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Digitalisierung und E-Commerce im Breitensport

Digitalisierung und E-Commerce im Breitensport

Digitalisierung

Es scheitert häufig an der Umsetzung im Verein

 

Das Thema Digitalisierung hat für Breitensportvereine durch die Folgen der Coronakrise einen weiteren Schub bekommen. Gerade das Thema „Kontaknachverfolgung“ machte auch im Amateursportverein die Digitalisierung in Teilaspekten notwendig. Dementsprechend tauchen im Markt jetzt auch vermehrt Lösungen für diverse Vereinsbereiche auf. Wir wollen mit unserem Experten Prof. Dr. Dirk Mazukiewcz in der Podcastfolge einmal der Frage nachgehen, was eigentlich das Ziel von Digitalisierung sein sollte und welche Entwicklungen aktuell auf dem Markt vorhanden sind. Dirk ist neben seinem Lehrauftrag für Sportmanagement an der Hochschule Koblenz noch Präsident des Bonner SC und unternehmerisch im Digitalisierungsbereich tätig. Der Blogbeitrag stellt eine gekürzte Zusammenfassung der Podcastfolge dar.

Sinn der Vereinsdigitalisierung

Um über Digitalisierung sprechen zu können, muss man sich einer Aussage bewusst sein: „Digitalisierung im Verein darf kein Selbstzweck sein.“. Sie muss also reale greifbare Vorteile für den Verein bringen und diese können sich auf ganz unterschiedliche Ebenen beziehen:

  • Digitalisierung kann Mitarbeiter kompensieren, indem sie Prozesse vereinfacht oder automatisiert. Dadurch können Ehrenamtler entlastet werden und sich um andere wichtige Vereinsthemen kümmern. Am Ende spart dies Zeit und Geld.
  • Es macht aber auch das grundsätzlich Ehrenamt attraktiver. Langweilige, stupide oder sich wiederholende Aufgaben können „abgeschafft“ werden. Dadurch können sich Engagierte mehr auf Arbeiten konzentrieren, die ihnen Spaß machen. Gleichzeitig können durch den Wegfall oder die Verringerung von „nervigen“ Verwaltungsaufgaben mehr potentielle Engagierte leichter überzeugt werden. Hier heißt es dann, kleine Aufgabenpakete am besten zeitlich begrenzt anbieten, um Personen vom Ehrenamt zu überzeugen.
  • Onlinesport kann im Rahmen der Digitalisierung als ein Substitut gesehen werden. Es ersetzt den Verein mit seinen Angeboten nicht, aber er kann damit andere Zielgruppen erreichen.

Man muss die Digitalisierung als Unterstützung begreifen, um die beiden Hauptzwecke der Vereine voranzubringen – die sportliche und soziale Komponente.

 

Sinnhafte digitale Vereinstools und deren Umsetzungsprobleme

Aus der Erfahrung heraus kann man sagen, dass Vereine bei der Auswahl der digitalen Mittel, die sie verwenden, sehr effizient sind. Digitale Tools, welche nicht sinnvoll genutzt werden können, verbleiben nicht lange in der Vereinsnutzung und verschwinden dann meist auch schnell wieder vom Markt. Dadurch hat sich herauskristallisiert, dass folgende technische Lösungen ihre Berechtigung haben in Vereinen:

  • Browserbasierte Systeme
  • Digitale Mitgliederverwaltung
  • Interne Verwaltungstools (z.B. Mannschaftsverwaltung, Hallenbelegung)

Wenn man jetzt auf das Nutzungsverhalten der jüngeren Generationen schaut und beachtet das Vereine meist einen kleinen zeitlichen Versatz zu gesellschaftlichen Themen haben, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Nutzung von Handy-Apps der nächste Weiterentwicklungsschritt auch im Breitensport sein wird. Hier drängen gerade diverse Lösungen mehr und mehr auf den Markt. Dabei sollte man aber genau hinschauen. Der größte Fehler ist es, dass die App eine gespiegelte Version eurer Vereinswebseite ist. Die Vereinsapp muss einen realen Mehrwert bieten und muss sich durch verschiedene Eigenschaften auszeichnen. Sie muss situativ (also sehr aktuell) und personalisierbar sein und sich durch einen klaren Benefit auszeichnen. Außerdem müssen in der App die Informationen schnell erreichbar sein, sowohl für den Verein als auch für das Mitglied. Im besten Fall hat sie darüber hinaus noch Gamifikationelemente.

Am Ende scheitert oder gelingt Digitalisierung aber nicht an der Tatsache, dass man sich der Tatsache bewusst wird, dass es ein wichtiges Thema ist, sondern daran, welche Person hinter dem Thema steht. Wenn diese Person treibend bei dem Thema ist, dann wird es auch Fortschritte geben. Wenn ein Verein also einen jungen Mensch mit Interesse an dem Thema in seinen Reihen hat oder jemand, der sich hauptamtlich darum kümmern kann, wird der Verein auch Fortschritte verzeichnen. Wir reden als nicht von einem Erkenntnisproblem sondern einem Umsetzungsproblem. Eine mögliche Lösung könnte für einen Verein beispielsweise sein, die Position des Vorstandsmitglied „Digitalisierung“ zu schaffen.

E-Commerce – Sinnvolle Fortschritte im Verein?

Ein Teil der Digitalisierung betrifft auch den Bereich des „E-Commerce“ des Amateursports. Die Frage ist also, welche Vereinsprodukte kann ich an welche Personen bringen? Die Personen sind dabei entweder die Zuschauer oder/und die aktiv Sporttreibenden. Wenn wir jetzt beispielsweise von einer Hallensportart ausgehen, ist mein Ziel als Verein Menschen als Zuschauer in die Halle zu holen und zu binden. Gerade das Online-Ticketing im Breitensport hat einen großen Schub in der Coronakrise erfahren und hat Menschen begeistert, wie einfach auch der Zugang zum Amateursport sein kann. Diese Entwicklung wird nicht zurückgedreht werden, schon allein weil die Gewöhnungseffekte der Zielgruppe vorhanden sind. Ähnliche Entwicklungen gibt es im Bereich des Onlinevertriebs von Merchandisingartikeln. Der Personenkreis „Sporttreibende“ wird aktuell noch stark vernachlässigt beim E-Commerce. Aus unserer Erfahrung gibt es nur wenige Vereine, welche beispielsweise ein Sportprogramm buchbar über die Homepage anbieten. Beim E-Commerce muss man aber auch klar sagen, dass man Aufwand und Nutzen abschätzen muss. Gerade außerhalb des Zuschauersports muss man sehr genau prüfen, welche Vorteile gegeben sind.

Wir hoffe, dass wir Dir auch mit diesem Beitrag wieder hilfreiche Unterstützung geben konnten. Wenn du mehr zum Thema Vereinsdigitalisierung lesen willst, dann klicke einfach hier. Alternativ würden wir uns natürlich freuen, wenn du in unseren ausführlicheren Podcast einmal reinhören würdest und ihn bei Gefallen gerne weiterempfehlen kannst. Bei Fragen erreichst du uns auch ganz einfach unter info@vereinsstrategen.de.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

So baust du deine Vereinssatzung

So baust du deine Vereinssatzung

Satzung

Von Vereinszwecken, Umlagen und anderen Fallstricken

 

Das Thema Satzung ist sehr vielschichtig und sehr von euren individuellen Bedürfnissen im Verein abhängig. Es gibt deswegen nicht die eine Lösung, wie du eine Satzung aufbauen solltest. Das ist auch gar nicht der Anspruch dieses Blogartikels oder Podcastfolgen, sondern vielmehr dich auf wichtige Bestandteile einer Satzung hinzuweisen und dir Ideen zu geben, wie man diese regeln könnte. Der Blogbeitrag stellt dabei eine zusammengefasste Version der beiden Podcastfolgen dar und wird ergänzt durch einige Formulierungshilfen, auf welche wir im Podcast verweisen. Hier muss man allerdings herausstellen, dass weder Pascal noch Martin gelernte Anwälte sind und weder die Folgen noch der Blogartikel eine Rechtsberatung darstellen können. Es werden hier nur Ideen vorgestellt.

Satzung – Eine erste Übersicht

Die Satzung ist das Regelwerk des Vereins, welches die Mitglieder bestimmen können. Sie ist grundsätzlich frei formulierbar und regelt die Rechte und Pflichten von Mitgliedern und Vorstand, wie die Zuständigkeiten und organisatorische Struktur des Vereins (Gremien, Termine, Formalitäten etc.) Das führt dazu, dass in einer Satzung Dinge geregelt sind, die in einer Satzung eines anderen Vereins nicht zu finden sind oder welche an einer ganz anderen Stelle in der Satzung auftauchen. Bei der Erstellung oder Änderung einer Vereinssatzung sollte man aber immer den gesetzlichen Rahmen im Hinterkopf haben. Es ist nämlich nicht möglich, dass man gesetzliche Regelungen mittels Satzung außer Kraft setzen kann. Umgekehrt werden allerdings Sachverhalte, welche ihr nicht in der Vereinssatzung geregelt habt von gesetzlichen Regelungen aufgefangen. Diese sind aber meist nicht zum Vorteil eines Vereins, deswegen sollte man das auf jeden Fall verhindern.
Wir haben im Beitrag über die Vereinsgründung (siehe hier) ausführlich darüber berichtet, wie wichtig die Satzung für die Erlangung der Gemeinnützigkeit ist. Die gestellten Bedingungen an die Satzung sind dabei als eng zu bezeichnen. Aus diesem Grund macht es auch Sinn, dem Thema Satzung den entsprechenden Stellenwert im Verein zu geben, egal ob es sich dabei um eine Neugründung oder eine regelmäßige Aktualisierung einer alten Vereinssatzung handelt. Hier bietet es sich an regelmäßig die aktuellen News der Sportverbände zu verfolgen und sich in Abständen immer wieder die aktuell gültigen Mustersatzungen anzuschauen.

Satzung und Neugründung – ein Fahrplan

Auch hier verweisen wir zu Beginn erst einmal auf den Beitrag zur Vereinsneugründung (siehe hier). Dort haben wir festgehalten, dass einer der wichtigsten Punkte zu Beginn ist, seinen Verszweck herauszuarbeiten. Wenn dieser klar ist, sollte man sich schon mit dem Thema der Satzung beschäftigen. Hier kann man sich idealerweise zweier unterschiedlicher Quellen bedienen. Zuerst sollte man sich eine Mustersatzung zur Hand nehmen (z.B. Mustersatzung des LSB NRW) und diese vollständig durchlesen. Hier sind nämlich schon zu vielen möglichen Paragraphen, Hinweise und Erläuterungen aufgeführt, die euch schon einige Entscheidungsalternativen aufzeigen. Darüber hinaus würden wir uns noch zwei bis drei Satzungen von bestehenden Vereinen zur Hand nehmen, um sich Ideen zu holen. Dabei sollten die Vereine am besten folgende Kriterien erfüllen bzw. durch die verschiedenen Satzungen alle Kriterien abgedeckt sein:

  • Der Verein sollte eine aktuelle Satzung vorweisen können. Schaut hierfür mal wann die Vereinssatzung in Kraft getreten ist.
  • Der Verein sollte eine gewisse Ähnlichkeiten zu deinem geplanten Verwein aufweisen (Größe, Zweck, Sportart etc.).
  • Nehmt außerdem noch die Satzung eines Großsportvereins mit zur Hand. Diese sind meist aktueller und bieten ein breiteres Spektrum für Inspirationen.

Wenn ihr die Satzung dann in einem ersten Entwurf vollständig ausgearbeitet habt, dann solltet ihr die zuständige Person beim entsprechenden Landessportbundes kontaktieren und mit ihr alles besprechen. Diese kennt viele Fallstricke und kann euch auf Fehler oder Probleme hinweisen. Bei ungewöhnlichen Regelungen und Sonderfällen sollte man außerdem darüber nachdenken, Kontakt mit einem Anwalt oder dem Justizar des Sportbundes aufzunehmen. Nachdem der Entwurf überarbeitet wurde, muss man unbedingt Kontakt zum Finanzamt aufnehmen, um prüfen zu lassen, ob die Gemeinnützigkeit in dieser Form später anerkannt und gewahrt werden kann.

Wichtige Paragraphen der Mustersatzung erklärt

Wir haben uns dafür entschieden, dass wir an dieser Stelle einige Paragraphen aus einer Mustersatzung besprechen wollen, wo wir aus unserer Erfahrung glauben, dass sie eine hohe Relevanz in der Praxis haben. Du findest die Mustersatzung, auf welche wir uns beziehen, hier. Dabei kannst du parallel zum Blog oder zur Podcastfolge die Mustersatzung daneben legen und und so alles entsprechend nachvollziehen. Des Weiteren haben wir uns drei Satzungen bestehender Vereine rausgesucht, auf welche wir an einigen Stellen eingehen wollen. Dies sind:

Paragraph 1 – Allgemeine Angaben

Die Angaben zum Vereinsnamen, zum Sitz bzw. zum Geschäftsjahr sollten selbsterklärend sein. Beim Geschäftsjahr kann man sich aber grundsätzlich einmal Gedanken machen, ob dieses wirklich am 31.12. enden muss. Schließlich ist der Saisonbetrieb bei einigen Sportarten auch von Sommer zum nächsten Sommer. Es kann also inhaltlich durchaus bei einem Spartenverein Sinn machen, auch sein Geschäftsjahr zum 30.06. enden zu lassen. Wichtig ist, dass ihr beachtet, wann ihr welche Kapazitäten habt, um die Buchhaltung und den Jahresabschluss zu machen.
Zusätzlich können im ersten Paragraphen aber auch die Vereinsfarben festgelegt werden und es müssen Erläuterungen bei einer Vereinsfusion gegeben werden (z.B. bei Hellas Hildesheim).
Wenn ihr eine Neugründung vornehmt, ist es darüber hinaus wichtig, dass ihr den Standardsatzungstext etwas abändern müsst:

Übliche Formulierung:
„Der Verein hat seinen Sitz in …………und ist in das Vereinsregister beim Amtsgericht …………….. unter der Nr. ……….. eingetragen.“

Bei der Neugründung sollte Absatz 2 wie folgt formuliert werden:
„Der Verein hat seinen Sitz in …. . Der Verein soll in das Vereinsregister eingetragen werden. Nach der Eintragung führt er zu seinem Namen den Zusatz e.V..“

Paragraph 2 – Vereinszweck und Zielerreichung

Grundsätzlich ist der Vereinszweck, welcher die Gemeinnützigkeit begründet, in der Abgabenordnung geregelt. Es gibt in § 52 Abs. 2 AO insgesamt 25 Vereinszwecke, wobei aber im Wesentlichen fünf relevant sind.

  • Sport (Nr. 21): Das umfasst die körperliche Ertüchtigung zuzüglich Schach.
  • Jugendhilfe (Nr. 4): Gibt es eine Jugendabteilung oder nicht? Hierzu zählt auch die Förderung der allgemeinen Jugendhilfe (z.B. Jugendfahrten, Ferienbetreuung, Bildungsauftrag).
  • Öffentliches Gesundheitswesen (Nr. 3): Relevant für den Bereich Rehasport oder Ernährungsschulungen
  • Erziehung und Bildung (Nr.7): Wenn der Verein Bestandteil in der Ganztagbetreuung an Schulen ist, ist dieser Vereinszweck relevant.
  • Kultur (Nr. 5): Kann kulturelle Veranstaltungen umfassen, die nicht zum normalen Sport gehören (z.B. Theater).

In der Praxis kann die Erläuterung des Vereinszwecks in der Satzung dann beispielsweise so aussehen, wie bei den Linden Dudes:

„Zweck des Vereins ist die Förderung des Sports nach § 52 Abs. 2 Nr. 21 der Abgabenordnung (AO) insbesondere im Basketballsport im Rahmen von Breiten- und Freizeitsport, im Bereich der Leistungsförderung durch Wettkampfsport und des Gesundheitssports und aus der Perspektive von Integration und Inklusion. Des Weiteren wirkt der LINDEN DUDES e.V. im Rahmen seiner allgemeinen Jugendarbeit bei der Jugendpfege und Jugendförderung mit.“

Du kannst hier gut erkennen, dass man auch mehrere Vereinszwecke in einer Satzung aufnehmen kann. Allerdings muss man darauf achten, dass man in der Satzung keine Vereinszwecke auf Vorrat aufnehmen kann. Schließlich müssen auch alle Zwecke verwirklicht werden. Das heißt, der Verein muss seine Zweckerreichung nachweisen.

Diese Zweckerreichung hängt natürlich stark vom geplanten Zweck ab. Für den Vereinszweck „Sport“ sind vor allem folgende Kriterien ausschlaggebend (aber nicht alle notwendig):

  • Organisation eines geordneten Sport-, Spiel-, Übungs- und Kursbetriebes für alle Bereiche, einschließlich des Freizeit- und Breitensports,
  • die Durchführung eines leistungsorientierten Trainingsbetriebes und von sportspezifischen Vereinsveranstaltungen,
  • Beteiligung des Vereins und seiner Mitglieder an Turnieren, Vorführungen und sportlichen Wettkämpfen,
  • Durchführung von allgemeinen und sportorientierten Jugendveranstaltungen und -maßnahmen,
  • Aus-/Weiterbildung und Einsatz von Übungsleitern, Trainern und Helfern

Auch an dieser Stellen schauen wir uns einmal an, wie die Linden Dudes ihre Zweckerreichung in der Vereinssatzung geregelt haben:

a) freiwilliges und ehrenamtliches Engagement seiner Mitglieder,
b) die Pfege, Förderung und Ausübung von Sport- und Bewegungsaktivitäten auch in Form von Kursangeboten und im Rahmen von Kooperationen,
c) Anschaffung, Anmietung und Unterhaltung von Geräten, Sportanlagen und Räumen,
d) Aus- und Fortbildung von Ehrenamtlern (Übungsleitern, Trainern, Betreuern, Vereinsführungskräfen und Schiedsrichtern)
e) Durchführung von geeigneten Informations- und Bildungsveranstaltungen,
f) Durchführung von Sportveranstaltungen, Serienspielen, Freizeitsportangeboten, Turnierbetrieb und sonstigen sportlichen Veranstaltungen,
g) Maßnahmen zur Engagement- und Ehrenamtsförderung insbesondere durch systematisches Ehrenamts- & Freiwilligenmanagement.

Wir können euch nur dringend empfehlen die Zweckerreichung in die Satzung aufzunehmen, vor allem, wenn ihr einen Verein neu gründen wollt. Schließlich ist es für die Erteilung der Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt eine Grundvoraussetzung, dass ausformuliert ist, wie ihr den Vereinszweck denn eigentlich genau erreichen wollt.

Jetzt kann es natürlich auch passieren, dass eurer bestehender Verein aus bestimmten Gründen seinen Vereinszweck ändern möchte. Diese Änderung liegt immer dann vor, wenn der Verein seinen Charakter ändert und die Mitglieder mit einer solchen Änderung bei Vereinseintritt nicht rechnen konnten. So eine Änderung würde z.B. vorliegen, wenn die Linden Dudes anstelle von Basketball jetzt Volleyball spielen würden.
Um den Zweck zu verändern, ist es laut Gesetz erforderlich, dass alle Mitglieder einstimmig der Zweckänderung zustimmen müssen. Realistisch gesehen, ist das unmöglich zu erreichen. Deswegen ist es so wichtig, dass man schon bei der Erstellung der Satzung vor der Vereinsgründung darauf achtet, diese gesetzliche Regelung anzupassen. So ist es z.B. möglich festzulegen, dass 2/3 oder 3/4 der Mitglieder ausreichen, um eine Satzungsänderung zu beschließen. Wir können nur dringend empfehlen, hier eine sinnvolle Reglung zu treffen.

Paragraph 6 und 7 – Erwerb der Mitgliedschaft und Arten der Mitgliedschaft

Mitglieder sind üblicherweise natürliche Personen also Menschen. Doch wusstet du, dass z.B. auch Firmen Mitglieder im Verein werden können? Man redet dann von juristischen Personen. Dies kann z.B. Sinn machen, wenn ihr Gesundheitssport des Vereins in Firmen anbietet.
Bezogen auf die verschiedenen Mitgliedschaftsarten zählen die juristischen Personen zu den außerordentlichen Mitgliedern. Bei den natürlichen Personen gibt es mehre Mitgliedschaftsarten. Man unterscheidet im Normalfall die aktiven Mitglieder, passiven Mitglieder und Ehrenmitglieder. Die Unterscheidung zwischen aktiven und passiven Mitgliedern bezieht sich auf das Recht an der Teilnahme am Vereinssportangebot. Den Passiven ist diese nämlich nicht gestattet. Ehrenmitglied dagegen kann man nicht mit einer Anmeldung werden, sondern dazu muss man ernannt werden. Die Kriterien dafür werden in der Ehrungsordnung oder der Satzung selber festgelegt und sind frei von euch bestimmbar. Näher auf das Thema Mitgliedschaftsarten gehen wir in diesem Blogartikel ein.
Neben den genannten Mitgliedschaftsarten kann man in der Satzung aber auch noch weitere aufnehmen, diese umbenennen, welche weglassen, etc. Wichtig ist nur, dass es eine eindeutige Regelung der unterschiedlichen Rechte und Pflichten pro Mitgliedsart geben muss. Um ein Mitglied aufnehmen, muss es in der Satzung  eine Regelung gben, über den schriftlichen Aufnahmeauftrag und die Festlegung der Zahlarten. Hier kann man auch andere Zahlarten außer das SEPA-Lastschriftverfahren wählen.

Paragraph 8 und 9 – Beendigung der Mitgliedschaft, Ausschluss aus dem Verein und Streichung von Mitgliederliste

Der übliche Weg aus einem Verein auszutreten, ist die Kündigung bzw. der Tod. Hier sollte vor allem darauf geachtet werden, dass die Kündigungsfristen und die Zahlungszeitpunkte aufeinander abgestimmt sind. Dies schützt euch vor der Rückzahlung bereits getätigter Beiträge. Das vereinfacht zum einem den Prozess, weil sich kein Ehrenamtler mit der Rückzahlung der Beiträge auseinandersetzen muss, zum anderen könntet ihr bei der Rückzahlung von Beiträgen auch eure Gemeinnützigkeit gefährden. Unkritisch ist dagegen die Rückzahlung von Beiträgen an die Erben aufgrund eines Todesfalls.
Um eine Mitgliedschaft zu kündigen, sollte in eurer Satzung vorgeschrieben sein, dass die Kündigung schriftlich dem vertretungsberechtigten Vorstand des Vereins zugegangen sein muss, sonst ist diese nicht gültig. In der Praxis wird zur Vereinfachung des Prozesses häufig die Regelung getroffen, dass die Kündigung an eine postalische Adresse – meist die Geschäftsstelle – gesendet werden soll. Dass eine Kündigung schriftlich (wobei hier auch die E-Mail dazu gehört) erfolgen muss, könnt ihr in eurer Satzung festhalten. Wir würden euch dies auf jeden Fall empfehlen.

Neben den normalen Möglichkeiten aus einem Verein auszutreten, gibt es noch zwei andere Möglichkeiten – den Ausschluss des Mitgliedes und die Streichung von der Mitgliederliste.
Der Ausschluss ist immer dann ein Thema, wenn man dem Ansehen des Vereins geschadet hat. Stichworte sind hier: Doping, Diskriminierung oder auch Straftaten. Dieses Thema ist sehr umfangreich, deswegen gehen wir an dieser Stelle nicht näher darauf ein. Wir empfehlen aber bei diesem Punkt nahe bei der Mustersatzung zu bleiben bzw. sich auf jeden Fall vorab noch einmal den Rat beim LSB oder einem Anwalt einzuholen.
Die Streichung von der Mitgliederliste ist immer dann ein Thema, wenn ein Mitglied trotz Mahnungen seine Beiträge nicht zahlt. Wir empfehlen euch es so zu regeln, dass ihr dem Mitglied die erste und zweite Mahnung inklusive Mahngebühren zukommen lasst und im Zuge der dritten Mahnung die Streichung des Mitgliedes vornehmt.

Paragraph 10 – Beiträge, Gebühren, Umlagen, Beitragseinzug

Gleich zu Beginn möchten wir darauf hinweisen, dass wir es für sinnvoll erachten, so viel wie möglich zu diesem Themenkomplex in eine Beitragsordnung auszulagern. In der Satzung muss allerdings die grundsätzliche Beitragspflicht geregelt sein – also die Frage „ob“ und „welche“ Beiträge zu entrichten sind. „Welche“ meint dabei die Frage, ob die Beträge in Form von Geld oder/und Arbeitsleistung erbracht werden müssen.

Neben den bekannten Mitgliedsbeiträgen könnt ihr aber auch noch andere Einnahmemöglichkeiten festlegen. So empfehlen wir euch Aufnahmegebühren, Umlagen und Gebühren mit aufzunehmen. Ihr müsst diese mit der Aufnahme nicht erheben, aber ihr habt das Recht dazu, wenn es aus eurer Sicht Gründe gibt, wieso dies notwendig ist. Umlagen z.B. werden immer dann fällig, wenn der Verein in Schieflage gerät oder es Sondereffekte gibt und die Mitglieder Kapital nachlegen müssen, um seine Existenz zu sichern. Dies passiert in der Regel sehr selten, kann aber vorkommen. Die Höhe der Umlage ist dabei gerichtlich auf maximal das sechsfache des jährlichen Mitgliedsbeitrages festgelegt.

Ein gutes Beispiel für diesen Teil der Satzung mit Verweis auf die Beitragsordnung liefert Werder Bremen. Hier heißt es:

„Der Verein kann Aufnahmegebühren, Monatsbeiträge, Zusatzentgelte und zur Finanzierung besonderer Vorhaben oder zur Beseitigung finanzieller Schwierigkeiten Umlagen bis zur Höhe des 6fachen Monatsbeitrages erheben. Die Monatsbeiträge können zu Jahres- oder Quartalsbeiträgen oder in anderer Weise zusammengefasst werden. Einzelheiten dazu, insbesondere welche Beiträge in welcher Weise in welcher Höhe erhoben, wann Beiträge fällig und in welchem Umfange Beiträge ermäßigt werden, regelt für natürliche Personen eine von der Mitgliederversammlung zu beschließende Beitragsordnung.
Mitglieder können beantragen, anstelle der Monatsbeiträge einen Einmalbetrag zur Erlangung einer lebenslangen Mitgliedschaft zu zahlen. Die Höhe des Einmalbetrags regelt die Beitragsordnung. Für juristische Personen und andere Personenvereinigungen mit rechtlicher Selbständigkeit werden die Mitgliedsbeiträge durch Vereinbarung mit dem Präsidium gesondert festgelegt.“

In diesem Beispiel ist die Arbeitsleistung nicht geregelt, deswegen gehen wir hier noch einmal ein wenig tiefer auf diesen Aspekt ein. Grundsätzlich können Arbeitsleitungen als Mitgliederverpflichtung in der Satzung festgeschrieben sein. Es handelt sich dann um eine Beitragspflicht. Hierfür muss aber der Umfang und die Art der Arbeitsleistung genau festgelegt werden. Für den Fall, dass das Mitglied diese dann nicht erfüllt, muss in der Satzung außerdem bestimmt werden, wie diese nicht geleisteten Arbeitsstunden durch Zahlung abzugelten sind. In der Satzung könnte die Regelung dann so lauten:

„Ferner kann der Verein seine Mitglieder verpflichten, jährlich bis zu maximal … Arbeitsstunden
oder ersatzweise Abgeltungszahlungen zu leisten.“

Die Linden Dudes verweisen in ihrer Satzung nur auf ihre Engagementordnung, welche dann das DUDES-Engagement-Credit-Point-System im Detail aufführt, erklärt und regelt. In der Satzung heißt es zu den Mitgliedsbeiträgen nur:

„Von den Mitgliedern werden Beiträge und Umlagen erhoben. Die Höhe der Beiträge und Umlagen und deren Fälligkeit werden von der Mitgliederversammlung bestimmt.“

Paragraph 14 – Mitgliederversammlung

Ihr seid gesetzlich verpflichtet einmal im Jahr eine Mitgliederversammlung abzuhalten. Der Zeitpunkt dafür ist frei wählbar, allerdings bietet es sich an, sie in den ersten vier Monaten des laufenden Jahres abzuhalten. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn für das laufende Geschäftsjahr der Haushaltsplan mit entsprechenden Investitionen genehmigt werden muss. Ihr könnt aber auch eine längere Frist in eure Satzung schreiben. Die Einladung zur Mitgliederversammlung muss für alle Mitglieder in Textform erfolgen, die E-Mail ist dabei als Medium zulässig.
Allerdings haben die Mitglieder auch das Recht auf mehr als nur eine Mitgliederversammlung im Jahr. Diese zweite Versammlung wird dann als eine außerordentliche Mitgliederversammlung bezeichnet. In der Satzung wird dabei geregelt unter welchem Umständen, eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden darf. Die gesetzliche Regelung sieht vor, dass in eurer Vereinssatzung unter 50% aller Vereinsmitglieder diese Versammlung verlangen können. Das heißt, ihr müsst bei euch in der Satzung eine Quote festlegen, wie viele Mitglieder die Versammlung verlangen können (z.B. 25% Mitgliederquote). Ihr könnt, aber nicht festlegen, dass es 50% aller Mitglieder sein müssen, weil dies gesetzlich nicht zulässig ist.

Eine der wichtigsten Fragen eurer Satzung ist ebenfalls in diesem Paragraph zu regeln: Mit welcher Mehrheit ist es später möglich Satzungsänderungen vorzunehmen? Gesetzlich ist es nämlich so geregelt, dass eine Satzung nur mit 100% der Stimmen geändert werden kann. Und sind wir einmal ehrlich – das ist praktisch unmöglich zu erreichen. Wenn ihr hier keine Sonderregelung mit aufnehmt, macht ihr schon beim Zeitpunkt der Vereinsgründung euren Verein für die Zukunft wenig anpassungsfähig. Dies solltet ihr auf jeden Fall vermeiden. Deswegen empfehlen wir euch, eine Regelung für die Satzungsänderung in die Vereinssatzung aufzunehmen. So könnt ihr z.B. festlegen, dass 2/3 der Stimmen der anwesenden Mitglieder für eine Änderung der Satzung notwendig sind. In der Mustersatzung in Absatz 8 ist es folgend formuliert:

„Zur Änderung der Satzung und zur Änderung des Vereinszwecks ist eine Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen gültigen Stimmen erforderlich.“

Paragraph 16 – Der geschäftsführende Vorstand

Die Größe des Gesamtvorstandes mit den einzelnen Aufgabenbereichen könnt ihr selbst bestimmen. Auch die Verteilung der Aufgaben innerhalb des Vorstandes könnt ihr selbständig nach euren Bedürfnissen festlegen. Für den geschäftsführenden Vorstand also dem BGB-Vorstand, welcher auch im Vereinsregister eingetragen ist, empfehlen wir euch immer eine ungerade Anzahl an Personen oder ein doppeltes Stimmrecht für den 1. Vorsitzenden. Dies verhindert die Gefahr, dass Pattsituationen im Verein entstehen. Die Vertretungsmacht des Vorstandes gegenüber Dritten ist gesetzlich grundsätzlich unbegrenzt. Auch hier könnt ihr deswegen in der Vereinssatzung Anpassungen vornehmen. Wenn es also Sachverhalte gibt, über die die Mitglieder speziell abstimmen soll, muss dies in der Satzung verankert sein. Ein typisches Beispiel ist die Entscheidung über den Kauf oder Verkauf von Grundstücken. Auch könnt ihr entscheiden, wie die Vertretungsberechtigung des BGB-Vorstandes geregelt ist – alleinig oder gemeinschaftlich. Diese Beschränkungen müssen ebenfalls im Vereinsregister eingetragen werden.
Auch könnt ihr in der Satzung spezielle Regelungen treffen, wann der Vorstand in einer Sitzung überhaupt beschlussfähig ist. Möglich sind zum Beispiel eine bestimme Anzahl an Personen oder die Vorschrift, dass eine bestimmte Person auf jeden Fall anwesend sein muss. Ebenfalls solltet ihr euch die Frage stellen: Was passiert eigentlich, wenn ich den Vorstand nicht vollständig besetzen kann, weil es keine Bewerber oder eines Todesfall gab? Hier müsst ihr in die Vereinssatzung auf jeden Fall einen Absatz mit aufnehmen, dass ihr trotzdem noch als Verein beschlussfähig seid.

Paragraph 20 – Vergütung der Tätigkeit der Organmitglieder, Aufwendungsersatz, bezahlte
Mitarbeit

Selbst wenn ihr zu Beginn nicht beabsichtigt, Vergütungen zu bezahlen, empfehlen wir euch dieses Passus in die Vereinssatzung mit aufzunehmen. Die gesetzliche Ausgangsbasis legt fest, dass die Vorstandsarbeit grundsätzlich unentgeltlich ausgeübt wird. Dies könnt ihr aber mittels der Satzung ändern, wenn ihr dort aufnehmt, dass die pauschalen Vergütungen für Arbeits- und Zeitaufwand (sog. Tätigkeitsvergütungen) an den Vorstand möglich ist. Wenn ihr ohne diese Regelungen in der Satzung Geld an den Vorstand zahlt, wird euch wahrscheinlich die Gemeinnützigkeit entzogen! Selbst die Rückzahlung oder der Zufluss als Spende vom Vorstandsmitglied kann diesen Fehler nicht mehr heilen.
Tatsächliche Aufwendungen dagegen, wie Reisekosten, Telefonkosten, etc. sind immer erstattbar. Wenn euch der Verwaltungsaufwand dafür zu hoch ist, könnt ihr auch die Möglichkeit der Zahlung der Aufwandentschädigung bis zu 840 Euro pro Jahr nutzen. Beachtet dabei, dass die Zahlungen nicht deutlich über den realen Kosten liegen dürfen.

Paragraph 22 – Vereinsordnungen

Unser Tipp gleich zu Beginn: Man sollte möglichst alle Sachverhalte, welche nicht in einer Vereinssatzung stehen müssen, in diverse Ordnungen auslagern. Dort sind sie einfacher abänderbar als in der Vereinssatzung und erhalten somit die Handlungsfähigkeit des Vereins. Gleichzeitig haben sie aber für alle Vereinsmitglieder die gleiche Verbindlichkeit, wie die Satzung selber. Ihr müsst diese Ordnungen deswegen gegenüber euren Mitgliedern veröffentlichen bzw. ihnen beim Vereinseintritt zur Verfügung stellen.
In der Satzung muss allerdings festgehalten sein, welches Vereinsorgan die jeweilige Ordnung beschließen darf. Aufgrund der Vielzahl an unterschiedlichen Ordnungen kann es Sinn machen, dass die Zuständigkeiten an unterschiedlichen Stellen liegen. Beispiele für Ordnungen sind:

  • Beitragsordnung
  • Finanzordnung
  • Geschäftsordnung
  • Jugendordnung
  • Engagementordnung
  • Abteilungsordnungen
  • Datenschutzordnung

Die Formulierung, welchen Absatz ihr in die Satzung aufnehmen könnt, findet ihr nachfolgend und stammt aus der Satzung der Linden Dudes:

„Zur Durchführung der Satzung kann der Vorstand eine Geschäfsordnung, eine Finanzordnung, eine Engagementordnung sowie eine Jugendordnung erlassen. Die Ordnungen werden mit einer Mehrheit von zwei Drittel der Mitglieder des Vorstandes beschlossen. Darüber hinaus kann der Vorstand weitere Ordnungen erlassen“

Mit diesem Paragraphen kommen wir auch zum Abschluss unserer diversen Anmerkungen zum Themenbereich „Vereinssatzung“. Uns ist natürlich klar, dass wir auf wichtige Bereiche, wie die Jugendvertretung, auf die Vereinsfusion oder auch diverse Detailfragen nicht näher eingegangen sind. Das gute ist aber, dass es noch diverse Podcastfolgen und Blogbeiträge geben wird, um auf Fragen oder Wünsche einzugehen. Deswegen kannst du uns gerne unter info@vereinsstrategen.de eine E-Mail schreiben. Wir würden uns freuen von Dir zu hören.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

Wie gründe ich einen Verein?

Wie gründe ich einen Verein?

Vereinsgründung

Der Weg zum Sportverein – Schritt für Schritt

 

Wir schreiben hier im Blog über viele Themen, die für einen bestehenden Verein relevant sind. Eines der Themen, womit wir uns bisher noch nicht beschäftigt hatten, ist der Bereich der Vereinsgründung. Deswegen wollen dir hiermit den Weg aufzeigen, wie du zu deinem eigenen Verein kommst. Der Blogbeitrag stellt dabei eine gekürzte Fassung der Podcastepisode dar, welche wir dir zum Hören natürlich ans Herz legen.

Wann ergibt eine Vereinsgründung Sinn?

Wir haben für dich einmal alle Vor- und Nachteile aufgeführt, welche eine Vereinsgründung hat:

  • Ein Verein ist ein demokratisches Gebilde. Das Wort der Interessensgemeinschaft hat dementsprechend mehr Gewicht als das Wort der Einzelperson. Dies verschafft dem Sportverein vor allem dann Vorteile, wenn man seine Interessen gegenüber externen Personen äußert, wie der Politik, der Stadtverwaltung etc.
  • Man kann als Verein Organisationsstrukturen nutzen. Da jeder Sportverein einem Sportbund angebunden ist, kann man von deren Wissen profitieren. Zu den Strukturen gehört im Sport aber auch der Zugang zum Wettkampfsystem oder die Mitgliedschaft in einem Trägerverband.
  • Der Verein zeichnet sich durch Organhaftung aus, das heißt der Verein haftet mit seinem Vereinsvermögen und nicht seine Mitglieder. Dies beschränkt die Haftung der Führungsebene maßgeblich und erleichtert damit die Arbeit des Vorstandes, weil nicht sofort das Privatvermögen auf dem Spiel steht. Das erleichtert die Gewinnung von Ehrenamtlichen.
  • Vereine bzw. Sportvereine können Zuschüsse der öffentlichen Hand erhalten.
  • Vereine können Spenden erhalten und dafür Spendenquittungen ausstellen.
  • Vereine haben die Möglichkeit ihre Gemeinnützigkeit anerkennen zu lassen und profitieren damit von deutlichen steuerlichen Vereinfachungen (je nach Steuerart steuerbegünstigt bis steuerbefreit).
  • Beim Verein ist kein Gründungskapital nötig.
  • Einer der größten Vorteile ist sicherlich der Versicherungsschutz. Für Ehrenamliche existiert ein weitreichender, ergänzender gesetzlicher Versicherungsschutz, solange es sich um Tätigkeiten für den Verein handelt oder sich das Mitglied im Umfeld des Vereins befindet. Lücken in diesem Schutz werden durch Versicherungsverträge geschlossen, welche die Sportverbände zum Wohl der Sportvereine eingegangenen sind. Im Podcast gehen, wir noch ausführlicher auf diesen Punkt ein.

Du siehst die Vorteile eines Vereins im Vergleich zu anderen Gesellschaftsformen sind enorm, allerdings gibt es auch gewichtige Nachteile

  • Die Rechtsform eines Vereins ist nicht so Agil wie ein Start-Up, weil Entscheidungen demokratisch herbeigeführt werden und gewisse Strukturen aufgrund der gesetzlichen Vorschriften träge sein können (z.B. Durchführung einer Satzungsänderung).
  • Da gemeinnützige Vereine nicht gewinnorientiert arbeiten dürfen, gibt es regelmäßig Diskussionen über den „richtigen“ Verbrauch der Mittel.
  • Die praktische Notwendigkeit der Eintragung des Vereins in das Vereinsregister. Wenn man dies nicht macht und damit ein „nicht eingetragener Verein“ ist, dann ist man auch nicht als juristische Person anerkannt. Damit entfallen einige der oben genannten Vorteile. Der gravierendste ist sicherlich das Thema der Haftung mit Privatvermögen. Deswegen unbedingt den Verein eintragen lassen.

 

Auf dem Weg zur Vereinsgründung

Bevor du einen Verein gründen kannst, müssen natürlich erst einmal einige Dinge bedacht werden. Dazu gehört im ersten Schritt, die Frage, ob du 6 weitere Gründungsmitglieder für einen neuen Verein findest. Ein Verein kann nämlich nur dann gegründet werden, wenn er mindestens 7 Gründungsmitglieder hat. Der zweite Punkt über den wir nachdenken würden, ist die Überlegung des „Geschäftsmodells“ des Vereins. Du und deine Mitstreiter haben sicherlich eine bestimmte Sportart im Kopf, die ihr im Verein durchführen wollt. Die Ausführung dieser Sportart benötigt Ressourcen und klare Regeln. Grundsätzlich ist es aus unserer Sicht einfacher bei einer völligen Neugründung (also keiner Vereinsfusion) mit nur einer Sportart zu beginnen, dementsprechend einen Einspartenverein zu gründen. Ihr habt am Anfang mit der Gründung genug zu tun und könnt zu einem späteren Zeitpunkt weitere Sportarten aufnehmen. Die klaren Spielregeln des Vereins stellt ihr in euerer Satzung auf. Sowohl Sportart und Satzung hat dann einen enormen Einfluss auf zwei Ressourcen:

  • Finanzen:
    • Welche Ausgaben erwarte ich aufgrund meines Vereinszwecks?
    • Was kostet die Erstanschaffung von Sportgeräten und welche Möglichkeiten der Anschaffung habe ich (z.B. Leasing)? Je nach Sportart kann es in diesem Bereich gewaltige Unterschiede geben.
    • Was für Pachtgebühren für Sportstätten kommen auf mich zu?
    • Wie viele Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen erwarte ich? Wir würden es so gestalten, dass ihr erst die Ausgaben ermittelt für das erste Jahr, um dann zu bestimmen, wie hoch die Mitgliedsbeiträge sein sollen. Dabei würden wir immer etwas Puffer einplanen.
    • Gibt es schon zur Vereinsgründung Sponsoren, die sich am Verein finanziell beteiligen wollen?
  • Sportplätze/Räume/Hallen:
    • Gerade Sportplätze und Hallen sind meist in städtischer Hand. Man sollte also vor Gründung mit der Kommune abstimmen, ob es überhaupt freie Zeiten zur Durchführung der Sportart gibt. Es wäre doof, wenn 50% deiner Gründungsmitglieder nicht zum Training kommen können, weil sie zur Trainingszeit noch arbeiten müssen.
    • Räume sind einfacher zu bekommen, weil es auch andere Vermieter gibt als nur die Kommune.

 

Die Vereinsgründung – Schritt für Schritt erklärt

1. Vereinsname festlegen

Ihr könnt hier kreativ werden, aber müsst darauf achten, dass ihr mit dem Namen keine falschen Erwartungen schafft. Eine Täuschung über Art, Zweck, Größe, Alter oder sonstige Verhältnisse des Vereins führt zur Löschung des Vereinsnamens. Auch die geographischen Nennungen im Namen müssen passen.

2. Mustersatzung („Vereinsvertrag“) runterladen und anpassen

Wie der Begriff Mustersatzung schon sagt, es ist ein Muster. Da euer Verein aber individuelle Anforderungen und Bedürfnisse hat, sollte man diese auf keinen Fall ungeprüft übernehmen. Die Verlinkungen zur Mustersatzung findest du hier. Ziel muss es sein, dass euer „Vereinsgeschäftsmodell“ entsprechend in eine Satzung mündet. Der Vereinszweck ist dabei nur ein Teil, den ihr individuell gestalten müsst. Allerdings ist dieser besonders wichtig, weil er die Grundlage für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit ist. Deswegen sollte man auch nicht Vereinszwecke auf „Vorrat“ in die Satzung schreiben. Es wird zeitnah noch einer Folge und einen Artikel gehen, der sich nur mit dem Thema „Erstellung einer Satzung“ beschäftigen wird.

3. Kontakt mit dem Finanzamt und dem Sportbund aufnehmen

Wenn ihr einen eingetragenen Verein haben wollt, würden wir euch dringend empfehlen, Kontakt mit dem Finanzamt aufzunehmen. Dieses entscheidet nämlich am Ende, ob ihr als gemeinnütziger Verein anerkannt werdet oder nicht. Deswegen solltet ihr, bevor ihr die Satzung verabschiedet, beim Finanzamt nachfragen, ob sie eine Vorabprüfung vornehmen. So erfahrt ihr, wo noch Anpassungen notwendig sind. Gleiches gilt für euren zukünftigen (Landes-)Sportbund und Fachverband. Sie haben mehr Erfahrung bei der Erstellung von Satzungen und können euch Vorschläge zur Ausformulierung bei der jeweiligen Sportart geben. So kannst du Fehler vermeiden, die sich später nur schwer korrigieren lassen.

4. Postenverteilung mit Mitgründern vorab besprechen

Grundsätzlich seid ihr recht frei, wie groß eurer Vorstand ist und welche Aufgaben die einzelnen Personen im Vorstand begleiten. Wichtig ist, dass ihr ein Ungleichgewicht an Stimmen im Vorstand sicherstellt, um eine Pattsituation zu vermeiden und damit die Handlungsfähigkeit des Vereins zu erhalten. Um bei der Gründungsversammlung auch sicher alle Positionen besetzen zu können, macht es vorab Sinn, mit den Gründungsmitgliedern zu besprechen, wer sich welche Position vorstellen könnte. Dabei ist es wichtig zu unterscheiden zwischen dem BGB-Vorstand und den ggf. anderen Mitgliedern des Vorstandes. Der BGB-Vorstand ist nämlich im Gegensatz zu den anderen Mitgliedern in der Lage Rechtsgeschäfte im Namen des Vereins abzuschließen.

5. Gründungsversammlung durchführen

Bevor ihr die Gründungsversammlung durchführen könnt, müsst ihr erst einmal schriftlich zu dieser einladen. Dabei meint schriftlich entweder per Post oder auch per E-Mail. Außerdem müssen die Angaben zu Ort, Zeit und Tagesordnung aufgeführt sein und der Satzungsentwurf mit angehangen sein. Wir empfehlen die Einladung mindestens vier Wochen vorher zu versenden, damit auch alle Gründungsmitglieder auch entsprechend Zeit haben.

Bezüglich der Gründungsversammlung wollen wir an dieser Stelle nur auf einzelne Teilaspekte eingehen. In der Podcast-Folge werden alle Bestandteile des Ablaufes, der Wahlen und des Protokolls vorgestellt. Grundsätzlich ist es nämlich so, dass ihr bei der Durchführung einer Gründungsversammlung den gesamten Ablauf in einem Gründungsprotokoll festhalten müsst. Dieses verfasst der Protokollführer. Des Weiteren gibt es noch die Funktion des Versammlungsleiters, also der Person, welche durch die Gründungsversammlung entsprechend der Tagesordnungspunkte führt. Die wichtigsten Punkte bei der Versammlung sind sicherlich die Verabschiedung der Satzung, die Wahl des Vorstandes und die Festsetzung der Mitgliedsbeiträge. Ihr müsst allerdings auch die anderen gesetzlich vorgeschriebenen Punkte beachten, da ihr sonst die Gefahr habt, dass die Beschlüsse eurer Gründungsversammlung später für nichtig erklärt werden. Das solltet ihr dringend vermeiden. Am Ende der Versammlung müssen alle Mitglieder das Protokoll noch unterschreiben.

6. Nach der Gründung

Auch wenn eurer Verein jetzt gegründet ist, seid ihr noch nicht am Ende des Prozesses angekommen. Als nächstes müsst ihr die verabschiedete Satzung und das Gründungsprotokoll beim Notar einreichen. Der Notar erledigt die Eintragung in der Vereinsregister beim zuständigen Amtsgericht. Hier müsst ihr mit Kosten zwischen 200 und 250 Euro rechnen. Im Anschluss heißt es erst einmal Warten und den Verein voraussichtlich vier bis sechs Wochen ruhen lassen, denn so lange der Verein noch nicht eingetragen ist, würdet ihr mit eurem Privatvermögen haften.

Was man während dieser „Wartezeit“ machen kann, ist die Stellung des Antrages auf Gemeinnützigkeit. Dafür reicht ein formloses Schreiben an das zuständige Finanzamt mit dem Antrag auf Freistellung von der Körperschaftsteuer, der Satzung, dem Gründungsprotokoll, dem Wahlprotokoll, Vereinsregisterauszug (bzw. Beantragung), Beitragsordnung und dem Tätigkeitsbericht. Die Gemeinnützigkeit wird nach erstmailiger Erteilung in Zukunft alle drei Jahre vom Finanzamt überprüft. Bedenkt also, dass ihr entsprechende Unterlagen für jedes Jahr erstellt.

Wenn die Eintragung erfolgt ist, kann sich der Vereinsvorstand um die Eröffnung eines Vereinsbankkontos und die Mitgliedschaft im entsprechenden Sportbund kümmern. Hierfür muss ein Aufnahmeantrag beim Sportbund und beim zuständigen Fachverband gestellt werden. Als einzureichende Unterlagen werden die Satzung, die Gemeinnützigkeitsbescheinigung vom Finanzamt und die Mitgliedermeldung benötigt.

Du siehst also, einen Verein zu gründen, ist mit Aufwand verbunden, aber selbstständig möglich, wenn man sich an den von uns beschriebenen Ablauf hält. Im Podcast gehen wir auf einige Sachverhalte noch einmal tiefer ein. Das Thema Satzung, welches als Grundlage der Gemeinnützigkeit eine herausragende Stellung hat, haben wir hier nur angeschnitten. Hierzu erscheint zeitnah ein weiterer Blogartikel, um auf dieses Thema noch einmal näher einzugehen. Falls du noch Fragen oder Anregungen zum Thema Vereinsgründung hast, kannst du uns gerne eine E-Mail schreiben an info@vereinsstrategen.de. Wir freuen uns auf dich und hoffen, dass du viel mitnehmen konntest, um deinen eigenen Verein zu gründen.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

 

Sportevents – Erfolgreich Sponsoren als Verein gewinnen

Sportevents – Erfolgreich Sponsoren als Verein gewinnen

Sponsoring

Erfolgreiche Vermarktung von Sportevents 

 

Ein großes Sportevent als Verein zu planen und am Ende auch durchzuführen, ist sicherlich eine herausfordernde aber auch spannende Tätigkeit für alle Ehrenamtlichen. Ein wichtiger Bereich, damit die Durchführung gelingen kann, ist die Erzielung von Sponsoringeinnahmen, um das Projekt überhaupt finanziell durchführen zu können. Wir wollen uns in diesem Beitrag einmal am Beispiel der BeachDays, welche der VfL Stade ins Leben gerufen hat, anschauen, wie man Sponsoren erfolgreich gewinnt. Dafür haben wir uns mit Philipp Tramm, die Person in den Podcast geholt, welche den Bereich Marketing und PR ehrenamtlich bei dem Event verantwortet. Dieser Beitrag stellt eine gekürzte Version des Podcastinterviews dar.

 

Ein Sportevent startet bei Null

Auf einer großen brach liegenden Fläche in der Innenstadt von Stade wurden 2019 die ersten BeachDays neun Tage lang auf sechs Spielfeldern ausgetragen. Das Event deckte dabei eine große Bandbreite an Leistungsklassen ab – von Einsteigern und Schülermannschaften bis hin zu den nordwestdeutschen Meisterschaften als Höhepunkt war alles dabei.
Die größte Herausforderung für alle ehrenamtlich Beteiligten stellte die Tatsache dar, dass es das Event bisher nicht gab. Alle Bestandteile des Events mussten deshalb erstmalig konzipiert und geplant werden. Wo bekomme ich den Sand her? Wie viele Tribünen machen Sinn? Wie viel Verpflegung braucht man für die Teilnehmer? Nachdem man das Konzept ausgearbeitet und erste Angebote eingeholt hatte, wurde klar, dass ein hoher fünfstelliger Betrag benötigt wurde, welcher über Sponsoring eingefahren werden musste. Dabei war es nie die Absicht, dass der Verein damit einen Überschuss erzielen wollte, sondern dieser Betrag stellte allein die kalkulierten Kosten dar.

Auch im Marketing musst quasi bei „Null“ angefangen werden. Natürlich kannte Philipp über sein eigenes Netzwerk ein oder zwei potentielle Sponsoren und auch durch andere Mitglieder im Verein gab es ein paar Kontakte. Neben der Tatsache, dass schnell klar wurde, dass Kaltakquise von Sponsoren auf jeden Fall notwendig sein wird, stand man vor der Herausforderung, den potentiellen Sponsoren erst einmal klar zu machen, was sie sich unter dem Event vorstellen können. Die wenigsten hatten schließlich Ahnung von Beachvolleyball. Um dieses Problem zu beheben, wurde ein Event- und Vermarktungskonzept erstellt.

 

Eventkonzept – Eine Grundvoraussetzung

Für das Turnier wurden vor allem mittelständische Unternehmen aus der Region angesprochen. Dabei war die Auswahl der potentiellen Sponsoren von drei Fragen begleitet:

  • Was möchte der Verein durchführen? – Es muss dem Sponsor klar gemacht werden, um was für ein Art von Event es sich handelt und in welcher Art und Weise es durchgeführt werden soll. Dementsprechend sollte vorher zumindest grob abgeprüft werden, ob er überhaupt empfänglich für die Idee sein könnte.
  • Was braucht der Verein dafür? Diese Frage ermittelt den Bedarf des Vereins. Dies umfasst Sachmittel, Dienstleistungen und die notwendigen finanziellen Mittel. Gerade im Bereich Sachmittel kann aber auch ein Sponsor unterstützen. So hat z.B. eine Baufirma einen guten Zugang zu Sand, welcher eine Grundvoraussetzung zur Durchführung dieses Turniers ist (siehe hierzu Barter-Deals).
  • Was hat der Sponsor davon? Natürlich werden jetzt die meisten sofort an Werbung oder Bekanntheit denken. Richtig, allerdings sind diese Assoziationen trotzdem zu kurz gedacht.

Grundsätzlich interessiert einen Partner im ersten Schritt natürlich, wer bei dem Event zuschaut, wer da mitmacht und mit wie vielen Teilnehmern er in Summe rechnen kann, denn er will im ersten Schritt die mögliche Zielgruppe kennen. Diese Daten und Fakten bei einer erstmaligen Austragung präsentieren zu können, ist herausfordernd aber auf keinen Fall unmöglich. Denn viele Informationen liegen auch so vor oder können besorgt werden. Bei den Profis weiß man ungefähr, welche Spieler antreten werden und welche Anziehungskraft eine Meisterschaft in anderen Städten hatte. Darüber hinaus weiß man, wie viele Schulturniere und Freizeitturniere es auf den sechs Plätzen geben wird. Gerade bei den Schulturnieren ist dann auch die Zielgruppe sehr genau planbar. Unsicherheit besteht eigentlich nur bei dem Punkt Zuschauerzuspruch. Aber auch hier kann man in anderen Städten in der Umgebung oder in Städten mit ähnlichen Events die Erfahrungswerte entsprechend sammeln. Vergleichspunkt war für den VfL Stade z.B. die nationale Beachvolleyballtour.

 

Kaltakquise – 20% Erfolgsquote ist möglich

Wie bereits erwähnt, war das Netzwerk zu klein, um auf Kaltakquise zu verzichten. Um herauszufinden, wer zum Turnier passen und auch entsprechend davon partizipieren könnte, ist vor allem gute Recherche notwendig. Also wer ist bei dem potentiellem Unternehmen der Ansprechpartner für das Marketing, wer ist Geschäftsführer? Bekomme ich irgendwo die Mailadresse oder besser die Telefonnummer für diese Person her, um sie zu kontaktieren? Selbst wenn man nur eine zentrale Nummer hat, sollte man den Aufwand auf sich nehmen, sich durchzufragen bis man den richtigen Ansprechpartner an der Strippe hat.
Im ersten Telefonat wird dann meist erst einmal grob umrissen, worum es überhaupt geht. Es sollten nicht gleich alle Key Facts und Details genannt werden, das ist nicht erfolgsversprechend, weil der potentielle Sponsor sich dann überrumpelt und von den Informationen „erschlagen“ fühlt. Meist ist es so, dass der potentielle Sponsor euch bitten wird, einmal Unterlagen zu dem Event zu zusenden. Das kann man dann auch als ersten großen Erfolg verzeichnen, denn neben der Tatsache, dass er sich mit dem Event beschäftigt, hat man eine wertvolle E-Mailadresse gewonnen.
Nachdem die Unterlagen versendet wurden, hat Philipp zwei bis drei Wochen gewartet, bis er beim Sponsor erneut nachgefragt hat. Meist stellt man hier schon fest, ob es etwas mit dem Sponsoring werden wird oder nicht. Wenn der Sponsor ablehnt, sollte man es auch dabei belassen und lieber den nächsten Sponsor auf seiner Liste ansprechen. Trotzdem sollte man natürlich auch die unterschiedliche Dringlichkeit beim Umgang mit dem möglichen Partner beachten – etwas was für dich dringend ist, ist es noch lange nicht für den potentiellen Sponsor. Dementsprechend kann sich am Ende auch Geduld auszahlen.

An dieser Stelle sieht man, wie wichtig die Unterlagen sind, welche an den potentiellen Sponsor gesendet wurden Diese Unterlagen nennt man Sponsorenmappe. Sie kann eine Powerpoint-Präsentation sein, ein PDF oder auch ein Imagefilm. Man muss sich die Frage stellen, wie kann man sie gut gestalten und was passt gut zum Event. Philipp hatte eine Mappe mit Powerpointfolien erstellt:

  • 1. Teil: Zu Beginn eine oder zwei Folien, um mitzuteilen, worum geht es überhaupt? Was ist das Projekt? Hier genügt ein grober Umriss.
  • Der 2. Teil sollte aus einem Überblick von Daten, Zahlen und Fakten bestehen, wenn man sie hat. Dazu gehören Teilnehmer- und Zuschauerzahlen, Social-Media-Daten, Zeitungsartikel, Zielgruppendaten, Bewertungen, etc. Am Ende sollte man aber vor allem schauen, dass er Sponsor einschätzen kann, was die angesprochene Zielgruppe ist und wie groß diese ist.
  • Der 3. Teil sollte sich damit beschäftigen, welche Gegenleistung man dem Sponsor anbieten kann. Dabei hat man natürlich erst einmal die üblichen Verdächtigen im Kopf also z.B. die Bandwerbung oder auch eine Sponsorenplatzierung auf der Homepage. Man sollte aber auch versuchen, darüber hinaus zu denken. Bei den BeachDays durften die Sponsoren mit Firmenteams umsonst am Firmencup teilnehmen. Diese Art von Teamevents wurde sehr positiv aufgenommen und schafft eine Emotionalisierung zum Sponsoring. Desweiterem wurden die Sponsoren in Social Media mit eingebunden oder auch Werbezeit für den Livestream verkauft. Für 2022 ist darüber hinaus ein VIP-Bereich geplant. Auf jeden Fall sollten zwei Folien der Standardpräsentation individuell für den angesprochenen Sponsor gestaltet werden. Es zeigt zum einem, dass man sich mit dem Unternehmen auseinandergesetzt hat. Zum anderen kann man beispielsweise durch die Visualisierung des Sponsorenlogos auf der Bande versuchen, in der Präsentation zu emotionalisieren. Noch besser ist es natürlich, wenn das Produkt des Sponsors in den Ablauf des Events mit eingebunden werden kann (Getränke, Sand, etc.). Um gutes Bildmaterial im 1. Jahr für die Präsentation bei den Sponsoren zu haben, kann man sich bei anderen Veranstaltungen bedienen und dieses entsprechend anpassen.

 Am Ende hatte der VfL Stade eine Zusagequote bei den Sponsoren von etwa 20%. Das ist ein sehr guter Wert. Dabei hat es auch geholfen, dass sie ihr Alleinstellungsmerkmal klar hervorheben konnten – es ist das einzige Event dieser Art in der Umgebung mit einer sehr hohen sportlichen Qualität. Auch sprechen sich solche Unternehmensanfragen in gewissen Kreisen rum. So hatte der VfL Glück, dass es eine Unternehmensvereinigung in der Stadt gibt, welche sich der Sportförderung verschrieben hat, so dass die Akzeptanz einer Sponsoringanfrage höher war.

 

Beziehungen zu den Sponsoren

Eine persönliche Beziehung zu einem Sponsor aufzubauen ist aus unserer Sicht wichtig, um ihn von einem Engagement zu überzeugen. Philipp hat uns aber erzählt, dass er aufgrund der Kürze der Zeit bis zum Event gar keine wirkliche Beziehung zu den Sponsoren aufbauen konnte. Diese Beziehung ist meist dann erst im Zuge des Events aufgebaut worden, weil man einen hohen persönlichen Kontakt in dieser Zeit hatte. Auch gab es Unternehmen, die zwar im ersten Jahr ein Sponsoring abgelehnt hatten, sich das Event aber trotzdem anschauten und mit Philipp in Kontakt standen. Schon während der Veranstaltung taten sie ihr Interesse kund, für ein Sponsoring im nächsten Jahr paprat zu stehen. Die guten Beziehungen mit den Sponsoren zeichnen sich auch dadurch aus, dass eine Arbeitsgruppe mit verschiednen Sponsoren gegründet wurde, welche daran arbeitet das Event weiterzuentwickeln.

Durch Corona konnten die BeachDays nicht wie geplant 2020 und 2021 durchgeführt werden. Zwei Jahre sind natürlich eine lange Zeit, um die Sponsoren auch für ein zukünftiges Engagement bei der Stange zu halten. Der VfL hat sich deswegen zur Durchführung kleinerer BeachDays in der Halle entschieden. So konnte man mit einigen Partnern im Kontakt bleiben, mit ihnen sprechen und sich in Erinnerung behalten. Viele haben bereits signalisiert, dass sie auch 2022 wieder dabei sein wollen. Hierfür müssen dann wieder Sponsorenverträge aufgesetzt werden. Dabei gibt es natürlich einige Dinge zu beachten. Eine klare Formulierung der Vertragsbestandteile, so dass sie auch ein Dritter innerhalb von kurzer Zeit versteht, ist eine Grundvoraussetzung. Der Detailgrad der Vereinbarung hängt dabei auch vom individuellen Bedürfnis des Sponsors ab. Es sollte aber auf jeden Fall jemand mit steuerlicher Expertise einmal einen Blick auf das Vertragswerk werfen. Der VfL hat für Sponsorenverträge grundsätzlich ein Standardwerk, lässt aber bei großen oder komplizierten Verträgen noch einmal einen Juristen die Inhalte prüfen.

Wir hoffen, dass Dir dieser Blogbeitrag und auch die Folge gefallen hat und würden uns freuen, wenn du uns weiterempfiehlst. Wenn du mehr von Philipp Tramm und seinem Unternehmen Vereinsentwickler erfahren möchtest, klicke gerne hier. Falls du eine Frage oder Anregungen hast, kannst du uns gerne an info@vereinsstrategen.de eine E-Mail schreiben.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

Der ewige Vereinsvorstand – Lösungsvorschläge

Der ewige Vereinsvorstand – Lösungsvorschläge

Hörerfrage

Die Abwahl ist erst der zweite Schritt

 

Für den heutigen Beitrag widmen wir uns einer Hörerfrage von Sebastian. Er wollte wissen: „Was kann man tun, wenn alte Vorstände keinen Platz im Verein machen wollen, sondern bis zum Lebensende im Amt bleiben?“. Diese Frage kommt meistens immer dann auf, wenn irgendetwas im Verein nicht gut funktioniert. Entweder du selber oder auch ein größerer Personenkreis findet, dass Ideen nicht entsprechend umgesetzt werden, Erneuerungen fehlen oder auch die Kommunikation im Verein schlechter geworden ist. Dies ist natürlich von Verein zu Verein sehr individuell zu betrachten, aber es gibt aus unserer Erfahrung gewisse Auffälligkeiten, die sich immer wieder beobachten lassen und welche wir dir vorstellen wollen.

 

 Verein heißt Demokratie

Doch schauen wir uns erst einmal die Ausgangssituation an. Grundsätzlich sind Vereine demokratische Gebilde. Das heißt jedes Mitglied kann entscheiden, wer zum Vorstand gewählt wird. Dies setzt allerdings auch voraus, dass es überhaupt einen Gegenkandidaten gibt. Wenn dies nicht gegeben ist, ist die logische Folge, dass der alte Vorstand weiterhin im Amt verbleibt.

Desweiterem stellen sich bei allen (potentiellen) Kandidaten auch die folgenden Fragen:

  • Wer ist gut vernetzt und beliebt?
  • Wer hat Ideen und kann sich gut verkaufen?
  • Wer hat überhaupt die Zeit und Lust auf das Amt?
  • Wem wird das Amt zugetraut?

Das heißt am Ende stellt sich auch immer die Frage, kann eine Gegenkandidatur erfolgreich sein und wenn ja, wie? Diese Fragen sind deshalb so wichtig, weil es schon Vereine gab, die sich so aufgerieben haben bei solchen Kandidaturen, dass am Ende gar kein Vorstand mehr vorhanden war. Und das sollte nicht so sein, schließlich soll ein Verein und die Ehrenamtsarbeit Spaß machen.

 

Erst das Gespräch suchen

Damit das nicht passiert, solltest du dir als Vereinsstratege Gedanken darüber machen, wie du mit der Unzufriedenheit im Verein umgehst. Und da lautet unser erster Vorschlag – suche den Dialog mit dem Vorstand. Manchmal ergeben sich aus diesen Gesprächen unkomplizierte Fortschritte, die man so vorher gar nicht erwartet hätte.

Häufig ist es nämlich so, dass man bei Gesprächen aneinander vorbeiredet. Da hilft es dann, einmal die Perspektive des Vorstandes zu schlüpfen und sich zu fragen: „Wieso verhält sich der Vorstand so, wie er es tut?“. Wenn du bei diesen Überlegungen den Grund findest, hast du eine ganz andere Möglichkeit im Gespräch mit dem Vorstand eine Lösung zu finden, weil du ihm zeigen kannst, dass du für seine Ansichten Verständnis hast.

Im Gespräch ist es allerdings wichtig, dieses sachlich zu führen und es nicht emotional werden zu lassen. Dafür ist es auf jeden Fall notwendig, das Gespräch in einem ruhigen Rahmen durchzuführen und nicht zwischen Tür und Angel. Falls es doch emotional werden sollte, weise dein Gegenüber darauf hin und bitte im Zweifel um eine Verschiebung des Gesprächs. In einem neuen Gespräch kann es dann auch sinnvoll sein eine neutrale dritte Person als Mediator dabei zu haben. Vorab kannst du auch noch ein Gespräch führen mit einer Person, die sowohl einen guten Zugang zu dir als auch zum Vorstand hat. Dieses Gespräch läuft meist neutraler ab und du gewinnst wertvolle Informationen.

Wenn ihr mehre Personen seid, die unzufrieden seid, dann sammelt eure Einwände und schickt nur einem zu dem Gespräch. Den Hintergrund kennst du vielleicht aus einem Vorstellungsgespräch. Eine ungleiche Personenanzahl ist für ein Gespräch nicht förderlich. Der Vorstand könnte sich nur aufgrund der Konstellation unterbewusst zur Verteidigung gezwungen fühlen und das erzeugt kein konstruktives Gespräch. Während des Gespräches solltest du den Vorstand auch immer wieder dafür loben, was gut läuft im Verein, aber auch bestimmt drauf hinweisen, was nicht. So merkt er oder sie, dass es keine Generalabrechnung werden soll, sondern wirklich um das Wohl des Vereins geht.

 

Die Kandidatur

Falls du über den Dialog nicht die erwünschten Änderungen erreichst, kannst du immer noch die Demokratie für dich nutzen. Allerdings musst du dich hier gut vorbereiten. Wenn du nicht selber antreten willst, dann suche dir einen oder mehrere geeignete Personen, welche aus der Sicht des Gesamtvereins eine große Unterstützung haben. Erarbeite mit ihnen gemeinsam einen Plan und schreibt die Ideen nieder. Überlegt euch, was sind die Kernpunkte, die ihr verbessern wollt? Wie stellt ihr das an und welche Ressourcen sind dafür notwendig? Überlegt euch, wie der bisherige Amtsträger in dem Konzept eine nützliche Rolle spielen kann?

Als nächstes würden wir dir immer empfehlen, den Plan der Gegenkandidatur dem Amtsinhaber mitzuteilen. Damit vermeidest du später schlechte Stimmung im Verein und machst dir keine unnötigen Feinde. Der Amtsinhaber kann so vorab entscheiden, ob er gegen dich/euch antreten will oder nicht. Vielleicht ist er insgeheim sogar froh, dass es neue Ideen gibt und tritt freiwillig in den Hintergrund. Teile ihm auf jeden Fall mit, welche Rolle du für ihn in dem neuen Konzept vorgesehen hast, damit er sein Gesicht wahren kann. Aber vielleicht möchte er auch die Gegenkandidatur verhindern und lenkt schlussendlich doch für die Umsetzung der Ideen ein.

Erst wenn der bisherige Vorstand informiert ist, solltest du deine Pläne im gesamten Verein publik machen und in den Wahlkampf gehen. Hier solltest du für deine Ideen werben und erläutern, warum der Verein davon profitiert. Sicherlich werden dir einige Mitglieder am Anfang etwas kritisch gegenüberstehen, aber mit guten Argumenten wirst du sie sicherlich überzeugen können. Vorbereitung ist alles! Dabei hilft es sicherlich auch, wenn ihr genügend Vorlauf bis zur Wahl für alle Beteiligten lasst und nicht drei Tage vor der Wahl mit den Ideen um die Ecke kommt. In dieser Zeit kannst du nämlich auch erklären, dass du vorher den Dialog gesucht hattest mit dem Amtsträger, aber es einfach keine andere Möglichkeit mehr gab als diese Kandidatur.

Am Wahltag musst du allerdings auch mit dem Ergebnis leben. Wenn du siegreich bist, bedanke dich – egal was passiert ist – beim alten Vorstand für die geleistete Arbeit. Er hatte schließlich auch das Vereinswohl deines Vereins im Kopf und hat bestimmt viel dafür getan, dass ihr heute dort steht, wo ihr seid. Wenn es keine Mehrheit für deine Person und damit für deine Ideen gab, dann solltest du trotzdem nicht alles hinwerfen. Dann genieße den Sport, den du im Verein ausübst und engagiere dich in dem Maße, wie du das möchtest.

 

Die Alternative

Wenn die Kandidatur nichts für dich und deine Mitstreiter ist, haben wir noch einen anderen Ansatzpunkt. Ihr solltet euch überlegen proaktiv eine Projektgruppe zu bilden und eurer Anliegen ergebnisoffen dem Vorstand mitzuteilen. Wenn du hier die Legitimation des Vorstandes bekommst, könnt ihr recht autark arbeiten und eurem Thema und dem Verein einen Schub geben. Häufig ist es nämlich so, dass die Vorstände zu dieser „Macht-ihr-mal-Mentatlität“ neigen. Ihr solltet aber natürlich trotzdem vorher ein Budget und die entsprechenden Entscheidungskompetenzen abklären. Für euch ist der Vorteil, dass ihr euch damit nicht für Ämter verpflichtet und damit zeitlich nur befristet eingebunden seid.

Wenn du uns selber gerne eine Frage stellen möchtest, welche du gerne im Podcast beantwortet haben willst, dann würden wir uns freuen, wenn du uns eine Mail an info@vereinsstrategen.de sendest. Hier kannst du uns natürlich auch sonstige Anmerkungen oder Kritik zukommen lassen. Wenn dir der Beitrag oder der Podcast gefallen hat, würden wir uns freuen, wenn du uns in deinem Verein weiterempfiehlst. Vielen Dank im Voraus!

 

Deine Vereinsstrategen

(Martin Schüttler)