Was du den Ehrenamtlichen in deinem Verein bieten musst

Ehrenamt

Drei Schritte zu mehr Ehrenamtlern

In der diesem Beitrag geht es darum, wie du Ehrenamtliche für deinen Verein gewinnen kannst. Die Lösung ist meistens so: Vereine rekrutieren ihre Ehrenamtlichen aus dem familiären Umfeld. Entweder werden Eltern von sporttreibenden Kindern eingebunden oder die Eltern leben ihren Kinder das Engagement vor, was die Kinder motiviert, sich ebenfalls in dem Verein zu engagieren. Das diese Vorgehensweise keine nachhaltige Strategie zur Ehrenamtsgewinnung ist, liegt auf der Hand. Erschwert wird dies durch gesellschaftliche Weiterentwicklungen. Es ist heute schon fast normal, dass junge Menschen nach ihrem Schulabschluss zum Studium in eine andere Stadt gehen oder ein Auslandsjahr einlegen. Daraus folgt auch, dass junge Übungsleiter, Jugendwarte etc. nicht mehr wie früher 20 Jahre im Verein bleiben.
Doch auch bei Erwachsenden haben sich die Anforderungen verändert. Viele suchen immer neue Herausforderungen, indem sie z.B. lieber projektbezogen Arbeiten als immer sich wiederholende Arbeit zu verrichten. Sie streben nach Selbstverwirklichung und erwarten daher auch Herausforderungen im Verein.
Deine erste Erkenntnis muss also sein, dass du es nicht dem Zufall überlassen solltest, ob sich Leute bei dir im Verein einbringen. Das kannst du dir schlichtweg nicht leisten, da du mit vielen Angeboten und Institutionen konkurrierst und sonst leer ausgehst! Deswegen präsentieren wir dir jetzt drei Punkte, damit du ein gutes Fudament für eine erfolgreiche Ehrenamtsarbeit legen kannst.

1. Triff die Entscheidung, dass du das Thema Engagement in deinem Verein angehen möchtest

Die erste Frage, die du dir stellen solltest, ist: „Haben alle im Verein das gleiche Verständnis von der Situation? Ist überhaupt geklärt, in welchem Vereinsbereich ihr Ressourcen bieten wollt oder auch könnt?“ Wenn du dies mit „JA“ beantworten kannst, solltet ihr euch attraktiv für Ehrenamtler präsentieren. Dies geht am besten, indem ihr ein positives Bild in der Öffentlichkeit abgebt. Dies könnt ihr unterstützen durch die Nutzung eurer eigenen Kommunikationskanäle, wie eure Webseite oder Social Media. Denke aber immer daran, dass effektivste Mittel zur Werbung ist die Mund-zu-Mund-Propaganda.

Wenn du anschließend Interessenten für eine ehrenamtliche Stelle hast, gib ihnen auch die Aufgaben, die sie wirklich machen wollen und den entsprechenden Freiraum, der nötig ist. Zusammengefasst, ihr müsst dem Ehrenamt bei euch im Verein quasi ein Gesicht geben und es immer wieder ins Gedächtnis der Mitglieder rufen.
Aber wie erreicht man das? Überlege doch einmal, ob ihr nicht einen festen Ansprechpartner installiert, der sich nur um die Ehrenamtlichen kümmert und ihre Interessen berücksichtigt. Bei einem größerem Verein könnte man auch über ein Ehrenamts-Team nachdenken.

Falls du aber bei der Eingangsfrage feststellst, dass bei dir im Verein kein gemeinsames Verständnis vorliegt, empfehlen wir ein Treffen in 4 Stufen:

• Erst einmal muss sich der Vorstand einig sein über eine mögliche gemeinsame Philosophie
• Dann sollten die Engagierten dazukommen, damit sich euer Horizont erweitert und du ein Gespür dafür bekommst, wo deine Helfer noch Potenziale für Verbesserungen sehen und wie deren Sichtweisen sind
• Hier kristallisieren sich möglicherweise auch schon die ersten Ansprechpartner heraus, die dann die Ehrenamtsvertretung bilden können
• Diese Philosophie, die ihr erarbeitet, solltet ihr auf jeden Fall schriftlich festhalten!

Das Ergebnis kann schlussendlich auch in eure Satzung oder in eurem Leitbild verankert werden. Bedenkt, dass der Vorstand nicht die ganze Arbeit übernehmen muss, aber zu 100% hinter der Philosophie und den handelnden Personen stehen muss.

2. Schaffe eine positive Grundhaltung gegenüber deinen Helfern

Kennst du noch das Gefühl, als du das letzte Mal irgendwo „Neu“ warst? Ja? Mache es deswegen deinen Neuankömmlingen so einfach wie möglich, sich zu integrieren und entwickle und pflege eine Willkommenskultur. Die „Neuen“ haben vielleicht ein anderes Verständnis von Vereinsarbeit oder sind anders geprägt. Deswegen hilf ihnen, dein Verständnis von Vereinsarbeit aufzunehmen. Das vermeidet direkt zu Beginn innere Konflikte auf beiden Seiten und schützt euch vor Unzufriedenheit, wenn die Ehrenamtlichen nicht das bekommen, was sie erwartet haben oder wenn du etwas erwartest, was der Ehrenamtliche gar nicht leisten möchte oder sich darunter vorstellt.
Desweiterem erwecke nicht den Eindruck, dass ihr ein Verein seid, wo nur ausgewählte Mitglieder Zutritt bekommen. Möglicherweise möchte sich jemand einbringen, hat aber keine Möglichkeit mit euch in Kontakt zu tretten und seine Ideen zu teilen. Deswegen kommuniziert transparent nach außen, dass ihr Ehrenamtler sucht beispielsweise deutlich sichtbar auf eurer Webseite und achtet darauf, dass der Umgang mit „Neuen“ wertschätzend und respektvoll ist. In der Praxis hat es sich bewährt, eine Willkommensmappe zusammenstellen, wo die wichtigsten Facts und Ansprechpartner aufgelistet sind. Außerdem kommt es bestimmt sehr gut an, wenn eurer neuer Ehrenamtler gleich zu Beginn mit Vereinskleidung ausgestattet wird.
Du solltest aber niemals voraussetzen, dass jemand aus dem Verein sich zusätzlich einbringen soll – das ist erzeugt Druck bei der Person und kann schädlich für die Gesamtstimmung im Verein sein. Versuche immer zu allen Ehrenamtlern wertschätzend zu sein, schließlich sind sie motiviert und bringen ihre Freizeit ein. Gib ihnen die Freiheit sich dort einzubringen, wo es aus ihrer Sicht am besten passt. Schließlich durchlaufen die Ehrenamtler in ihrem Leben verschiedene Lebensabschnitte und daher verändern ich auch die individuelle Anforderungen und die Vereinbarkeit an eine Tätigkeit im Verein. Erstelle daher individuelle Arbeitspakete, die zu den Personen in der jeweiligen Situation passen. Es macht mehr und mehr Sinn Aufgabenbereiche flexibler zu gestalten und Aufgaben zu trennen bzw. Teams oder Tandems zu bilden. Am Ende sollen deine Ehrenamtler schließlich nicht den Spaß verlieren.

3. Kümmere dich um die Basics der Vereinsarbeit und biete deinen Engagierten einen Mehrwehrt

Was ist mit Basics gemeint? Es sind die ganz grundlegenden Sachen, wie u.a. den Versicherungsschutz aktuell halten. Wenn ein Ehrenamtlicher z.B. einen Schaden an seinem privaten PKW während einer Einsatzfahrt für den Verein erleidet, sollte die Vereinshaftpflicht für Ehrenamtler greifen. Wenn bei einem solchen Fall jemand privat zahlen muss, wird sich das sicherlich schnell rumsprechen.
Wertschätzung hatten wir bereits weiter oben erwähnt. Aber neben dem klassischem „Danke“, könntest du auch über Geburtstagskarten, Adventskalender oder Vereinskleidung nachdenken. Außerdem würde eine Würdigung in deiner Vereinszeitschrift oder auf deinen Social-Media-Kanälen sicherlich gut ankommen. Der Kreativität sind da keine Grenzen gesetzt und unserer Meinung nach, sagt man lieber einmal zu viel „Danke“ oder macht einen Bericht, als einmal eine Gelegenheit auszulassen. Du wirst den Unterschied in der Wahrnehmung des Vereins bemerken!
Finanziell empfehlen wir dir, dass du für deine Ehrenamtler die Möglichkeit der Aufwandsentschädigung oder Überleitungsleiterpauschale in Betracht ziehst. Es sind per Gesetz Freibeträge definiert, die ihr ohne Folgen ausschütten dürft. Die Freibeträge für Übungsleiter wurden vor kurzem von 2.400€ auf 3.000€ im Jahr erhöht. Die Aufwandsentschädigung für Ehrenamtliche wurde von 720€ auf 840€ angehoben. Am bestens schaut ihr einmal in eure Satzung, ob diese solche Entschädigungen vorsieht und für welche Positionen dies möglich ist. Falls ihr feststellt, dass ihr Korrekturbedarf habt, nutzt die nächste Gelegenheit zur Nachbesserung. Übrigens müsst ihr die Beträge nicht immer auszahlen. Übungsleiter können freiwillig auf die Auszahlung verzichten und dafür eine Spendenbescheinigung bekommen, welche sich dann in der Steuererklärung positiv auswirkt. Das Ganze muss natürlich auf Freiwilligkeit beruhen.
Auch wenn ihr euch ggf. dagegen entscheidet euren Ehrenamtlern Pauschalen zu zahlen, solltet ihr aber auf jeden Fall dafür sorgen, dass sie kein eigenes Geld für den Verein ausgeben müssen. Verauslagte Kosten z.B. für Druckerpatronen oder Fahrtkosten zurückzuerstatten, gehört zum guten Ton. Weitergedacht, empfehlen wir euch aber auch die Stellung von Obst im Vereinsheim oder von Getränken bzw. Snacks bei Sitzungen. Aber auch die Erstattung von Weiterbildungen und Qualifikationen sollte eigentlich selbstverständlich sein. Schließlich hat der Verein hiervon einen direkten Vorteil. Plant hierfür am besten ein bestimmtes Budget am Jahresanfang ein. Der letzte Punkt, welchen wir hier anbringen wollen, haben wir bereits im letzten Blogeintrag genauer thematisiert – gebt euren Ehrenamtlern auf Wunsch ein Ehrenamtszeugnis.

Wir hoffen, dass wir dich davon überzeugen konnten, wie wichtig es ist, sich Gedanken über ein effektives Ehrenamtsmanagement zu machen. Wir glauben, dass dies eine der Grundlagen für einen erfolgreiche Vereinsarbeit ist. Wenn du dich jetzt entscheiden solltest, eine neue Philosophie im Ehrenamt zu implementieren, würden wir uns sehr freuen, wenn du uns davon erzählst.

Deine Vereinsstrategen
(MSc)