Wie dir die SCRUM Methode das Projektmanagement erleichtert

Agiles Projektmanagement

Ehrenamtler können so ihre Ideen umsetzen

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit einer Methode aus dem agilen Projektmanagement, die sich sehr gut eignet, um Veranstaltungen im Verein zu planen, aber auch andere Projekte. Es handelt sich um die SCRUM-Methode. Wir erklären sie am besten anhand eines Beispielvereins. Unser Verein fördert den Jugend- und Kindersport und möchte Kindern Spaß an der Bewegung vermitteln. Wir möchten ein Kinderfest für den nächsten Sommer planen.

Erst einmal solltest du dir aber über deine angepeilten Ziele des Kinderfestes im Klaren sein. Ziele könnten sein:

• Gewinnung neuer Mitglieder
• Kontakt zu den Eltern herstellen
•  Positive Öffentlichkeitsarbeit
• Eine neue Sportart im Verein vorstellen

Im nächsten Schritt setzt du die Eckpunkte der Veranstaltung fest:

• An welchem Tag soll das Fest sein?
• Was darf das ganze Kosten?
• Welche Partner muss ich mit ins Boot holen?
• Wie viele Helfer brauche ich ungefähr für den Aufbau und den Ablauf?

Der Gesamtverantwortliche

Die Festlegung dieser Eckpunkte wird bei der SCRUM-Methode die „Rahmenvorgabe“ bezeichnet. Dabei ist es gut, wenn dieser Rahmen möglichst eng gesteckt wird, weil es so später weniger Interpretationsspielräume gibt. Die Person, welche den Rahmen vorgibt nennt sich Gesamtverantwortlicher. Er ist im Verein meistens ein Präsidiumsmitglied, kann aber auch jede andere Person sein. Der Rahmen wird bestimmt durch eine Anforderungsliste, welche der Gesamtverantwortliche aufstellt.

Der Gesamtverantwortliche ist im agilen Projektmanagement also nicht der Chef, der Aufgaben aufteilt. Er ist nur für die Anforderungen und die Richtung verantwortlich, in die das Kinderfest gehen soll. Außerdem definiert er die Aufgabenbereiche, welchen den Teams zugeordnet werden.

Die Teams könnten in unserem Beispiel sich u.a. um folgende Ausgabenbereiche kümmern:

• Sponsorengewinnung
• Werbung für das Event (Öffentlichkeitsarbeit)
• Ablaufplanung
• Beschaffung von benötigten Geräten
• Kuchen backen, Speisen vorbereitet
• Helfen am Tag des Events
• Und, und, und

Dabei soll jedes Team nur einen Aufgabenbereich bekommen. Die Teams sind komplett selbstorganisiert, je nach Aufgabe variiert die Größe des Teams. Unsere Empfehlung ist, die Teams im ersten Schritt möglichst klein (6 am besten, maximal 9 Personen) zu halten, damit ihr gemeinsame Termine zum Absprechen findet und jeder alle Informationen bekommt.

Der SCRUM-Master

Jedes Team bestimmt nach der Zusammenstellung einen SCRUM-Master aus dem Team. Der ist so eine Art Schiedsrichter im Team und hat folgende Aufgaben:

• Schutz vor Außeneinflüssen, da die Teammitglieder sich auf ihre eigentliche Aufgaben konzentrieren sollen
• Moderation von Meetings (Ordnungsfunktion), damit man bei den Besprechungen nicht abschweift
• Ansprechpartner für den Gesamtverantwortlichen
• Kontaktstelle zu den anderen Teams
• Hilft dem Team produktiver zu werden
• Repräsentant nach außen

Das Projektmanagement startet mit einem Sprint

Nachdem jetzt alle Funktionen festgelegt sind, beginnt das agile Projektmanagement erst richtig. Ein zentrales Element ist dabei der „Sprint“. Jedes Team entwickelt aufgrund der Anforderungsliste mit dem ihr zugeteilten Budget, der Teamstärke und dem besprochenem Zeitpunkt ein fertiges Ergebnis und zwar schon bereits nach 3 bis 4 Wochen ggf. sogar noch schneller. Das Ergebnis wird besprochen mit dem Gesamtverantwortlichen. Schauen wir uns das bei unserem Beispiel an für das Team „Ablaufplanung“ an. Laut Anforderungsliste des Gesamtverantwortlichen soll das Event draußen stattfinden. Daraus hat das Team im 1. Spint einen Zeitplan für den Tag erarbeitet, also z.B. geplant, wann Essenstände vorhanden sein müssen, wie die Kapazitäten bzgl. Umkleiden und Sportplätzen sein müssen und dass ein Zauberer und eine Band auftreten soll.

Aufgrund dieses Ergebnisses prüft der Gesamtverantwortliche, ob er damit einverstanden ist. Meistens fallen dann Sachen auf, welche in der Anforderungsliste vergessen wurden. In unserem Beispiel wurde vom Team keinen Wert auf eine kleine Bühne, Sitzgelegenheiten und einen Regenschutz gelegt – es stand auch nicht auf der Anforderungsliste. Dies ergänzt der Gesamtverantwortliche jetzt. Das Team beginnt nach dieser Anpassung mit dem 2. Sprint und entwickelt eine verbesserte Version des Ablaufplans. Die verschiedenen Teams arbeiten dabei zeitlich parallel und geben dem Gesamtverantwortlichen ihre jeweiligen Sprintergebnisse.

Damit die Teams nicht völlig unkoordiniert nebeneinander arbeiten, wurde die Funktion des SCRUM-Masters eingeführt. Der SCRUM-Master nimmt regelmäßig Kontakt mit den anderen SCRUM-Mastern der Teams auf, um zu verhindern, dass das eigene Team das Ziel verfehlt. Dabei hat er allerdings keine Cheffunktion, kann normal mitarbeiten, er muss aber nicht. Es hängt davon ab, was das jeweilige Team bestimmt und wie viele Stunden der SCRUM-Master zur Verfügung hat. Grundsätzlich müssen SCRUM-Master und Team aber regelmäßig Abstimmungsmeetings haben.
In unserem Beispiel würde das so aussehen: Team „Ablaufplanung“ muss mit Team „Öffentlichkeitsarbeit“ sprechen, damit dieses weiterarbeiten kann (Zeitungsartikel schreiben, Ablaufplan veröffentlichen , Bilder raussuchen, etc.). Im Anschluss informiert er sein eigenes Team über die wichtigen Erkenntnisse aus diesem Gespräch.

Die Regeln der SCRUM-Methode sind frei wählbar, sie müssen nur vorher vereinbart werden im Team. Der SCRUM-Master ist für die Einhaltung dieser selbst gewählten Regeln verantwortlich. Diese Art des Zusammenarbeitens erleichtert dir die Vereinsarbeit und du kommst gut an dein Ziel.

Vorteile der SRUM-Methode

• Anpassung von Teams mit Ehrenämtern je nach Zeitbudget (Essensteam vs. Team Ablaufplanung)
• Verteilung auf viele Schultern
• Viel Eigenverantwortung, dies motiviert die Leute
• Jede Gruppe ist für sich flexibler (Zeitpunkt und Art Treffen, neue Medien,…)
• Gesamtverantwortliche muss sich nicht in jedes Detail reinarbeiten. Er hat damit mehr Zeit für weitere Aufgaben.
• Die Teams können abteilungsübergreifend sein
• Andere Mitglieder können von den beruflichen Erfahrungen eines Teammitgliedes profitieren (z.B. beruflicher Grafiker erklärt anderen Mitgliedern, wie man mit PhotoShop umgeht)
• Personen, welche gar nicht zum Verein gehören, können eingebunden werden und so vielleicht später auch Mitglied werden
• Wenig Dokumentation notwendig
• Projektführung folgt dem Prinzip: Vertrauen statt Kontrolle

Nachteile der SCRUM-Methode

• Ohne Eigenmotivation passiert gar nichts
• Anforderungen an Teams müssen möglichst genau sein, sonst gibt es viel Interpretationsspielraum und ihr dreht viele Abstimmungsrunden
• Ein gewisses Risiko gibt es bei der SCRUM Methode beim Arbeiten mit einem fixen Termin bzw. einer Deadline. Es kann im Planungsverlauf zu Verzögerungen kommen. Da können andere Projektmanagementinstrumente ggf. unterstützen.

Wir hoffen, dass wir dir mit dieser Anleitung für die SCRUM-Methode weiterhelfen konnten. Wir würden uns freuen, wenn du uns berichtest, wenn ihr sie bei euch im Verein ausprobiert habt. Wir sind überzeugt, dass du mit dieser Methode gute Ergebnisse und vor allem glückliche Mitglieder haben wirst.

Deine Vereinsstrategen

(MSc)