Hauptamt

Hauptamt im Verein umsetzen

von Vereinsstrategen | Feb 7, 2022 | Hauptamt

Vereinsentwicklung

Es scheitert häufig an der Umsetzung im Verein

Hauptamt und Vereine – das kann eine sinnvolle Kombination sein, auch wenn dein Verein keine 1.000 Mitglieder hat. Wir haben im letzten Beitrag unter anderem erklärt, was Hauptamt ist, was die Vorteile sind und mit welchen Kosten man rechnen muss. Falls dich dies interessiert, klicke hier. Heute schauen wir uns dagegen einmal an, wie man Hauptamt in Form einer Geschäftsführerstelle sinnvoll im Verein implementieren kann. Dafür haben wir uns in den Podcast Marthe-Victoria Lorenz eingeladen, welche mit ihrem Start-Up Klubtalent Vereinen bei der Umsetzung von Hauptamt hilft. Sowohl im Podcast als auch hier im Beitrag erfahrt ihr, welche Verfahren sie dafür anwendet. Allerdings stellt der Blogbeitrag nur eine gekürzte Zusammenfassung des Interviews dar. Höre also gerne in die Folge rein.

Die Grundidee zu Klubtalent speiste sich aus zwei unterschiedlichen Annahmen. Zum einem ist Marthe überzeugt, dass es viele Menschen geben wird, die gerne in ihrem Verein für das Gemeinwohl arbeiten würden, wenn sie ihren Lebensunterhalt davon zahlen können. Zum anderen wollte sie gerne in ihrem eigenen Verein eine hauptamtliche Stelle schaffen. Die Prozesse und Veränderungen mit denen Vereine bei der Einführung konfrontiert sind, sind ihrer Meinung nach sehr ähnlich. Deswegen macht es Sinn, dass auch andere Vereine von diesen Erfahrungen partizipieren.

Unstrittig ist, dass in gemeinnützigen Sportvereinen ein großes Potential schlummert, welches durch eine Professionalisierung der Strukturen gehoben werden kann. Der erste Schritt zur Professionalisierung ist dabei meist die Schaffung einer hauptamtlichen Geschäftsführerstelle. Hier ist der Ansatzpunkt von Klubtalent. In einem neunmonatigen Entwicklungsprozess wird der Weg begleitet vom reinen Ehrenamtsverein zur ersten Stelle. In dieser Zeit stehen drei Bereiche im Fokus:

Finanzen
Teamaufbau
Community und die Kommunikation mit dieser

Alle anderen Bereiche werden erst einmal ausgeblendet, weil diese zukünftig der neue Hauptamtler lösen soll. Schauen wir uns aber nun an, woran du denken solltest, wenn du eine hauptamtliche Stelle in deinem Verein installieren möchtest.

Hauptamt umsetzen, aber wie?

Um zu erläutern, was unter den drei Bereichen zu verstehen ist, müssen wir uns den Ablaufprozess anschauen. Grundsätzlich macht es nur Sinn diese Entwicklung im Verein voranzutreiben, wenn der gesamte Vorstand hinter der Idee steht. Wenn Mitglieder aus dem Vorstand Bedenken haben oder sich unsicher sind, empfiehlt es sich mit anderen Vereinen, welche ein Hauptamt bereits eingeführt haben zu sprechen und von deren Erfahrungen zu partizipieren. Dies lässt die Bedenken meist verschwinden. Hier kann man sich auch Anregungen holen, wie man das Thema Einführung des Hauptamtes angehen kann. So kann man die eigenen Ideen sinnvoll ergänzen.
Neben dem Vorstand müssen natürlich auch die Ehrenamtler und Mitglieder von der Idee bzw. Umsetzung am Ende überzeugt werden. Deswegen macht es Sinn auch hier zu Beginn zu schauen, was haben sie für Bedenken und Wünsche. Entscheidend ist, dass am Ende eine Strategie entwickelt wird, die alle tragen können. Denn eines muss man sich ganz klar bewusst sein – ein Hauptamt zu schaffen ist eine sehr nachhaltige Entscheidung für den Verein, welche für viele Jahre einen starken Einfluss auf den Verein haben wird.
Kommen wir jetzt wieder auf die drei Bereiche zurück. Ihr solltet im Verein mit der Frage starten:

„Was ist unsere Vision und Denkweise (Mindset) im Verein?“

Vision bedeutet in diesem Fall: Wo wollen wir eigentlich hin, was soll die hauptamtliche Person umsetzen? Wie soll eurer Ansicht nach der ideale Verein aussehen? Und hierbei könnt ihr ruhig übertreiben, denn meistens ist das erste Bild in eurem Kopf, was man ansetzt, noch zu niedrig gesteckt.
Die Denkweise untersucht eure Glaubenssätze und Bedenken. Hier kann man unterschiedliche Methoden anwenden, die aber alle im Wesentlichen auf Gesprächen mit den beteiligten Personen beruhen. Ziel muss es sein, dass die Glaubenssätze zur Vision angepasst werden, um einen erfolgreichen Veränderungsprozess durchzuführen.
Im Anschluss schaut man sich einmal den Ist-Zustand des Vereins an. Dies kann am besten mittels einer Scorecard erfolgen. Hier sammelt man diverse Informationen. Anbei eine Auswahl von wichtigen Punkten:

Wie viele Mitglieder hat der Verein? Wie sieht die Beitragsstruktur aus? Welche weiteren Einnahmen gibt es?
Wie viel Geld wird im Verein aktuell investiert und in was genau?
Wie wird mit der Zeit von Ehrenamtler umgegangen? Wo wird sie investiert? Wo nicht? Wie viele Stunden investiert der einzelne Ehrenamtler? Wird Zeit verschwendet?
Was macht den Ehrenamtler bei seinen Vereinstätigkeiten glücklich, was unglücklich? Welche Dinge nerven ihn? Man spricht hier auch vom Erstellen einer Energiebilanz.

Häufige Missverhältnisse im Verein erkennen

Nach Abschluss dieser und weiterer Fragen kommt meist der große Erweckungsmoment, weil Daten nicht lügen. Man erkennt an dieser Stelle deutlich, wo Missverhältnisse sind, welche schlussendlich auch Probleme erzeugen. Die meisten Vereine haben vor allem ein Problem mit dem Thema Zeiterfassung. Es werden deutlich mehr Stunden investiert, als man denkt, und die Zeit fließt zu 95% in den Spiel- und Sportbetrieb. Das heißt gerade einmal 5% der Zeit fließt in Organisation und Entwicklung. Da braucht man sich auch nicht wundern, wieso viele Vereine chronisch unterfinanziert sind. Sponsoren suchen und anzusprechen, braucht eben auch seine Zeit. Und das Geld was investiert wird, wird bei den meisten Vereinen in materielles gesteckt – hier ein neuer Trikotsatz, hier neue Bälle, aber bei Ausgaben für Personal bleibt dann wieder kein Geld übrig. Es zeigt sich, dass die meisten Vereine nicht weit in die Zukunft blicken, sondern vor allem kurzfristig handeln. So kann man aber keinen Verein nachhaltig entwickeln.
Ein weiterer Missstand kann auch die Besetzung der Führungspositionen im Verein sein. Wenn der Vorstand von einem Lehrer oder einem Sozialarbeiter übernommen wurde und dieser sich dann um Themen wie Finanzen und Führung kümmern soll, kann man nicht die besten Ergebnisse erwarten. Ihnen fehlt einfach die passende Ausbildung dafür.

Projektgruppen als Grundlage

Um die Scorecard mit den diversen Informationen zu füllen und die Missstände aufzuzeigen, empfiehlt es sich drei Projektgruppen, nach den drei Bereichen aufgeteilt, zu bilden. Auch können diese Gruppen im Anschluss aus ihren Erfahrungen die richtigen Entwicklungen für den Verein ableiten.

Finanzen:
- Wie sind meine aktuellen Finanzen? Wie sieht meine aktuelle Finanzplanung aus, wie meine zukünftige? Wie viel Geld benötige ich für eine hauptamtliche Stelle? Wo kann dieses Geld herkommen (Finanzstrategie)?
Teamaufbau:
- Wie ist aktuell das Team (aus Ehrenamtlern) aufgebaut? Wie soll ein Team zukünftig aus Ehrenamt und Hauptamt aufgebaut sein? Gibt es Aufgabenprofilpläne, wie sollen sie zukünftig für Ehrenamtler, wie für den Hauptamtler aussehen? Wie sieht das aktuelle Zeitbudget der Personen aus, wird dieses eingehalten? Werden und wie werden potentielle Ehrenamtler angesprochen?
Community:
- Wird die Mitgliederzufriedenheit in Form von Umfragen geprüft? Wird transparent mit Entwicklungen und Plänen im Verein umgegangen, so dass die Mitglieder sich ausreichend informiert fühlen? Gibt es Transparenzberichte? Tragen die Mitglieder die Pläne mit? Mit welchen Informationen und Transparenzberichten kann man die Mitglieder von der Schaffung einer hauptamtlichen Stelle überzeugen? Welche Bedenken gibt es? Wie wird mit der Community kommuniziert? Was erwarten sie von einer hauptamtlichen Stelle?

Schauen wir uns das einmal praktisch beim Thema Finanzierung an, was am Ende meist der entscheidende Punkt ist, ob eine hauptamtliche Stelle eingeführt werden kann oder nicht. Immerhin kann ein Investment in diese Stelle mit allen „Nebenkosten“ leicht bei 70.000 Euro im Jahr liegen. Wenn man eine Rücklage im Verein für Krisenzeiten bildet (Betriebsmittelrücklage), um auch noch in den nächsten Monaten das Gehalt zu zahlen, ist der Finanzaufwand sogar noch höher. Für einen Verein mit einem konservativen Denkmuster, ist das schwer greifbar und wirkt unmöglich in der Umsetzung. Allerdings gibt es hier verschiedene Ansatzpunkte. Die Denkweise muss angepasst werden, schaut euch also Vereine an, welche so eine Umstellung schon geschafft haben und nehmt häufiger und engen Kontakt zu ihnen auf. Lasst euch inspirieren und versucht euch mit Menschen zu umgeben, die die Schaffung des Hauptamtes vor allem als Chance sehen. Versucht euch immer wieder die positiven Seiten ins Gedächtnis zu rufen.
Zum anderen plant in Szenarien, denn dies gibt euch Sicherheit. So wisst ihr bereits bevor ihr die Entscheidung trefft, was finanziell auf euch zukommt. Ihr könnt vorher berechnen, welche Kosten entstehen, aber auch welche zusätzlichen Einnahmen ihr dadurch erwirtschaften könnt. Es gibt zwar im hauptamtlichen Bereich wenig Förderprogramme, um die Stellen zu finanzieren, aber es gibt viele finanzielle Förderungen für Projekte. Wenn der Hauptamtler diese umsetzt, finanziert dies einen Teil seiner Stelle und ihr habt durch den Projekterfolg einen zusätzlichen Mehrwert. Und falls es für ein Projekt keine Förderung gibt, ist vielleicht auch Crowdfunding eine Lösung. Auch die Durchführung von Sommercamps, Events oder Schulprojekten, welche vorher zeitlich nicht möglich waren, generieren zusätzliche Einnahmen. Dies ist wiederrum ein definitiver Pluspunkt für potentielle Sponsoren, welche so gewonnen werden können. Man sieht hieran schon gut, dass die Verteilung der Einnahmen für die Stelle nicht nur über Mitgliedsbeiträge erfolgt, sondern über diverse Bereiche verteilt wird. Dies gibt eine gewisse Sicherheit in der Umsetzung.
Und falls die Mitglieder mit einer Erhöhung der Mitgliedsbeiträge für die Stelle nicht einverstanden sind, zeigt ihnen am besten die erhobenen Daten – vor allem die Daten zum Zeitinvestment. Rechnet alle diese ehrenamtliche Stunden entsprechend in Gehalt um und zeigt den Mitgliedern dann, was sie eigentlich an Mitgliedsbeitrag zahlen müssten. Da wird schnell Einsicht darüber herrschen, dass die Erhöhung doch sehr moderat ist.

Wir hoffen, dass dir dieser Beitrag und auch die Podcastfolge viele Ideen und praktische Tipps gegeben hat, wie du eine hauptamtliche Stelle in deinem Verein nachhaltig implementieren kannst. Bei Fragen oder Themenwünschen erreichst du uns unter info@vereinsstrategen.de. Wir würden uns freuen, wenn du den Podcast und den Blog weiterempfiehlst.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Hauptamt – Etwas für meinen Verein?

von Vereinsstrategen | Jan 24, 2022 | Hauptamt

Hauptamt finanziert sich über Umwege

Wir haben in den letzten Monaten viel über die Gewinnung von Ehrenamtern gesprochen und geschrieben. Schließlich sind 93% der deutschen Vereine laut Sportentwicklungsbericht ausschließlich ehrenamtlich geführt. Allerdings stellt man fest, dass die Besetzung gerade von Vorstandsposten immer schwieriger wird. Spätestens wenn Aufgaben nicht mehr im Verein erfüllt werden können, wird sich der verbleibende Vorstand Gedanken über das Thema Hauptamt machen müssen, um die Fortführung des Vereins zu gewährleisten. Neben Pascal, welcher selber jahrelang ehrenamtlich als auch hauptamtlich in Vereinen gearbeitet hat, haben wir uns eine Expertin in den Podcast eingeladen. Marthe-Victoria Lorenz beschäftigt sich mit ihrem aktuellen Projekt „Klubtalent“ ebenfalls sehr stark mit dem Thema des Hauptamtes im Verein. Herausgekommen ist ein sehr interessantes Gespräch über die Sinnhaftigkeit, die Probleme und die Umsetzung von Hauptamt im Verein. Der Blog stellt dabei eine gekürzte Zusammenfassung des Gespräches dar.

Hauptamt – Vielfältige Ausgestaltung möglich

Wenn man an Hauptamt denkt, denkt man meist an einen bezahlten Geschäftsführer. Doch es beginnt eigentlich bei den meisten Vereinen mit einem Minijob. Für die Erledigung der lästigen Aufgaben wird jemand angestellt, ein Hausmeister wird für die Halle benötigt oder ein Trainer wird auf Minijobbasis geholt. Die Entlastung von Ehrenamtlern ist also eine der Haupttriebfedern vom Hauptamt. Trotzdem möchten wir natürlich auch auf den hauptamtlichen Geschäftsführer an dieser Stelle eingehen. Als Pascal damals Geschäftsführer wurde, ersetze diese Stelle insgesamt sieben Vorstandsposten, welche davor vollkommen ehrenamtlich begleitet wurden.
Schnell zeigten sich die Vorteile dieser Entscheidung. Die Ehrenamtler wurden von leidigen Verwaltungstätigkeiten befreit und konnten sich wieder mehr Themen widmen, um welche sie sich schon länger im Verein kümmern wollten. Projekte, die seit Jahren in den Schubladen lagen, konnten endlich umgesetzt werden. Die Erfolge an den eigenen Themen zu sehen und überhaupt die Möglichkeit endlich Zeit dafür zu haben, steigerten natürlich auch die Motivation der Engagierten. Es war eine Aufbruchsstimmung im Verein spürbar.
Gleichzeitig kommt mit einem Geschäftsführer als Hauptamtler natürlich auch ein gewisses Know-How in den Verein. Zum einem weil er/sie mit der entsprechenden Ausbildung einiges davon schon mitbringt, zum anderen laufen alle Informationen im Verein bei dieser Person zusammen. Sie wird damit ein großer Informationsträger und dieses Wissen ist somit im Verein besser gebunden als bei diversen Ehrenamtlern, welche jederzeit auch die ehrenamtliche Tätigkeit beenden können. Ein weiterer Vorteil für Außenstehende ist die Ansprechbarkeit einer Person im Verein auch zu „normalen“ Geschäftszeiten. So wird der Hauptamtler recht schnell Kontakte knüpfen und pflegen zu den Landesssportbünden, der Kommune, der Stadt oder den Sponsoren. Und das bringt diverse Vorteile, wie wir gleich noch sehen werden.
Neben dem Minijobs, dem Vollzeitgeschäftsführer gibt es natürlich auch die Möglichkeit, Personen mit reduzierter Stundenzahl anzustellen, Hybridstellen zu schaffen, wo es jeweils einen Anteil an Kursbetreuung und Verwaltungstätigkeiten gibt, oder auch einen Platz für ein freiwilliges soziales Jahr im Sport zu schaffen. Die Möglichkeit, wie eine Stelle ausgestaltet sein sollte, liegt allein an den Bedürfnissen des entsprechenden Vereins.

Kosten des Hauptamtes

Eines der größten Argumente gegen das Hauptamt ist sicherlich die Finanzierung der Stelle. Doch schauen wir uns das einmal genauer an. Angenommen ein kleiner Verein mit 300 Mitgliedern möchte eine Minijobstelle schaffen auf 450 Euro-Basis. Das sind Brutto für den Verein rund 600 Euro, also 7200 Euro pro Jahr. Umgerechnet würde das bedeuten, dass jedes Mitglied im Monat 2 Euro mehr zahlen müsst, um die Stelle zu finanzieren. Wenn wir ehrlich sind, für die meisten Mitglieder ist das ein überschaubarer Betrag. Gerade wenn man die Vorteile der neuen Stelle gegenüber den Mitgliedern gut verkauft.
Gehen wir einen Schritt weiter und sagen, der Hauptamtler ist Vollzeit in einem 800 Mitgliederverein angestellt. Dann wird er neben Verwaltungsaufgaben auch viel Zeit in die Weiterentwicklung des Vereins investieren. Das könnten z.B. die Gewinnungskampagnen für neue Mitglieder sein, Umsetzung von Fundraisingprojekten, Beschaffung bisher ungenutzter Fördermittel oder eine bessere Sponsorenpflege mit einem monetärem Mehrertrag am Ende des Tages. Man sieht also gut, dass so eine Stelle nicht allein aus Mitgliedsbeiträgen finanziert werden muss, aber sich auch nicht 1:1 rechnet – über Umwege aber meist schon.

Umsetzung des Hauptamtes im Verein

Aus Erfahrung wissen wir, dass es immer wieder Vorbehalte gegen die Einführung von hauptamtlichen Stellen gibt. Diese Bedenkenträger wollen den Verein beschützen vor zu starken Veränderungen aber auch (aus ihrer Sicht) Fehlern. Dementsprechend muss man das Projekt der Schaffung einer hauptamtlichen Stelle strategisch angehen:

Du oder eine Personengruppe möchtest in einem Bereich eine hauptamtliche Stelle schaffen. Dafür gibt es sicherlich gute Gründe – sammle sie vorab. Betrachte die Rahmenbedingnungen, die dein Verein besitzt. Was ist (noch) nötig, um so eine Stelle zu schaffen?
Gehe kleine Schritte und nicht gleich den einen großen. Sprich mit ausgewählten Leuten über die Möglichkeit einer hauptamtlichen Stellen und bitte um ihr Feedback. Was sind ihre Bedenken und Ängste? Was finden sie gut? Der Personenkreis der Befragten sollte aus Mitgliedern, Ehrenamtlern, Trainern ggf. auch Sponsoren bestehen. Achte dabei darauf, dass du nicht nur Menschen befragst, die mit dir befreundet sind, da sie befangen sein könnten und du damit ein falsches Gesamtbild bekommst.
Lasse die Information in die Gestaltung der Stelle einfließen. Versuche Bedenken der befragten Personen zu zerstreuen, indem du „Gegenbeweise“ vorlegst. (Beispiel: Wir können uns das nicht leisten! – Finanzplan aufstellen). Arbeite sinnvolle Hinweise in die Stellenplanung ein.
Suche dir Verbündete im Verein, welche die Schaffung der Stelle unterstützen.
Mache die Planung der Stelle für alle im Verein öffentlich und sei absolut transparent. Dazu gehört eine klare Kommunikation, wie die Stelle finanziert wird, wofür sie zuständig sein soll oder auch eine dadurch notwendige Beitragserhöhung. Gerade wenn es um eine Erhöhung geht, kläre zum Beispiel Eltern auf, dass der Trainer nicht bezahlt wird, wenn er mit dem Nachwuchs auf dem Platz steht, sondern das ehrenamtlich macht. Nicht jeder weiß, wie ein Verein funktioniert. Wenn sie aber sehen, dass die Stelle zur Qualitätssteigerung beiträgt und das System dahinter verstehen, werden sie der Erhöhung sehr wahrscheinlich zustimmen.
Vom Verwalten ins Gestalten kommen. Wenn der Hauptamtler dann im Verein ist, müssen sich die Strukturen neu finden. Es wird meist eine Mischung aus Ehrenamt und Hauptamt bei einzelnen Projektteams zur Weiterentwicklung des Vereins geben. Auch muss geprüft werden, welcher Ehrenamtler jetzt welchen neuen Themenbereich für die Entwicklung des Vereins besetzen möchte, in welchem er auch Expertise und vor allem Spaß hat.
Die neue Struktur mit der Zeit entwickeln lassen und im Bedarfsfall anpassen.

Welche sollte die erste hauptamtliche Stelle im Verein sein?

Die Entscheidung, welche die erste hauptamtliche Stelle im Verein sollte, hängt am Ende von unterschiedlichen Faktoren ab. Gleich sind aber meistens die Intentionen, dass mit der hauptamtlichen Stelle Themen vorangebracht werden sollen und der Verein nachhaltig entwickelt werden kann. Aus diesem Gesichtspunkt macht es wirklich Sinn in einen Geschäftsführer zu investieren, weil er die Grundlage ist, die finanziellen und strukturellen Möglichkeiten zu schaffen, die später weiteres Hauptamt ermöglichen. Wenn ein Trainer die erste hauptamtliche Stelle wäre, würde diese Entwicklung so nicht möglich sein.
Das Modell funktioniert natürlich nur ab einer bestimmten Vereinsgröße. Bei kleineren Vereinen geht es beim Hauptamt vor allem um Entlastung, aber nicht um Weiterentwicklung. Wenn dein Verein bzgl. der Größe in einer Übergangsphase ist, würden wir ein hybrides Modell (siehe weiter oben) bevorzugen.
Die Besetzung der geschaffenen Stelle kann dabei sowohl intern als auch extern erfolgen. Beides hat Vor- und Nachteile und hängt sehr von der Stelle ab. Hier empfehlen wir, zu überlegen mit welchen Nachteilen man Leben kann und mich welchen nicht und danach die Entscheidung zu treffen.

Wir hoffen, dass wir dir mit diesem Beitrag helfen konnten, zu entscheiden, ob Hauptamt für dich Sinn machen könnte und wie du es in deinem Verein umsetzen kannst. Wir werden uns auch im nächsten Blogbeitrag noch einmal mit dem Thema Hauptamt auseinandersetzen. Falls du Fragen oder Anmerkungen zum Thema hast oder ein anderes Thema bei uns gerne einmal besprochen haben möchtest, melde dich gerne unter info@vereinsstrategen.de.

Deine Vereinsstragen
(Martin Schüttler)