daten, die ihr in eine Mitgliederverwaltungssoftware einpflegen wollt, in diversen Excellisten vorliegen habt oder sogar nur analog auf Papier, dann dauert so ein Projekt durch die Notwendigkeit der Einpflege der Daten in die Datenbank natürlich deutlich länger.
Um ein Projekt wiederum zu beschleunigen, kann es sinnvoll sein sich externe technische Unterstützung in den Verein zu holen. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn ihr diese technische Kompetenz nicht bei euch im Verein habt. Dies wären dann aber weitere Kosten, die neben der Anschaffung der Mitgliedersoftware auf euch zukommen.
Final kann man sagen, dass eine solche Umsetzung einer Mitgliederverwaltungssoftware im besten Fall mehrere Monate dauert, im Normalfall aber ein Jahr und mehr. Schon allein die erstmalige Aufnahme der Prozesse in den Workshops und die Diskussion und Entwicklung der möglichen Transformation dauert meist länger, als von den Vereinen gedacht. Dies offenbart auch, warum es sich als schwerer Fehler erweisen kann, wenn man den dritten Schritt einfach vorzieht und eine Software kauft. Der Verein dreht sich unnötig im Kreis, wenn er im Nachgang die anderen Schritte nachholen möchte und verbraucht damit unnötig zusätzliche Ressourcen im Verein. Meist versandet der Wandel des Prozesses dann im Laufe der Zeit, weil die handelenden Personen frustriert sind oder nicht mehr ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen.
Doch auch, wenn ihr alle Schritte in der richtigen Reihenfolge geht, kann die Gefahr bestehen, dass die Beteiligten die Motivation am Projekt bei der Umsetzung verlieren, weil sie keine ausreichenden Erfolgserlebnisse haben. Berater nutzen hierfür im Aufbau des Projektmanagements zwei Tricks. Es wird zum einem der Gesamtprozess in Etappen unterteilt. Diese Etappenpunkte stellen Zwischenziele da. Durch das Erreichen dieser Ziele schafft man auch während eines Projektes Erfolgserlebnisse. Das motiviert und lässt das gesamte Projekt vom Gefühl her kürzer wirken. Ein Zwischenziel bei der Mitgliederverwaltungssoftware könnte z.B. die Fertigstellung des Anforderungskatalogs oder der Vergleich von zwei Softwaren sein. Der andere Tipp ist, die Leute zu Betroffenen zu machen. Lass sie fühlen, wie grausam sich der aktuelle Prozess in der täglichen Arbeit anfühlt und zeige auf, wie einfach der Prozess erst wird, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Dies hilft, dass sie die letzten Meilen zur Fertigstellung des Projektes noch gehen.

Beratungsresistenz

Doch was kann man tun, wenn die Basis gerne eine Veränderung möchte, vielleicht sogar beraten werden will, aber es in den Führungskreisen Widerstände gibt? Dann sollte man auf jeden Fall nicht aufgeben. Versucht für eure Ideen Menschen zu begeistern und diese auch mitzunehmen, um eine größere Stimme im Verein zu haben. Zur Überzeugung von Mitgliedern ist eine sachliche Argumentation das Gebot der Stunde. Dann können die gewählten Organe euer Anliegen nicht einfach unter Tisch fallen lassen, sondern müssen sich öffnen. Wir stellen immer wieder bei der Beratung fest, dass sich mit externer Begleitung im Anschluss weitere Türen für Veränderungen öffnen, die vorher scheinbar fest verschlossen waren.

Falls du noch Fragen zur Podcastfolge oder zum Blogbeitrag hast, kannst du uns sehr gerne unter info@vereinsstrategen.de schreiben. Wenn dir das Artikel gefallen hat, abonniere gerne unseren Podcast und empfehle uns weiter. Wenn du mehr von Phillipp seiner Arbeit erfahren möchtest und in seinem Blog alles wissen möchtest über die Digitalisierung im Verein, dann klicke hier.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

So wird dein Verein digital

So wird dein Verein digital

Digitalisierung

Vereinsprozesse mit Digitalisierung optimieren

 

Digitalisierung ist sicherlich eines der meist genutzen Wörter der letzten Jahre. Auch im Verein erfährt die Digitalisierung immer mehr Bedeutung. Doch was verstehen wir eigentlich unter Digitalisierung im Verein? Wo stehen die Vereine in Deutschland? Was ist sinnvoll, was nicht? Genau um solche Fragen zu beantworten, haben wir uns mit Philipp Tramm einen Experten für die Digitalisierung des Vereinswesens in den Podcast eingeladen. Philipp berät mit seinem Unternehmen Vereinsentwickler diverse Vereine bzw. Verbände und zeigt Wege auf, einen Verein nachhaltig zu digitalisieren. Dieser Beitrag ist eine gekürzte Version des ersten Teil des Interviews mit Philipp.

Der Stand in der deutschen Vereinslandschaft

Wenn Vereine an Digitalisierung denken, dann denken sie zumeist erst einmal an verschiedene Tools bzw. digitale Werkzeuge. Doch man sollte den Begriff nicht nur darauf reduzieren. Vielmehr steckt dahinter ein Megatrend, welcher auch mit einer gesellschaftliche Transformation einhergeht. Du kannst einmal selber gedanklich für dich überprüfen, wie nachhaltig und vielseitig dein Leben von der Entwicklung der Digitalisierung beeinflusst wird. Du liest diesen Blog online, hörst den Podcast per App und schreibst uns ggf. eine E-Mail oder über Social Media. Ohne Digitalisierung wäre das nicht möglich.

Doch kommen wir zum Verein. Wenn man sieht, wie digitalisiert das „normale“ Leben ist, fällt auf, dass viele Vereine noch recht analog unterwegs sind. Dies ist auch nachvollziehbar, schließlich treffen in einem Verein zum einem verschiedene Generationen aufeinander, zum anderen ist es ein Ort für persönliche Begegnung. Nun ist die junge Generation allerdings mit dem Handy aufgewachsen ist, während sich ältere Mitglieder beim Thema Digitalisierung ggf. überfordert fühlen. Deswegen kann der Digitalisierungsgrad zwischen Vereinen auch extrem unterschiedlich sein. Er hängt z.B. von der Altersstruktur im Verein, von dem Engagementbereitschaft der Mitglieder, aber auch von gutem Projektmanagement ab.
Am Ende muss aber das Ziel sein, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern einen sichtbaren Mehrwert für Mitglieder und die verschiedenen Zielgruppen hat. Was nützt es eine tolle Vereins-App zu haben, wenn der Großteil der Mitglieder viel lieber die Vereinsnews auf der Webseite liest. Erfolgreich kann eine digitale Weiterentwicklung im Verein also nur sein, wenn die, die sich damit beschäftigen möchten, dies auch machen dürfen, dabei allerdings auch die anderen Menschen im Verein entsprechend bei Digitalisierungsthemen abholen und einbinden.
Der aktuelle Zeitpunkt zur Weiterentwicklung ist dabei sehr gut. Durch die Coronapandemie waren viele Menschen gezwungen sich mehr digitalen Möglichkeiten auseinanderzusetzen – auch im Verein. Die Pandemie hat z.B. im Bereich der digitalen Sportangebote, wie ein Beschleuniger gewirkt. Diese Entwicklung wird nicht mehr aufgehalten werden. Hier gilt es Schritt zu halten.

Schritte der Vereinsdigitalisierung – Erst kommt der Prozess

Wir haben zu Beginn von Tools bzw. digitalen Werkzeugen gesprochen. Doch man fängt nicht damit an, sich zu entscheiden, welches Tool man nutzen sollte, sondern viel früher. Man kann nämlich drei Entwicklungsebenen unterscheiden:

  1. Schritt: Analysiert den Verein nach Möglichkeiten für eine interne Effizienzsteigerung durch eine Prozessoptimierung mit digitaler Unterstützung.
  2. Schritt: Überlegt euch, wie ihr mit Digitalisierung mehr Mitglieder gewinnen und binden könnt.
  3. Schritt: Bringt digitale Innovation in den Verein. Schafft also neue Angebote, die es ohne die Digitalisierung nicht geben würde.

Wenn man ehrlich ist, setzen die meisten Vereine aktuell den ersten Schritt um oder beschäftigen sich damit. Das heißt, wie kann man Zusammenarbeit im Verein neu und einfacher gestalten. Elemente dieses Schrittes können z.B. Cloudcomputing, Vereinsverwaltungssoftware oder die Digitalisierung der Buchhaltung sein.
Doch wie beginnt man damit? Wir haben gesagt, dass Digitalisierung Prozesse beschleunigen, vereinfachen und verschlanken soll. Sie muss also einen echten Mehrwert bieten. Dafür muss man sich natürlich erst einmal seine Prozesse anschauen. Wie läuft z.B. die Aufnahme neuer Mitglieder ab? Der Prozess könnte z.B. so aussehen:

  1. Potentielles Mitglied muss Mitgliedsantrag als Kopie bei euch im Vereinsheim abholen.
  2. Füllt diesen dann händisch aus.
  3. Ein Ehrenamtler trägt die Daten dann händisch in eine Exceldatei ein.
  4. Diese Exceltabelle wird ausgedruckt, um in einem Ordner alle Mitgliedsanträge mit Kontaktdaten zu haben.

An diesem Beispiel zeigt sich, wie viel Potential in einem solchen Prozess stecken kann. Denn dieser Verwaltungsprozess kann so gestaltet werden, dass gar keiner im Verein mehr etwas machen müsste. Aus unserer Sicht ist deswegen die erste grundlegende Entscheidung für die Digitalisierung die Anschaffung einer Mitgliederverwaltungssoftware. Und hier können wir auch nicht sagen, welche eine gute Software ist oder nicht, sondern es kommt ganz auf euren Verein an. Ihr müsst nach eurer Prozessanalyse entscheiden, welche Prozesse wollt ihr zukünftig haben und wie sollen diese aussehen. Dann müsst ihr prüfen, ob die Software das überhaupt leisten kann. Beispiele für möglich digitale Prozesse:

  • Eine Person kann online euren Mitgliedsantrag ausfüllen. Alle Daten werden über eine digitale Schnittstelle automatisch in die Mitgliederverwaltungssoftware übernommen. Die Bankinformationen können später genutzt werden, um über die Software die Mitgliedsbeiträge als Lastschrift einzuziehen.
  • Die Daten in eurer Mitgliederverwaltungssoftware können für Newslettermarketing verwendet werden. Das heißt, ihr sendet an alle interessierte Personen automatisch über das System jede Woche/Monat einen Newsletter per Mail mit den interessanten Informationen. Die Steigerung ist noch, dass im Mitgliederverwaltungssystem Attribute vergeben sind, welche ihr für den Newsletter verwenden könnt. Zum Beispiel: „Sende die E-Mail an alle Mitglieder, die in der Abteilung Fußball sind und über 18 Jahre.“ Die Attribute sind dann „Fußball“ und das „Alter“. Der Vorteil von der Verwendung von Attributen ist die gezielte Ausstreuung von Informationen, die nur für einen Teil eures Vereins interessant sind.

Die Nutzung von Attributen ist z.B. aber etwas, was sich vor allem für große Vereine mit diversem Angebot und vielen Mitgliedern lohnen kann. Ein kleiner Verein hätte wahrscheinlich keine Verwendung für eine solche Funktion in der Mitgliedersoftware, eher würde eine solche umfangreiche Software ihn inhaltlich erschlagen. Schließlich müssen komplexere Systeme auch mehr technisch gepflegt werden und erfordern mehr Einarbeitungszeit. Außerdem solltet ihr bedenken, dass es Monate bis Jahre dauern kann, die Prozesse in einem Verein zu verändern. Ihr werdet also nicht mit dem Kauf einer Mitgliedersoftware alle Prozesse gleich digitalisieren. Viel wichtiger ist es, dass ihr einen klaren Plan habt, was euer finales Ziel ist, prüft ob die Software diese verschiedenen Prozesse für das Ziel zukünftig darstellen kann und dann könnt ihr nach und nach die Prozesse digitalisieren. Wenn ihr dies vorher nicht macht, besteht nämlich die Gefahr, dass ihr eine teure Software gekauft habt und auf der Hälfte des Weges merkt, dass ihr die Prozesse gar nicht so bauen könnt, wie ihr wolltet. Und glaubt uns, diesen Fehler machen viele! Eine gute Möglichkeit, um Fehler zu vermeiden, ist es, die Software kostenlos für einige Monate zu testen. Das bieten nicht nur viele Anbieter für Mitgliederverwaltungssoftwaren an, sondern auch im Bereich anderer Digitalisierungsthemen, welche ebenfalls die Arbeit im Verein vereinfachen (z.B. Clouddienste).

Die anderen Stufen der Vereinsdigitalisierung

Während der Coronakrise haben viele Vereine mit digitalen Sportangeboten begonnen. Dies umfasst neben dem Streaming eines Sportangebots auch hybride Lösungen oder auch Sport, wozu man sich nur digital treffen kann (z.B. eSport). Man kann also feststellen, dass diese Vereine sofort mit der dritten Stufe gestartet sind. (Wie ihr ein Onlinesportangebot sinnvoll gestalten könnt, erklären wir dir hier.) Vereine, welche mit dem 3. Schritt begonnen haben, empfehlen wir jetzt einmal den Unterbau zu prüfen, z.B. ob die Mitgliedschaftsanmeldung auch digital möglich ist.
Für die zweite Stufe kann man sich einmal am Individualsport außerhalb des Vereins orientieren. Es gibt viele Tools und Geräte, welche den Breitensport fördern und optimieren. Sportuhren können inzwischen zum Laufen, Radfahren, Schwimmen, Rudern, etc. genutzt werden. Sie zeichnen die Zeiten auf und die zurückgelegten Strecken, rechnen Belastung aus und schlagen die Erholungszeit vor. Untereinander können sich dann Sportler diese Daten z.B. bei Strava vergleichen. Dort können auch gleich Trainingspläne erstellt werden. Versucht solche Tools, wenn es sinnvoll ist, auch in euren Verein einzubinden. Fragt eure Mitglieder, ob sie sich die Nutzung von solchen Trainingstools wünschen bzw. habt ein offenes Ohr für Feedback.
Doch auch in Mannschaftssportarten ist eine digitale Trainingsanalyse möglich. Stellt ein Stativ auf den Trainingsplatz, macht mit dem Handy Aufnahmen von Spielsituationen und zeigt sie später der Mannschaft mittels Beamer, um besser zu werden. So einfach kann Videoanalyse sein!

Fehlentwicklungen vermeiden

Die Vereins-App ist momentan ein sehr gehyptes Thema, aber ob sie sinnvoll ist, sollte vor der Anschaffung zumindest überprüft werden. Wichtig ist die Frage nach dem Mehrwert, schließlich haben Menschen meist sehr viele Apps auf dem Handy. Und sei ehrlich, wie viele von diesen Apps hast du seit Monaten nicht mehr genutzt? Doch wie kann so ein solcher Mehrwert aussehen. So ist es schön, wenn man seinen Mitgliedsantrag auch über das Handy einreichen kann – aber das macht man genau einmal und danach ist Funktion völlig überflüssig. Ebenso macht es auch keinen Sinn die Vereinswebseite quasi in Appform noch einmal darzustellen. Schließlich kostet so eine App Geld, muss gepflegt und verwaltet werden, benötigt Know-How und bindet Kapazitäten. Und ihr benötigt Menschen, die einen echten Mehrwert für diese App liefern können (exklusiver Inhalt). Es ist aus unserer Sicht, wenn es denn überhaupt ein Thema ist, eines für größere Vereine. Versucht alternativ lieber die Ressourcen in die Aktualisierung eurer Webseite zu stecken und diese für das Smartphone zu optimieren. Ihr werdet eher über Google gefunden als im Appstore. Wir werden in nächster Zeit aber auch noch einen Gast haben, der uns erklären wird, wann eine Vereins-App genau sinnvoll ist. Deswegen gehen wir an dieser Stelle nicht tiefer drauf ein.

Zusammenfassend kann man zur Digitalisierung im Verein sagen, dass ihr beginnen solltet euren administrativen Bereich gut zu strukturieren und dann darauf auszubauen. Nehmt dabei alle mit beim Veränderungsprozess. Das heißt, viel kommunizieren und alle im Verein zu Beteiligten machen. Prüft außerdem, ob ihr verborgende Talente im Verein habt, welche euch helfen können (z.B. Experte im Webdesign). Und manchmal kann auch ein Blick von externen Personen, welche das nicht zum ersten Mal machen, hilfreich sein. Das hilft Fehler zu vermeiden. Hier könnt ihr entweder uns als Vereinsstrategen unter info@vereinsstrategen.de ansprechen oder Philipp mit seinem Unternehmen Vereinsentwickler. Und dann braucht ihr nur noch etwas Durchhaltevermögen, denn Digitalisierung ist ein längerer Prozess, den man Schritt für Schritt gehen muss. Aber wir sind uns sicher – wenn ihr unsere Tipps beherzigt, dann werdet ihr erfolgreich sein.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)