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Strategische Vereinsanalyse – einfach erklärt!

Strategische Vereinsanalyse – einfach erklärt!

Vereinsstrategie

Von der SWOT-Analyse zum effektiven Maßnahmenpaket

 

Seinen eigenen Verein fit für die Zukunft machen – das möchte wahrscheinlich jeder Vorstand. Häufig werden zur Zielerreichung verschiedene Maßnahmen umgesetzt, von denen man denkt, dass sie den Verein voranbringen. Eine ausführliche vorrangegangene Analyse fehlt häufig. Dabei gibt es einfache Analysetools, welche auch Laien einfach umsetzen können. Diese stellen uns im Podcast Marius und Theo vor, welche sie im Zuge eines Beratungsprojektes für ihr Sportmanagementstudium angewendet haben. Während es im Podcast neben den Tools auch um die Erfahrungen aus dem konkreten Projekt geht, bezieht sich der Blogbeitrag im Schwerpunkt nur auf die drei Analysewerkzeuge SWOT-Analyse, Umfeldanalyse und Nutzwertanalyse. Höre also gerne auch in den Podcast rein.

Zielsetzung und Datengrundlage

Ausgangspunkt des Beratungsprojektes war der die Tatsache, dass es einen starken Mitgliederrückgang im Verein in den letzten Jahren gegeben hat. Mit diesem Problem sind viele Vereine konfrontiert. Die Aufgabe war es, die Situation zu analysieren, Optionen zu entwickeln und im Anschluss über die zukünftige Ausrichtung des Vereins zu entscheiden. Eine solche Aufgabenstellung kann natürlich auch in deinem Verein intern an Engagierte vergeben werden. Der Vorteil der Beratung durch Außenstehende ist allerdings die Unvoreingenommenheit und deren praktische Erfahrung. Egal wofür man sich entscheidet, wichtig ist aber auf jeden Fall, dass es eine Aufgabenstellung gibt, anhand der dann die Analyse stattfinden kann. Diese kann auch spezifischer sein und z.B. lauten: „In der Volleyballabteilung haben wir Probleme genügend Spieler für die Jugendmannschaften zusammenzubekommen. Woran liegt das und wie können wir dieses Problem lösen?“. Du weißt am besten selber, wo das Problem deines Vereins liegt, deswegen sollte die Erstellung der Frage recht einfach sein.

Als nächsten Schritt solltet ihr im Verein alle Zahlen, Daten, Fakten und Entwicklungen zusammentragen ohne diese schon zu bewerten. Eine Auswahl an Fragen, welche aber auf keinen Fall vollständig ist und sehr von eurer eigenen ursprünglichen Fragestellung abhängt, könnte sein:

  • Wie viele Mitglieder haben wir? Wie ist die Verteilung nach Abteilungen, Alter, Geschlecht? Wie hoch ist die Fluktuationsquote?
  • Welche finanziellen Mittel für Investitionen (für spätere Maßnahmen) haben wir?
  • Wer arbeitet aktuell ehrenamtlich? Wie hoch ist das Zeitinvestment?
  • Welche Konkurrenzvereine gibt es? Welche Sportarten haben diese? Was sind deren Probleme?
  • Welche Digitalisierungsprojekte haben wir in den letzten Jahren durchgeführt?

Um diese Fragen zu klären, kann es sein, dass ihr als Projektteam neben dem Vorstand auch mit den Abteilungsleitern oder einzelnen Mitgliedern sprechen müsst. Deswegen ist auch ganz wichtig, dass bei einem Projekt für die Neuausrichtung eines Vereins alle Personen zu informiert werden, um sich ihrer Bereitschaft zu versichern. Sonst wird es später schwer, die entwickelten Maßnahmen auch entsprechend umzusetzen.

Die SWOT-Analyse

Die gesammelten Informationen müssen natürlich im Anschluss noch strukturiert werden. Hier kommt das erste Analysetool zum Einsatz – die SWOT-Analyse. Die Abkürzung „SWOT“ steht dabei für die englischen Begriffe Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Diese Begriffe werden in vier Quadranten eingeteilt und im Anschluss werden die ermittelten Daten, Zahlen und Fakten zu deinem Verein in diese vier Quadranten eingeordnet.

– Stärke: Ihr habt eine hervorragende Infrastruktur mit vielen Hallenzeiten.
– Schwäche: Ihr habt zu wenig Übungsleiter.
– Chancen: Es gibt viele Schulen in der näheren Umgebung.
– Risiken: Eure Sportangebote gibt es zum großen Teil auch in anderen Vereinen in der näheren Umgebung.

Diese Aufzählung stellt natürlich nur eine verkürzte Aufstellung dar. Ihr solltet schon im Durchschnitt auf fünf bis zehn Punkte pro Quadrant kommen. Stärken und Schwächen stellen dabei vor allem interne Punkte dar, während es sich bei Chancen und Risiken meist um externe Einflussfaktoren handelt. Dabei kann es Sinn machen – je nach Fragestellung – eine SWOT-Analyse erst einmal auf Abteilungsebene zu machen und dann kumuliert für den gesamten Verein aufzustellen. Das macht später auch die Entwicklung von Maßnahmen einfacher. Nach dem Abschluss der Analyse kennt ihr den Ist-Zustand eures Vereins sehr genau.

Die Umfeldanalyse

Um die Ergebnisse der SWOT-Analyse und dabei vor allem die Chancen und Risiken noch besser bestimmen zu können, sollte als nächstes eine vereinfachte Umfeldanalyse durchgeführt werden. Diese soll bei einem Verein zum einem die demographische Entwicklung analysieren und zum anderen die Möglichkeiten in der Umgebung aufzeigen. Die Demographie ist deswegen so wichtig, weil es z.B. immer wieder Vereine gibt, die mehr Jugendarbeit wollen. Wenn in der Region allerdings immer weniger Kinder aufwachsen, dann kann dies nicht funktionieren. Der Verein plant also für eine Zielgruppe, die es kaum noch gibt. Die Zahl der älteren Personen steigt dagegen und für diese gibt es kein entsprechendes Angebot. Solche Fehlentwicklungen kann man gut in einer Umfeldanalyse zu Tage fördern. Je nach Ergebnis könnte es sogar dazu führen, dass die Fragstellung vom Beginn noch einmal angepasst werden muss. Für Informationen zu Einwohnerdichte oder Altersverteilungin in der Region wird man recht schnell im Internet fündig. Wenn nicht, dann fragt bei der kommunalen Verwaltung nach. Diese haben die Zahlen auf jeden Fall vorliegen. Daneben schaut man sich noch andere Rahmenbedingungen und Einflüsse in der regionalen Umgebung an. Hier gibt es dann auch deutliche Überschneidungen zur SWOT-Analyse, weswegen wir an dieser Stelle nicht näher darauf eingehen.

Aus diesen beiden Analysen kann im Anschluss eine Strategie entwickelt werden. In dem vorgestellten Projekt von Marius und Theo war es für einige Abteilungen eine Haltestrategie und für andere eine Wachstumsstrategie bzgl. der Entwicklung der Mitgliederzahlen. Dort wo kein Wachstumspotential gesehen wurde, sollten Maßnahmen ergriffen werden, um die Mitglieder zu binden. Bei den anderen Abteilungen sollen Maßnahmen eingeleitet werden, um darüber hinaus zu wachsen. Je nachdem was dein Verein für ein Ziel hat, wird die entsprechende Strategie zwangsläufig anders aussehen. Wichtig ist allerdings, dass die Strategie zu den Analyseergebnissen passt, sonst wird die Vereinsweiterentwicklung scheitern.

Die Nutzwertanalyse

Doch welche Maßnahmen sind die richtigen um die entwickelte Strategie unter den entsprechenden Rahmenbedingungen durchzuführen? Genau diese Frage lässt sich mit der Nutzwertanalyse klären. Nach einem Brainstorming in der Projektgruppe schreibt ihr diverse potentielle Maßnahmen auf, welche zur Strategie passen könnten. Diese müsst ihr nun bewerten nach festgelegten Kriterien. Die Auswahl der Kriterien ist dabei natürlich wieder abhängig von eurer Zielsetzung und der Strategie. Universelle Kriterien für diverse Zielsetzungen sind aber:

  • Wirksamkeit der Maßnahme
  • Zeiteinsatz/Arbeitsaufwand
  • Kosten
  • Einfachheit der Umsetzung
  • Nachhaltigkeit der Maßnahme (also ist es nur ein kurzfristiger Effekt oder langfristiger)

Ihr könnt jederzeit weitere Kriterien hinzufügen oder welche weglassen. Auch kann es sein, dass ihr gewisse Kriterien als wichtiger anseht als andere. Dann könnt ihr diese auch gewichten. Angenommen ihr habt vier Kriterien, dann könnten zwei mit je 30% gewichtet sein und die anderen beiden mit je 20%. Die Summe der Krtierien muss aber am Ende aber wieder 100% ergeben.
Nachdem Kriterien, Maßnahmen und Gewichtung geklärt sind, wird jede Maßnahme jetzt auf die einzelnen Kriterien geprüft. Verursacht die Maßnahme sehr hohe Kosten, bekommt sie nur einen Punkt, ist sie kostenlos, bekommt sie fünf Punkte. Ihr könnt zur Bewertung die Bandbreite zwischen 1 und 5 Punkten frei nutzen. Ist eine Maßnahme beispielsweise ein Jahr nur wirksam, wird sie im Bereich Nachhaltigkeit wahrscheinlich drei Punkte bekommen, definitiv aber nicht fünf oder einen. Wenn ihr die Punkte für alle Maßnahmen vergeben habt, multipliziert ihr die einzelnen vergebenen Punkte mit der Gewichtung. Danach summiert ihr die Punkte pro Maßnahme auf. Die Maßnahmen mit den meisten Punkten sind die, die ihr in Angriff nehmen solltet, um eure Strategie umzusetzen und eurer Ziel zu erreichen.
Die Punktvergabe bei einer Nutzwertanalyse ist natürlich sehr subjektiv. Deswegen macht es Sinn, wenn ihr euch als Projektteam auch andere Meinungen einholt. Lasst den Vorstand oder die Abteilungsleiter ebenfalls die Punktevergabe vornehmen. Habt ihr an einer Stelle große Abweichungen? Wieso kommt ihr zu so unterschiedlichen Ergebnissen? Mit diesen zusätzlichen Bewertungen und Fragen könnt ihr verhindern, dass euch zum einem Fehler in der Einschätzung unterlaufen, zum anderen erkennt ihr so auch Vorbehalte gegen geplante Maßnahmen. Hier müsst ihr dann entweder Personen überzeugen oder euch trotz guter Bewertung gegen die Maßnahme entscheiden, weil ihr sonst Gefahr lauft, dass die Weiterentwicklung des Vereins wegen fehlender Akzeptanz schlussendlich nicht gelingt.

Wir hoffen, du hast jetzt eine Anleitung, wie du zielgerichtet Probleme bei dir im Verein angehst und geeignete Maßnahmen zur Lösung finden kannst. Einen Beitrag, wie du in die Umsetzung von Maßnahmen kommst, findest du hier. Bei Fragen oder Themenwünschen erreichst du uns unter info@vereinsstrategen.de. Wir würden uns freuen, wenn du den Blog und Podcast weiterempfiehlst.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Wertschätzung im Ehrenamt – Drei Maßnahmen

Wertschätzung im Ehrenamt – Drei Maßnahmen

Ehrenamt

Ehrenamtler sollen sich besonders fühlen

 

Einer der Grundpfeiler für erfolgreiches Ehrenamt im Verein ist das Thema „Anerkennungs- und Wertschätzungskultur“. Wir wollen dir in diesem Beitrag deswegen einmal drei praktische Maßnahmen aufzeigen, wie du diese Kultur aktiv in deinem Sportverein leben kannst. Der Blogbeitrag stellt dabei eine Zusammenfassung der Podcastfolge dar.

Bevor wir gleich mit den Maßnahmen starten, versetze dich noch einmal kurz in die Situation der Engagierten. Die Ehrenamtler setzen ihre Arbeitskraft und ihre Zeit kostenlos für deinen Verein ein, dafür wollen sie Spaß haben und sich selber erfüllen können. Aber auch eine gewisse soziale Anerkennung kann ein Motiv für jemanden sein „etwas zurückzugeben“ und seine Freizeit in deinem Verein zu verbringen. Wenn Engagierte allerdings das Gefühl bekommen, dass ihre geleistete Arbeit nicht gesehen oder als selbstverständlich abgetan wird, wird dies zur Unzufriedenheit führen und irgendwann zum Rückzug aus dem Verein.
Deswegen ist es so wichtig Wertschätzung gegenüber den Ehrenamtlern auszudrücken. Doch auch hierfür braucht man ein gewisses Fingerspitzengefühl. Es gibt Leute, die wehren sich quasi gegen jedes Dankeschön oder gegen kleine Aufmerksamkeiten und auf der anderen Seite gibt es eben auch welche, denen es gefühlt nie genug sein kann. Und das gehört zu deiner Führungsaufgabe im Verein, diese verschiedenen Charaktere und Vorlieben herauszufinden und bestmöglich danach zu handeln.
Doch wir wollen an dieser Stelle nicht tiefer in die Theorie einsteigen. Wenn du mehr über das Thema „Wertschätzung- und Anerkennung“ wissen möchtest, kannst du einmal hier klicken.

 

Maßnahme Nr. 1 – Eine Adventskalender-Aktion

Einen Adventskalender zu kaufen, ist für wenig Geld möglich, benötigt ein bisschen Zeitaufwand beim Verteilen und man hat die Möglichkeit mit einem Stift auf die Plastikfolie zu schreiben: „Danke dass du uns unterstützt, schöne Weihnachtszeit, bleib gesund“. Wir haben im Verein bereits selbst eine solche Aktion durchgeführt und gute Erfahrungen damit gemacht. 100 Schoko-Adventskalender bekommt man bei einem Discounter problemlos und die perfekte Möglichkeit, welche zu verteilen, ist bei der nächsten Sitzung. Man kann diese Aktion aber natürlich auch mit Schokoosterhasen im Frühjahr abwandeln. Am Ende geht es hier vor allem um die Geste.

 

Maßnahme Nr. 2 – Ein geförderter Gutschein für das Schwimmbad, Kino, Theater, etc.

Überlege einmal, ob es bei dir vor Ort oder in der Nähe vielleicht ein kommunales Schwimmbad, ein Theater, ein Kino, ein Ausflugszentrum oder ähnliches gibt. Dann kannst du gerne mal an deine Stadtverwaltung oder die Eigentümer herantreten und versuchen Gutscheine für deine Engagierten zu besorgen. Wir haben das vor ein paar Jahren einmal im Verein gemacht und sind dafür einfach zu den politischen Ansprechpartnern gegangen und haben denen von der Idee erzählt. Schlussendlich haben wir 200 Eintrittskarten für das Schwimmbad zu einem sehr stark subventionierten Preis bekommen und konnten jeden Übungsleiter damit überraschen.
Wie war das möglich? Du musst dir klar machen, dass deine Argumentationsbasis eigentlich sehr gut gegenüber politischen Vertretern ist. Schließlich haben deine Engagierten auch das ganze Jahr über etwas für die Gesellschaft getan und du möchtest die Gutscheine nicht für ein Event oder sonstiges Zwecke nutzen. Über die Schiene Ehrenamt lässt sich meistens verhandeln, da auch der Politik der Nutzen eines Vereins klar sein sollte. Falls du noch Stichworte brauchst – Integration, Inklusion, sozialer Kit der Gesellschaft oder auch Jugendförderung. Du hast da schon einiges, was du in die Waagschale werfen kannst.
Für die Privatwirtschaft aber auch für kommunale Betriebe kannst du außerdem noch anführen, dass ein Gutschein eine WIN-WIN-Situation für beide Seiten ist. Denn egal ob Kino, Schwimmbad oder Theater, wie viele Personen kennst du, die alleine eine solche Institution besuchen? So kommt meistens ein Vollzahler noch mit und häufig wird auch noch etwas während des Aufenthalts verzerrt.
Falls du trotz deiner guten Argumente keinen „Sponsor“ für Gutscheine findest, besteht natürlich darüber hinaus die Möglichkeit, welche zu kaufen. Neben dem bekannten großen Onlinehändlern bietet es sich vielleicht an, Gutscheine in einem regionalen Geschäft zu besorgen, was alle Vereinsmitglieder brauchen z.B. für Sportschuhe. Vielleicht ist das schon der erste Kontakt zu einem neuen potentiellen Sponsor für deinen Verein.

Maßnahme Nr. 3 – Das „Ist-mit-Geld-nicht-zu-kaufen“-Vereinserlebnis

Eine exklusive Veranstaltung ausschließlich für deine Engagierten durchzuführen, ist eine der spannendsten und nachhaltigsten Wege seinen Ehrenamtlern Wertschätzung gegenüber zu zeigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das ein Abend mit Freigetränken im Vereinsheim ist, bei dem lokalen Imbissbetreiber oder ob du mehr Geld in die Hand nehmen willst und vielleicht einen Ausflug mit den Engagierten zu einem Bundesligaspiel deiner Sportart planst. Hier kann man auch kreativer werden. In Norddeutschland gibt es zum Beispiel die sogenannten „Kohltouren“, wo man einen mit Snacks und Alkohol gefüllten Bollerwagen durch die Winterlandschaft zieht und dabei diverse Minispiele absolviert, um zum Abschluss in ein Restaurant einzuziehen. Das festigt nicht nur das Teamgefüge, sondern schafft auch einmalige Erlebnisse, wo man sich noch Jahre später darüber unterhalten wird.
Uns ist natürlich klar, dass du schon diverse Veranstaltungen im Verein hast, wo deine Engagierten immer eingeladen sind. Der entscheidende Unterschied muss aber sein, dass diese neue Veranstaltung ausschließlich für die Engagierten ist und für keinen anderen Personenkreis. Das gibt ihnen das Gefühl, dass sie etwas „Besonderes“ sind und drückt eine besondere Art der Wertschätzung aus.
Und zum Abschluss noch einen Tipp, weil wir diesen Fehler leider häufiger sehen. Wenn deine Veranstaltung ein Erfolg war, dann wiederhole nicht 10 Jahre das gleiche Konzept. Wenn du immer wieder das gleiche machst, nutzt es sich ab, es wird selbstverständlich und ist nichts mehr besonderes. Bleib also mit deinem Team zusammen kreativ!

Wir hoffen, wir konnten dir mit diesem Beitrag weiterhelfen und dir Ideen liefern. Wenn du uns etwas zurückgeben möchtest, dann empfehle den Podcast und Blog gerne weiter. Bei Fragen erreichst du uns unter info@vereinsstrategen.de.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Wie gründe ich einen Verein?

Wie gründe ich einen Verein?

Vereinsgründung

Der Weg zum Sportverein – Schritt für Schritt

 

Wir schreiben hier im Blog über viele Themen, die für einen bestehenden Verein relevant sind. Eines der Themen, womit wir uns bisher noch nicht beschäftigt hatten, ist der Bereich der Vereinsgründung. Deswegen wollen dir hiermit den Weg aufzeigen, wie du zu deinem eigenen Verein kommst. Der Blogbeitrag stellt dabei eine gekürzte Fassung der Podcastepisode dar, welche wir dir zum Hören natürlich ans Herz legen.

Wann ergibt eine Vereinsgründung Sinn?

Wir haben für dich einmal alle Vor- und Nachteile aufgeführt, welche eine Vereinsgründung hat:

  • Ein Verein ist ein demokratisches Gebilde. Das Wort der Interessensgemeinschaft hat dementsprechend mehr Gewicht als das Wort der Einzelperson. Dies verschafft dem Sportverein vor allem dann Vorteile, wenn man seine Interessen gegenüber externen Personen äußert, wie der Politik, der Stadtverwaltung etc.
  • Man kann als Verein Organisationsstrukturen nutzen. Da jeder Sportverein einem Sportbund angebunden ist, kann man von deren Wissen profitieren. Zu den Strukturen gehört im Sport aber auch der Zugang zum Wettkampfsystem oder die Mitgliedschaft in einem Trägerverband.
  • Der Verein zeichnet sich durch Organhaftung aus, das heißt der Verein haftet mit seinem Vereinsvermögen und nicht seine Mitglieder. Dies beschränkt die Haftung der Führungsebene maßgeblich und erleichtert damit die Arbeit des Vorstandes, weil nicht sofort das Privatvermögen auf dem Spiel steht. Das erleichtert die Gewinnung von Ehrenamtlichen.
  • Vereine bzw. Sportvereine können Zuschüsse der öffentlichen Hand erhalten.
  • Vereine können Spenden erhalten und dafür Spendenquittungen ausstellen.
  • Vereine haben die Möglichkeit ihre Gemeinnützigkeit anerkennen zu lassen und profitieren damit von deutlichen steuerlichen Vereinfachungen (je nach Steuerart steuerbegünstigt bis steuerbefreit).
  • Beim Verein ist kein Gründungskapital nötig.
  • Einer der größten Vorteile ist sicherlich der Versicherungsschutz. Für Ehrenamliche existiert ein weitreichender, ergänzender gesetzlicher Versicherungsschutz, solange es sich um Tätigkeiten für den Verein handelt oder sich das Mitglied im Umfeld des Vereins befindet. Lücken in diesem Schutz werden durch Versicherungsverträge geschlossen, welche die Sportverbände zum Wohl der Sportvereine eingegangenen sind. Im Podcast gehen, wir noch ausführlicher auf diesen Punkt ein.

Du siehst die Vorteile eines Vereins im Vergleich zu anderen Gesellschaftsformen sind enorm, allerdings gibt es auch gewichtige Nachteile

  • Die Rechtsform eines Vereins ist nicht so Agil wie ein Start-Up, weil Entscheidungen demokratisch herbeigeführt werden und gewisse Strukturen aufgrund der gesetzlichen Vorschriften träge sein können (z.B. Durchführung einer Satzungsänderung).
  • Da gemeinnützige Vereine nicht gewinnorientiert arbeiten dürfen, gibt es regelmäßig Diskussionen über den „richtigen“ Verbrauch der Mittel.
  • Die praktische Notwendigkeit der Eintragung des Vereins in das Vereinsregister. Wenn man dies nicht macht und damit ein „nicht eingetragener Verein“ ist, dann ist man auch nicht als juristische Person anerkannt. Damit entfallen einige der oben genannten Vorteile. Der gravierendste ist sicherlich das Thema der Haftung mit Privatvermögen. Deswegen unbedingt den Verein eintragen lassen.

 

Auf dem Weg zur Vereinsgründung

Bevor du einen Verein gründen kannst, müssen natürlich erst einmal einige Dinge bedacht werden. Dazu gehört im ersten Schritt, die Frage, ob du 6 weitere Gründungsmitglieder für einen neuen Verein findest. Ein Verein kann nämlich nur dann gegründet werden, wenn er mindestens 7 Gründungsmitglieder hat. Der zweite Punkt über den wir nachdenken würden, ist die Überlegung des „Geschäftsmodells“ des Vereins. Du und deine Mitstreiter haben sicherlich eine bestimmte Sportart im Kopf, die ihr im Verein durchführen wollt. Die Ausführung dieser Sportart benötigt Ressourcen und klare Regeln. Grundsätzlich ist es aus unserer Sicht einfacher bei einer völligen Neugründung (also keiner Vereinsfusion) mit nur einer Sportart zu beginnen, dementsprechend einen Einspartenverein zu gründen. Ihr habt am Anfang mit der Gründung genug zu tun und könnt zu einem späteren Zeitpunkt weitere Sportarten aufnehmen. Die klaren Spielregeln des Vereins stellt ihr in euerer Satzung auf. Sowohl Sportart und Satzung hat dann einen enormen Einfluss auf zwei Ressourcen:

  • Finanzen:
    • Welche Ausgaben erwarte ich aufgrund meines Vereinszwecks?
    • Was kostet die Erstanschaffung von Sportgeräten und welche Möglichkeiten der Anschaffung habe ich (z.B. Leasing)? Je nach Sportart kann es in diesem Bereich gewaltige Unterschiede geben.
    • Was für Pachtgebühren für Sportstätten kommen auf mich zu?
    • Wie viele Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen erwarte ich? Wir würden es so gestalten, dass ihr erst die Ausgaben ermittelt für das erste Jahr, um dann zu bestimmen, wie hoch die Mitgliedsbeiträge sein sollen. Dabei würden wir immer etwas Puffer einplanen.
    • Gibt es schon zur Vereinsgründung Sponsoren, die sich am Verein finanziell beteiligen wollen?
  • Sportplätze/Räume/Hallen:
    • Gerade Sportplätze und Hallen sind meist in städtischer Hand. Man sollte also vor Gründung mit der Kommune abstimmen, ob es überhaupt freie Zeiten zur Durchführung der Sportart gibt. Es wäre doof, wenn 50% deiner Gründungsmitglieder nicht zum Training kommen können, weil sie zur Trainingszeit noch arbeiten müssen.
    • Räume sind einfacher zu bekommen, weil es auch andere Vermieter gibt als nur die Kommune.

 

Die Vereinsgründung – Schritt für Schritt erklärt

1. Vereinsname festlegen

Ihr könnt hier kreativ werden, aber müsst darauf achten, dass ihr mit dem Namen keine falschen Erwartungen schafft. Eine Täuschung über Art, Zweck, Größe, Alter oder sonstige Verhältnisse des Vereins führt zur Löschung des Vereinsnamens. Auch die geographischen Nennungen im Namen müssen passen.

2. Mustersatzung („Vereinsvertrag“) runterladen und anpassen

Wie der Begriff Mustersatzung schon sagt, es ist ein Muster. Da euer Verein aber individuelle Anforderungen und Bedürfnisse hat, sollte man diese auf keinen Fall ungeprüft übernehmen. Die Verlinkungen zur Mustersatzung findest du hier. Ziel muss es sein, dass euer „Vereinsgeschäftsmodell“ entsprechend in eine Satzung mündet. Der Vereinszweck ist dabei nur ein Teil, den ihr individuell gestalten müsst. Allerdings ist dieser besonders wichtig, weil er die Grundlage für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit ist. Deswegen sollte man auch nicht Vereinszwecke auf „Vorrat“ in die Satzung schreiben. Es wird zeitnah noch einer Folge und einen Artikel gehen, der sich nur mit dem Thema „Erstellung einer Satzung“ beschäftigen wird.

3. Kontakt mit dem Finanzamt und dem Sportbund aufnehmen

Wenn ihr einen eingetragenen Verein haben wollt, würden wir euch dringend empfehlen, Kontakt mit dem Finanzamt aufzunehmen. Dieses entscheidet nämlich am Ende, ob ihr als gemeinnütziger Verein anerkannt werdet oder nicht. Deswegen solltet ihr, bevor ihr die Satzung verabschiedet, beim Finanzamt nachfragen, ob sie eine Vorabprüfung vornehmen. So erfahrt ihr, wo noch Anpassungen notwendig sind. Gleiches gilt für euren zukünftigen (Landes-)Sportbund und Fachverband. Sie haben mehr Erfahrung bei der Erstellung von Satzungen und können euch Vorschläge zur Ausformulierung bei der jeweiligen Sportart geben. So kannst du Fehler vermeiden, die sich später nur schwer korrigieren lassen.

4. Postenverteilung mit Mitgründern vorab besprechen

Grundsätzlich seid ihr recht frei, wie groß eurer Vorstand ist und welche Aufgaben die einzelnen Personen im Vorstand begleiten. Wichtig ist, dass ihr ein Ungleichgewicht an Stimmen im Vorstand sicherstellt, um eine Pattsituation zu vermeiden und damit die Handlungsfähigkeit des Vereins zu erhalten. Um bei der Gründungsversammlung auch sicher alle Positionen besetzen zu können, macht es vorab Sinn, mit den Gründungsmitgliedern zu besprechen, wer sich welche Position vorstellen könnte. Dabei ist es wichtig zu unterscheiden zwischen dem BGB-Vorstand und den ggf. anderen Mitgliedern des Vorstandes. Der BGB-Vorstand ist nämlich im Gegensatz zu den anderen Mitgliedern in der Lage Rechtsgeschäfte im Namen des Vereins abzuschließen.

5. Gründungsversammlung durchführen

Bevor ihr die Gründungsversammlung durchführen könnt, müsst ihr erst einmal schriftlich zu dieser einladen. Dabei meint schriftlich entweder per Post oder auch per E-Mail. Außerdem müssen die Angaben zu Ort, Zeit und Tagesordnung aufgeführt sein und der Satzungsentwurf mit angehangen sein. Wir empfehlen die Einladung mindestens vier Wochen vorher zu versenden, damit auch alle Gründungsmitglieder auch entsprechend Zeit haben.

Bezüglich der Gründungsversammlung wollen wir an dieser Stelle nur auf einzelne Teilaspekte eingehen. In der Podcast-Folge werden alle Bestandteile des Ablaufes, der Wahlen und des Protokolls vorgestellt. Grundsätzlich ist es nämlich so, dass ihr bei der Durchführung einer Gründungsversammlung den gesamten Ablauf in einem Gründungsprotokoll festhalten müsst. Dieses verfasst der Protokollführer. Des Weiteren gibt es noch die Funktion des Versammlungsleiters, also der Person, welche durch die Gründungsversammlung entsprechend der Tagesordnungspunkte führt. Die wichtigsten Punkte bei der Versammlung sind sicherlich die Verabschiedung der Satzung, die Wahl des Vorstandes und die Festsetzung der Mitgliedsbeiträge. Ihr müsst allerdings auch die anderen gesetzlich vorgeschriebenen Punkte beachten, da ihr sonst die Gefahr habt, dass die Beschlüsse eurer Gründungsversammlung später für nichtig erklärt werden. Das solltet ihr dringend vermeiden. Am Ende der Versammlung müssen alle Mitglieder das Protokoll noch unterschreiben.

6. Nach der Gründung

Auch wenn eurer Verein jetzt gegründet ist, seid ihr noch nicht am Ende des Prozesses angekommen. Als nächstes müsst ihr die verabschiedete Satzung und das Gründungsprotokoll beim Notar einreichen. Der Notar erledigt die Eintragung in der Vereinsregister beim zuständigen Amtsgericht. Hier müsst ihr mit Kosten zwischen 200 und 250 Euro rechnen. Im Anschluss heißt es erst einmal Warten und den Verein voraussichtlich vier bis sechs Wochen ruhen lassen, denn so lange der Verein noch nicht eingetragen ist, würdet ihr mit eurem Privatvermögen haften.

Was man während dieser „Wartezeit“ machen kann, ist die Stellung des Antrages auf Gemeinnützigkeit. Dafür reicht ein formloses Schreiben an das zuständige Finanzamt mit dem Antrag auf Freistellung von der Körperschaftsteuer, der Satzung, dem Gründungsprotokoll, dem Wahlprotokoll, Vereinsregisterauszug (bzw. Beantragung), Beitragsordnung und dem Tätigkeitsbericht. Die Gemeinnützigkeit wird nach erstmailiger Erteilung in Zukunft alle drei Jahre vom Finanzamt überprüft. Bedenkt also, dass ihr entsprechende Unterlagen für jedes Jahr erstellt.

Wenn die Eintragung erfolgt ist, kann sich der Vereinsvorstand um die Eröffnung eines Vereinsbankkontos und die Mitgliedschaft im entsprechenden Sportbund kümmern. Hierfür muss ein Aufnahmeantrag beim Sportbund und beim zuständigen Fachverband gestellt werden. Als einzureichende Unterlagen werden die Satzung, die Gemeinnützigkeitsbescheinigung vom Finanzamt und die Mitgliedermeldung benötigt.

Du siehst also, einen Verein zu gründen, ist mit Aufwand verbunden, aber selbstständig möglich, wenn man sich an den von uns beschriebenen Ablauf hält. Im Podcast gehen wir auf einige Sachverhalte noch einmal tiefer ein. Das Thema Satzung, welches als Grundlage der Gemeinnützigkeit eine herausragende Stellung hat, haben wir hier nur angeschnitten. Hierzu erscheint zeitnah ein weiterer Blogartikel, um auf dieses Thema noch einmal näher einzugehen. Falls du noch Fragen oder Anregungen zum Thema Vereinsgründung hast, kannst du uns gerne eine E-Mail schreiben an info@vereinsstrategen.de. Wir freuen uns auf dich und hoffen, dass du viel mitnehmen konntest, um deinen eigenen Verein zu gründen.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

 

So wird dein Verein eine regionale Marke

So wird dein Verein eine regionale Marke

Positionierung

Was ist dein Markenversprechen im Verein?

 

Hast du schon einmal darüber nachgedacht, ob dein Verein eigentlich eine Marke ist? Wir alle verbinden etwas mit dem Begriff „Marke“, doch den meisten Personen sind die vielfältigen Facetten einer Marke und deren Wirkungsweise nicht klar. Deswegen wollen wir dir in diesem Artikel erklären, worauf du bei einer Marke achten musst, was sie mit deiner Positionierung zu tun hat, was die 4-W-Fragen sind und geben zum Abschluss noch praktische Handlungsempfehlungen.

 

Die Wirkungsweise einer Marke

Grundsätzlich ist es so, dass wir in unserem Alltag Werbung und Marken unterbewusst aufnehmen. Mit jeder Marke verbinden wir meist auch ein Markenversprechen. Wenn du dieses Shampoo kaufst, bekommst du keine Schuppen mehr oder wenn du zu Bayern München ins Stadion gehst, erlebst du erfolgreichen Fußball und mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit auch einen Sieg. Im Prinzip ist das Markenversprechen fast identisch zu eurer Vereinspositionierung. Falls du noch nicht unseren Artikel oder die Podcastfolge zum Thema Positionierung gehört hast, klicke jetzt hier. Eine gute Positionierung ist die Grundlage für die Entwicklung einer Marke, deswegen solltest du dich mit dem Thema dringend beschäftigen.

Aber kommen wir wieder zurück auf den Begriff „Markenversprechen“. Beispiele für einen Verein könnten sein:

  • Ihr bekommt qualitativ hochwertiges Training in unserem Verein
  • Man kann den Mitgliedsbeitrag als ehrenamtliche Arbeit leisten (Bsp aus der Praxis: Linden Dudes)
  • In unserem Verein bleibt ihr fit bis ins hohe Alter (für einen Verein mit Gesundheitssport)

Damit wir dieses Markenversprechen auch mit der Marke assoziieren, besteht sie meist aus unterschiedlichen Bestandteilen. Bei einem Breitensportverein könnte dies folgendermaßen aussehen:

  • Logo/Vereinswappen – Dies hat jeder Verein.
  • Corporate Identity, also wie man in der Außendarstellung auftritt. Dies haben die meisten Vereine unbewusst, weil sie „Vereinsfarben“ haben, welche immer wieder in der Präsentation des Vereins nach außen auftauchen. Der Begriff umfasst aber z.B. auch eine identische Schriftart im Verein oder identische E-Mailsignatur bei den Ehren- und Hauptamtlern. Sicherlich muss man als Verein nicht alles aus der „Industrie“ umsetzen, aber man sollte sich darüber bewusst werden, wie der Auftritt wirkt.
  • Weiterhin sollte es einen Leitspruch/ein Motto/Slogan geben. Dies haben nicht viele Breitensportvereine. Das Motto sollte aber zum Markenversprechen passen . Bei Werder Bremen ist z.B. das Motto „Lebenslang grün-weiß“. Das bedeutet, als Mitglied gibt es für dich vom Anfang bis zum letzten Tag  einen Platz und ein Angebot im Verein. Ein Motto ist aus unserer Sicht immer sinnvoll, um eure Positionierung zu nach außen zu präsentieren.

Aber  nur weil du ein Logo und ein Motto hast, ist es noch keine Marke. Hier kommt der Begriff des „Markenwissens“ ins Spiel. Wenn du einer Person auf der Straße, dein Logo zeigst und sie weiß, was das ist, dann reden wir von der „Erkennung der Marke“. Die Steigerung wäre, du gehst zu einer Person und fragst, wer ist der beste Tischtennisverein in deiner Region . Dann können drei Dinge passieren:

  • Sie weiß es nicht.
  • Sie sagt einen anderen Verein.
  • Sie nennt euch.

Wenn sie euch nennt, dann seid ihr bei dieser Person mit der Positionierung durchgedrungen, Diese Tatsache bei möglichst vielen Leuten bzw. in der Zielgruppe im Kopf zu erzeugen, ist das Ziel von deiner Marke. Du wirst also erkannt und unterscheidest dich mit deinen Eigenschaften subjektiv von den anderen Vereinen in deiner Region.

Dies ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil, weil es die Wahrnehmung eurer Pressearbeit steigert und euch die Arbeit mit vielen Personengruppen erleichtert. Durch Empfehlungen bekommt ihr mehr Mitglieder, mit einem sozialen Engagement mehr Spender, Sponsoren lassen sich leichter überzeugen und auch für die Gewinnung von Geldern von der öffentliche Hand ist es von Vorteil, bekannt zu sein und für etwas bestimmtes einzustehen.

Dies funktioniert allerdings nur, wenn dein Verein drei Dinge zur Markenbildung unbedingt beachtet:

  • Die Menschen assoziieren oder sollen etwas mit deinem Verein assoziieren. Sorge dafür, dass es die positiven Eigenschaften sind, die du im Verein haben möchtest. Versuche Handlungen von einzelnen Personen, die diese Eigenschaften gefährden könnten, zu verhindern.
  • Ihr müsst in eurer Marke und Positionierung unterschiedlich zu anderen Vereinen sein und dürft nicht einfach kopieren.
  • Marken funktionieren nur, wenn Menschen sich damit auch identifizieren. Eure Mitglieder werden das wahrscheinlich, sonst hättet ihr auch keine Ehrenamtler. Fans, die zu Spielen oder Wettkämpfen gehen tun das auch. Aber auch die Politik kann sich mit einem Sportverein identifizieren, wenn ihr euch beispielsweise um Integrationsprojekte kümmert. Jede Person, welche sich mit euch identifiziert ist sehr wertvoll, weil er gleichzeitig unbewusst als Markenbotschafter auftritt und somit eurer Markenversprechen vervielfältigt.

 

Die 4-W-Fragen für deine Marke

Du musst dir im Verein überlegen, wo die Berühungspunkte mit deiner Zielgruppe sind, die du für deinen Verein bzw. deine Marke begeistern willst. Dabei kann die Zielgruppe Mitglieder, Fans, potentielle Mitglieder oder auch Sponsoren sein. Jede dieser Gruppen und auch innerhalb dieser Gruppen braucht es ganz unterschiedliche Berührungspunkte z.B. in Abhängigkeit vom Alter und vom Geschlecht. Diese Berühungspunkte kann man mit den W-Fragen ermitteln, welche wir dir jetzt einzeln vorstellen:

Wer

  • Wer ist die Zielgruppe in meinem Verein?

Dies ist gar nicht so einfach zu beantworten, denn es kommt sehr auf deinen Verein an. Bei einem Einspartenverein ist die Zielgruppe meist deutlich homogener als in einem Mehrspartenverein, welcher unterschiedliche Altersgruppen, Sportarten, etc. anspricht. Als Verein musst du allerdings deine Zielgruppe kennen, weil jede über andere Berührungspunkte angesprochen werden muss. Niemand wird bestreiten, dass man Kinder, Eltern oder Senioren unterschiedlich erreichen kann.

Wo?

  • Wo erreiche ich meine Zielgruppe

Wenn du deine Zielgruppen bestimmt hast, ist der zweite Schritt zu überlegen, wo diese sich aufhalten. Hier hilft es, einmal den wahrscheinlichen Tagesablauf nachzuzeichnen und die Berührungspunkte festzustellen. Kinder könnten z.B. über den Schulunterricht oder Freunde, welche schon im Verein sind, in Kontakt mit deinem Verein kommen. Senioren erreichst du wahrscheinlich besser über einen Flyer im Briefkasten oder eine Einladung zum Vereinsfest.

Grundsätzlich kann man sagen, dass junge Menschen sich viel im digitalen Raum (Soziale Netzwerke, etc.) aufhalten. Die möglichen Berührungspunkte sind dort also sehr hoch und durch Algorithmen können diese inzwischen auch sehr zielgenau ausgesteuert werden (Alter, Region, Geschlecht, etc.). Umso älter die Personen werden, umso besser ist, es analoge Berührungspunkte zu nutzen.

Auch muss man unterscheiden, ob die Personen aktiv oder passiv auf der Suche sind. Wenn man passiv auf der Suche ist, muss man mit der Marke und den Maßnahmen so stark emotionalisieren, dass man sofort Lust bekommt da mitzumachen. Ein gutes Beispiel sind Sportveranstaltungen. Geht einmal z.B. auf die Webseite vom Ironman – da kommt als erstes ein emotionales Video, wo man Lust bekommt selber daran teilzunehmen.

Wann

  • Wann spreche ich meine Zielgruppe an?

Damit ist gemeint, welchen Wissenstand hat die einzelne Person und wie muss sich sie dann individuell ansprechen? Wir machen das jetzt einmal am Beispiel eines potentiellen Mitgliedes.

  1. Kennt die Person die Sportart? Ist die Sportart erklärungsbedürftig? Denken wir z.B. an Sportarten wie Futsal oder Crossgolf. Aber auch bei Sportequipment wie z.B. beim Rennrad sollte viel erklärt werden. Hier bieten sich z.B. YouTube-Videos an, wo solche Sachen erklärt werden können von Personen aus eurem Verein. Das schafft dann auch schon eine erste emotionale Verbindung zum Verein, ohne dass die Person aktiv zu euch fahren müsste. Unterstützt werden kann dies zu einem späteren Zeitpunkt durch das Angebot von Probetrainings.
  2. Kennt sie Vereine oder andere Angebote, wo sie die Sportart ausüben kann? Hier fehlt dann offensichtlich das Markenwissen über euren Verein und nicht über den Sport. Preist eure Positionierung und deren Vorteile an, damit sie sich nicht für den Konkurrenzverein entscheidet.
  3. Die Person kennt euren Verein und findet das Angebot gut. Jetzt muss der Verein ihr den Einstieg so sanft wie möglich gestalten. Das umfasst die Möglichkeit für ein Probetraining, eine unkomplizierte Online-Anmeldung oder auch eine gute Erreichbarkeit bei Rückfragen.
  4. Macht die Person final zum Fan und damit, ohne dass sie es weiß, zum Markenbotschafter. Markenbotschafter erzählen positiv über euren Verein, posten aus Überzeugung bei Social-Media Vereinsthemen und engagieren sich wahrscheinlich auch ehrenamtlich. Solche Botschafter gewinnen dann am Ende neue Personen für den Verein.

Warum

  • Warum möchte die Zielgruppe zum einem Sport machen bzw. ausgerechnet bei euch im Verein sein?

Hier kommen wir wieder zu einem Punkt vom Anfang des Beitrags zurück – dem Markenversprechen. Am Ende muss das Markenversprechen zur Zielgruppe und zur Positionierung passen. Schauen wir uns das einmal für einen Selbstverteidigungskurs für Frauen  an. Die Positionierung muss eine hohe Ausbildungsqualität sein, damit die Frauen sich nach dem Kurs verteidigen können. Das Markenversprechen könnte z.B. lauten: „Du musst nie wieder Angst nachts auf der Straße haben, denn du kennst Techniken, um dich zu verteidigen“. Wenn du feststellst, das das Markenversprechen nicht zu eurer Zielgruppe passt, dann ist eure Positionierung eventuell nicht optimal. 

 

Markenkommunikation in der Vereinspraxis

Am Ende ist die Kommunikation einer Marke natürlich sehr individuell vom Verein abhängig. Trotzdem wollen wir dir mit diesen praktischen Beispielen zu den verschiedenen Punkten, die wir vorgestellt haben, einmal Ideen mitgeben, wie eine praktische Umsetzung im Verein aussehen könnte.

  • Das Markenversprechen kommuniziert ihr zum einem durch die Handlungen im und außerhalb des Vereins nach außen. Seid ihr ein Verein mit dem Schwerpunkt Integration, dann solltet ihr euch auch bei Integrationsthemen engagieren. Die Marke z.B. in Form des Logos, ist nur das visuelle Symbol für eure Handlungen, welches Personen später mit euch assoziieren sollen.
  • Ein Slogan kann die Kommunikation erleichtern, weil neben einer Bildinformation noch eine inhaltlich starke Information hinzukommt. „SV Musterstadt – Der Integrationsverein/Vielfalt ist bunt“
  • Mitglieder, Freiwillige und Fans identifizieren sich stark mit dem Verein. Sie sind quasi freiwillige Markenbotschafter. Gebt ihnen Möglichkeiten das nach außen auch zu zeigen. Das geht bei einem Sticker auf dem Auto los, über Trainingsklamotten bis zur Unterstützung auf Social Media indem sie Beiträge des Vereins verlinken und einen Kommentar schreiben, wie: „Das war heute wieder supercool. Danke“
  • Ihr müsst das Thema glaubhaft leben und euch dafür stark machen. Ansonsten bist du nicht authentisch und das Handeln des Vereins wirkt nicht schlüssig.
  • Versucht für interne und externe Personen eure Marke erlebbar zu machen. Das geht am besten über den persönlichen Kontakt bei Vereinsfesten, Probetrainings, beginnt allerdings auch schon bei dem positiven Erlebnis auf deiner Webseite.
  • Wenn es möglich ist, versucht einen Katalog aufzustellen, wie ihr die Marke kommunizieren wollt, also was sind die Mindeststandards, die ihr vereinheitlichen wollt. Dazu gehört z.B. einheitliches Briefpapier, einheitliche Sportkleidung, E-Mail-Signatur aber auch einheitliche Prozesse, so dass für alle Mitglieder und Zielgruppen das Vereinserlebnis identisch ist.
  • Versucht Mitglieder und Interessierte zielgerichtet anzusprechen. So kann man mit einer guten Mitgliederverwaltungssoftware durchaus zielgenaue E-Mails senden: „Wenn Kurs A interessant war, dann könnte auch Kurs B interessant sein.“. Kein Mensch möchte ein Markenerlebnis haben, wo er mit irrelevanten Informationen versorgt wird und irgendwann genervt, die Mails nicht mehr liest.
  • Versucht Content also Inhalte zu kreieren, die auch für Zielgruppen außerhalb eures Vereins interessant ist. Ihr bietet Babyschwimmen an. Dann wäre es vielleicht sinnvoll auch über Themen wie Schwangerschaft und Sport auf euer Webseite zu berichten.
  • Beachtet bei der Kommunikation die Diversität der Zielgruppen und ihre Berührungspunkte. Das wurde gerade bei den W-Fragen schon aufgezeigt. Aber überlegt euch genau, was bedeutet es für euch, wenn die Zielgruppe 3h am Tag bei Social Media verbringt. Dann ist ein Instgramm-Account und Vereinsinfluencer unverzichtbar. Bei Senioren ist ein klassischer Handzetteleinwurf wahrscheinlich effektiver.

 

Wie starte ich im Verein?

Im Beitrag über die Positionierung haben wir darüber gesprochen gehabt, dass man am besten eine kleine Gruppe die Positionierung einmal ausarbeiten lassen sollte. Da diese sich schon intensiv mit dem Thema beschäftigt hat, macht es Sinn, wenn Teile der Gruppe auf jeden Fall auch auf die Kreierung deiner Marke Einfluss haben.

Deswegen bildet am besten im Verein eine neue kleine Gruppe an Freiwilligen, die sich mit dem Thema Marke beschäftigen wollen. Diese sollten einmal die Inhalte der Podcastfolge/des Beitrags auf ihren Verein und die festgestellte oder gewünschte Positionierung übertragen. Meist wird schnell klar, wer die Zielgruppe ist und welche Markenbotschaft man nach außen tragen möchte. Hier könnt ihr gerne die kreativen Köpfe bei euch im Verein einbinden.

Als nächstes sollte man sich mit den Berührungspunkten beschäftigen. Hier würde wir einfach im Verein in der entsprechenden Zielgruppe einmal nach ihrem normalen Tagesablauf fragen. Meist ergeben sich dann neue Ansatzpunkte für mögliche Berührungspunkte. Und jetzt heißt es austesten! Kann dein Verein die Kommunikation so ausrichten, dass er genau dort so wahrgenommen wird, wie es geplant war?

Hinter so einer Marke und deren Kommunikation sollte natürlich der ganze Verein stehen. Deswegen stellt die Ausarbeitung den Mitgliedern vor. Macht klar, wie wichtig dieses Thema für den Verein ist und das jeder ein Teil dieses Projektes durch sein persönliche Handeln ist. Allerdings wird es Menschen geben, die nicht verstehen, wieso man jetzt einen Slogan und andere Veränderungen im Verein braucht. Versucht diese zu überzeugen, damit sie das „Markenversprechen“ nicht gefährden. Du wirst feststellen, dass es etwas dauern kann bis sich erste Erfolge einstellen. Schließlich muss sich Markenbekanntheit erst einmal entwickeln und von Menschen weitergetragen werden.

Wir hoffen, dass dir der Beitrag dabei hilft deine Marke im Verein zu entwickeln. In der Podcastfolge gehen wir auf einzelene Aspekte des Beitrags noch tiefer ein und stellen weitere Beispiele vor. Höre also gerne rein! Falls du Fragen oder Anmerkungen hast, würden wir uns über eine E-Mail an info@vereinsstrategen.de freuen. Wenn dir unsere Inhalte gefallen, würden wir uns über eine Weiterempfehlung in deinem Bekanntenkreis freuen.

 

Deine Vereinsstrategen

(Martin Schüttler)

 

Digitalisierung umsetzen im Verein

Digitalisierung umsetzen im Verein

Digitalisierung

Digitalisierung im Verein ist ein Marathon

 

Die Digitalisierung im Verein umzusetzen, gestaltet sich nicht immer ganz einfach. Für viele Engagierte ist es das erste Mal, dass sie sich intensiv mit ihren Prozessen im Verein beschäftigen müssen und dann entscheiden sollen, ob und wenn ja, wie sie diese Prozesse digitalisieren sollen. Deswegen sprechen wir im zweiten Teil des Interviews mit dem Vereinsdigitalisierungsexperten Philipp Tramm, wie er konkret die Digitalisierung als Berater bei einem Verein angeht. Der Blogbeitrag stellt eine Zusammenfassung der Podcast-Episode dar.

Der Verein kennt sich selbst am besten

Fallstricke im Verein, Konflikte oder die Persönlichkeit der Mitglieder und Ehrenamtler – alles das kennt der Verein und dessen Führungsriege viel besser als jeder externe Berater. Trotzdem kann es Sinn machen für schwierige oder auch neue unbekannte Themen einen externen Berater zu konsultieren, wenn diese Experten auf diesem Gebiet sind. Das heißt aber nicht, dass er euch die Lösung sofort präsentieren kann, sondern diese muss erst gemeinsam entwickelt werden. In den ersten Gesprächen geht es unter der Beachtung der finanziellen aber auch personellen Ressourcen des Vereins um folgende Punkte:

  • Klärung des Anliegen des Vereins – „Ich möchte digitalisierter werden.“
  • Besprechung der Probleme im Verein – „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“
  • Definition der Erwartung des Vereins an die „Beratung“ – „Wir wollen, dass wir am Ende der Beratung wissen, welches Mitgliederverwaltungssystem wir nehmen“
  • Wünsche formulieren für die Umsetzung „Wir wollen auf jeden Fall über dieses System E-Mails an die Mitglieder versenden können“

Aus diesen Gesprächen werden dann gemeinschaftlich eines oder mehrere Szenarien entwickelt, wie eine Begleitung aussehen könnte. Das würde im Fall einer Mitgliederverwaltung einmal bedeuten, dass im ersten Schritt die Zielsetzungen festgelegt werden sollen und erst im zweiten Schritt dann die Anforderungen definiert werden, die die Mitgliederverwaltung unbedingt oder möglichst abdecken sollte. Diese verschiedenen Anforderungen werden dann in einem Anforderungskatalog gesammelt. Die Sammlung der Anforderungen erfolgt im Normallfall in Form von Workshops.

Fehler, die häufiger gemacht werden

Es kommt immer wieder vor in der Beratung, dass Vereine erst externe Personen ansprechen, wenn sie sich die Frage stellen „Welche Software nehmen wir jetzt?“. Das ist aber erst der dritte Schritt. Hier können wir nur empfehlen, wieder beim ersten Schritt zu beginnen, sonst wird man mit dem Ergebnis unzufrieden sein, weil auf einmal Anforderungen an die Software im Betrieb gestellt werden, die sie gar nicht leisten kann.
Doch es kann sich bei einer Beratung auch herausstellen, dass das Problem ein ganz anderes ist, als das, wofür der Berater ursprünglich engagiert wurde. Gehen wir zurück auf das Beispiel: „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“. Wenn sich herausstellt, dass der Mitgliederschwund andere Ursachen hat, muss man wieder zum ersten Schritt zurück gehen und die Erwartung des Vereins entsprechend anpassen. So könnte die Engagementförderung viel wichtiger sein, um das Problem zu lösen.

Viele Perspektiven helfen

Die ersten Gespräche zwischen einem Berater und einem Verein finden meist im kleineren Kreis statt, also meist der Vorstand manchmal noch ergänzt durch ausgewählte Personen aus dem Verein, für die das entsprechende Digitalisierungsthema sehr relevant ist. Dadurch wird meist aber nur eine Perspektive des Projektes dem Berater präsentiert. Deswegen werden zur Entwicklung der Szenarien schon zu einem frühen Zeitpunkt Workshops angesetzt, wodurch weitere Perspektiven eingebracht werden. Wenn ihr im Verein z.B. den Trainingsbetrieb digitalisierter aufstellen wollt, wäre es sicherlich nützlich die Meinungen und Anforderungen der Übungsleiter gehört zu haben. Schließlich arbeiten diese am Ende täglich mit der erarbeitenden Lösung. Ziel sollte es sein, dass am Ende alle Personen, die aktiv von der Veränderung betroffen sind, im Rahmen von Workshops einzubinden. Hier kann man besprechen, wo wollen wir hin, welche Projekte sollen überhaupt angegangen werden, wie könnte das aussehen und welche Personen benötigen wir dafür? Immer wieder stellt man in den Workshops auch fest, dass in einer anderen Abteilung für ein bestimmtes Problem auch schon eine (digitale) Lösung vorhanden ist. Dies passiert, weil viele Abteilung parallel zueinander arbeiten und zu selten intensiv zusammen. Im Sinne des Gesamtvereins sollte geprüft werden, ob diese Lösung auch für die anderen Abteilungen sinnvoll ist. Dies kann dann in den Anforderungskatalog aufgenommen bzw. kann relativ einfach auf den Gesamtverein ausgerollt werden. Ein Beispiel wäre die Nutzung einer Cloud in einer Abteilung, welche vom gesamten Verein genutzt werden könnte.

Es ist ein Marathon

Eine Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes kann leider lange dauern. Die Dauer hängt vom Engagement und der Einsatzbereitschaft der Beteiligten ab unter der Berücksichtigung der zeitlichen und finanziellen Ressourcen – und natürlich auch von der Ausgangssituation in eurem Verein. Wenn ihr die Daten, die ihr in eine Mitgliederverwaltungssoftware einpflegen wollt, in diversen Excellisten vorliegen habt oder sogar nur analog auf Papier, dann dauert so ein Projekt durch die Notwendigkeit der Einpflege der Daten in die Datenbank natürlich deutlich länger.
Um ein Projekt wiederum zu beschleunigen, kann es sinnvoll sein sich externe technische Unterstützung in den Verein zu holen. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn ihr diese technische Kompetenz nicht bei euch im Verein habt. Dies wären dann aber weitere Kosten, die neben der Anschaffung der Mitgliedersoftware auf euch zukommen.
Final kann man sagen, dass eine solche Umsetzung einer Mitgliederverwaltungssoftware im besten Fall mehrere Monate dauert, im Normalfall aber ein Jahr und mehr. Schon allein die erstmalige Aufnahme der Prozesse in den Workshops und die Diskussion und Entwicklung der möglichen Transformation dauert meist länger, als von den Vereinen gedacht. Dies offenbart auch, warum es sich als schwerer Fehler erweisen kann, wenn man den dritten Schritt einfach vorzieht und eine Software kauft. Der Verein dreht sich unnötig im Kreis, wenn er im Nachgang die anderen Schritte nachholen möchte und verbraucht damit unnötig zusätzliche Ressourcen im Verein. Meist versandet der Wandel des Prozesses dann im Laufe der Zeit, weil die handelenden Personen frustriert sind oder nicht mehr ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen.
Doch auch, wenn ihr alle Schritte in der richtigen Reihenfolge geht, kann die Gefahr bestehen, dass die Beteiligten die Motivation am Projekt bei der Umsetzung verlieren, weil sie keine ausreichenden Erfolgserlebnisse haben. Berater nutzen hierfür im Aufbau des Projektmanagements zwei Tricks. Es wird zum einem der Gesamtprozess in Etappen unterteilt. Diese Etappenpunkte stellen Zwischenziele da. Durch das Erreichen dieser Ziele schafft man auch während eines Projektes Erfolgserlebnisse. Das motiviert und lässt das gesamte Projekt vom Gefühl her kürzer wirken. Ein Zwischenziel bei der Mitgliederverwaltungssoftware könnte z.B. die Fertigstellung des Anforderungskatalogs oder der Vergleich von zwei Softwaren sein. Der andere Tipp ist, die Leute zu Betroffenen zu machen. Lass sie fühlen, wie grausam sich der aktuelle Prozess in der täglichen Arbeit anfühlt und zeige auf, wie einfach der Prozess erst wird, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Dies hilft, dass sie die letzten Meilen zur Fertigstellung des Projektes noch gehen.

Beratungsresistenz

Doch was kann man tun, wenn die Basis gerne eine Veränderung möchte, vielleicht sogar beraten werden will, aber es in den Führungskreisen Widerstände gibt? Dann sollte man auf jeden Fall nicht aufgeben. Versucht für eure Ideen Menschen zu begeistern und diese auch mitzunehmen, um eine größere Stimme im Verein zu haben. Zur Überzeugung von Mitgliedern ist eine sachliche Argumentation das Gebot der Stunde. Dann können die gewählten Organe euer Anliegen nicht einfach unter Tisch fallen lassen, sondern müssen sich öffnen. Wir stellen immer wieder bei der Beratung fest, dass sich mit externer Begleitung im Anschluss weitere Türen für Veränderungen öffnen, die vorher scheinbar fest verschlossen waren.

Falls du noch Fragen zur Podcastfolge oder zum Blogbeitrag hast, kannst du uns sehr gerne unter info@vereinsstrategen.de schreiben. Wenn dir das Artikel gefallen hat, abonniere gerne unseren Podcast und empfehle uns weiter. Wenn du mehr von Phillipp seiner Arbeit erfahren möchtest und in seinem Blog alles wissen möchtest über die Digitalisierung im Verein, dann klicke hier.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)