Vereinsstrategie

Von der SWOT-Analyse zum effektiven Maßnahmenpaket

Seinen eigenen Verein fit für die Zukunft machen – das möchte wahrscheinlich jeder Vorstand. Häufig werden zur Zielerreichung verschiedene Maßnahmen umgesetzt, von denen man denkt, dass sie den Verein voranbringen. Eine ausführliche vorrangegangene Analyse fehlt häufig. Dabei gibt es einfache Analysetools, welche auch Laien einfach umsetzen können. Diese stellen uns im Podcast Marius und Theo vor, welche sie im Zuge eines Beratungsprojektes für ihr Sportmanagementstudium angewendet haben. Während es im Podcast neben den Tools auch um die Erfahrungen aus dem konkreten Projekt geht, bezieht sich der Blogbeitrag im Schwerpunkt nur auf die drei Analysewerkzeuge SWOT-Analyse, Umfeldanalyse und Nutzwertanalyse. Höre also gerne auch in den Podcast rein.

Zielsetzung und Datengrundlage

Ausgangspunkt des Beratungsprojektes war der die Tatsache, dass es einen starken Mitgliederrückgang im Verein in den letzten Jahren gegeben hat. Mit diesem Problem sind viele Vereine konfrontiert. Die Aufgabe war es, die Situation zu analysieren, Optionen zu entwickeln und im Anschluss über die zukünftige Ausrichtung des Vereins zu entscheiden. Eine solche Aufgabenstellung kann natürlich auch in deinem Verein intern an Engagierte vergeben werden. Der Vorteil der Beratung durch Außenstehende ist allerdings die Unvoreingenommenheit und deren praktische Erfahrung. Egal wofür man sich entscheidet, wichtig ist aber auf jeden Fall, dass es eine Aufgabenstellung gibt, anhand der dann die Analyse stattfinden kann. Diese kann auch spezifischer sein und z.B. lauten: „In der Volleyballabteilung haben wir Probleme genügend Spieler für die Jugendmannschaften zusammenzubekommen. Woran liegt das und wie können wir dieses Problem lösen?“. Du weißt am besten selber, wo das Problem deines Vereins liegt, deswegen sollte die Erstellung der Frage recht einfach sein.

Als nächsten Schritt solltet ihr im Verein alle Zahlen, Daten, Fakten und Entwicklungen zusammentragen ohne diese schon zu bewerten. Eine Auswahl an Fragen, welche aber auf keinen Fall vollständig ist und sehr von eurer eigenen ursprünglichen Fragestellung abhängt, könnte sein:

• Wie viele Mitglieder haben wir? Wie ist die Verteilung nach Abteilungen, Alter, Geschlecht? Wie hoch ist die Fluktuationsquote?
• Welche finanziellen Mittel für Investitionen (für spätere Maßnahmen) haben wir?
• Wer arbeitet aktuell ehrenamtlich? Wie hoch ist das Zeitinvestment?
• Welche Konkurrenzvereine gibt es? Welche Sportarten haben diese? Was sind deren Probleme?
• Welche Digitalisierungsprojekte haben wir in den letzten Jahren durchgeführt?

Um diese Fragen zu klären, kann es sein, dass ihr als Projektteam neben dem Vorstand auch mit den Abteilungsleitern oder einzelnen Mitgliedern sprechen müsst. Deswegen ist auch ganz wichtig, dass bei einem Projekt für die Neuausrichtung eines Vereins alle Personen zu informiert werden, um sich ihrer Bereitschaft zu versichern. Sonst wird es später schwer, die entwickelten Maßnahmen auch entsprechend umzusetzen.

Die SWOT-Analyse

Die gesammelten Informationen müssen natürlich im Anschluss noch strukturiert werden. Hier kommt das erste Analysetool zum Einsatz – die SWOT-Analyse. Die Abkürzung „SWOT“ steht dabei für die englischen Begriffe Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Diese Begriffe werden in vier Quadranten eingeteilt und im Anschluss werden die ermittelten Daten, Zahlen und Fakten zu deinem Verein in diese vier Quadranten eingeordnet.

– Stärke: Ihr habt eine hervorragende Infrastruktur mit vielen Hallenzeiten.
– Schwäche: Ihr habt zu wenig Übungsleiter.
– Chancen: Es gibt viele Schulen in der näheren Umgebung.
– Risiken: Eure Sportangebote gibt es zum großen Teil auch in anderen Vereinen in der näheren Umgebung.

Diese Aufzählung stellt natürlich nur eine verkürzte Aufstellung dar. Ihr solltet schon im Durchschnitt auf fünf bis zehn Punkte pro Quadrant kommen. Stärken und Schwächen stellen dabei vor allem interne Punkte dar, während es sich bei Chancen und Risiken meist um externe Einflussfaktoren handelt. Dabei kann es Sinn machen – je nach Fragestellung – eine SWOT-Analyse erst einmal auf Abteilungsebene zu machen und dann kumuliert für den gesamten Verein aufzustellen. Das macht später auch die Entwicklung von Maßnahmen einfacher. Nach dem Abschluss der Analyse kennt ihr den Ist-Zustand eures Vereins sehr genau.

Die Umfeldanalyse

Um die Ergebnisse der SWOT-Analyse und dabei vor allem die Chancen und Risiken noch besser bestimmen zu können, sollte als nächstes eine vereinfachte Umfeldanalyse durchgeführt werden. Diese soll bei einem Verein zum einem die demographische Entwicklung analysieren und zum anderen die Möglichkeiten in der Umgebung aufzeigen. Die Demographie ist deswegen so wichtig, weil es z.B. immer wieder Vereine gibt, die mehr Jugendarbeit wollen. Wenn in der Region allerdings immer weniger Kinder aufwachsen, dann kann dies nicht funktionieren. Der Verein plant also für eine Zielgruppe, die es kaum noch gibt. Die Zahl der älteren Personen steigt dagegen und für diese gibt es kein entsprechendes Angebot. Solche Fehlentwicklungen kann man gut in einer Umfeldanalyse zu Tage fördern. Je nach Ergebnis könnte es sogar dazu führen, dass die Fragstellung vom Beginn noch einmal angepasst werden muss. Für Informationen zu Einwohnerdichte oder Altersverteilungin in der Region wird man recht schnell im Internet fündig. Wenn nicht, dann fragt bei der kommunalen Verwaltung nach. Diese haben die Zahlen auf jeden Fall vorliegen. Daneben schaut man sich noch andere Rahmenbedingungen und Einflüsse in der regionalen Umgebung an. Hier gibt es dann auch deutliche Überschneidungen zur SWOT-Analyse, weswegen wir an dieser Stelle nicht näher darauf eingehen.

Aus diesen beiden Analysen kann im Anschluss eine Strategie entwickelt werden. In dem vorgestellten Projekt von Marius und Theo war es für einige Abteilungen eine Haltestrategie und für andere eine Wachstumsstrategie bzgl. der Entwicklung der Mitgliederzahlen. Dort wo kein Wachstumspotential gesehen wurde, sollten Maßnahmen ergriffen werden, um die Mitglieder zu binden. Bei den anderen Abteilungen sollen Maßnahmen eingeleitet werden, um darüber hinaus zu wachsen. Je nachdem was dein Verein für ein Ziel hat, wird die entsprechende Strategie zwangsläufig anders aussehen. Wichtig ist allerdings, dass die Strategie zu den Analyseergebnissen passt, sonst wird die Vereinsweiterentwicklung scheitern.

Die Nutzwertanalyse

Doch welche Maßnahmen sind die richtigen um die entwickelte Strategie unter den entsprechenden Rahmenbedingungen durchzuführen? Genau diese Frage lässt sich mit der Nutzwertanalyse klären. Nach einem Brainstorming in der Projektgruppe schreibt ihr diverse potentielle Maßnahmen auf, welche zur Strategie passen könnten. Diese müsst ihr nun bewerten nach festgelegten Kriterien. Die Auswahl der Kriterien ist dabei natürlich wieder abhängig von eurer Zielsetzung und der Strategie. Universelle Kriterien für diverse Zielsetzungen sind aber:

• Wirksamkeit der Maßnahme
• Zeiteinsatz/Arbeitsaufwand
• Kosten
• Einfachheit der Umsetzung
• Nachhaltigkeit der Maßnahme (also ist es nur ein kurzfristiger Effekt oder langfristiger)

Ihr könnt jederzeit weitere Kriterien hinzufügen oder welche weglassen. Auch kann es sein, dass ihr gewisse Kriterien als wichtiger anseht als andere. Dann könnt ihr diese auch gewichten. Angenommen ihr habt vier Kriterien, dann könnten zwei mit je 30% gewichtet sein und die anderen beiden mit je 20%. Die Summe der Krtierien muss aber am Ende aber wieder 100% ergeben.
Nachdem Kriterien, Maßnahmen und Gewichtung geklärt sind, wird jede Maßnahme jetzt auf die einzelnen Kriterien geprüft. Verursacht die Maßnahme sehr hohe Kosten, bekommt sie nur einen Punkt, ist sie kostenlos, bekommt sie fünf Punkte. Ihr könnt zur Bewertung die Bandbreite zwischen 1 und 5 Punkten frei nutzen. Ist eine Maßnahme beispielsweise ein Jahr nur wirksam, wird sie im Bereich Nachhaltigkeit wahrscheinlich drei Punkte bekommen, definitiv aber nicht fünf oder einen. Wenn ihr die Punkte für alle Maßnahmen vergeben habt, multipliziert ihr die einzelnen vergebenen Punkte mit der Gewichtung. Danach summiert ihr die Punkte pro Maßnahme auf. Die Maßnahmen mit den meisten Punkten sind die, die ihr in Angriff nehmen solltet, um eure Strategie umzusetzen und eurer Ziel zu erreichen.
Die Punktvergabe bei einer Nutzwertanalyse ist natürlich sehr subjektiv. Deswegen macht es Sinn, wenn ihr euch als Projektteam auch andere Meinungen einholt. Lasst den Vorstand oder die Abteilungsleiter ebenfalls die Punktevergabe vornehmen. Habt ihr an einer Stelle große Abweichungen? Wieso kommt ihr zu so unterschiedlichen Ergebnissen? Mit diesen zusätzlichen Bewertungen und Fragen könnt ihr verhindern, dass euch zum einem Fehler in der Einschätzung unterlaufen, zum anderen erkennt ihr so auch Vorbehalte gegen geplante Maßnahmen. Hier müsst ihr dann entweder Personen überzeugen oder euch trotz guter Bewertung gegen die Maßnahme entscheiden, weil ihr sonst Gefahr lauft, dass die Weiterentwicklung des Vereins wegen fehlender Akzeptanz schlussendlich nicht gelingt.

Wir hoffen, du hast jetzt eine Anleitung, wie du zielgerichtet Probleme bei dir im Verein angehst und geeignete Maßnahmen zur Lösung finden kannst. Einen Beitrag, wie du in die Umsetzung von Maßnahmen kommst, findest du hier. Bei Fragen oder Themenwünschen erreichst du uns unter info@vereinsstrategen.de. Wir würden uns freuen, wenn du den Blog und Podcast weiterempfiehlst.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)