Digitalisierung

Sechs Schritte bis zur Datenbank

Das Thema Gewinnung von Freiwilligen ist eine der größten Herausforderungen vor denen Vereine stehen. Auch deswegen widmet sich der Podcast bzw. der Blog immer wieder diesem Thema. Dieses Mal wollen wir uns einmal ganz praktisch anschauen, was für Tools und Möglichkeiten es gibt, um eine Helferdatenbank aufzubauen.

Die Ausgangsbasis ist meist folgende – eine Minderheit an Mitglieder setzt sich voll für den Verein ein. Diese besuchen gefühlt jede Sitzung und leiten 10 Kurse. Man hat das Gefühl sie sind ständig im Einsatz für den Verein. Auf der anderen Seite gibt es Mitglieder, die ihren Beitrag zahlen – und das war es dann auch.
Neben den Sportangeboten haben Vereine vor allem auch eine große gesellschaftliche Rolle. Das ist auch der ursprüngliche Grund, wieso Vereine vom Staat stark gefördert werden. Doch um dieser Aufgabe gerecht zu werden, braucht es nicht nur Geld, sondern auch genügend Freiwillige. Nur so können Projekte umgesetzt werden.

Um diesen „Mismatch“ zu lösen, solltest du als Verein die heutigen digitalen Möglichkeiten nutzen. Wir leben im Zeitalter der Datenverarbeitung und versuchen eine gute Informationsbasis (im Rahmen des Erlaubten) über deine Mitglieder zu bekommen. Wenn du das kontinuierlich machst, wächst eine große und nützliche Helferdatenbank zusammen, die deinen Verein stark voranbringen wird.

Schauen wir uns aber erst einmal an, was die Herausforderungen bei der Gewinnung von Freiwilligen sind. Hier ist vor allem die persönliche Ansprache zu nennen. Meist läuft es im Verein doch so. Ein kurzfristiges Problem taucht auf (z.B. es werden noch Freiwillige für das Sommerfest nächste Woche benötigt), der 1. Vorsitzende schreibt an einen E-Mailverteiler oder in eine Whats-App-Gruppe und fragt: „Wer hat Zeit und kann helfen?“. Durch diese unpersönliche Kommunikation wird es zu einem hohen Streuverlust kommen, weil sich niemand direkt angesprochen fühlt. Es sind ja noch 40 andere Personen im Verteiler. Und was ist eigentlich mit den anderen Mitgliedern im Verein, die nicht im Verteiler sind? Diese erreicht die Information vielleicht gar nicht. Nicht in allen Vereinen kann der 1. Vorsitzender aufgrund der Vereinsgröße jedes Mitglied persönlich kennen, geschweige denn seine Fähigkeiten und Talente. Also wendet er sich an die, die er kennt. Auf Dauer wird so niemand im Verein glücklich.

Eine gute Helferdatenbank knüpft genau an dieses Problem an. Du weißt plötzlich viel mehr über deine Mitglieder durch die Sammlung von Informationen und kannst gezielt auf sie zugehen, wenn du eine Aufgabe hast. Du hast nicht nur die aktuellen Kontaktdaten, sondern weißt auch, in welchem Bereich die Fähigkeiten des Mitglieds besonders ausgeprägt sind. Das hilft dir eine Vorauswahl zu treffen, wen du ansprechen solltest und wen nicht. Schließlich soll dem Mitglied die Aufgabe auch Spaß machen. Es empfiehlt sich deshalb schon im Aufnahmeantrag der Mitgliedschaft einen entsprechenden Fragebogen für die Befüllung der Datenbank mitzuliefern. Am besten natürlich digital, um dir die Bearbeitung zu erleichtern. Wir empfehlen neben der Abfrage von Interessen und besonderen Fähigkeiten, auch Aufgaben abzufragen, die bei euch besonders häufig im Verein auftreten. Diese könnten z.B. sein:

• Backen, Grillen
• Handwerkliche Begabung/ packt gerne beim Auf- und Abbau mit an
• Möchte sich als Übungsleiter weiterbilden
• Hat gute Verbindungen zur Politik, zur Presse oder zu Unternehmen

Sobald die Datenbank aufgebaut ist, kannst du recht schnell und unkompliziert auf kurzfristige Ereignisse reagieren. Jemand wird kurzfristig krank. Dann kannst du schnell in die Datenbank schauen und die entsprechende Person, welche zu dem benötigten Anforderungen der Aufgabe passt, einfach direkt und persönlich ansprechen. Und nicht nur, dass du ausschließen kannst, dass  du die falsche Person ansprichst – du kannst in deiner Datenbank auch notieren, über welchen Weg die Mitglieder am liebsten kontaktiert werden wollen. Manche Personen sind ständig online und reagieren schnell auf Chatnachrichten oder E-Mails. Andere erreichst du nur telefonisch. Außerdem ist es von Vorteil zu wissen, ob ein Mitglied grundsätzlich in der Woche oder am Wochenende nicht ehrenamtlich arbeiten kann. So ersparst du dir unnötigen Aufwand.
Wenn das Mitglied am Ende das Gefühl hat, dass es bzgl. der Aufgaben eine gewisse Flexibilität und Selbstbestimmtheit behält und auf seine Bedürfnisse Rücksicht genommen wird, dann ist die Chance auf eine Zusage deutlich erhöht. Das kannst du aus unserer Sicht, aber nur mit einer Datenbank leisten.

Die sechs praktischen Umsetzungsschritte

Umso eine Datenbank aufzubauen, sind aus unserer Sicht sechs Schritte erforderlich

1. Den Fragebogen erstellen und die Fähigkeiten der Mitglieder abfragen. Beim Verein vom Vereinsstrategen Pascal wird dies Talentkarte genannt.
2. Jedes neues Mitglied bekommt diese Talentkarte mit dem Aufnahmeantrag oder über ein Online-Formular zum Ausfüllen zugeschickt. Stichwort ist hier die Digitalisierung von wiederkehrenden Abläufen.
3. Lass auch deine Bestandsmitglieder einen Bogen ausfüllen und entdecke vielleicht auch neue Seiten und Interessen deiner altbekannten Helfer.
4. Pflege die Daten möglichst zentral in deine Mitgliederdatenbank ein. Wenn deine Datenbank keine individuellen Felder unterstützt, dann geht übergangsweise sicherlich auch eine Excel-Liste. Achte aber darauf, dass die Liste immer aktuell und gepflegt ist und dass du die Mitglieder streichst, die nicht mehr mitarbeiten wollen. Bei Vereinsaustritt kannst du so auch den Datensatz löschen (DSGVO).
5. Überlege dir, ob es auch Leute außerhalb des Vereins gibt, die sich einbringen könnten (Eltern, Unterstützer) und gebe diesen Leuten ebenfalls die Möglichkeit sich einzutragen.
6. Nutze den Kanal für die Ansprache, den dein Mitglied bevorzugt. Das verlangt von dir natürlich ein wenig Flexibilität, weil du dich nach anderen richtest, aber du bist normalerweise auch der Hilfesuchende und möchtest beim Kinderfest nicht alleine das 12m Zelt aufbauen.

Wir hoffen, dass dir dieser Beitrag gefallen hat und wir würden uns freuen, wenn in deiner nächsten Sitzung über die Einführung einer Talentkarte oder andere Vorschläge aus dem Beitrag diskutiert wird. Die Talentkarte kannst du kostenfrei von uns erhalten. Im Podcast erklären wir dir, was du dafür tun musst. Wenn du noch Fragen oder Anmerkungen hast, kannst du uns gerne kontaktieren.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)