Vereinsentwicklung

Pascal schaut 10 Jahre zurück

Eine Reflektion über das eigenen Handeln sollte jeder Mensch immer wieder in gewissen Zeitabständen vornehmen. Auch im Verein reflektiert man regelmäßig über die Frage, was läuft gut, was läuft schlecht. Wir kombinieren in diesem Beitrag beides, denn auch Vereinsstratege Pascal stellt sich in diesem Beitrag einmal die Frage: „Was hätte ich gern schon vor 10 Jahren beim Start meiner Vorstandarbeit gewusst?“.

Damals war Pascal noch Student im Studiengenag „Sportmanagement“ und arbeitete nebenbei. Aber sein Herz schlug schon immer für den Sportverein. Deshalb engagierte er sich zuerst als Sportler und Trainer in seinem Verein, aber schon nach kurzer Zeit wurden einige Probleme offensichtlich:

• Die finanzielle Situation war nicht berauschend.
• Das Training in der Turnhalle fand mit sehr altem Material statt.
• Es gab nur sehr wenig Jugendarbeit.
• Jedes Jahr wurde immer das gleiche Programm im Verein abgespult, nach dem Motto: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Es war keine Lust ersichtlich, einmal eine Neuerung durchzuführen.

Dies wollte Pascal ändern, deswegen kandidierte er gegen den 1. Vorsitzenden. Mit der Idee frischen Wind in den Verein zu bringen, Dinge verändern zu wollen bei vorhandener Sportmanagement-Erfahrung, überzeugte die Mehrheit der knapp 100 Vereinsmitglieder und er wurde mit Anfang 20 Vereinsvorsitzender.
Hier resümiert Pascal: „Ich glaube den meisten Menschen geht es ähnlich bezüglich der Motivation für ein Vorstandsamt. Ich habe mich damals auf jeden Fall zu 100% mit dem Verein und der Aufgabe identifiziert und bin voller Tatendrang gestartet.“

Erste Erkenntnis: Veränderung braucht Zeit

Doch es lief einiges anders als Pascal das nach seiner Wahl erwartet hatte. Er hatte damals eine Vielzahl an tollen Ideen, aber nur die wenigsten kamen davon zur konkreten Umsetzung. Durch den Versuch viel auf einmal anzustoßen, hat er sich immer mehr verzettelt. So wollte er Kooperationen mit anderen Vereinen anstoßen, hatte eine Sponsorenmappe zur Sponsoringgewinnung ausgearbeitet und nahm die Jugendarbeit selbst in die Hand. Aber schnell zeigte sich, die Probleme sind irgendwie komplexer, als erst vermutet, und die eine Lösung, die für alle funktioniert, gibt es nicht.
Schauen wir uns z.B. einmal das Thema Jugendarbeit an. Damals war die letzte Jugendmannschaft kurz vor der Abmeldung, weil viele Mitglieder vor einem Wechsel in die Erwachsenenabteilung standen. Es war also dringend notwendig etwas zu unternehmen. Also wurde eine Schul-AG aufgesetzt und Schnuppertrainings angeboten. Um das Angebot bekannter zu machen, wurden darüber hinaus Flyer gedruckt und verteilt. Nur der Erfolg war sehr überschaubar. Kaum ein Kind wechselte von der AG fest in den Verein oder meldete sich über einen anderen Weg an.
Für die Verbesserung der Finanzsituation wurde die Sponsorenmappe ausgearbeitet, aber am Ende war zur Verbesserung der Finanzsituation eine gute Kommunikation mit dem Mitgliedern und Übungsleitern zielführend. Es wurde diesen aufgezeigt, dass mit dem zusätzlichen Geldern neues Material angeschafft werden sollte oder auch Jugendlichen neue Möglichkeiten im Verein gegeben werden sollten. Mit diesem klaren Plan stimmten die Mitglieder einer Beitragserhöhung recht schnell zu und auch die Übungsleiter verzichteten auf einen Teil ihrer Aufwandsentschädigung.

Fazit:
Den Ratschlag, den Pascal seinem jüngeren Ich geben würde, wäre vor alle, klare Kernpunkte festzulegen und die wichtigsten und dringlichsten Sachen anzugehen. Dafür kann man sich ruhig auch Zeit lassen, um am Ende das richtige Ziel anzuvisieren. Zu Beginn sollte man sich auf die Sachen fokussieren, welche recht schnell sichtbare Ergebnisse und kleine Erfolge verzeichnen. Das ist zum einem gut für die eigene Motivation, zum anderen kannst du aber auch den Mitgliedern recht schnell erste Ergebnisse präsentieren. Gleichzeitig solltest du aber auch die wichtigen Sachen bereits angehen, welcher aber komplexer sind und länger Zeit brauchen. Diese Themen solltest du auch nicht allein bearbeiten, sondern dir gleich ein Team zusammenzustellen, um sich gegenseitig Hilfestellung geben zu können und regelmäßig Austausch zu haben.
Desweiterem solltest du Zwischenziele (Meilensteine) festhalten und diese Schritt für Schritt abarbeiten. Ein großes Projekt sollte man immer zerlegen und immer wieder überprüfen, was funktioniert und wo muss man ggf. noch Anpassungen vornehmen muss. Erst wenn man mit dem Gesamtergebnis zufrieden ist, sollte man den nächsten Kernpunkt angehen.

Zweite Erkenntnis: Überall „Mitmischen“ ist keine gute Idee

Alles zu Wissen und alles in einem Verein mitzubekommen, ist praktisch unmöglich, dass musste auch Pascal lernen. Aber da er alle Probleme auf einmal angehen wollte, musste er auch alles wissen. Damit hat er sich aber selber aus dem Spiel genommen, denn es kommt leicht zu dem Gefühl, zwar ständig im Einsatz zu sein, aber nix zu schaffen bzw. bei einem Thema nicht voranzukommen. Am Ende ist gute Kommunikation zwar wichtig, aber eine Teilnahme an jedem Vereinstermin ineffektiv, egal ob man Student ist oder berufstätig.

Fazit:
Deutlich zielführender ist es, wenn du an deinem Wissensmanagement im Verein arbeitest und eine Überkommunikation im Verein forcierst. Was ist damit gemeint? Im ersten Schritt solltest du Leute wirklich mit relevanten Wissen für ihre Position im Verein nerven, bis sie alles selber wissen. Gleichzeitig dokumentierst du das zentral so gut, dass alles hinterlegt ist und man auf diese Wissensquelle zugreifen kann. Leider funktioniert das im Ehrenamt nicht so gut, weil die Zeit begrenzt ist und vieles auch so nebenbei gemacht wird.
Deswegen war für Pascal eine Erkenntnis, dass man sich davon verabscheieden sollte, alles wissen zu wollen als 1. Vorsitzender. Man sollte den Ressortleitern und deren Stellvertretern dagegen viel mehr Freiheiten lassen. Das hat für ihn den Vorteil, dass er sich mehr auf die Sachen fokussieren konnte, welche er positiv beeinflussen kann. Damit dieses Modell allerdings klappt, ist es wichtig ganz klar zu klären und festzuhalten, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Pascal hat dafür heute in seinem Verein Aufgabenprofile erstellt und eine Zeitplanung aufgestellt. Dies gibt den Leuten schlussendlich Orientierung und Vertrauen. Für jeden ist klar, wer macht was und bis wann ist was fertig. Durch diese Vereinbarung mit den Ressortleitern, weiß Pascal, dass die Aufgaben erledigt werden, ohne sich zu häufig einzumischen.

Dritte Erkenntnis: Wertschätzung ist nicht gleich Wertschätzung

Pascal hat immer versucht anerkennend und wertschätzend gegenüber der Arbeit von anderen zu sein, gleichzeitig hat er aber vor 10 Jahren wenig Wertschätzung von anderen bekommen. Jeder kann wahrscheinlich bejahen, dass er selbst gerne ein Lob erhält, als Bestätigung für seine Arbeit. Ebenso wird jeder zustimmen, wenn man sagt, dass im Verein Wertschätzung und Anerkennung zentrale Elemente in der Bindung von Freiwilligen sind.
Deswegen hat sich auch Pascal als Vorsitzender viel Wertschätzung kommuniziert. Das Problem war, dass das, was in seiner Wahrnehmung viel war, war in der Wahrnehmung von jemand anderem gar nicht so viel. Oder er lobte ggf. auch die falschen Sachen. Doch ebenso hatte er selber das Gefühl, dass er zu wenig Wertschätzung (vor allem von den Mitgliedern) bekam. Er war überall dabei, bei gefühlt jedem Termin, aber keiner hat es mitbekommen oder es als selbstverständlich angesehen. Die einzigen, die sahen, was er alles tat, waren die anderen Vorstandsmitglieder, die die Leistung einschätzen konnten und auch gut mitgezogen haben. Durch diesen Zusammenhalt und diese gemeinsame Arbeit an den Zielen, blieb trotzdem die Lust darauf, etwas anzupacken, bestehen.

Fazit:
Doch, wie lobt man jetzt richtig? Für Pascal steht fest, dass man individeull mit den Leuten ins Gespräch kommen muss, um ihre Motive für ihre Ehrenamtsarbeit herauszufinden. Jeder nimmt Lob individuell anders wahr und da Wertschätzung schnell wieder aus den Köpfen der Leute verschwindet, sollte man mit Lob und Anerkennung nicht sparen. Und in diesen Gesprächen sollte man auch nie das Zwischenmenschliche vergessen, versucht also ein offenes Ohr für die Leute zu haben.
Eine Erkenntnis, welche Pascal jetzt auch aktiv umsetzt, ist die Art des Lobes. Denn anstelle die Arbeit in den Mittelpunkt zu stellen, ist es jetzt die Person. Die Aussage ist dann nicht mehr:

„Sarah hat einen tollen Job bei der Organisation des Sommerfests gemacht“
sondern
„Das Sommerfest war vor allem ein toller Erfolg, weil Sarah mit ihrer strukturierten Art immer alles im Griff hatte. Nicht zu vergessen, sie hatte auf ihre sympathische, kümmernde Art immer ein Ohr für die Nöte der Helfer.“

Auch wenn jetzt im Beitrag vor allem von Problemen die Rede war, welche Pascal in seiner ersten ehrenamtlichen Zeit in einer Führungsposition hatte, soll hier auch noch einmal klar herausgestellt werden, dass er viel Spaß hatte, diese Position im Verein zu übernehmen und es auf jeden Fall wieder machen würde. Deswegen bleibt uns nur zu sagen, traut euch im Verein selber mehr Verantwortung zu übernehmen, es wird sich auf jeden Fall für euch lohnen.

Wenn du uns ebenfalls von deinen Erfahrungen aus dem Verein berichten möchtest, was du alles gelernt hast bzw. was für Fehler du im Verein gemacht hast, würden wir uns freuen, wenn du uns ein Mail an info@vereinsstrategen.de senden würdest.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)