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Digitalisierung umsetzen im Verein

Digitalisierung umsetzen im Verein

Digitalisierung

Digitalisierung im Verein ist ein Marathon

 

Die Digitalisierung im Verein umzusetzen, gestaltet sich nicht immer ganz einfach. Für viele Engagierte ist es das erste Mal, dass sie sich intensiv mit ihren Prozessen im Verein beschäftigen müssen und dann entscheiden sollen, ob und wenn ja, wie sie diese Prozesse digitalisieren sollen. Deswegen sprechen wir im zweiten Teil des Interviews mit dem Vereinsdigitalisierungsexperten Philipp Tramm, wie er konkret die Digitalisierung als Berater bei einem Verein angeht. Der Blogbeitrag stellt eine Zusammenfassung der Podcast-Episode dar.

Der Verein kennt sich selbst am besten

Fallstricke im Verein, Konflikte oder die Persönlichkeit der Mitglieder und Ehrenamtler – alles das kennt der Verein und dessen Führungsriege viel besser als jeder externe Berater. Trotzdem kann es Sinn machen für schwierige oder auch neue unbekannte Themen einen externen Berater zu konsultieren, wenn diese Experten auf diesem Gebiet sind. Das heißt aber nicht, dass er euch die Lösung sofort präsentieren kann, sondern diese muss erst gemeinsam entwickelt werden. In den ersten Gesprächen geht es unter der Beachtung der finanziellen aber auch personellen Ressourcen des Vereins um folgende Punkte:

  • Klärung des Anliegen des Vereins – „Ich möchte digitalisierter werden.“
  • Besprechung der Probleme im Verein – „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“
  • Definition der Erwartung des Vereins an die „Beratung“ – „Wir wollen, dass wir am Ende der Beratung wissen, welches Mitgliederverwaltungssystem wir nehmen“
  • Wünsche formulieren für die Umsetzung „Wir wollen auf jeden Fall über dieses System E-Mails an die Mitglieder versenden können“

Aus diesen Gesprächen werden dann gemeinschaftlich eines oder mehrere Szenarien entwickelt, wie eine Begleitung aussehen könnte. Das würde im Fall einer Mitgliederverwaltung einmal bedeuten, dass im ersten Schritt die Zielsetzungen festgelegt werden sollen und erst im zweiten Schritt dann die Anforderungen definiert werden, die die Mitgliederverwaltung unbedingt oder möglichst abdecken sollte. Diese verschiedenen Anforderungen werden dann in einem Anforderungskatalog gesammelt. Die Sammlung der Anforderungen erfolgt im Normallfall in Form von Workshops.

Fehler, die häufiger gemacht werden

Es kommt immer wieder vor in der Beratung, dass Vereine erst externe Personen ansprechen, wenn sie sich die Frage stellen „Welche Software nehmen wir jetzt?“. Das ist aber erst der dritte Schritt. Hier können wir nur empfehlen, wieder beim ersten Schritt zu beginnen, sonst wird man mit dem Ergebnis unzufrieden sein, weil auf einmal Anforderungen an die Software im Betrieb gestellt werden, die sie gar nicht leisten kann.
Doch es kann sich bei einer Beratung auch herausstellen, dass das Problem ein ganz anderes ist, als das, wofür der Berater ursprünglich engagiert wurde. Gehen wir zurück auf das Beispiel: „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“. Wenn sich herausstellt, dass der Mitgliederschwund andere Ursachen hat, muss man wieder zum ersten Schritt zurück gehen und die Erwartung des Vereins entsprechend anpassen. So könnte die Engagementförderung viel wichtiger sein, um das Problem zu lösen.

Viele Perspektiven helfen

Die ersten Gespräche zwischen einem Berater und einem Verein finden meist im kleineren Kreis statt, also meist der Vorstand manchmal noch ergänzt durch ausgewählte Personen aus dem Verein, für die das entsprechende Digitalisierungsthema sehr relevant ist. Dadurch wird meist aber nur eine Perspektive des Projektes dem Berater präsentiert. Deswegen werden zur Entwicklung der Szenarien schon zu einem frühen Zeitpunkt Workshops angesetzt, wodurch weitere Perspektiven eingebracht werden. Wenn ihr im Verein z.B. den Trainingsbetrieb digitalisierter aufstellen wollt, wäre es sicherlich nützlich die Meinungen und Anforderungen der Übungsleiter gehört zu haben. Schließlich arbeiten diese am Ende täglich mit der erarbeitenden Lösung. Ziel sollte es sein, dass am Ende alle Personen, die aktiv von der Veränderung betroffen sind, im Rahmen von Workshops einzubinden. Hier kann man besprechen, wo wollen wir hin, welche Projekte sollen überhaupt angegangen werden, wie könnte das aussehen und welche Personen benötigen wir dafür? Immer wieder stellt man in den Workshops auch fest, dass in einer anderen Abteilung für ein bestimmtes Problem auch schon eine (digitale) Lösung vorhanden ist. Dies passiert, weil viele Abteilung parallel zueinander arbeiten und zu selten intensiv zusammen. Im Sinne des Gesamtvereins sollte geprüft werden, ob diese Lösung auch für die anderen Abteilungen sinnvoll ist. Dies kann dann in den Anforderungskatalog aufgenommen bzw. kann relativ einfach auf den Gesamtverein ausgerollt werden. Ein Beispiel wäre die Nutzung einer Cloud in einer Abteilung, welche vom gesamten Verein genutzt werden könnte.

Es ist ein Marathon

Eine Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes kann leider lange dauern. Die Dauer hängt vom Engagement und der Einsatzbereitschaft der Beteiligten ab unter der Berücksichtigung der zeitlichen und finanziellen Ressourcen – und natürlich auch von der Ausgangssituation in eurem Verein. Wenn ihr die Daten, die ihr in eine Mitgliederverwaltungssoftware einpflegen wollt, in diversen Excellisten vorliegen habt oder sogar nur analog auf Papier, dann dauert so ein Projekt durch die Notwendigkeit der Einpflege der Daten in die Datenbank natürlich deutlich länger.
Um ein Projekt wiederum zu beschleunigen, kann es sinnvoll sein sich externe technische Unterstützung in den Verein zu holen. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn ihr diese technische Kompetenz nicht bei euch im Verein habt. Dies wären dann aber weitere Kosten, die neben der Anschaffung der Mitgliedersoftware auf euch zukommen.
Final kann man sagen, dass eine solche Umsetzung einer Mitgliederverwaltungssoftware im besten Fall mehrere Monate dauert, im Normalfall aber ein Jahr und mehr. Schon allein die erstmalige Aufnahme der Prozesse in den Workshops und die Diskussion und Entwicklung der möglichen Transformation dauert meist länger, als von den Vereinen gedacht. Dies offenbart auch, warum es sich als schwerer Fehler erweisen kann, wenn man den dritten Schritt einfach vorzieht und eine Software kauft. Der Verein dreht sich unnötig im Kreis, wenn er im Nachgang die anderen Schritte nachholen möchte und verbraucht damit unnötig zusätzliche Ressourcen im Verein. Meist versandet der Wandel des Prozesses dann im Laufe der Zeit, weil die handelenden Personen frustriert sind oder nicht mehr ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen.
Doch auch, wenn ihr alle Schritte in der richtigen Reihenfolge geht, kann die Gefahr bestehen, dass die Beteiligten die Motivation am Projekt bei der Umsetzung verlieren, weil sie keine ausreichenden Erfolgserlebnisse haben. Berater nutzen hierfür im Aufbau des Projektmanagements zwei Tricks. Es wird zum einem der Gesamtprozess in Etappen unterteilt. Diese Etappenpunkte stellen Zwischenziele da. Durch das Erreichen dieser Ziele schafft man auch während eines Projektes Erfolgserlebnisse. Das motiviert und lässt das gesamte Projekt vom Gefühl her kürzer wirken. Ein Zwischenziel bei der Mitgliederverwaltungssoftware könnte z.B. die Fertigstellung des Anforderungskatalogs oder der Vergleich von zwei Softwaren sein. Der andere Tipp ist, die Leute zu Betroffenen zu machen. Lass sie fühlen, wie grausam sich der aktuelle Prozess in der täglichen Arbeit anfühlt und zeige auf, wie einfach der Prozess erst wird, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Dies hilft, dass sie die letzten Meilen zur Fertigstellung des Projektes noch gehen.

Beratungsresistenz

Doch was kann man tun, wenn die Basis gerne eine Veränderung möchte, vielleicht sogar beraten werden will, aber es in den Führungskreisen Widerstände gibt? Dann sollte man auf jeden Fall nicht aufgeben. Versucht für eure Ideen Menschen zu begeistern und diese auch mitzunehmen, um eine größere Stimme im Verein zu haben. Zur Überzeugung von Mitgliedern ist eine sachliche Argumentation das Gebot der Stunde. Dann können die gewählten Organe euer Anliegen nicht einfach unter Tisch fallen lassen, sondern müssen sich öffnen. Wir stellen immer wieder bei der Beratung fest, dass sich mit externer Begleitung im Anschluss weitere Türen für Veränderungen öffnen, die vorher scheinbar fest verschlossen waren.

Falls du noch Fragen zur Podcastfolge oder zum Blogbeitrag hast, kannst du uns sehr gerne unter info@vereinsstrategen.de schreiben. Wenn dir das Artikel gefallen hat, abonniere gerne unseren Podcast und empfehle uns weiter. Wenn du mehr von Phillipp seiner Arbeit erfahren möchtest und in seinem Blog alles wissen möchtest über die Digitalisierung im Verein, dann klicke hier.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

Wie dir die SCRUM Methode das Projektmanagement erleichtert

Wie dir die SCRUM Methode das Projektmanagement erleichtert

Agiles Projektmanagement

Ehrenamtler können so ihre Ideen umsetzen

 

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit einer Methode aus dem agilen Projektmanagement, die sich sehr gut eignet, um Veranstaltungen im Verein zu planen, aber auch andere Projekte. Es handelt sich um die SCRUM-Methode. Wir erklären sie am besten anhand eines Beispielvereins. Unser Verein fördert den Jugend- und Kindersport und möchte Kindern Spaß an der Bewegung vermitteln. Wir möchten ein Kinderfest für den nächsten Sommer planen.

Erst einmal solltest du dir aber über deine angepeilten Ziele des Kinderfestes im Klaren sein. Ziele könnten sein:

  • Gewinnung neuer Mitglieder
  • Kontakt zu den Eltern herstellen
  •  Positive Öffentlichkeitsarbeit
  • Eine neue Sportart im Verein vorstellen

Im nächsten Schritt setzt du die Eckpunkte der Veranstaltung fest:

  • An welchem Tag soll das Fest sein?
  • Was darf das ganze Kosten?
  • Welche Partner muss ich mit ins Boot holen?
  • Wie viele Helfer brauche ich ungefähr für den Aufbau und den Ablauf?

Der Gesamtverantwortliche

Die Festlegung dieser Eckpunkte wird bei der SCRUM-Methode die „Rahmenvorgabe“ bezeichnet. Dabei ist es gut, wenn dieser Rahmen möglichst eng gesteckt wird, weil es so später weniger Interpretationsspielräume gibt. Die Person, welche den Rahmen vorgibt nennt sich Gesamtverantwortlicher. Er ist im Verein meistens ein Präsidiumsmitglied, kann aber auch jede andere Person sein. Der Rahmen wird bestimmt durch eine Anforderungsliste, welche der Gesamtverantwortliche aufstellt.

Der Gesamtverantwortliche ist im agilen Projektmanagement also nicht der Chef, der Aufgaben aufteilt. Er ist nur für die Anforderungen und die Richtung verantwortlich, in die das Kinderfest gehen soll. Außerdem definiert er die Aufgabenbereiche, welchen den Teams zugeordnet werden.

Die Teams könnten in unserem Beispiel sich u.a. um folgende Ausgabenbereiche kümmern:

  • Sponsorengewinnung
  • Werbung für das Event (Öffentlichkeitsarbeit)
  • Ablaufplanung
  • Beschaffung von benötigten Geräten
  • Kuchen backen, Speisen vorbereitet
  • Helfen am Tag des Events
  • Und, und, und

Dabei soll jedes Team nur einen Aufgabenbereich bekommen. Die Teams sind komplett selbstorganisiert, je nach Aufgabe variiert die Größe des Teams. Unsere Empfehlung ist, die Teams im ersten Schritt möglichst klein (6 am besten, maximal 9 Personen) zu halten, damit ihr gemeinsame Termine zum Absprechen findet und jeder alle Informationen bekommt.

Der SCRUM-Master

Jedes Team bestimmt nach der Zusammenstellung einen SCRUM-Master aus dem Team. Der ist so eine Art Schiedsrichter im Team und hat folgende Aufgaben:

  • Schutz vor Außeneinflüssen, da die Teammitglieder sich auf ihre eigentliche Aufgaben konzentrieren sollen
  • Moderation von Meetings (Ordnungsfunktion), damit man bei den Besprechungen nicht abschweift
  • Ansprechpartner für den Gesamtverantwortlichen
  • Kontaktstelle zu den anderen Teams
  • Hilft dem Team produktiver zu werden
  • Repräsentant nach außen

Das Projektmanagement startet mit einem Sprint

Nachdem jetzt alle Funktionen festgelegt sind, beginnt das agile Projektmanagement erst richtig. Ein zentrales Element ist dabei der „Sprint“. Jedes Team entwickelt aufgrund der Anforderungsliste mit dem ihr zugeteilten Budget, der Teamstärke und dem besprochenem Zeitpunkt ein fertiges Ergebnis und zwar schon bereits nach 3 bis 4 Wochen ggf. sogar noch schneller. Das Ergebnis wird besprochen mit dem Gesamtverantwortlichen. Schauen wir uns das bei unserem Beispiel an für das Team „Ablaufplanung“ an. Laut Anforderungsliste des Gesamtverantwortlichen soll das Event draußen stattfinden. Daraus hat das Team im 1. Spint einen Zeitplan für den Tag erarbeitet, also z.B. geplant, wann Essenstände vorhanden sein müssen, wie die Kapazitäten bzgl. Umkleiden und Sportplätzen sein müssen und dass ein Zauberer und eine Band auftreten soll.

Aufgrund dieses Ergebnisses prüft der Gesamtverantwortliche, ob er damit einverstanden ist. Meistens fallen dann Sachen auf, welche in der Anforderungsliste vergessen wurden. In unserem Beispiel wurde vom Team keinen Wert auf eine kleine Bühne, Sitzgelegenheiten und einen Regenschutz gelegt – es stand auch nicht auf der Anforderungsliste. Dies ergänzt der Gesamtverantwortliche jetzt. Das Team beginnt nach dieser Anpassung mit dem 2. Sprint und entwickelt eine verbesserte Version des Ablaufplans. Die verschiedenen Teams arbeiten dabei zeitlich parallel und geben dem Gesamtverantwortlichen ihre jeweiligen Sprintergebnisse.

Damit die Teams nicht völlig unkoordiniert nebeneinander arbeiten, wurde die Funktion des SCRUM-Masters eingeführt. Der SCRUM-Master nimmt regelmäßig Kontakt mit den anderen SCRUM-Mastern der Teams auf, um zu verhindern, dass das eigene Team das Ziel verfehlt. Dabei hat er allerdings keine Cheffunktion, kann normal mitarbeiten, er muss aber nicht. Es hängt davon ab, was das jeweilige Team bestimmt und wie viele Stunden der SCRUM-Master zur Verfügung hat. Grundsätzlich müssen SCRUM-Master und Team aber regelmäßig Abstimmungsmeetings haben.
In unserem Beispiel würde das so aussehen: Team „Ablaufplanung“ muss mit Team „Öffentlichkeitsarbeit“ sprechen, damit dieses weiterarbeiten kann (Zeitungsartikel schreiben, Ablaufplan veröffentlichen , Bilder raussuchen, etc.). Im Anschluss informiert er sein eigenes Team über die wichtigen Erkenntnisse aus diesem Gespräch.

Die Regeln der SCRUM-Methode sind frei wählbar, sie müssen nur vorher vereinbart werden im Team. Der SCRUM-Master ist für die Einhaltung dieser selbst gewählten Regeln verantwortlich. Diese Art des Zusammenarbeitens erleichtert dir die Vereinsarbeit und du kommst gut an dein Ziel.

Vorteile der SRUM-Methode

  • Anpassung von Teams mit Ehrenämtern je nach Zeitbudget (Essensteam vs. Team Ablaufplanung)
  • Verteilung auf viele Schultern
  • Viel Eigenverantwortung, dies motiviert die Leute
  • Jede Gruppe ist für sich flexibler (Zeitpunkt und Art Treffen, neue Medien,…)
  • Gesamtverantwortliche muss sich nicht in jedes Detail reinarbeiten. Er hat damit mehr Zeit für weitere Aufgaben.
  • Die Teams können abteilungsübergreifend sein
  • Andere Mitglieder können von den beruflichen Erfahrungen eines Teammitgliedes profitieren (z.B. beruflicher Grafiker erklärt anderen Mitgliedern, wie man mit PhotoShop umgeht)
  • Personen, welche gar nicht zum Verein gehören, können eingebunden werden und so vielleicht später auch Mitglied werden
  • Wenig Dokumentation notwendig
  • Projektführung folgt dem Prinzip: Vertrauen statt Kontrolle

Nachteile der SCRUM-Methode

  • Ohne Eigenmotivation passiert gar nichts
  • Anforderungen an Teams müssen möglichst genau sein, sonst gibt es viel Interpretationsspielraum und ihr dreht viele Abstimmungsrunden
  • Ein gewisses Risiko gibt es bei der SCRUM Methode beim Arbeiten mit einem fixen Termin bzw. einer Deadline. Es kann im Planungsverlauf zu Verzögerungen kommen. Da können andere Projektmanagementinstrumente ggf. unterstützen.

Wir hoffen, dass wir dir mit dieser Anleitung für die SCRUM-Methode weiterhelfen konnten. Wir würden uns freuen, wenn du uns berichtest, wenn ihr sie bei euch im Verein ausprobiert habt. Wir sind überzeugt, dass du mit dieser Methode gute Ergebnisse und vor allem glückliche Mitglieder haben wirst.

Deine Vereinsstrategen

(MSc)

Wie du es schaffst Projekte in deinem Verein erfolgreich anzugehen

Wie du es schaffst Projekte in deinem Verein erfolgreich anzugehen

Vereinsentwicklung

Das haben wir schon immer so gemacht?!

 

In diesem Beitrag geht es um die Frage, wie du es schaffst Projekte erfolgreich in deinem Verein zu starten und was dafür nötig ist. Wir liefern dir vier praktische Tipps, wie du mit deinem Verein ins Handeln kommst und Projekte erfolgreich angehst. Vielleicht gibt oder gab es bei dir ja auch schon mal den Punkt, an dem du dich gefragt hast: „Wieso machen wir das im Verein eigentlich nicht mal anders?!“. Wenn deine Vereinskollegen in der altbekannten Routine gefangen sind und du mit „Haben wir schon immer so gemacht“-Menschen zusammenarbeiten sollst, sinkt langfristig auch deine Motivation. Das ist alles völlig verständlich und nachvollziehbar. Aber auch Vereine müssen mit der Zeit gehen und das bedeutet eben neue Herausforderungen und Aufgaben.

Wir möchten dir deswegen ein paar Tipps mit an die Hand geben, um in deinem Verein den Tatendrang und ein neues Feuer für Veränderung zu entfachen.

Warum ist Veränderung überhaupt nötig?

Vereine stehen heute vor vielschichtigen Herausforderungen. Um mal einige zu nennen:

  • Digitalisierung und Datenschutz
  • Bevölkerungszusammensetzung in Deutschland bzw. demographischer Wandel
  • Bewegung zu mehr Gesundheitsbewusstsein
  • Wandel im Arbeitsleben und daraus resultierende Zeitknappheit der Menschen
  • Wandel bei der Bereitschaft sich im Verein zu engagieren.
  • Konsum- und Wegwerfgesellschaft

Die Liste ließe sich noch erweitern. Daraus ergeben sich spannende Fragen – nicht nur für Vereine.
Du brauchst dich aber jetzt nicht erschlagen fühlen von all diesen Schlagwörtern. Die Gesellschaft und auch andere Vereine stehen natürlich gleichermaßen vor diesen Herausforderungen.

Da stellt sich die Frage woran es denn liegen kann, dass ihr im Verein vielleicht tolle Ideen habt und sich trotzdem wenig tut?
Naheliegend wäre, dass Ehrenamtliche ein begrenztes Zeitbudget haben und da ist es irgendwie menschlich, dass alle Aufgaben möglichst einfach gehalten werden sollen und sich Routinen bilden. Etwas Neues ist dabei immer aufwändiger, als das, was man schon kennt. Der Mensch ist irgendwie dann doch ein Gewohnheitstier und braucht seine Routinen.
Das kann aber auch nur die Spitze des Eisberges sein und nicht die einzige Ursache.

Helfen kann es, wenn du mal die Perspektive deiner Vorstandskollegen einnimmst und versuchst herauszufinden, wieso sie aktuell keine Zeit oder Lust auf eine neue Aufgabe haben.
Wir sollten uns auch ganz schnell davon lösen, dass Vereinsarbeit immer am Vorstand hängen bleiben muss. Das ist definitiv nicht so. Im Vereinswesen sind die Mitglieder gleichberechtigt und dürfen sich alle zur Erreichung des Vereinszwecks einbringen. Manchmal muss man die Mitglieder da nur dran erinnern.

Kommen wir also zu unseren Tipps, wenn du etwas in deinem Verein voranbringen möchtest

1. Sprich mit anderen über dein Vorhaben!

Denn gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Versuche eine positive Grundstimmung im Verein und deinem Umfeld zu erzeugen und beteilige die Vereinsmitglieder an deinem Vorhaben.
Damit findest du dann auch Unterstützer, die deine Ideen gut finden.
Bereite dich gut vor und mache den Vereinsmitgliedern klar, wieso es gerade so wichtig ist, dass diese eine Aufgabe angegangen wird.
Mit einer guten Kommunikation kannst du also ein Verständnis für den Bedarf an Veränderung entwickeln und das hilft dir später, wenn es darum geht, Maßnahmen umzusetzen.

2. Such dir gezielt Hilfe für dein Vorhaben!

In deinem Umfeld gibt es bestimmt Leute, die genau so denken wie du. Versuche diese auf deine Seite zu ziehen und dich zu Unterstützen. Diese Helfer müssen bisher auch noch gar nicht für den Verein tätig sein! Denke also nicht nur an Übungsleiter oder Leute aus dem Vorstand, sondern auch mal an z.B. Eltern oder andere Sportskollegen.

Wir sehen die Tendenz, dass du für ein zeitlich begrenztes Projekt schneller und leichter helfende Hände findest als für eine dauerhafte Aufgabe – zum Beispiel einen Vorstandsposten.
Natürlich ist es einfacher jemanden zu begeistern, wenn du selbst begeistert bist und für dein Vorhaben brennst. Nimm deinen ganzen Mut zusammen und frage jemanden, der noch gar nichts bei euch im Verein macht. Vielleicht hat er oder sie ja Lust mitzumachen. Was hast du zu verlieren? Ein Nein als Antwort hast du schließlich schon – es kann also nur noch besser werden.

3. Gehe den Weg Schritt für Schritt und schau wohin der Weg dich führt

Wenn es darum geht endlich anzufangen, ist es wichtig, sich keine unrealistischen Ziele und Zeitvorgaben zu setzen. Arbeite deine Liste in kleinen Schritten ab und plane dein grobes Projektziel. Du brauchst nicht das „perfekte“ Projektmanagement aufziehen und dir am Anfang viel Zeit für eine umfangreiche Analyse aller Kleinigkeiten nehmen. Es macht auch wenig Sinn erstmal jeden einzelnen Schritt zum angestrebten Ziel minutiös zu planen. Selbst in Unternehmen mit vielen qualifizierten Mitarbeitern funktioniert das in den meisten Fällen nicht.

Wir legen dir daher nahe, dass du dir eine Richtung vorstellst, in die es gehen soll und dann probierst, da einfach hinzukommen.

Ein Beispiel: Wenn du das Thema Gesundheitssport in deinem Verein voranbringen möchtest, kannst du dir natürlich am Anfang erst einmal anschauen, wer bei euch in der Umgebung überhaupt etwas ähnliches anbietet. Das dauert je nach deiner Konkurrenz vor Ort schon eine Weile. Danach würdest du dir überlegen was die Mitglieder wohl am meisten nachfragen würden und welche Sportangebote es überhaupt gibt. Mit diesen Informationen erarbeitest du ein Gesamtkonzept und planst die Meilensteine des Projekts. Wenn du das alles machst, werden die ersten Erfolge deutlich länger auf sich warten lassen, als wenn du nach einer kurzen Vorbereitung loslegst.

Wir würden dir eher empfehlen ein Ziel zu stecken und dich dann Schritt für Schritt an die Umsetzung zu machen. Was bedeutet das? Wir bleiben beim selben Beispiel:
Kümmere dich mit deinen Mitstreitern doch direkt um die Frage welches Sportangebot es werden soll und wer neuer TrainerIn wird. Welche Räume kannst du nutzen und wie möchtest du Werbung für den Kurs machen.

Mit diesem schrittweisen Vorgehen ermöglichst du dir und deinem Team, selbst zu entscheiden welche Aufgaben grade wichtig für euch sind. Ihr entscheiden dabei selber, welche Aufgaben wer erledigen möchte, auf welche Reihenfolge ihr Lust habt und was euch am Wichtigsten für den Projekterfolg erscheint.

Wenn du alles Schritt für Schritt machst, dann hast du zwischendurch auch immer noch die Möglichkeit zu entscheiden, ob ihr auf dem richtigen Weg seid oder etwas wichtiges vergessen habt. Du hast schneller Erfolgserlebnisse und das steigert vor allem auch langfristig deine Motivation dranzubleiben. Diese Denk- und Arbeitsweise orientiert sich am Agilen-Projektmanagement.

4. Nehme dir und anderen die Angst vor dem „Scheitern“ 

Das klingt leider einfacher als es ist. Es ist total verständlich, dass du keine Lust hast, Zeit in den Verein zu stecken, wenn am Ende nichts dabei herauskommt. Wahrscheinlich kennst du das Sprichwort „Wer nicht wagt, der nicht gewinnt“. Und genau das ist hier sehr treffend und deswegen steht das Scheitern auch in Anführungszeichen. Wir ermutigen dich dranzubleiben und dich ruhig mal an etwas Neues heranzutrauen. Wir sind der Meinung, dass du im Ehrenamt nicht wirklich Scheitern kannst!
Auch ein vermeintliches Misslingen deines Vorhabens bringt deinen Verein nämlich nach vorn.
Du hast vielleicht dein gestecktes Ziel nicht zu 100% erreicht, aber auf dem Weg dahin hast du doch bestimmt schon viele Kleinigkeiten verbessert oder?

Wieder ein kurzes Beispiel: Angenommen du brauchst für die Erstellung der neuen Webseite länger als gedacht und am Ende gibt es sogar noch ein paar Kleinigkeiten, die du nicht hinbekommen hast.
Es wird dir doch trotzdem niemand im Verein böse sein. Deine Vereinskameraden werden dir eher sehr dankbar dafür sein, dass du dich dem Thema angenommen hast und auch du kannst stolz auf dein Endprodukt sein.

Mit jeder Erfahrung, die du in deinem Ehrenamt machst, wächst du auch als Person und lernst etwas dazu.

Du hast Lust mal eine Webseite zu gestalten und hast das vorher noch nie gemacht? Im Verein ist das kein Problem!

In deinem Job würde dir dein Vorgesetzter diese Aufgabe nie übertragen, obwohl es dich vielleicht interessiert. Diese Entscheidung ist sogar nachvollziehbar, weil du möglicherweise keine ausreichenden Vorkenntnisse hast und nicht für diese Aufgabe eingestellt wurdest. Im Verein hast du die Chance dich ohne Druck auszuprobieren und die Vereinsführung wird dir dankbar dafür sein, dass du dich einbringst und damit den Verein nach vorne bringst.

Leider wird es sicherlich auch in deinem Verein den einen oder anderen geben, der keine Lust auf Veränderung hat und Widerstand gegen Neuerungen leistet. Lass dich davon aber nicht von deinem Vorhaben abhalten!

Wir hoffen, dass wir dir mit unseren vier Tipps weiterhelfen konnten und du jetzt mit vollem Elan ans Werk gehst. Wir sind überzeugt, dass du es schaffst die Mitglieder in deinem Verein von deinen Ideen zu überzeugen und ihr dadurch die Herausforderungen der Gegenwart und Zukunft meistern könnt.

Deine Vereinsstrategen

(PG)