E-Rechnung für Vereine: Was Du jetzt wissen muss

E-Rechnung für Vereine: Was Du jetzt wissen muss

von | Nov. 3, 2024 | Finanzen

Ab 2025 Pflicht

E-Rechnung für Vereine: Was Du jetzt wissen muss

 

Ab dem 1. Januar 2025 sind auch Vereine gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu erstellen und zu empfangen. Diese Änderung betrifft viele Vereine und verlangt Anpassungen in der Rechnungsstellung und -verwaltung. Hier findest du eine umfassende Anleitung, um deinen Verein auf die E-Rechnungspflicht 2025 vorzubereiten.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ersetzt traditionelle Formate wie PDF oder Papier und muss ab Januar 2025 in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen – meist in Form einer XML-Datei. Dies bedeutet, dass Rechnungsdaten direkt und automatisiert von einer Buchhaltungssoftware verarbeitet werden können, ohne dass manuelle Eingaben nötig sind. Ziel dieser Reform ist es, die Effizienz zu steigern und Verwaltungsprozesse zu digitalisieren.

Wichtig zu wissen: Die E-Rechnung ist in ihrem maschinenlesbaren Format nicht unmittelbar lesbar. Die XML-Dateien bestehen aus strukturierten Daten, die speziell auf Computer und Buchhaltungsprogramme zugeschnitten sind.

Betrifft die E-Rechnungspflicht 2025 auch meinen Verein?

Ja, die neue E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Vereine. Auch wenn Vereine keine klassischen Unternehmen sind, gelten sie bei bestimmten Aktivitäten als umsatzsteuerpflichtig und fallen daher unter das Gesetz. Die Regelungen sehen jedoch wichtige Ausnahmen und Übergangsfristen für Vereine vor:

  • Keine Pflicht zur E-Rechnung: Vereine, die ausschließlich im ideellen Bereich tätig sind, sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Das betrifft z. B. Spendenaktionen und ehrenamtliche Tätigkeiten ohne wirtschaftlichen Zweck.
  • Das Umsatzsteuergesetz regelt in §4 noch einige Ausnahmen für umsatzsteuerfreie Leistungen, die in Rechnung gestellt werden. Für dich am relevantesten sind sicherlich Teilnehmer-Gebühren für sportliche Veranstaltungen/Startgelder, Kursgebühren und Leistungen der Jugendhilfe.
  • Kleinbetragsrechnungen bis zur Grenze von 250€ sind ebenfalls ausgenommen.
  • Pflicht zur E-Rechnung: Für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, die Vermögensverwaltung oder den Zweckbetrieb eines Vereins ist die E-Rechnung Pflicht. Das bedeutet, dass dein Verein Rechnungen im neuen Format erstellen muss, wenn z. B. Einnahmen aus Vermietungen, Sponsoring oder Ticketverkäufen für Veranstaltungen erzielt werden.

Auch die Kleinunternehmerregelung entbindet nicht von der Pflicht zur E-Rechnung. Vereine müssen diese unabhängig von ihrer Umsatzsteuerpflicht anwenden.

Übergangsregelungen für die E-Rechnungspflicht bei Vereinen

Die Gesetzgebung sieht großzügige Übergangsfristen für die Umstellung auf die E-Rechnung vor, um Vereinen genügend Zeit zur Anpassung zu geben:

  • Übergangsfrist bis Ende 2026: Vereine dürfen, unabhängig von ihrem Gesamtumsatz, Rechnungen noch bis zum 31. Dezember 2026 in herkömmlicher Form (z. B. als PDF) versenden. Dies ermöglicht eine schrittweise Umstellung für viele kleinere Vereine.
  • Längere Frist bis Ende 2027: Vereine mit weniger als einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro haben eine verlängerte Frist bis zum 31. Dezember 2027. Damit können sie sich länger auf die E-Rechnungsanforderungen vorbereiten. Das dürfte auf die meisten Vereine mit weniger als 100 Mitgliedern zutreffen.

Beachte: Diese Übergangsfristen gelten nur für das Erstellen von E-Rechnungen, nicht für den Empfang. Vereine müssen ab dem 1. Januar 2025 bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen, falls sie Waren oder Dienstleistungen beziehen, die der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb oder dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zugeordnet sind.

Beispiele: Welche Rechnungen fallen unter die Pflicht zur E-Rechnung?

Hier sind einige typische Rechnungen, die ab 2025 für Vereine in den Bereich der E-Rechnungspflicht fallen:

  • Vermögensverwaltung: Pacht- oder Mietrechnungen, die dein Verein stellt, müssen im E-Rechnungsformat erstellt werden.
  • Zweckbetrieb: Einnahmen aus Veranstaltungen oder Ticketverkäufen, die der Erfüllung des Vereinszwecks dienen und über den 250€ liegen.
  • Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Sponsoring, Werbeverträge oder die Bewirtung bei Vereinsveranstaltungen.

Diese Beispiele zeigen, dass die E-Rechnung für viele Vereinsaktivitäten relevant wird und besonders der wirtschaftliche Bereich davon betroffen ist.

Was braucht dein Verein, um E-Rechnungen zu empfangen?

Um E-Rechnungen empfangen zu können, reicht im Grunde ein E-Mail-Postfach. Allerdings sind E-Rechnungen im XML-Format nicht ohne Weiteres lesbar. Eine Buchhaltungssoftware, die das maschinenlesbare Format unterstützt, kann hier Abhilfe schaffen. Moderne Buchhaltungslösungen bieten die Möglichkeit, E-Rechnungen automatisch einzulesen und weiterzuverarbeiten – das spart Zeit und verringert den manuellen Aufwand.

Was benötigt dein Verein, um E-Rechnungen zu erstellen?

Für die Erstellung von E-Rechnungen ist eine geeignete Buchhaltungssoftware erforderlich. Falls dein Verein bereits eine Buchhaltungssoftware nutzt, solltest du prüfen, ob diese das XML-Format unterstützt oder ob ein Update vom Anbieter bereitgestellt wird. Für Vereine, die noch keine Software im Einsatz haben, gibt es viele Optionen, die speziell auf Non-Profit-Organisationen und Vereinsbedürfnisse zugeschnitten sind.

Zusätzlich zur Software ist es wichtig, an die Datensicherheit und Archivierung der E-Rechnungen zu denken. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bleibt bestehen. Daher ist es empfehlenswert, auf eine cloudbasierte Lösung zurückzugreifen, die automatische Backups und hohe Sicherheitsstandards bietet.

FAQ zur E-Rechnungspflicht für Vereine

1. Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer normalen Rechnung?

Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XML) vor, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. PDFs oder Papierrechnungen erfüllen diese Anforderungen nicht.

2. Muss mein Verein für jede Art von Umsatz E-Rechnungen erstellen?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, Zweckbetrieb und in der Vermögensverwaltung. Ideelle Tätigkeiten und umsatzsteuerfreie Leistungen sind ausgenommen.

3. Gibt es eine Übergangsfrist für die E-Rechnungspflicht?

Ja, für die Erstellung von E-Rechnungen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 für kleinere Vereine. Für den Empfang von E-Rechnungen gilt die Pflicht jedoch ab dem 1. Januar 2025.

4. Was passiert, wenn mein Verein keine E-Rechnungen erstellen kann?

Ohne geeignete Software kann dein Verein Schwierigkeiten haben, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Daher ist die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware, die das E-Rechnungsformat unterstützt, empfehlenswert.

5. Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen verschicken, wenn mein Verein klein ist?

Ja, bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 kannst du weiterhin PDFs verschicken, wenn dein Verein die Umsatzkriterien der Übergangsfrist erfüllt und der Empfänger zustimmt. Danach wird die E-Rechnung jedoch zur Pflicht.

6. Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?

Technisch gesehen ja. Allerdings sind E-Rechnungen in XML für das menschliche Auge schwer lesbar. Eine Buchhaltungssoftware kann die Datei automatisch verarbeiten und die Daten zugänglich machen.

7. Muss mein Verein die E-Rechnungen digital archivieren?

Ja, die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt auch für E-Rechnungen. Eine sichere Archivierung, am besten in der Cloud, wird dringend empfohlen, um die Daten langfristig zu schützen.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Punkte zur E-Rechnungspflicht für Vereine ab 2025

Hier die zentralen Informationen im Überblick:

  • Empfang von E-Rechnungen: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Vereine bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen – insbesondere für Tätigkeiten im Zweckbetrieb, in der Vermögensverwaltung und im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
  • Erstellung von E-Rechnungen: Je nach Aktivität (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Zweckbetrieb) müssen Vereine E-Rechnungen ausstellen. Übergangsfristen bis 2026 bzw. 2027 erleichtern die Umstellung.
  • Softwareeinsatz: Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen im XML-Format unterstützt, ist entscheidend für eine reibungslose Umsetzung.
  • Archivierung und Sicherheit: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bleibt bestehen, daher sollte eine sichere Speicherung gewährleistet sein.

Fazit zur E-Rechnung für Vereine: Vorteile und Herausforderungen

Die Umstellung auf E-Rechnungen mag anfangs wie eine zusätzliche Hürde wirken, bringt aber langfristig zahlreiche Vorteile mit sich. E-Rechnungen erleichtern die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und machen die Buchhaltung effizienter und transparenter. Dank der Übergangsfristen können Vereine die neue Rechnungsanforderung schrittweise umsetzen und sich in Ruhe auf die technischen Anforderungen vorbereiten.

Nutze die Zeit bis Januar 2025, um die passende Softwarelösung zu finden und dich mit dem neuen System vertraut zu machen. So kann dein Verein problemlos in das neue Zeitalter der digitalen Rechnungsstellung starten und von den Vorteilen profitieren.

Weitere spannende Informationen findest du in der Podcastfolge oben.

Deine Vereinsstrategen

Ende der Umsatzsteuerbefreiung und schlechtes Datenmanagement

Ende der Umsatzsteuerbefreiung und schlechtes Datenmanagement

von | Mai 31, 2022 | Digitalisierung, Eventmanagement, Steuern

Drei Themen

Aktuelle Themen aus der Vereinswelt

 

In dieser Episode wollen wir uns ausschließlich mit aktuellen Themen beschäftigen. Wir gehen im ersten Teil auf unsere Erfahrungen beim Rennsteiglauf ein. Hat Martin seinen ersten Halbmarathon geschafft? Was hat uns gut gefallen beim Rennsteiglauf, wo sehen wir noch Verbesserungspotential? Natürlich dürfen hier auch nicht die Ausschnitte aus unseren Radiointerviews beim MDR fehlen. So hast du eine guten Eindruck von der Atmosphäre.

Im zweiten Teil sprechen wir intensiver über ein Steuerthema, da hier den Vereinen Ungemach drohen könnte. Hintergrund ist, dass ein Golfverein einen jahrelangen Rechtsstreit verloren hat. Es ging um die Frage, wie Zusatzleistungen, welche zum Golfsport gehören aber zusätzlich zu den Mitgliedsbeiträgen abgerechnet werden, zu versteuern sind. Durch das Gerichtsurteil wurde jetzt faktisch die Steuerfreiheit bezogen auf die Umsatzsteuer für gemeinnützige Vereine abgeschafft. Wir erklären euch, was jetzt die weiteren Folgen sein werden und wie ihr darauf reagieren solltet.

Im dritten Teil beschäftigen wir uns mit einem sportwissenschaftlichen Artikel, welchen Prof. Dr. Lutz Thieme veröffentlicht hat. Es geht um die Tatsache, dass die Aussagekraft der Mitgliederstatistiken der Verbände erschreckend aussageschwach sind. Dabei geht er auf verschiedene Punkte ein, welche aus seiner Sicht im Datenmanagement und in der Auswertung der Daten Verbesserungspotential haben. Wir schauen uns dies einmal an und sprechen darüber.

Wir hoffen, dass die Folge dir und deinem Verein weiterhilft. Wenn dir unsere Inhalte gefallen, kannst du diese gerne weiterempfehlen. Bei Fragen oder Themenvorschlägen kannst du uns gerne ein E-Mail an info@vereinsstrategen.de senden.

Deine Vereinsstrategen

Rennsteiglauf – Wie plant man als Verein ein solches Sportevent?

Rennsteiglauf – Wie plant man als Verein ein solches Sportevent?

von | Mai 17, 2022 | Eventmanagement

Eventmanagement

Zwischen Tradition und Wandel

 

Der Rennsteiglauf ist einmalig in Deutschland – sechs Mal in Folge wurde er als Marathon des Jahres ausgezeichnet. In Zeiten, wo immer mehr Marathons von kommerziellen Anbietern betrieben werden, eine echte Erfolgsgeschichte. Ein Verein aus Thüringen betreibt mit größtenteils ehrenamtlichen Strukturen einen der traditionsreichsten Läufe. Da interessiert uns natürlich als Vereinsstrategen Podcast, wie gelingt das? Deswegen haben wir uns in den Podcast den Geschäftsführer der Rennsteiglauf Sportmanagement & Touristik GmbH Christopher Gellert eingeladen, welcher die Gesamtverantwortung für den Rennsteiglauf trägt. Mit ihm besprechen wir im Podcast über die folgenden Themen:

  • Aufbau und Organisation des Rennsteiglaufs
  • Reaktivierung und Finden von neuen Ehrenamtlern
  • die Rolle von Partnervereinen
  • die Herausforderungen und Veränderungen, welche Corona mit sich gebracht haben
  • die zukünftige Rolle der Digitalisierung

Wir würden uns freuen, wenn du in den Podcast reinhören würdest. Wir vesprechen dir, dass es sich lohnt. Bei Fragen oder Themenwünschen erreichst du uns unter info@vereinsstrategen.de.

Deine Vereinsstrategen

 

 

Vereinskonto bei der lokalen Bank – Sinnvoll oder nicht?

Vereinskonto bei der lokalen Bank – Sinnvoll oder nicht?

von | Mai 8, 2022 | Vereinsentwicklung

Finanzen

Lokale Banken sind auch Sponsoren

 

Wann wurde überhaupt die Entscheidung getroffen zur lokalen Sparkasse oder Volksbank zu gehen? Vor 15 oder 20 Jahren? Inzwischen erheben eure Bank aber für alles Gebühren – Geld auf dem Konto, Kontoauszüge, Überweisungen und es kommen immer neue Sachen dazu. Da kommt man als Verein bzw. Kassenwart natürlich ins Grübel, ob man im Verein nicht vielleicht einen kleinen Betrag einsparen kann, wenn man zu einer Online-Bank wechselt. Dass das vielleicht nur auf den ersten Blick eine gute Idee ist, besprechen wir in dieser Podcastepisode. Denn gerade Vereine können – wenn sie es richtig anstellen – mehr von ihrer Bank zurückerhalten, als sie jemals an Gebühren zahlen. Wir erklären euch, was bei Banken im Hintergrund passiert und wie ihr das für euch nutzen könnt.

Wir würden uns freuen, wenn du in den Podcast reinhören würdest. Bei Fragen oder Themenwünschen erreichst du uns unter info@vereinsstrategen.de.

Deine Vereinsstrategen

Wie sieht der digitale Verein der Zukunft aus?

Wie sieht der digitale Verein der Zukunft aus?

von | Apr. 18, 2022 | Digitalisierung

Digitalisierung

Die Digitalisierung der Vereine hat erst begonnen

 

Zusammen mit dem Co-Gründer und Geschäftsführer der Total-Fan-Sports GmbH Gregor Demmer wollen wir in zwei Episoden einmal über den digitalen Verein der Zukunft sprechen. Denn eines ist klar, eine digitale Transformation im Verein kommt nicht über Nacht, sondern ist das Ergebnis von jahrelanger stetiger Arbeit. Dabei hilft es natürlich ungemein, wenn das Ziel klar ist, wo man als Verein hin will. Man könnte also auch sagen – wie soll dein Verein in der Zukunft aussehen? Wir sprechen im Podcast deswegen darüber, was für Entwicklungen wir in der Vereinslandschaft auf die verschiedenen Herausforderungen erwarten. Einige Herausforderungen kennst du sicherlich auch aus deinen Verein. Dabei hat in vielen Bereichen natürlich auch die Digitalisierung als Querschnittsthema eine hohe Bedeutung. Doch auch beim Thema Digitalisierung gilt – was sollte man zuerst angehen, was sind Themen, wo Digitalisierung vielleicht gar nicht so wichtig ist und was sind Eintagsfliegen, die sich nicht durchsetzen werden? Wir werden werden im Podcast deswegen unter anderem folgende zentrale Fragen immer mit Bezug auf das Thema Digitalisierung beantworten:

  • Was sind die aktuellen Megatrends und wie wirken sich diese auf Vereine, den Sport und auf die Digitaliierung aus?
  • Wie gehe ich mit typischen Herausforderungen im Verein um, sei es nun die Sponsorensuche, die Mitgliedergewinnung oder das Ehrenamt? Wie kann Digitalisierung dabei vereinfachen und unterstützen?
  • Was sind mögliche Zukunftsszenarien für Vereine in einigen Jahren? Wo geht die Entwicklung hin?

Wir würden uns freuen, wenn du in den Podcast reinhören würdest. Wir vesprechen dir, dass es sich lohnt. Bei Fragen oder Themenwünschen erreichst du uns unter info@vereinsstrategen.de.

Deine Vereinsstrategen