Mitgliederversammlung

So baust du deine Vereinssatzung

von Vereinsstrategen | Nov 17, 2021 | Vereinsgründung

Satzung

Von Vereinszwecken, Umlagen und anderen Fallstricken

Das Thema Satzung ist sehr vielschichtig und sehr von euren individuellen Bedürfnissen im Verein abhängig. Es gibt deswegen nicht die eine Lösung, wie du eine Satzung aufbauen solltest. Das ist auch gar nicht der Anspruch dieses Blogartikels oder Podcastfolgen, sondern vielmehr dich auf wichtige Bestandteile einer Satzung hinzuweisen und dir Ideen zu geben, wie man diese regeln könnte. Der Blogbeitrag stellt dabei eine zusammengefasste Version der beiden Podcastfolgen dar und wird ergänzt durch einige Formulierungshilfen, auf welche wir im Podcast verweisen. Hier muss man allerdings herausstellen, dass weder Pascal noch Martin gelernte Anwälte sind und weder die Folgen noch der Blogartikel eine Rechtsberatung darstellen können. Es werden hier nur Ideen vorgestellt.

Satzung – Eine erste Übersicht

Die Satzung ist das Regelwerk des Vereins, welches die Mitglieder bestimmen können. Sie ist grundsätzlich frei formulierbar und regelt die Rechte und Pflichten von Mitgliedern und Vorstand, wie die Zuständigkeiten und organisatorische Struktur des Vereins (Gremien, Termine, Formalitäten etc.) Das führt dazu, dass in einer Satzung Dinge geregelt sind, die in einer Satzung eines anderen Vereins nicht zu finden sind oder welche an einer ganz anderen Stelle in der Satzung auftauchen. Bei der Erstellung oder Änderung einer Vereinssatzung sollte man aber immer den gesetzlichen Rahmen im Hinterkopf haben. Es ist nämlich nicht möglich, dass man gesetzliche Regelungen mittels Satzung außer Kraft setzen kann. Umgekehrt werden allerdings Sachverhalte, welche ihr nicht in der Vereinssatzung geregelt habt von gesetzlichen Regelungen aufgefangen. Diese sind aber meist nicht zum Vorteil eines Vereins, deswegen sollte man das auf jeden Fall verhindern.
Wir haben im Beitrag über die Vereinsgründung (siehe hier) ausführlich darüber berichtet, wie wichtig die Satzung für die Erlangung der Gemeinnützigkeit ist. Die gestellten Bedingungen an die Satzung sind dabei als eng zu bezeichnen. Aus diesem Grund macht es auch Sinn, dem Thema Satzung den entsprechenden Stellenwert im Verein zu geben, egal ob es sich dabei um eine Neugründung oder eine regelmäßige Aktualisierung einer alten Vereinssatzung handelt. Hier bietet es sich an regelmäßig die aktuellen News der Sportverbände zu verfolgen und sich in Abständen immer wieder die aktuell gültigen Mustersatzungen anzuschauen.

Satzung und Neugründung – ein Fahrplan

Auch hier verweisen wir zu Beginn erst einmal auf den Beitrag zur Vereinsneugründung (siehe hier). Dort haben wir festgehalten, dass einer der wichtigsten Punkte zu Beginn ist, seinen Verszweck herauszuarbeiten. Wenn dieser klar ist, sollte man sich schon mit dem Thema der Satzung beschäftigen. Hier kann man sich idealerweise zweier unterschiedlicher Quellen bedienen. Zuerst sollte man sich eine Mustersatzung zur Hand nehmen (z.B. Mustersatzung des LSB NRW) und diese vollständig durchlesen. Hier sind nämlich schon zu vielen möglichen Paragraphen, Hinweise und Erläuterungen aufgeführt, die euch schon einige Entscheidungsalternativen aufzeigen. Darüber hinaus würden wir uns noch zwei bis drei Satzungen von bestehenden Vereinen zur Hand nehmen, um sich Ideen zu holen. Dabei sollten die Vereine am besten folgende Kriterien erfüllen bzw. durch die verschiedenen Satzungen alle Kriterien abgedeckt sein:

Der Verein sollte eine aktuelle Satzung vorweisen können. Schaut hierfür mal wann die Vereinssatzung in Kraft getreten ist.
Der Verein sollte eine gewisse Ähnlichkeiten zu deinem geplanten Verwein aufweisen (Größe, Zweck, Sportart etc.).
Nehmt außerdem noch die Satzung eines Großsportvereins mit zur Hand. Diese sind meist aktueller und bieten ein breiteres Spektrum für Inspirationen.

Wenn ihr die Satzung dann in einem ersten Entwurf vollständig ausgearbeitet habt, dann solltet ihr die zuständige Person beim entsprechenden Landessportbundes kontaktieren und mit ihr alles besprechen. Diese kennt viele Fallstricke und kann euch auf Fehler oder Probleme hinweisen. Bei ungewöhnlichen Regelungen und Sonderfällen sollte man außerdem darüber nachdenken, Kontakt mit einem Anwalt oder dem Justizar des Sportbundes aufzunehmen. Nachdem der Entwurf überarbeitet wurde, muss man unbedingt Kontakt zum Finanzamt aufnehmen, um prüfen zu lassen, ob die Gemeinnützigkeit in dieser Form später anerkannt und gewahrt werden kann.

Wichtige Paragraphen der Mustersatzung erklärt

Wir haben uns dafür entschieden, dass wir an dieser Stelle einige Paragraphen aus einer Mustersatzung besprechen wollen, wo wir aus unserer Erfahrung glauben, dass sie eine hohe Relevanz in der Praxis haben. Du findest die Mustersatzung, auf welche wir uns beziehen, hier. Dabei kannst du parallel zum Blog oder zur Podcastfolge die Mustersatzung daneben legen und und so alles entsprechend nachvollziehen. Des Weiteren haben wir uns drei Satzungen bestehender Vereine rausgesucht, auf welche wir an einigen Stellen eingehen wollen. Dies sind:

Linden Dudes e.V. – als Verein, der noch nicht so alt ist und moderne Strukturen aufweist
Sportverein Werder von 1899 e.V. – als Großsportverein mit mehreren Sparten
Hildesheimer-Schwimm-Club Hellas-1899 e.V. – Hellas Hildesheim kurz genannt, als Fusionsverein und Traditionsverein

Paragraph 1 – Allgemeine Angaben

Die Angaben zum Vereinsnamen, zum Sitz bzw. zum Geschäftsjahr sollten selbsterklärend sein. Beim Geschäftsjahr kann man sich aber grundsätzlich einmal Gedanken machen, ob dieses wirklich am 31.12. enden muss. Schließlich ist der Saisonbetrieb bei einigen Sportarten auch von Sommer zum nächsten Sommer. Es kann also inhaltlich durchaus bei einem Spartenverein Sinn machen, auch sein Geschäftsjahr zum 30.06. enden zu lassen. Wichtig ist, dass ihr beachtet, wann ihr welche Kapazitäten habt, um die Buchhaltung und den Jahresabschluss zu machen.
Zusätzlich können im ersten Paragraphen aber auch die Vereinsfarben festgelegt werden und es müssen Erläuterungen bei einer Vereinsfusion gegeben werden (z.B. bei Hellas Hildesheim).
Wenn ihr eine Neugründung vornehmt, ist es darüber hinaus wichtig, dass ihr den Standardsatzungstext etwas abändern müsst:

Übliche Formulierung:
„Der Verein hat seinen Sitz in …………und ist in das Vereinsregister beim Amtsgericht …………….. unter der Nr. ……….. eingetragen.“

Bei der Neugründung sollte Absatz 2 wie folgt formuliert werden:
„Der Verein hat seinen Sitz in …. . Der Verein soll in das Vereinsregister eingetragen werden. Nach der Eintragung führt er zu seinem Namen den Zusatz e.V..“

Paragraph 2 – Vereinszweck und Zielerreichung

Grundsätzlich ist der Vereinszweck, welcher die Gemeinnützigkeit begründet, in der Abgabenordnung geregelt. Es gibt in § 52 Abs. 2 AO insgesamt 25 Vereinszwecke, wobei aber im Wesentlichen fünf relevant sind.

Sport (Nr. 21): Das umfasst die körperliche Ertüchtigung zuzüglich Schach.
Jugendhilfe (Nr. 4): Gibt es eine Jugendabteilung oder nicht? Hierzu zählt auch die Förderung der allgemeinen Jugendhilfe (z.B. Jugendfahrten, Ferienbetreuung, Bildungsauftrag).
Öffentliches Gesundheitswesen (Nr. 3): Relevant für den Bereich Rehasport oder Ernährungsschulungen
Erziehung und Bildung (Nr.7): Wenn der Verein Bestandteil in der Ganztagbetreuung an Schulen ist, ist dieser Vereinszweck relevant.
Kultur (Nr. 5): Kann kulturelle Veranstaltungen umfassen, die nicht zum normalen Sport gehören (z.B. Theater).

In der Praxis kann die Erläuterung des Vereinszwecks in der Satzung dann beispielsweise so aussehen, wie bei den Linden Dudes:

„Zweck des Vereins ist die Förderung des Sports nach § 52 Abs. 2 Nr. 21 der Abgabenordnung (AO) insbesondere im Basketballsport im Rahmen von Breiten- und Freizeitsport, im Bereich der Leistungsförderung durch Wettkampfsport und des Gesundheitssports und aus der Perspektive von Integration und Inklusion. Des Weiteren wirkt der LINDEN DUDES e.V. im Rahmen seiner allgemeinen Jugendarbeit bei der Jugendpfege und Jugendförderung mit.“

Du kannst hier gut erkennen, dass man auch mehrere Vereinszwecke in einer Satzung aufnehmen kann. Allerdings muss man darauf achten, dass man in der Satzung keine Vereinszwecke auf Vorrat aufnehmen kann. Schließlich müssen auch alle Zwecke verwirklicht werden. Das heißt, der Verein muss seine Zweckerreichung nachweisen.

Diese Zweckerreichung hängt natürlich stark vom geplanten Zweck ab. Für den Vereinszweck „Sport“ sind vor allem folgende Kriterien ausschlaggebend (aber nicht alle notwendig):

Organisation eines geordneten Sport-, Spiel-, Übungs- und Kursbetriebes für alle Bereiche, einschließlich des Freizeit- und Breitensports,
die Durchführung eines leistungsorientierten Trainingsbetriebes und von sportspezifischen Vereinsveranstaltungen,
Beteiligung des Vereins und seiner Mitglieder an Turnieren, Vorführungen und sportlichen Wettkämpfen,
Durchführung von allgemeinen und sportorientierten Jugendveranstaltungen und -maßnahmen,
Aus-/Weiterbildung und Einsatz von Übungsleitern, Trainern und Helfern

Auch an dieser Stellen schauen wir uns einmal an, wie die Linden Dudes ihre Zweckerreichung in der Vereinssatzung geregelt haben:

a) freiwilliges und ehrenamtliches Engagement seiner Mitglieder,
b) die Pfege, Förderung und Ausübung von Sport- und Bewegungsaktivitäten auch in Form von Kursangeboten und im Rahmen von Kooperationen,
c) Anschaffung, Anmietung und Unterhaltung von Geräten, Sportanlagen und Räumen,
d) Aus- und Fortbildung von Ehrenamtlern (Übungsleitern, Trainern, Betreuern, Vereinsführungskräfen und Schiedsrichtern)
e) Durchführung von geeigneten Informations- und Bildungsveranstaltungen,
f) Durchführung von Sportveranstaltungen, Serienspielen, Freizeitsportangeboten, Turnierbetrieb und sonstigen sportlichen Veranstaltungen,
g) Maßnahmen zur Engagement- und Ehrenamtsförderung insbesondere durch systematisches Ehrenamts- & Freiwilligenmanagement.

Wir können euch nur dringend empfehlen die Zweckerreichung in die Satzung aufzunehmen, vor allem, wenn ihr einen Verein neu gründen wollt. Schließlich ist es für die Erteilung der Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt eine Grundvoraussetzung, dass ausformuliert ist, wie ihr den Vereinszweck denn eigentlich genau erreichen wollt.

Jetzt kann es natürlich auch passieren, dass eurer bestehender Verein aus bestimmten Gründen seinen Vereinszweck ändern möchte. Diese Änderung liegt immer dann vor, wenn der Verein seinen Charakter ändert und die Mitglieder mit einer solchen Änderung bei Vereinseintritt nicht rechnen konnten. So eine Änderung würde z.B. vorliegen, wenn die Linden Dudes anstelle von Basketball jetzt Volleyball spielen würden.
Um den Zweck zu verändern, ist es laut Gesetz erforderlich, dass alle Mitglieder einstimmig der Zweckänderung zustimmen müssen. Realistisch gesehen, ist das unmöglich zu erreichen. Deswegen ist es so wichtig, dass man schon bei der Erstellung der Satzung vor der Vereinsgründung darauf achtet, diese gesetzliche Regelung anzupassen. So ist es z.B. möglich festzulegen, dass 2/3 oder 3/4 der Mitglieder ausreichen, um eine Satzungsänderung zu beschließen. Wir können nur dringend empfehlen, hier eine sinnvolle Reglung zu treffen.

Paragraph 6 und 7 – Erwerb der Mitgliedschaft und Arten der Mitgliedschaft

Mitglieder sind üblicherweise natürliche Personen also Menschen. Doch wusstet du, dass z.B. auch Firmen Mitglieder im Verein werden können? Man redet dann von juristischen Personen. Dies kann z.B. Sinn machen, wenn ihr Gesundheitssport des Vereins in Firmen anbietet.
Bezogen auf die verschiedenen Mitgliedschaftsarten zählen die juristischen Personen zu den außerordentlichen Mitgliedern. Bei den natürlichen Personen gibt es mehre Mitgliedschaftsarten. Man unterscheidet im Normalfall die aktiven Mitglieder, passiven Mitglieder und Ehrenmitglieder. Die Unterscheidung zwischen aktiven und passiven Mitgliedern bezieht sich auf das Recht an der Teilnahme am Vereinssportangebot. Den Passiven ist diese nämlich nicht gestattet. Ehrenmitglied dagegen kann man nicht mit einer Anmeldung werden, sondern dazu muss man ernannt werden. Die Kriterien dafür werden in der Ehrungsordnung oder der Satzung selber festgelegt und sind frei von euch bestimmbar. Näher auf das Thema Mitgliedschaftsarten gehen wir in diesem Blogartikel ein.
Neben den genannten Mitgliedschaftsarten kann man in der Satzung aber auch noch weitere aufnehmen, diese umbenennen, welche weglassen, etc. Wichtig ist nur, dass es eine eindeutige Regelung der unterschiedlichen Rechte und Pflichten pro Mitgliedsart geben muss. Um ein Mitglied aufnehmen, muss es in der Satzung eine Regelung gben, über den schriftlichen Aufnahmeauftrag und die Festlegung der Zahlarten. Hier kann man auch andere Zahlarten außer das SEPA-Lastschriftverfahren wählen.

Paragraph 8 und 9 – Beendigung der Mitgliedschaft, Ausschluss aus dem Verein und Streichung von Mitgliederliste

Der übliche Weg aus einem Verein auszutreten, ist die Kündigung bzw. der Tod. Hier sollte vor allem darauf geachtet werden, dass die Kündigungsfristen und die Zahlungszeitpunkte aufeinander abgestimmt sind. Dies schützt euch vor der Rückzahlung bereits getätigter Beiträge. Das vereinfacht zum einem den Prozess, weil sich kein Ehrenamtler mit der Rückzahlung der Beiträge auseinandersetzen muss, zum anderen könntet ihr bei der Rückzahlung von Beiträgen auch eure Gemeinnützigkeit gefährden. Unkritisch ist dagegen die Rückzahlung von Beiträgen an die Erben aufgrund eines Todesfalls.
Um eine Mitgliedschaft zu kündigen, sollte in eurer Satzung vorgeschrieben sein, dass die Kündigung schriftlich dem vertretungsberechtigten Vorstand des Vereins zugegangen sein muss, sonst ist diese nicht gültig. In der Praxis wird zur Vereinfachung des Prozesses häufig die Regelung getroffen, dass die Kündigung an eine postalische Adresse – meist die Geschäftsstelle – gesendet werden soll. Dass eine Kündigung schriftlich (wobei hier auch die E-Mail dazu gehört) erfolgen muss, könnt ihr in eurer Satzung festhalten. Wir würden euch dies auf jeden Fall empfehlen.

Neben den normalen Möglichkeiten aus einem Verein auszutreten, gibt es noch zwei andere Möglichkeiten – den Ausschluss des Mitgliedes und die Streichung von der Mitgliederliste.
Der Ausschluss ist immer dann ein Thema, wenn man dem Ansehen des Vereins geschadet hat. Stichworte sind hier: Doping, Diskriminierung oder auch Straftaten. Dieses Thema ist sehr umfangreich, deswegen gehen wir an dieser Stelle nicht näher darauf ein. Wir empfehlen aber bei diesem Punkt nahe bei der Mustersatzung zu bleiben bzw. sich auf jeden Fall vorab noch einmal den Rat beim LSB oder einem Anwalt einzuholen.
Die Streichung von der Mitgliederliste ist immer dann ein Thema, wenn ein Mitglied trotz Mahnungen seine Beiträge nicht zahlt. Wir empfehlen euch es so zu regeln, dass ihr dem Mitglied die erste und zweite Mahnung inklusive Mahngebühren zukommen lasst und im Zuge der dritten Mahnung die Streichung des Mitgliedes vornehmt.

Paragraph 10 – Beiträge, Gebühren, Umlagen, Beitragseinzug

Gleich zu Beginn möchten wir darauf hinweisen, dass wir es für sinnvoll erachten, so viel wie möglich zu diesem Themenkomplex in eine Beitragsordnung auszulagern. In der Satzung muss allerdings die grundsätzliche Beitragspflicht geregelt sein – also die Frage „ob“ und „welche“ Beiträge zu entrichten sind. „Welche“ meint dabei die Frage, ob die Beträge in Form von Geld oder/und Arbeitsleistung erbracht werden müssen.

Neben den bekannten Mitgliedsbeiträgen könnt ihr aber auch noch andere Einnahmemöglichkeiten festlegen. So empfehlen wir euch Aufnahmegebühren, Umlagen und Gebühren mit aufzunehmen. Ihr müsst diese mit der Aufnahme nicht erheben, aber ihr habt das Recht dazu, wenn es aus eurer Sicht Gründe gibt, wieso dies notwendig ist. Umlagen z.B. werden immer dann fällig, wenn der Verein in Schieflage gerät oder es Sondereffekte gibt und die Mitglieder Kapital nachlegen müssen, um seine Existenz zu sichern. Dies passiert in der Regel sehr selten, kann aber vorkommen. Die Höhe der Umlage ist dabei gerichtlich auf maximal das sechsfache des jährlichen Mitgliedsbeitrages festgelegt.

Ein gutes Beispiel für diesen Teil der Satzung mit Verweis auf die Beitragsordnung liefert Werder Bremen. Hier heißt es:

„Der Verein kann Aufnahmegebühren, Monatsbeiträge, Zusatzentgelte und zur Finanzierung besonderer Vorhaben oder zur Beseitigung finanzieller Schwierigkeiten Umlagen bis zur Höhe des 6fachen Monatsbeitrages erheben. Die Monatsbeiträge können zu Jahres- oder Quartalsbeiträgen oder in anderer Weise zusammengefasst werden. Einzelheiten dazu, insbesondere welche Beiträge in welcher Weise in welcher Höhe erhoben, wann Beiträge fällig und in welchem Umfange Beiträge ermäßigt werden, regelt für natürliche Personen eine von der Mitgliederversammlung zu beschließende Beitragsordnung.
Mitglieder können beantragen, anstelle der Monatsbeiträge einen Einmalbetrag zur Erlangung einer lebenslangen Mitgliedschaft zu zahlen. Die Höhe des Einmalbetrags regelt die Beitragsordnung. Für juristische Personen und andere Personenvereinigungen mit rechtlicher Selbständigkeit werden die Mitgliedsbeiträge durch Vereinbarung mit dem Präsidium gesondert festgelegt.“

In diesem Beispiel ist die Arbeitsleistung nicht geregelt, deswegen gehen wir hier noch einmal ein wenig tiefer auf diesen Aspekt ein. Grundsätzlich können Arbeitsleitungen als Mitgliederverpflichtung in der Satzung festgeschrieben sein. Es handelt sich dann um eine Beitragspflicht. Hierfür muss aber der Umfang und die Art der Arbeitsleistung genau festgelegt werden. Für den Fall, dass das Mitglied diese dann nicht erfüllt, muss in der Satzung außerdem bestimmt werden, wie diese nicht geleisteten Arbeitsstunden durch Zahlung abzugelten sind. In der Satzung könnte die Regelung dann so lauten:

„Ferner kann der Verein seine Mitglieder verpflichten, jährlich bis zu maximal … Arbeitsstunden
oder ersatzweise Abgeltungszahlungen zu leisten.“

Die Linden Dudes verweisen in ihrer Satzung nur auf ihre Engagementordnung, welche dann das DUDES-Engagement-Credit-Point-System im Detail aufführt, erklärt und regelt. In der Satzung heißt es zu den Mitgliedsbeiträgen nur:

„Von den Mitgliedern werden Beiträge und Umlagen erhoben. Die Höhe der Beiträge und Umlagen und deren Fälligkeit werden von der Mitgliederversammlung bestimmt.“

Paragraph 14 – Mitgliederversammlung

Ihr seid gesetzlich verpflichtet einmal im Jahr eine Mitgliederversammlung abzuhalten. Der Zeitpunkt dafür ist frei wählbar, allerdings bietet es sich an, sie in den ersten vier Monaten des laufenden Jahres abzuhalten. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn für das laufende Geschäftsjahr der Haushaltsplan mit entsprechenden Investitionen genehmigt werden muss. Ihr könnt aber auch eine längere Frist in eure Satzung schreiben. Die Einladung zur Mitgliederversammlung muss für alle Mitglieder in Textform erfolgen, die E-Mail ist dabei als Medium zulässig.
Allerdings haben die Mitglieder auch das Recht auf mehr als nur eine Mitgliederversammlung im Jahr. Diese zweite Versammlung wird dann als eine außerordentliche Mitgliederversammlung bezeichnet. In der Satzung wird dabei geregelt unter welchem Umständen, eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden darf. Die gesetzliche Regelung sieht vor, dass in eurer Vereinssatzung unter 50% aller Vereinsmitglieder diese Versammlung verlangen können. Das heißt, ihr müsst bei euch in der Satzung eine Quote festlegen, wie viele Mitglieder die Versammlung verlangen können (z.B. 25% Mitgliederquote). Ihr könnt, aber nicht festlegen, dass es 50% aller Mitglieder sein müssen, weil dies gesetzlich nicht zulässig ist.

Eine der wichtigsten Fragen eurer Satzung ist ebenfalls in diesem Paragraph zu regeln: Mit welcher Mehrheit ist es später möglich Satzungsänderungen vorzunehmen? Gesetzlich ist es nämlich so geregelt, dass eine Satzung nur mit 100% der Stimmen geändert werden kann. Und sind wir einmal ehrlich – das ist praktisch unmöglich zu erreichen. Wenn ihr hier keine Sonderregelung mit aufnehmt, macht ihr schon beim Zeitpunkt der Vereinsgründung euren Verein für die Zukunft wenig anpassungsfähig. Dies solltet ihr auf jeden Fall vermeiden. Deswegen empfehlen wir euch, eine Regelung für die Satzungsänderung in die Vereinssatzung aufzunehmen. So könnt ihr z.B. festlegen, dass 2/3 der Stimmen der anwesenden Mitglieder für eine Änderung der Satzung notwendig sind. In der Mustersatzung in Absatz 8 ist es folgend formuliert:

„Zur Änderung der Satzung und zur Änderung des Vereinszwecks ist eine Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen gültigen Stimmen erforderlich.“

Paragraph 16 – Der geschäftsführende Vorstand

Die Größe des Gesamtvorstandes mit den einzelnen Aufgabenbereichen könnt ihr selbst bestimmen. Auch die Verteilung der Aufgaben innerhalb des Vorstandes könnt ihr selbständig nach euren Bedürfnissen festlegen. Für den geschäftsführenden Vorstand also dem BGB-Vorstand, welcher auch im Vereinsregister eingetragen ist, empfehlen wir euch immer eine ungerade Anzahl an Personen oder ein doppeltes Stimmrecht für den 1. Vorsitzenden. Dies verhindert die Gefahr, dass Pattsituationen im Verein entstehen. Die Vertretungsmacht des Vorstandes gegenüber Dritten ist gesetzlich grundsätzlich unbegrenzt. Auch hier könnt ihr deswegen in der Vereinssatzung Anpassungen vornehmen. Wenn es also Sachverhalte gibt, über die die Mitglieder speziell abstimmen soll, muss dies in der Satzung verankert sein. Ein typisches Beispiel ist die Entscheidung über den Kauf oder Verkauf von Grundstücken. Auch könnt ihr entscheiden, wie die Vertretungsberechtigung des BGB-Vorstandes geregelt ist – alleinig oder gemeinschaftlich. Diese Beschränkungen müssen ebenfalls im Vereinsregister eingetragen werden.
Auch könnt ihr in der Satzung spezielle Regelungen treffen, wann der Vorstand in einer Sitzung überhaupt beschlussfähig ist. Möglich sind zum Beispiel eine bestimme Anzahl an Personen oder die Vorschrift, dass eine bestimmte Person auf jeden Fall anwesend sein muss. Ebenfalls solltet ihr euch die Frage stellen: Was passiert eigentlich, wenn ich den Vorstand nicht vollständig besetzen kann, weil es keine Bewerber oder eines Todesfall gab? Hier müsst ihr in die Vereinssatzung auf jeden Fall einen Absatz mit aufnehmen, dass ihr trotzdem noch als Verein beschlussfähig seid.

Paragraph 20 – Vergütung der Tätigkeit der Organmitglieder, Aufwendungsersatz, bezahlte
Mitarbeit

Selbst wenn ihr zu Beginn nicht beabsichtigt, Vergütungen zu bezahlen, empfehlen wir euch dieses Passus in die Vereinssatzung mit aufzunehmen. Die gesetzliche Ausgangsbasis legt fest, dass die Vorstandsarbeit grundsätzlich unentgeltlich ausgeübt wird. Dies könnt ihr aber mittels der Satzung ändern, wenn ihr dort aufnehmt, dass die pauschalen Vergütungen für Arbeits- und Zeitaufwand (sog. Tätigkeitsvergütungen) an den Vorstand möglich ist. Wenn ihr ohne diese Regelungen in der Satzung Geld an den Vorstand zahlt, wird euch wahrscheinlich die Gemeinnützigkeit entzogen! Selbst die Rückzahlung oder der Zufluss als Spende vom Vorstandsmitglied kann diesen Fehler nicht mehr heilen.
Tatsächliche Aufwendungen dagegen, wie Reisekosten, Telefonkosten, etc. sind immer erstattbar. Wenn euch der Verwaltungsaufwand dafür zu hoch ist, könnt ihr auch die Möglichkeit der Zahlung der Aufwandentschädigung bis zu 840 Euro pro Jahr nutzen. Beachtet dabei, dass die Zahlungen nicht deutlich über den realen Kosten liegen dürfen.

Paragraph 22 – Vereinsordnungen

Unser Tipp gleich zu Beginn: Man sollte möglichst alle Sachverhalte, welche nicht in einer Vereinssatzung stehen müssen, in diverse Ordnungen auslagern. Dort sind sie einfacher abänderbar als in der Vereinssatzung und erhalten somit die Handlungsfähigkeit des Vereins. Gleichzeitig haben sie aber für alle Vereinsmitglieder die gleiche Verbindlichkeit, wie die Satzung selber. Ihr müsst diese Ordnungen deswegen gegenüber euren Mitgliedern veröffentlichen bzw. ihnen beim Vereinseintritt zur Verfügung stellen.
In der Satzung muss allerdings festgehalten sein, welches Vereinsorgan die jeweilige Ordnung beschließen darf. Aufgrund der Vielzahl an unterschiedlichen Ordnungen kann es Sinn machen, dass die Zuständigkeiten an unterschiedlichen Stellen liegen. Beispiele für Ordnungen sind:

Beitragsordnung
Finanzordnung
Geschäftsordnung
Jugendordnung
Engagementordnung
Abteilungsordnungen
Datenschutzordnung

Die Formulierung, welchen Absatz ihr in die Satzung aufnehmen könnt, findet ihr nachfolgend und stammt aus der Satzung der Linden Dudes:

„Zur Durchführung der Satzung kann der Vorstand eine Geschäfsordnung, eine Finanzordnung, eine Engagementordnung sowie eine Jugendordnung erlassen. Die Ordnungen werden mit einer Mehrheit von zwei Drittel der Mitglieder des Vorstandes beschlossen. Darüber hinaus kann der Vorstand weitere Ordnungen erlassen“

Mit diesem Paragraphen kommen wir auch zum Abschluss unserer diversen Anmerkungen zum Themenbereich „Vereinssatzung“. Uns ist natürlich klar, dass wir auf wichtige Bereiche, wie die Jugendvertretung, auf die Vereinsfusion oder auch diverse Detailfragen nicht näher eingegangen sind. Das gute ist aber, dass es noch diverse Podcastfolgen und Blogbeiträge geben wird, um auf Fragen oder Wünsche einzugehen. Deswegen kannst du uns gerne unter info@vereinsstrategen.de eine E-Mail schreiben. Wir würden uns freuen von Dir zu hören.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

So einfach geht Visualisierung

von Vereinsstrategen | Jul 28, 2021 | Ehrenamt

Visualisierung

Zeichnen kann jeder

Visualisierungen können euch dabei helfen, die Informationen in euren Vereinsworkshops besser festzuhalten. Studien haben gezeigt, dass mehr als 80% der Informationen im Alltag visuell aufgenommen werden und unser Gehirn diese besonders gut speichern können. Bilder verknüpfen mehrere Sinne in unserem Gehirn und bleiben uns länger im Gedächtnis. Wieso nutzen wir diese Tatsache dann nicht auch für Protokolle von Workshops und sichern unsere wichtigsten Ergebnisse somit möglichst langfristig im Gedächtnis der Vorstandskollegen?

Unsere Expertin Katrin Jaenicke spricht im Interview in der Episode über ihre Ratschläge, wenn ihr bald auch kleine Sketchnotes (visuelle Notizen) oder Zeichnungen nutzen wollt, um euren Flipcharts und Präsentationen den letzten Schliff zu geben. Katrin ist in den Sozialen Medien als sketchkat.katrin bekannt und zeichnet die grafischen Zusammenfassungen unserer Podcast-Episoden. Sie ist ebenfalls hauptamtlich im Sportbereich tätig und hat im Pandemie-Jahr 2020 das Sketchnoten für sich entdeckt. Im Interview erzählt sie kurz, wie sie eigentlich zum Zeichnen gekommen ist und wie die Zusammenfassungen für die Episoden entstehen. Das bisherige Feedback aus der Community ist auf jeden Fall positiv. Und auch Pascal helfen kleine Symbole wie eine Glühbirne, ein Blitz oder kleine Männchen mit Sprechblasen, wenn er die Ergebnisse der Vereinsberatung vor Ort festhalten möchte. Auch bei den Vereinsvertretern kommen diese unperfekten Zeichnungen gut an.

Warum sollte ich Sketchen?

Hier ein paar Vorteile im Überblick:

(Foto-)Protokolle von Sitzungen werden aufgewertet und sehen einfach besser aus
Diese Protokolle werden bestimmt auch eher gelesen und bleiben in Erinnerung
Kleine Zeichnungen können als Icebreaker genutzt werden, um eine Diskussion zu starten
Wer Bilder mit Informationen verknüpft, behält sie länger im Kopf
Zeichnen regt Kreativität an – die kannst du für lösungsorientiertes Denken gut gebrauchen

Wenn ihr jetzt auch durchstarten wollt, dann heißt es, erst einmal ausprobieren und machen. Ihr braucht keine Angst haben, denn ihr malt kein Gemälde für eine Ausstellung, sondern kritzelt munter drauf los. Übung macht den Meister und mit ein paar Grundformen, kommt ihr schon recht weit. Tipps und Tricks bekommst du von unserer Expertin im Podcast oder wenn du dich bei Youtube oder auf Webseiten von anderen Sketchnotern umschaust. Hier gibt es guten kostenfreien Content mit vielen nützlichen Einsteiger-Tipps. Katrin sagt euch, wem sie folgt und was sie empfehlen kann.

Möchtet ihr jetzt selbst loslegen? Dann rann an die Stifte und auf geht’s.

Unsere Tipps im Überblick:

Orientiert euch gerne an Zeichnungen von Kindern. Diese haben keine Furcht vor Kritikern und man erkennt trotzdem, was sie meinen
Rahmen, Schatten und schicke Überschriften machen viel her
Gestaltet die Zeichnungen so einfach wie möglich (einfache Formen/Darstellungen)
Mit dem visuellen Alphabet (Punkte, Striche, Kreise, Rechtecke, Dreiecke) geht eigentlich fast alles – einfach ausprobieren!
Sucht euch Inspiration und zeichnet nach, was euch gefällt
Üben! Üben! Üben!

Und als kleine Challenge haben wir uns im Podcast spontan überlegt, dass wir einfach mal die nächste Episode mitzeichnen wollen. Stellt einfach eure Zeichnungen bei Social Media hoch und verlinkt unseren Podcast mit @vereinsstrategen.

Deine Vereinsstrategen

(Pascal Grüne)

Mitgliederversammlung und Corona – Was geht?

von Vereinsstrategen | Dez 1, 2020 | Podcast

Kontaktbeschränkungen auch im Jahr 2021

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit dem Thema Mitgliederversammlungen (MV) in Zeiten der Corona-Pandemie (Stand des Artikels Ende November 2020). Wir schauen uns dabei die verschiedenen Optionen und Möglichkeiten an und versuchen diese für dich einzuordnen. Im Kern geht es um die Frage, ob eine reguläre Versammlung stattfinden kann, ob eine digitale Mitgliederversammlung eine Alternative wäre und was es mit dem Umlaufverfahren auf sich hat.

Erst einmal lässt sich sagen, dass die Corona-Pandemie die Vereine eiskalt erwischt hat. Viele Mitgliederversammlungen wurden behördlich untersagt und mussten im ersten Quartal 2020 abgesagt werden. In der Regel steht in deiner Satzung ein Passus, der von dir verlangt in regelmäßigen Abständen (jährlich, alle zwei Jahre, etc.) eine Mitgliederversammlung durchzuführen. Eine Abkehr von dieser Regel ist grundsätzlich nicht möglich, da die Satzung quasi das Gesetz des Vereins ist, über das sich der Vorstand nicht stellen kann und darf. Ihr müsst also eine MV durchführen, solange dies möglich ist. Wenn ihr eure MV absagen musstet und bisher noch nicht nachholen konntet, ist das allerdings nicht schlimm. Der Beginn der Corona-Pandemie in diesem Frühjahr ist ein klassisches Beispiel für höhere Gewalt und hat es euch unmöglich gemacht, eure Versammlung durchzuführen. Ihr habt als Vorstand ebenfalls für den Schutz der Mitglieder zu sorgen und daher wäre eine Durchführung mit der Vorgabe unnötige Kontakte zu vermeiden unverhältnismäßig gewesen.

Das COVID-19 Insolvenzaussetzungsgesetz

Auch die Bundesregierung hat diese Notlage erkannt und im Frühjahr 2020 ein neues Gesetz beschlossen, was Unternehmen und Vereine unterstützt. Das COVID-19 Insolvenzaussetzungsgesetz (COVinsAG) gibt Spielräume durch Ausnahmeregelungen und Übergangsregeln in dieser Sondersituation. Für Vereine ist Artikel 2 §5 relevant.
Dieser Absatz gibt Regelungen vor, die ohne entsprechende Satzungsgrundlage in jedem Verein gültig sind.

Die wichtigsten Punkte für dich:
Der Vorstand bleibt auch dann im Amt, wenn seine Amtszeit eigentlich abgelaufen ist. Das gilt als Übergangslösung bis zum Zeitpunkt einer Neuwahl 2021 bzw. 2022.
Ermöglicht dir virtuelle-Versammlungen und Durchführung von Umlaufverfahren für wichtige Beschlüsse auch ohne entsprechende Satzungsgrundlage
Ursprünglich galt diese Regelung bis Ende 2020, wurde nun aber bis Ende 2021 verlängert

Dieses Gesetz schafft also ein wenig Klarheit, wie es bei dir im Verein weitergeht, wenn du 2020 keine MV durchführen konntest bzw. wie deine Alternativen aussehen könnten. Für die Zeit nach dem 31.12.21 ist es ratsam zu überlegen, ob du deine Satzung ebenfalls um diese Möglichkeiten ergänzen möchtest. Damit schaffst du dir mehr Flexibilität und kannst die passende Vorgehensweise für dich aussuchen. Übrigens gab es diese Möglichkeiten auch schon vor Corona. Allerdings haben nur die wenigsten Vereine dies in ihrer Satzung geregelt.

Glauben wir, dass du eine Mitgliederversammlung 2021 in Präsenz durchführen kannst?

Jein.

Eine Mitgliederversammlung „normal“ durchzuführen dürfte sich auch im nächsten Jahr schwierig gestalten. Es kommt also ganz stark auf die Größe deines Vereins (und damit der Anzahl der Teilnehmern an der Veranstaltung) und auf den geplanten Zeitpunkt an. Aus dem Jahr 2020 und der Entwicklung der Corona-Pandemie in diesem Winter sollte sich ableiten lassen, dass eine MV im Frühjahr unrealistisch ist. 20 Teilnehmer sind allerdings weniger ein Problem in der Organisation, als wenn dein Verein oder deine Abteilung mit 100 oder mehr Teilnehmern planen muss. Möchtest du dir die Option auf eine Präsenzveranstaltung offen lassen, dann würden wir dir den Zeitraum rund um die Sommerferien in deinem Bundesland für eine erste Terminplanung nahelegen. Dabei spielt es übrigens auch keine Rolle, ob deine Satzung einen anderen Zeitraum vorschreibt – diese Regelungen sind mit dem COVInsAG ausgesetzt.

Theoretisch könntet ihr die Situation sogar aussitzen und euch schon jetzt entscheiden, dass ihr 2021 gar keine MV durchführen wollt. Auch das ist möglich, da das Gesetz ja bis Ende 2021 gültig ist. Dann stellt sich nur die Frage – Könnte der Vorstand damit ein Haftungsproblem bekommen?
Als Konsequenz aus diesem Handeln bliebe sicherlich ein gewisses Haftungsrisiko des Vorstandes bestehen. Es gibt ja keine endgültige Legitimation der Mitglieder für z.B. Investitionen. Jedoch müssen diese erst einmal nachweisen, dass und in welcher Höhe dem Verein ein Schaden durch die entfallene Versammlung entstanden ist. Auch wenn wir das Risiko eher als gering einschätzen, solltest du für 2021 eine MV planen und nicht gleich den Kopf in den Sand stecken. Ein wenig Optimismus schadet schließlich nicht!

Wie sehen die Alternativen zur Präsenzveranstaltung nun im Detail aus?

Virtuelle Veranstaltung

Bei dieser Art der Veranstaltung verlagerst du die MV in den virtuellen Raum. Das bedeutet, dass sowohl du, als auch deine Mitglieder eine spezielle Softwarelösung nutzen und sich von verschiedenen Orten zur Versammlung zuschalten zu können. Hier musst du im Vorfeld abwägen, ob so eine Versammlung bei dir im Verein umsetzbar ist und wie lange du in der Vorbereitung brauchst. Allen stimmberechtigten Mitgliedern muss der Zugang zur Versammlung möglich gemacht werden. Meiner Meinung nach bedeutet das jedoch nicht, dass du bei den Leuten daheim alles einrichten musst. Ich vergleiche das mal mit der normalen MV. Da organisiert ihr ja auch keinen Shuttleservice von der Haustür des Mitglieds zum Veranstaltungsort, nur weil diesem grad kein Auto zur Verfügung steht.
Nichtsdestotrotz ist die erstmalige Vorbereitung aufwändig. Du musst alle Regelungen wie bei einer Präsenz-Versammlung einhalten. Das betrifft z.B. die Einladungsfristen an alle Mitglieder, Antragsfristen und natürlich braucht ihr auch ein Protokoll. Wichtig ist, dass du die Mitgliederrechte (z.B. Stimmrecht, Teilnahme an Diskussionen, Antragsrecht ) wahrst, damit niemand die Beschlüsse anfechten kann.
Hier ist die Wahl der Software entscheidend, da der Zugang zur Versammlung nur über ein Passwort möglich sein sollte. Die Themen Datenschutz und Protokollierung rechtssicherer Beschlüsse spielen bei der Wahl der Software ebenso eine Rolle.
Wir können hier leider keine Empfehlung für eine Software geben. Theoretisch gibt es viele Möglichkeiten auf dem Markt, aber die eben genannten Kriterien erfüllen nur die wenigsten von Ihnen. Die wirklich rechtssichere „Profi-Software“ ist dann vergleichsweise teuer und nicht unbedingt erschwinglich für Vereine.

Durch virtuelle Veranstaltungen ermöglichst du auch ortsabwesenden Mitgliedern die Ausübung ihrer Mitgliederrechte. Dies ist im Sinne der Demokratie förderlich, kann im Einzelfall aber auch zu anderen Ergebnissen führen als erwartet. Vor allem dann, wenn du die Mitglieder im Vorfeld nicht ausreichend über deine Beschlüsse informierst, sind Diskussionen vorprogrammiert. Diese verlaufen erfahrungsgemäß anders als in Präsenzveranstaltungen.

Für die wenigsten Vereine macht die Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung in den letzten verbliebenen Wochen des Jahres 2020 Sinn. Auch im ersten Quartal 2021 muss kein Verein überstürzt eine Versammlung organisieren. Dafür sind die gesetzlichen Übergangsregelungen gedacht und diese sind aus unserer Sicht rechtlich gesehen völlig ausreichend. Solltest du unbedingt und unaufschiebbar eine MV benötigen, weil dein Verein kurz vor der Insolvenz steht, wenn kein Darlehen aufgenommen wird, oder dein geplantes Bauvorhaben stockt, weil ein Beschluss der MV fehlt, ist die virtuelle Versammlung mit einer guten Vorbereitung eine Alternative für dich.

Denkbar ist übrigens auch, dass ein Teil der Mitglieder sich in Präsenz trifft und ein anderer Teil sich virtuell zur Versammlung dazu schaltet. (sog. Hybridversammlung)

Umlaufverfahren

Was kannst du tun, wenn dein Verein nicht die technischen Mittel und das Know-How für eine virtuelle Versammlung hat? Da greift jetzt die dritte Möglichkeit: Keine Versammlung durchführen, aber Wahlen und Beschlüsse über ein Umlaufverfahren herbeiführen.

Ein paar Facts zum Umlaufverfahren:

Funktioniert wie eine Briefwahl
Mitglieder können VOR einem Stichtag ihre Stimme abgeben
Bisher war es so, dass in der Regel ALLE Mitglieder ihre Antwort per Brief übermitteln mussten
Beschlüsse galten nur einstimmig – bei größeren Vereinen quasi unmöglich
Eine Stimmabgabe ist nur schriftlich und nicht mündlich möglich
Sonderregelung greifen durch das COVInsAG:
Umlaufbeschlüsse müssen nicht mehr einstimmig gefasst werden. Stattdessen gelten die in der Satzung oder im Gesetz festgelegten Mehrheiten
ABER: Bei diesem Verfahren müssen weiterhin alle Mitglieder beteiligt (also angeschrieben) werden UND es müssen mindesten 50% der Mitglieder eine Antwort geben, damit die Wahl oder der Beschluss gültig ist
Stimmabgabe durch Mitglieder ist auch per Email oder Fax möglich und nicht nur auf dem Postweg
Gewisse Hürden sind je nach Vereinsgröße also vorhanden

Du musst deine Mitglieder im Vorfeld dieser Art der Beschlussfassung gut informieren. Das bedeutet, dass du zur Vorbereitung z.B. auf dem Postweg eine ausformulierte Beschlussvorlage und Wahlzettel versendest und einen Rückumschlag hinzufügst. Damit baust du eine Hürde ab, den Brief zurückzusenden. Du musst in der Kommunikation vor der Versendung der Unterlagen auch darauf aufmerksam machen, wie und bis wann Mitglieder Anträge einbringen können, die es in die Beschlussvorlage schaffen. Eine Diskussion im Plenum ist bei einer Briefwahl schließlich nicht möglich.

Die Versammlungen der gewählten Gremien

Jetzt haben wir viel über Mitgliederversammlungen gesprochen. Was ist denn mit Versammlungen der gewählten Gremien? Unterliegen die auch diesen Übergangsregeln?

Das ist in der Tat so! Das Bundesministerium für Justiz verweist darauf, dass diese Übergangsregelungen nicht nur für MV gelten, sondern für alle Beschlüsse in Vereinsorganen. Das gibt euch auch im kleineren Kreis als der MV mehr Flexibilität. Bisher war es in den Bundesländern sowieso schon so, dass gewählte Gremien vom Versammlungsverbot ausgenommen wurden. Schaut bei euch in die Satzung, welche Gremien definiert werden (z.B. Vorstand). Aber auch Abteilungsleiterversammlung, Ältestenrat, Ehrenrat etc. sind denkbar. Generell sollte jeder Verein für sich überlegen, ob eine solche Ausnahmeregelung wirklich genutzt werden sollte und ein Präsenztreffen wirklich notwendig und vernünftig ist. Mit den beiden beschriebenen Alternativen bekommt ihr für die Übergangszeit ein paar gute Werkzeuge an die Hand und vielleicht etabliert sich ja eine neue Arbeitsweise in euren Gremien.

Ein Blick in die aktuell gültige Novelle deiner Landesverordnung lohnt sich aber immer, da die Regelungen der Bundesländer manchmal ein wenig voneinander abweichen. Wir wünschen dir gutes Gelingen und hoffen dir geholfen zu haben.

Deine Vereinsstrategen
(PG)