Satzung

So baust du deine Vereinssatzung

von Vereinsstrategen | Nov 17, 2021 | Vereinsgründung

Von Vereinszwecken, Umlagen und anderen Fallstricken

Das Thema Satzung ist sehr vielschichtig und sehr von euren individuellen Bedürfnissen im Verein abhängig. Es gibt deswegen nicht die eine Lösung, wie du eine Satzung aufbauen solltest. Das ist auch gar nicht der Anspruch dieses Blogartikels oder Podcastfolgen, sondern vielmehr dich auf wichtige Bestandteile einer Satzung hinzuweisen und dir Ideen zu geben, wie man diese regeln könnte. Der Blogbeitrag stellt dabei eine zusammengefasste Version der beiden Podcastfolgen dar und wird ergänzt durch einige Formulierungshilfen, auf welche wir im Podcast verweisen. Hier muss man allerdings herausstellen, dass weder Pascal noch Martin gelernte Anwälte sind und weder die Folgen noch der Blogartikel eine Rechtsberatung darstellen können. Es werden hier nur Ideen vorgestellt.

Satzung – Eine erste Übersicht

Die Satzung ist das Regelwerk des Vereins, welches die Mitglieder bestimmen können. Sie ist grundsätzlich frei formulierbar und regelt die Rechte und Pflichten von Mitgliedern und Vorstand, wie die Zuständigkeiten und organisatorische Struktur des Vereins (Gremien, Termine, Formalitäten etc.) Das führt dazu, dass in einer Satzung Dinge geregelt sind, die in einer Satzung eines anderen Vereins nicht zu finden sind oder welche an einer ganz anderen Stelle in der Satzung auftauchen. Bei der Erstellung oder Änderung einer Vereinssatzung sollte man aber immer den gesetzlichen Rahmen im Hinterkopf haben. Es ist nämlich nicht möglich, dass man gesetzliche Regelungen mittels Satzung außer Kraft setzen kann. Umgekehrt werden allerdings Sachverhalte, welche ihr nicht in der Vereinssatzung geregelt habt von gesetzlichen Regelungen aufgefangen. Diese sind aber meist nicht zum Vorteil eines Vereins, deswegen sollte man das auf jeden Fall verhindern.
Wir haben im Beitrag über die Vereinsgründung (siehe hier) ausführlich darüber berichtet, wie wichtig die Satzung für die Erlangung der Gemeinnützigkeit ist. Die gestellten Bedingungen an die Satzung sind dabei als eng zu bezeichnen. Aus diesem Grund macht es auch Sinn, dem Thema Satzung den entsprechenden Stellenwert im Verein zu geben, egal ob es sich dabei um eine Neugründung oder eine regelmäßige Aktualisierung einer alten Vereinssatzung handelt. Hier bietet es sich an regelmäßig die aktuellen News der Sportverbände zu verfolgen und sich in Abständen immer wieder die aktuell gültigen Mustersatzungen anzuschauen.

Satzung und Neugründung – ein Fahrplan

Auch hier verweisen wir zu Beginn erst einmal auf den Beitrag zur Vereinsneugründung (siehe hier). Dort haben wir festgehalten, dass einer der wichtigsten Punkte zu Beginn ist, seinen Verszweck herauszuarbeiten. Wenn dieser klar ist, sollte man sich schon mit dem Thema der Satzung beschäftigen. Hier kann man sich idealerweise zweier unterschiedlicher Quellen bedienen. Zuerst sollte man sich eine Mustersatzung zur Hand nehmen (z.B. Mustersatzung des LSB NRW) und diese vollständig durchlesen. Hier sind nämlich schon zu vielen möglichen Paragraphen, Hinweise und Erläuterungen aufgeführt, die euch schon einige Entscheidungsalternativen aufzeigen. Darüber hinaus würden wir uns noch zwei bis drei Satzungen von bestehenden Vereinen zur Hand nehmen, um sich Ideen zu holen. Dabei sollten die Vereine am besten folgende Kriterien erfüllen bzw. durch die verschiedenen Satzungen alle Kriterien abgedeckt sein:

Der Verein sollte eine aktuelle Satzung vorweisen können. Schaut hierfür mal wann die Vereinssatzung in Kraft getreten ist.
Der Verein sollte eine gewisse Ähnlichkeiten zu deinem geplanten Verwein aufweisen (Größe, Zweck, Sportart etc.).
Nehmt außerdem noch die Satzung eines Großsportvereins mit zur Hand. Diese sind meist aktueller und bieten ein breiteres Spektrum für Inspirationen.

Wenn ihr die Satzung dann in einem ersten Entwurf vollständig ausgearbeitet habt, dann solltet ihr die zuständige Person beim entsprechenden Landessportbundes kontaktieren und mit ihr alles besprechen. Diese kennt viele Fallstricke und kann euch auf Fehler oder Probleme hinweisen. Bei ungewöhnlichen Regelungen und Sonderfällen sollte man außerdem darüber nachdenken, Kontakt mit einem Anwalt oder dem Justizar des Sportbundes aufzunehmen. Nachdem der Entwurf überarbeitet wurde, muss man unbedingt Kontakt zum Finanzamt aufnehmen, um prüfen zu lassen, ob die Gemeinnützigkeit in dieser Form später anerkannt und gewahrt werden kann.

Wichtige Paragraphen der Mustersatzung erklärt

Wir haben uns dafür entschieden, dass wir an dieser Stelle einige Paragraphen aus einer Mustersatzung besprechen wollen, wo wir aus unserer Erfahrung glauben, dass sie eine hohe Relevanz in der Praxis haben. Du findest die Mustersatzung, auf welche wir uns beziehen, hier. Dabei kannst du parallel zum Blog oder zur Podcastfolge die Mustersatzung daneben legen und und so alles entsprechend nachvollziehen. Des Weiteren haben wir uns drei Satzungen bestehender Vereine rausgesucht, auf welche wir an einigen Stellen eingehen wollen. Dies sind:

Linden Dudes e.V. – als Verein, der noch nicht so alt ist und moderne Strukturen aufweist
Sportverein Werder von 1899 e.V. – als Großsportverein mit mehreren Sparten
Hildesheimer-Schwimm-Club Hellas-1899 e.V. – Hellas Hildesheim kurz genannt, als Fusionsverein und Traditionsverein

Paragraph 1 – Allgemeine Angaben

Die Angaben zum Vereinsnamen, zum Sitz bzw. zum Geschäftsjahr sollten selbsterklärend sein. Beim Geschäftsjahr kann man sich aber grundsätzlich einmal Gedanken machen, ob dieses wirklich am 31.12. enden muss. Schließlich ist der Saisonbetrieb bei einigen Sportarten auch von Sommer zum nächsten Sommer. Es kann also inhaltlich durchaus bei einem Spartenverein Sinn machen, auch sein Geschäftsjahr zum 30.06. enden zu lassen. Wichtig ist, dass ihr beachtet, wann ihr welche Kapazitäten habt, um die Buchhaltung und den Jahresabschluss zu machen.
Zusätzlich können im ersten Paragraphen aber auch die Vereinsfarben festgelegt werden und es müssen Erläuterungen bei einer Vereinsfusion gegeben werden (z.B. bei Hellas Hildesheim).
Wenn ihr eine Neugründung vornehmt, ist es darüber hinaus wichtig, dass ihr den Standardsatzungstext etwas abändern müsst:

Übliche Formulierung:
„Der Verein hat seinen Sitz in …………und ist in das Vereinsregister beim Amtsgericht …………….. unter der Nr. ……….. eingetragen.“

Bei der Neugründung sollte Absatz 2 wie folgt formuliert werden:
„Der Verein hat seinen Sitz in …. . Der Verein soll in das Vereinsregister eingetragen werden. Nach der Eintragung führt er zu seinem Namen den Zusatz e.V..“

Paragraph 2 – Vereinszweck und Zielerreichung

Grundsätzlich ist der Vereinszweck, welcher die Gemeinnützigkeit begründet, in der Abgabenordnung geregelt. Es gibt in § 52 Abs. 2 AO insgesamt 25 Vereinszwecke, wobei aber im Wesentlichen fünf relevant sind.

Sport (Nr. 21): Das umfasst die körperliche Ertüchtigung zuzüglich Schach.
Jugendhilfe (Nr. 4): Gibt es eine Jugendabteilung oder nicht? Hierzu zählt auch die Förderung der allgemeinen Jugendhilfe (z.B. Jugendfahrten, Ferienbetreuung, Bildungsauftrag).
Öffentliches Gesundheitswesen (Nr. 3): Relevant für den Bereich Rehasport oder Ernährungsschulungen
Erziehung und Bildung (Nr.7): Wenn der Verein Bestandteil in der Ganztagbetreuung an Schulen ist, ist dieser Vereinszweck relevant.
Kultur (Nr. 5): Kann kulturelle Veranstaltungen umfassen, die nicht zum normalen Sport gehören (z.B. Theater).

In der Praxis kann die Erläuterung des Vereinszwecks in der Satzung dann beispielsweise so aussehen, wie bei den Linden Dudes:

„Zweck des Vereins ist die Förderung des Sports nach § 52 Abs. 2 Nr. 21 der Abgabenordnung (AO) insbesondere im Basketballsport im Rahmen von Breiten- und Freizeitsport, im Bereich der Leistungsförderung durch Wettkampfsport und des Gesundheitssports und aus der Perspektive von Integration und Inklusion. Des Weiteren wirkt der LINDEN DUDES e.V. im Rahmen seiner allgemeinen Jugendarbeit bei der Jugendpfege und Jugendförderung mit.“

Du kannst hier gut erkennen, dass man auch mehrere Vereinszwecke in einer Satzung aufnehmen kann. Allerdings muss man darauf achten, dass man in der Satzung keine Vereinszwecke auf Vorrat aufnehmen kann. Schließlich müssen auch alle Zwecke verwirklicht werden. Das heißt, der Verein muss seine Zweckerreichung nachweisen.

Diese Zweckerreichung hängt natürlich stark vom geplanten Zweck ab. Für den Vereinszweck „Sport“ sind vor allem folgende Kriterien ausschlaggebend (aber nicht alle notwendig):

Organisation eines geordneten Sport-, Spiel-, Übungs- und Kursbetriebes für alle Bereiche, einschließlich des Freizeit- und Breitensports,
die Durchführung eines leistungsorientierten Trainingsbetriebes und von sportspezifischen Vereinsveranstaltungen,
Beteiligung des Vereins und seiner Mitglieder an Turnieren, Vorführungen und sportlichen Wettkämpfen,
Durchführung von allgemeinen und sportorientierten Jugendveranstaltungen und -maßnahmen,
Aus-/Weiterbildung und Einsatz von Übungsleitern, Trainern und Helfern

Auch an dieser Stellen schauen wir uns einmal an, wie die Linden Dudes ihre Zweckerreichung in der Vereinssatzung geregelt haben:

a) freiwilliges und ehrenamtliches Engagement seiner Mitglieder,
b) die Pfege, Förderung und Ausübung von Sport- und Bewegungsaktivitäten auch in Form von Kursangeboten und im Rahmen von Kooperationen,
c) Anschaffung, Anmietung und Unterhaltung von Geräten, Sportanlagen und Räumen,
d) Aus- und Fortbildung von Ehrenamtlern (Übungsleitern, Trainern, Betreuern, Vereinsführungskräfen und Schiedsrichtern)
e) Durchführung von geeigneten Informations- und Bildungsveranstaltungen,
f) Durchführung von Sportveranstaltungen, Serienspielen, Freizeitsportangeboten, Turnierbetrieb und sonstigen sportlichen Veranstaltungen,
g) Maßnahmen zur Engagement- und Ehrenamtsförderung insbesondere durch systematisches Ehrenamts- & Freiwilligenmanagement.

Wir können euch nur dringend empfehlen die Zweckerreichung in die Satzung aufzunehmen, vor allem, wenn ihr einen Verein neu gründen wollt. Schließlich ist es für die Erteilung der Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt eine Grundvoraussetzung, dass ausformuliert ist, wie ihr den Vereinszweck denn eigentlich genau erreichen wollt.

Jetzt kann es natürlich auch passieren, dass eurer bestehender Verein aus bestimmten Gründen seinen Vereinszweck ändern möchte. Diese Änderung liegt immer dann vor, wenn der Verein seinen Charakter ändert und die Mitglieder mit einer solchen Änderung bei Vereinseintritt nicht rechnen konnten. So eine Änderung würde z.B. vorliegen, wenn die Linden Dudes anstelle von Basketball jetzt Volleyball spielen würden.
Um den Zweck zu verändern, ist es laut Gesetz erforderlich, dass alle Mitglieder einstimmig der Zweckänderung zustimmen müssen. Realistisch gesehen, ist das unmöglich zu erreichen. Deswegen ist es so wichtig, dass man schon bei der Erstellung der Satzung vor der Vereinsgründung darauf achtet, diese gesetzliche Regelung anzupassen. So ist es z.B. möglich festzulegen, dass 2/3 oder 3/4 der Mitglieder ausreichen, um eine Satzungsänderung zu beschließen. Wir können nur dringend empfehlen, hier eine sinnvolle Reglung zu treffen.

Paragraph 6 und 7 – Erwerb der Mitgliedschaft und Arten der Mitgliedschaft

Mitglieder sind üblicherweise natürliche Personen also Menschen. Doch wusstet du, dass z.B. auch Firmen Mitglieder im Verein werden können? Man redet dann von juristischen Personen. Dies kann z.B. Sinn machen, wenn ihr Gesundheitssport des Vereins in Firmen anbietet.
Bezogen auf die verschiedenen Mitgliedschaftsarten zählen die juristischen Personen zu den außerordentlichen Mitgliedern. Bei den natürlichen Personen gibt es mehre Mitgliedschaftsarten. Man unterscheidet im Normalfall die aktiven Mitglieder, passiven Mitglieder und Ehrenmitglieder. Die Unterscheidung zwischen aktiven und passiven Mitgliedern bezieht sich auf das Recht an der Teilnahme am Vereinssportangebot. Den Passiven ist diese nämlich nicht gestattet. Ehrenmitglied dagegen kann man nicht mit einer Anmeldung werden, sondern dazu muss man ernannt werden. Die Kriterien dafür werden in der Ehrungsordnung oder der Satzung selber festgelegt und sind frei von euch bestimmbar. Näher auf das Thema Mitgliedschaftsarten gehen wir in diesem Blogartikel ein.
Neben den genannten Mitgliedschaftsarten kann man in der Satzung aber auch noch weitere aufnehmen, diese umbenennen, welche weglassen, etc. Wichtig ist nur, dass es eine eindeutige Regelung der unterschiedlichen Rechte und Pflichten pro Mitgliedsart geben muss. Um ein Mitglied aufnehmen, muss es in der Satzung eine Regelung gben, über den schriftlichen Aufnahmeauftrag und die Festlegung der Zahlarten. Hier kann man auch andere Zahlarten außer das SEPA-Lastschriftverfahren wählen.

Paragraph 8 und 9 – Beendigung der Mitgliedschaft, Ausschluss aus dem Verein und Streichung von Mitgliederliste

Der übliche Weg aus einem Verein auszutreten, ist die Kündigung bzw. der Tod. Hier sollte vor allem darauf geachtet werden, dass die Kündigungsfristen und die Zahlungszeitpunkte aufeinander abgestimmt sind. Dies schützt euch vor der Rückzahlung bereits getätigter Beiträge. Das vereinfacht zum einem den Prozess, weil sich kein Ehrenamtler mit der Rückzahlung der Beiträge auseinandersetzen muss, zum anderen könntet ihr bei der Rückzahlung von Beiträgen auch eure Gemeinnützigkeit gefährden. Unkritisch ist dagegen die Rückzahlung von Beiträgen an die Erben aufgrund eines Todesfalls.
Um eine Mitgliedschaft zu kündigen, sollte in eurer Satzung vorgeschrieben sein, dass die Kündigung schriftlich dem vertretungsberechtigten Vorstand des Vereins zugegangen sein muss, sonst ist diese nicht gültig. In der Praxis wird zur Vereinfachung des Prozesses häufig die Regelung getroffen, dass die Kündigung an eine postalische Adresse – meist die Geschäftsstelle – gesendet werden soll. Dass eine Kündigung schriftlich (wobei hier auch die E-Mail dazu gehört) erfolgen muss, könnt ihr in eurer Satzung festhalten. Wir würden euch dies auf jeden Fall empfehlen.

Neben den normalen Möglichkeiten aus einem Verein auszutreten, gibt es noch zwei andere Möglichkeiten – den Ausschluss des Mitgliedes und die Streichung von der Mitgliederliste.
Der Ausschluss ist immer dann ein Thema, wenn man dem Ansehen des Vereins geschadet hat. Stichworte sind hier: Doping, Diskriminierung oder auch Straftaten. Dieses Thema ist sehr umfangreich, deswegen gehen wir an dieser Stelle nicht näher darauf ein. Wir empfehlen aber bei diesem Punkt nahe bei der Mustersatzung zu bleiben bzw. sich auf jeden Fall vorab noch einmal den Rat beim LSB oder einem Anwalt einzuholen.
Die Streichung von der Mitgliederliste ist immer dann ein Thema, wenn ein Mitglied trotz Mahnungen seine Beiträge nicht zahlt. Wir empfehlen euch es so zu regeln, dass ihr dem Mitglied die erste und zweite Mahnung inklusive Mahngebühren zukommen lasst und im Zuge der dritten Mahnung die Streichung des Mitgliedes vornehmt.

Paragraph 10 – Beiträge, Gebühren, Umlagen, Beitragseinzug

Gleich zu Beginn möchten wir darauf hinweisen, dass wir es für sinnvoll erachten, so viel wie möglich zu diesem Themenkomplex in eine Beitragsordnung auszulagern. In der Satzung muss allerdings die grundsätzliche Beitragspflicht geregelt sein – also die Frage „ob“ und „welche“ Beiträge zu entrichten sind. „Welche“ meint dabei die Frage, ob die Beträge in Form von Geld oder/und Arbeitsleistung erbracht werden müssen.

Neben den bekannten Mitgliedsbeiträgen könnt ihr aber auch noch andere Einnahmemöglichkeiten festlegen. So empfehlen wir euch Aufnahmegebühren, Umlagen und Gebühren mit aufzunehmen. Ihr müsst diese mit der Aufnahme nicht erheben, aber ihr habt das Recht dazu, wenn es aus eurer Sicht Gründe gibt, wieso dies notwendig ist. Umlagen z.B. werden immer dann fällig, wenn der Verein in Schieflage gerät oder es Sondereffekte gibt und die Mitglieder Kapital nachlegen müssen, um seine Existenz zu sichern. Dies passiert in der Regel sehr selten, kann aber vorkommen. Die Höhe der Umlage ist dabei gerichtlich auf maximal das sechsfache des jährlichen Mitgliedsbeitrages festgelegt.

Ein gutes Beispiel für diesen Teil der Satzung mit Verweis auf die Beitragsordnung liefert Werder Bremen. Hier heißt es:

„Der Verein kann Aufnahmegebühren, Monatsbeiträge, Zusatzentgelte und zur Finanzierung besonderer Vorhaben oder zur Beseitigung finanzieller Schwierigkeiten Umlagen bis zur Höhe des 6fachen Monatsbeitrages erheben. Die Monatsbeiträge können zu Jahres- oder Quartalsbeiträgen oder in anderer Weise zusammengefasst werden. Einzelheiten dazu, insbesondere welche Beiträge in welcher Weise in welcher Höhe erhoben, wann Beiträge fällig und in welchem Umfange Beiträge ermäßigt werden, regelt für natürliche Personen eine von der Mitgliederversammlung zu beschließende Beitragsordnung.
Mitglieder können beantragen, anstelle der Monatsbeiträge einen Einmalbetrag zur Erlangung einer lebenslangen Mitgliedschaft zu zahlen. Die Höhe des Einmalbetrags regelt die Beitragsordnung. Für juristische Personen und andere Personenvereinigungen mit rechtlicher Selbständigkeit werden die Mitgliedsbeiträge durch Vereinbarung mit dem Präsidium gesondert festgelegt.“

In diesem Beispiel ist die Arbeitsleistung nicht geregelt, deswegen gehen wir hier noch einmal ein wenig tiefer auf diesen Aspekt ein. Grundsätzlich können Arbeitsleitungen als Mitgliederverpflichtung in der Satzung festgeschrieben sein. Es handelt sich dann um eine Beitragspflicht. Hierfür muss aber der Umfang und die Art der Arbeitsleistung genau festgelegt werden. Für den Fall, dass das Mitglied diese dann nicht erfüllt, muss in der Satzung außerdem bestimmt werden, wie diese nicht geleisteten Arbeitsstunden durch Zahlung abzugelten sind. In der Satzung könnte die Regelung dann so lauten:

„Ferner kann der Verein seine Mitglieder verpflichten, jährlich bis zu maximal … Arbeitsstunden
oder ersatzweise Abgeltungszahlungen zu leisten.“

Die Linden Dudes verweisen in ihrer Satzung nur auf ihre Engagementordnung, welche dann das DUDES-Engagement-Credit-Point-System im Detail aufführt, erklärt und regelt. In der Satzung heißt es zu den Mitgliedsbeiträgen nur:

„Von den Mitgliedern werden Beiträge und Umlagen erhoben. Die Höhe der Beiträge und Umlagen und deren Fälligkeit werden von der Mitgliederversammlung bestimmt.“

Paragraph 14 – Mitgliederversammlung

Ihr seid gesetzlich verpflichtet einmal im Jahr eine Mitgliederversammlung abzuhalten. Der Zeitpunkt dafür ist frei wählbar, allerdings bietet es sich an, sie in den ersten vier Monaten des laufenden Jahres abzuhalten. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn für das laufende Geschäftsjahr der Haushaltsplan mit entsprechenden Investitionen genehmigt werden muss. Ihr könnt aber auch eine längere Frist in eure Satzung schreiben. Die Einladung zur Mitgliederversammlung muss für alle Mitglieder in Textform erfolgen, die E-Mail ist dabei als Medium zulässig.
Allerdings haben die Mitglieder auch das Recht auf mehr als nur eine Mitgliederversammlung im Jahr. Diese zweite Versammlung wird dann als eine außerordentliche Mitgliederversammlung bezeichnet. In der Satzung wird dabei geregelt unter welchem Umständen, eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden darf. Die gesetzliche Regelung sieht vor, dass in eurer Vereinssatzung unter 50% aller Vereinsmitglieder diese Versammlung verlangen können. Das heißt, ihr müsst bei euch in der Satzung eine Quote festlegen, wie viele Mitglieder die Versammlung verlangen können (z.B. 25% Mitgliederquote). Ihr könnt, aber nicht festlegen, dass es 50% aller Mitglieder sein müssen, weil dies gesetzlich nicht zulässig ist.

Eine der wichtigsten Fragen eurer Satzung ist ebenfalls in diesem Paragraph zu regeln: Mit welcher Mehrheit ist es später möglich Satzungsänderungen vorzunehmen? Gesetzlich ist es nämlich so geregelt, dass eine Satzung nur mit 100% der Stimmen geändert werden kann. Und sind wir einmal ehrlich – das ist praktisch unmöglich zu erreichen. Wenn ihr hier keine Sonderregelung mit aufnehmt, macht ihr schon beim Zeitpunkt der Vereinsgründung euren Verein für die Zukunft wenig anpassungsfähig. Dies solltet ihr auf jeden Fall vermeiden. Deswegen empfehlen wir euch, eine Regelung für die Satzungsänderung in die Vereinssatzung aufzunehmen. So könnt ihr z.B. festlegen, dass 2/3 der Stimmen der anwesenden Mitglieder für eine Änderung der Satzung notwendig sind. In der Mustersatzung in Absatz 8 ist es folgend formuliert:

„Zur Änderung der Satzung und zur Änderung des Vereinszwecks ist eine Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen gültigen Stimmen erforderlich.“

Paragraph 16 – Der geschäftsführende Vorstand

Die Größe des Gesamtvorstandes mit den einzelnen Aufgabenbereichen könnt ihr selbst bestimmen. Auch die Verteilung der Aufgaben innerhalb des Vorstandes könnt ihr selbständig nach euren Bedürfnissen festlegen. Für den geschäftsführenden Vorstand also dem BGB-Vorstand, welcher auch im Vereinsregister eingetragen ist, empfehlen wir euch immer eine ungerade Anzahl an Personen oder ein doppeltes Stimmrecht für den 1. Vorsitzenden. Dies verhindert die Gefahr, dass Pattsituationen im Verein entstehen. Die Vertretungsmacht des Vorstandes gegenüber Dritten ist gesetzlich grundsätzlich unbegrenzt. Auch hier könnt ihr deswegen in der Vereinssatzung Anpassungen vornehmen. Wenn es also Sachverhalte gibt, über die die Mitglieder speziell abstimmen soll, muss dies in der Satzung verankert sein. Ein typisches Beispiel ist die Entscheidung über den Kauf oder Verkauf von Grundstücken. Auch könnt ihr entscheiden, wie die Vertretungsberechtigung des BGB-Vorstandes geregelt ist – alleinig oder gemeinschaftlich. Diese Beschränkungen müssen ebenfalls im Vereinsregister eingetragen werden.
Auch könnt ihr in der Satzung spezielle Regelungen treffen, wann der Vorstand in einer Sitzung überhaupt beschlussfähig ist. Möglich sind zum Beispiel eine bestimme Anzahl an Personen oder die Vorschrift, dass eine bestimmte Person auf jeden Fall anwesend sein muss. Ebenfalls solltet ihr euch die Frage stellen: Was passiert eigentlich, wenn ich den Vorstand nicht vollständig besetzen kann, weil es keine Bewerber oder eines Todesfall gab? Hier müsst ihr in die Vereinssatzung auf jeden Fall einen Absatz mit aufnehmen, dass ihr trotzdem noch als Verein beschlussfähig seid.

Paragraph 20 – Vergütung der Tätigkeit der Organmitglieder, Aufwendungsersatz, bezahlte
Mitarbeit

Selbst wenn ihr zu Beginn nicht beabsichtigt, Vergütungen zu bezahlen, empfehlen wir euch dieses Passus in die Vereinssatzung mit aufzunehmen. Die gesetzliche Ausgangsbasis legt fest, dass die Vorstandsarbeit grundsätzlich unentgeltlich ausgeübt wird. Dies könnt ihr aber mittels der Satzung ändern, wenn ihr dort aufnehmt, dass die pauschalen Vergütungen für Arbeits- und Zeitaufwand (sog. Tätigkeitsvergütungen) an den Vorstand möglich ist. Wenn ihr ohne diese Regelungen in der Satzung Geld an den Vorstand zahlt, wird euch wahrscheinlich die Gemeinnützigkeit entzogen! Selbst die Rückzahlung oder der Zufluss als Spende vom Vorstandsmitglied kann diesen Fehler nicht mehr heilen.
Tatsächliche Aufwendungen dagegen, wie Reisekosten, Telefonkosten, etc. sind immer erstattbar. Wenn euch der Verwaltungsaufwand dafür zu hoch ist, könnt ihr auch die Möglichkeit der Zahlung der Aufwandentschädigung bis zu 840 Euro pro Jahr nutzen. Beachtet dabei, dass die Zahlungen nicht deutlich über den realen Kosten liegen dürfen.

Paragraph 22 – Vereinsordnungen

Unser Tipp gleich zu Beginn: Man sollte möglichst alle Sachverhalte, welche nicht in einer Vereinssatzung stehen müssen, in diverse Ordnungen auslagern. Dort sind sie einfacher abänderbar als in der Vereinssatzung und erhalten somit die Handlungsfähigkeit des Vereins. Gleichzeitig haben sie aber für alle Vereinsmitglieder die gleiche Verbindlichkeit, wie die Satzung selber. Ihr müsst diese Ordnungen deswegen gegenüber euren Mitgliedern veröffentlichen bzw. ihnen beim Vereinseintritt zur Verfügung stellen.
In der Satzung muss allerdings festgehalten sein, welches Vereinsorgan die jeweilige Ordnung beschließen darf. Aufgrund der Vielzahl an unterschiedlichen Ordnungen kann es Sinn machen, dass die Zuständigkeiten an unterschiedlichen Stellen liegen. Beispiele für Ordnungen sind:

Beitragsordnung
Finanzordnung
Geschäftsordnung
Jugendordnung
Engagementordnung
Abteilungsordnungen
Datenschutzordnung

Die Formulierung, welchen Absatz ihr in die Satzung aufnehmen könnt, findet ihr nachfolgend und stammt aus der Satzung der Linden Dudes:

„Zur Durchführung der Satzung kann der Vorstand eine Geschäfsordnung, eine Finanzordnung, eine Engagementordnung sowie eine Jugendordnung erlassen. Die Ordnungen werden mit einer Mehrheit von zwei Drittel der Mitglieder des Vorstandes beschlossen. Darüber hinaus kann der Vorstand weitere Ordnungen erlassen“

Mit diesem Paragraphen kommen wir auch zum Abschluss unserer diversen Anmerkungen zum Themenbereich „Vereinssatzung“. Uns ist natürlich klar, dass wir auf wichtige Bereiche, wie die Jugendvertretung, auf die Vereinsfusion oder auch diverse Detailfragen nicht näher eingegangen sind. Das gute ist aber, dass es noch diverse Podcastfolgen und Blogbeiträge geben wird, um auf Fragen oder Wünsche einzugehen. Deswegen kannst du uns gerne unter info@vereinsstrategen.de eine E-Mail schreiben. Wir würden uns freuen von Dir zu hören.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Wie gründe ich einen Verein?

von Vereinsstrategen | Nov 1, 2021 | Vereinsgründung

Vereinsgründung

Der Weg zum Sportverein – Schritt für Schritt

Wir schreiben hier im Blog über viele Themen, die für einen bestehenden Verein relevant sind. Eines der Themen, womit wir uns bisher noch nicht beschäftigt hatten, ist der Bereich der Vereinsgründung. Deswegen wollen dir hiermit den Weg aufzeigen, wie du zu deinem eigenen Verein kommst. Der Blogbeitrag stellt dabei eine gekürzte Fassung der Podcastepisode dar, welche wir dir zum Hören natürlich ans Herz legen.

Wann ergibt eine Vereinsgründung Sinn?

Wir haben für dich einmal alle Vor- und Nachteile aufgeführt, welche eine Vereinsgründung hat:

Ein Verein ist ein demokratisches Gebilde. Das Wort der Interessensgemeinschaft hat dementsprechend mehr Gewicht als das Wort der Einzelperson. Dies verschafft dem Sportverein vor allem dann Vorteile, wenn man seine Interessen gegenüber externen Personen äußert, wie der Politik, der Stadtverwaltung etc.
Man kann als Verein Organisationsstrukturen nutzen. Da jeder Sportverein einem Sportbund angebunden ist, kann man von deren Wissen profitieren. Zu den Strukturen gehört im Sport aber auch der Zugang zum Wettkampfsystem oder die Mitgliedschaft in einem Trägerverband.
Der Verein zeichnet sich durch Organhaftung aus, das heißt der Verein haftet mit seinem Vereinsvermögen und nicht seine Mitglieder. Dies beschränkt die Haftung der Führungsebene maßgeblich und erleichtert damit die Arbeit des Vorstandes, weil nicht sofort das Privatvermögen auf dem Spiel steht. Das erleichtert die Gewinnung von Ehrenamtlichen.
Vereine bzw. Sportvereine können Zuschüsse der öffentlichen Hand erhalten.
Vereine können Spenden erhalten und dafür Spendenquittungen ausstellen.
Vereine haben die Möglichkeit ihre Gemeinnützigkeit anerkennen zu lassen und profitieren damit von deutlichen steuerlichen Vereinfachungen (je nach Steuerart steuerbegünstigt bis steuerbefreit).
Beim Verein ist kein Gründungskapital nötig.
Einer der größten Vorteile ist sicherlich der Versicherungsschutz. Für Ehrenamliche existiert ein weitreichender, ergänzender gesetzlicher Versicherungsschutz, solange es sich um Tätigkeiten für den Verein handelt oder sich das Mitglied im Umfeld des Vereins befindet. Lücken in diesem Schutz werden durch Versicherungsverträge geschlossen, welche die Sportverbände zum Wohl der Sportvereine eingegangenen sind. Im Podcast gehen, wir noch ausführlicher auf diesen Punkt ein.

Du siehst die Vorteile eines Vereins im Vergleich zu anderen Gesellschaftsformen sind enorm, allerdings gibt es auch gewichtige Nachteile

Die Rechtsform eines Vereins ist nicht so Agil wie ein Start-Up, weil Entscheidungen demokratisch herbeigeführt werden und gewisse Strukturen aufgrund der gesetzlichen Vorschriften träge sein können (z.B. Durchführung einer Satzungsänderung).
Da gemeinnützige Vereine nicht gewinnorientiert arbeiten dürfen, gibt es regelmäßig Diskussionen über den „richtigen“ Verbrauch der Mittel.
Die praktische Notwendigkeit der Eintragung des Vereins in das Vereinsregister. Wenn man dies nicht macht und damit ein „nicht eingetragener Verein“ ist, dann ist man auch nicht als juristische Person anerkannt. Damit entfallen einige der oben genannten Vorteile. Der gravierendste ist sicherlich das Thema der Haftung mit Privatvermögen. Deswegen unbedingt den Verein eintragen lassen.

Auf dem Weg zur Vereinsgründung

Bevor du einen Verein gründen kannst, müssen natürlich erst einmal einige Dinge bedacht werden. Dazu gehört im ersten Schritt, die Frage, ob du 6 weitere Gründungsmitglieder für einen neuen Verein findest. Ein Verein kann nämlich nur dann gegründet werden, wenn er mindestens 7 Gründungsmitglieder hat. Der zweite Punkt über den wir nachdenken würden, ist die Überlegung des „Geschäftsmodells“ des Vereins. Du und deine Mitstreiter haben sicherlich eine bestimmte Sportart im Kopf, die ihr im Verein durchführen wollt. Die Ausführung dieser Sportart benötigt Ressourcen und klare Regeln. Grundsätzlich ist es aus unserer Sicht einfacher bei einer völligen Neugründung (also keiner Vereinsfusion) mit nur einer Sportart zu beginnen, dementsprechend einen Einspartenverein zu gründen. Ihr habt am Anfang mit der Gründung genug zu tun und könnt zu einem späteren Zeitpunkt weitere Sportarten aufnehmen. Die klaren Spielregeln des Vereins stellt ihr in euerer Satzung auf. Sowohl Sportart und Satzung hat dann einen enormen Einfluss auf zwei Ressourcen:

Finanzen:
- Welche Ausgaben erwarte ich aufgrund meines Vereinszwecks?
- Was kostet die Erstanschaffung von Sportgeräten und welche Möglichkeiten der Anschaffung habe ich (z.B. Leasing)? Je nach Sportart kann es in diesem Bereich gewaltige Unterschiede geben.
- Was für Pachtgebühren für Sportstätten kommen auf mich zu?
- Wie viele Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen erwarte ich? Wir würden es so gestalten, dass ihr erst die Ausgaben ermittelt für das erste Jahr, um dann zu bestimmen, wie hoch die Mitgliedsbeiträge sein sollen. Dabei würden wir immer etwas Puffer einplanen.
- Gibt es schon zur Vereinsgründung Sponsoren, die sich am Verein finanziell beteiligen wollen?

Sportplätze/Räume/Hallen:
- Gerade Sportplätze und Hallen sind meist in städtischer Hand. Man sollte also vor Gründung mit der Kommune abstimmen, ob es überhaupt freie Zeiten zur Durchführung der Sportart gibt. Es wäre doof, wenn 50% deiner Gründungsmitglieder nicht zum Training kommen können, weil sie zur Trainingszeit noch arbeiten müssen.
- Räume sind einfacher zu bekommen, weil es auch andere Vermieter gibt als nur die Kommune.

Die Vereinsgründung – Schritt für Schritt erklärt

1. Vereinsname festlegen

Ihr könnt hier kreativ werden, aber müsst darauf achten, dass ihr mit dem Namen keine falschen Erwartungen schafft. Eine Täuschung über Art, Zweck, Größe, Alter oder sonstige Verhältnisse des Vereins führt zur Löschung des Vereinsnamens. Auch die geographischen Nennungen im Namen müssen passen.

2. Mustersatzung („Vereinsvertrag“) runterladen und anpassen

Wie der Begriff Mustersatzung schon sagt, es ist ein Muster. Da euer Verein aber individuelle Anforderungen und Bedürfnisse hat, sollte man diese auf keinen Fall ungeprüft übernehmen. Die Verlinkungen zur Mustersatzung findest du hier. Ziel muss es sein, dass euer „Vereinsgeschäftsmodell“ entsprechend in eine Satzung mündet. Der Vereinszweck ist dabei nur ein Teil, den ihr individuell gestalten müsst. Allerdings ist dieser besonders wichtig, weil er die Grundlage für die Anerkennung der Gemeinnützigkeit ist. Deswegen sollte man auch nicht Vereinszwecke auf „Vorrat“ in die Satzung schreiben. Es wird zeitnah noch einer Folge und einen Artikel gehen, der sich nur mit dem Thema „Erstellung einer Satzung“ beschäftigen wird.

3. Kontakt mit dem Finanzamt und dem Sportbund aufnehmen

Wenn ihr einen eingetragenen Verein haben wollt, würden wir euch dringend empfehlen, Kontakt mit dem Finanzamt aufzunehmen. Dieses entscheidet nämlich am Ende, ob ihr als gemeinnütziger Verein anerkannt werdet oder nicht. Deswegen solltet ihr, bevor ihr die Satzung verabschiedet, beim Finanzamt nachfragen, ob sie eine Vorabprüfung vornehmen. So erfahrt ihr, wo noch Anpassungen notwendig sind. Gleiches gilt für euren zukünftigen (Landes-)Sportbund und Fachverband. Sie haben mehr Erfahrung bei der Erstellung von Satzungen und können euch Vorschläge zur Ausformulierung bei der jeweiligen Sportart geben. So kannst du Fehler vermeiden, die sich später nur schwer korrigieren lassen.

4. Postenverteilung mit Mitgründern vorab besprechen

Grundsätzlich seid ihr recht frei, wie groß eurer Vorstand ist und welche Aufgaben die einzelnen Personen im Vorstand begleiten. Wichtig ist, dass ihr ein Ungleichgewicht an Stimmen im Vorstand sicherstellt, um eine Pattsituation zu vermeiden und damit die Handlungsfähigkeit des Vereins zu erhalten. Um bei der Gründungsversammlung auch sicher alle Positionen besetzen zu können, macht es vorab Sinn, mit den Gründungsmitgliedern zu besprechen, wer sich welche Position vorstellen könnte. Dabei ist es wichtig zu unterscheiden zwischen dem BGB-Vorstand und den ggf. anderen Mitgliedern des Vorstandes. Der BGB-Vorstand ist nämlich im Gegensatz zu den anderen Mitgliedern in der Lage Rechtsgeschäfte im Namen des Vereins abzuschließen.

5. Gründungsversammlung durchführen

Bevor ihr die Gründungsversammlung durchführen könnt, müsst ihr erst einmal schriftlich zu dieser einladen. Dabei meint schriftlich entweder per Post oder auch per E-Mail. Außerdem müssen die Angaben zu Ort, Zeit und Tagesordnung aufgeführt sein und der Satzungsentwurf mit angehangen sein. Wir empfehlen die Einladung mindestens vier Wochen vorher zu versenden, damit auch alle Gründungsmitglieder auch entsprechend Zeit haben.

Bezüglich der Gründungsversammlung wollen wir an dieser Stelle nur auf einzelne Teilaspekte eingehen. In der Podcast-Folge werden alle Bestandteile des Ablaufes, der Wahlen und des Protokolls vorgestellt. Grundsätzlich ist es nämlich so, dass ihr bei der Durchführung einer Gründungsversammlung den gesamten Ablauf in einem Gründungsprotokoll festhalten müsst. Dieses verfasst der Protokollführer. Des Weiteren gibt es noch die Funktion des Versammlungsleiters, also der Person, welche durch die Gründungsversammlung entsprechend der Tagesordnungspunkte führt. Die wichtigsten Punkte bei der Versammlung sind sicherlich die Verabschiedung der Satzung, die Wahl des Vorstandes und die Festsetzung der Mitgliedsbeiträge. Ihr müsst allerdings auch die anderen gesetzlich vorgeschriebenen Punkte beachten, da ihr sonst die Gefahr habt, dass die Beschlüsse eurer Gründungsversammlung später für nichtig erklärt werden. Das solltet ihr dringend vermeiden. Am Ende der Versammlung müssen alle Mitglieder das Protokoll noch unterschreiben.

6. Nach der Gründung

Auch wenn eurer Verein jetzt gegründet ist, seid ihr noch nicht am Ende des Prozesses angekommen. Als nächstes müsst ihr die verabschiedete Satzung und das Gründungsprotokoll beim Notar einreichen. Der Notar erledigt die Eintragung in der Vereinsregister beim zuständigen Amtsgericht. Hier müsst ihr mit Kosten zwischen 200 und 250 Euro rechnen. Im Anschluss heißt es erst einmal Warten und den Verein voraussichtlich vier bis sechs Wochen ruhen lassen, denn so lange der Verein noch nicht eingetragen ist, würdet ihr mit eurem Privatvermögen haften.

Was man während dieser „Wartezeit“ machen kann, ist die Stellung des Antrages auf Gemeinnützigkeit. Dafür reicht ein formloses Schreiben an das zuständige Finanzamt mit dem Antrag auf Freistellung von der Körperschaftsteuer, der Satzung, dem Gründungsprotokoll, dem Wahlprotokoll, Vereinsregisterauszug (bzw. Beantragung), Beitragsordnung und dem Tätigkeitsbericht. Die Gemeinnützigkeit wird nach erstmailiger Erteilung in Zukunft alle drei Jahre vom Finanzamt überprüft. Bedenkt also, dass ihr entsprechende Unterlagen für jedes Jahr erstellt.

Wenn die Eintragung erfolgt ist, kann sich der Vereinsvorstand um die Eröffnung eines Vereinsbankkontos und die Mitgliedschaft im entsprechenden Sportbund kümmern. Hierfür muss ein Aufnahmeantrag beim Sportbund und beim zuständigen Fachverband gestellt werden. Als einzureichende Unterlagen werden die Satzung, die Gemeinnützigkeitsbescheinigung vom Finanzamt und die Mitgliedermeldung benötigt.

Du siehst also, einen Verein zu gründen, ist mit Aufwand verbunden, aber selbstständig möglich, wenn man sich an den von uns beschriebenen Ablauf hält. Im Podcast gehen wir auf einige Sachverhalte noch einmal tiefer ein. Das Thema Satzung, welches als Grundlage der Gemeinnützigkeit eine herausragende Stellung hat, haben wir hier nur angeschnitten. Hierzu erscheint zeitnah ein weiterer Blogartikel, um auf dieses Thema noch einmal näher einzugehen. Falls du noch Fragen oder Anregungen zum Thema Vereinsgründung hast, kannst du uns gerne eine E-Mail schreiben an info@vereinsstrategen.de. Wir freuen uns auf dich und hoffen, dass du viel mitnehmen konntest, um deinen eigenen Verein zu gründen.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)