Kommunikation | Vereinsstrategen

Hauptamt im Verein umsetzen

von Vereinsstrategen | Feb 7, 2022 | Hauptamt

Vereinsentwicklung

Es scheitert häufig an der Umsetzung im Verein

Hauptamt und Vereine – das kann eine sinnvolle Kombination sein, auch wenn dein Verein keine 1.000 Mitglieder hat. Wir haben im letzten Beitrag unter anderem erklärt, was Hauptamt ist, was die Vorteile sind und mit welchen Kosten man rechnen muss. Falls dich dies interessiert, klicke hier. Heute schauen wir uns dagegen einmal an, wie man Hauptamt in Form einer Geschäftsführerstelle sinnvoll im Verein implementieren kann. Dafür haben wir uns in den Podcast Marthe-Victoria Lorenz eingeladen, welche mit ihrem Start-Up Klubtalent Vereinen bei der Umsetzung von Hauptamt hilft. Sowohl im Podcast als auch hier im Beitrag erfahrt ihr, welche Verfahren sie dafür anwendet. Allerdings stellt der Blogbeitrag nur eine gekürzte Zusammenfassung des Interviews dar. Höre also gerne in die Folge rein.

Die Grundidee zu Klubtalent speiste sich aus zwei unterschiedlichen Annahmen. Zum einem ist Marthe überzeugt, dass es viele Menschen geben wird, die gerne in ihrem Verein für das Gemeinwohl arbeiten würden, wenn sie ihren Lebensunterhalt davon zahlen können. Zum anderen wollte sie gerne in ihrem eigenen Verein eine hauptamtliche Stelle schaffen. Die Prozesse und Veränderungen mit denen Vereine bei der Einführung konfrontiert sind, sind ihrer Meinung nach sehr ähnlich. Deswegen macht es Sinn, dass auch andere Vereine von diesen Erfahrungen partizipieren.

Unstrittig ist, dass in gemeinnützigen Sportvereinen ein großes Potential schlummert, welches durch eine Professionalisierung der Strukturen gehoben werden kann. Der erste Schritt zur Professionalisierung ist dabei meist die Schaffung einer hauptamtlichen Geschäftsführerstelle. Hier ist der Ansatzpunkt von Klubtalent. In einem neunmonatigen Entwicklungsprozess wird der Weg begleitet vom reinen Ehrenamtsverein zur ersten Stelle. In dieser Zeit stehen drei Bereiche im Fokus:

Finanzen
Teamaufbau
Community und die Kommunikation mit dieser

Alle anderen Bereiche werden erst einmal ausgeblendet, weil diese zukünftig der neue Hauptamtler lösen soll. Schauen wir uns aber nun an, woran du denken solltest, wenn du eine hauptamtliche Stelle in deinem Verein installieren möchtest.

Hauptamt umsetzen, aber wie?

Um zu erläutern, was unter den drei Bereichen zu verstehen ist, müssen wir uns den Ablaufprozess anschauen. Grundsätzlich macht es nur Sinn diese Entwicklung im Verein voranzutreiben, wenn der gesamte Vorstand hinter der Idee steht. Wenn Mitglieder aus dem Vorstand Bedenken haben oder sich unsicher sind, empfiehlt es sich mit anderen Vereinen, welche ein Hauptamt bereits eingeführt haben zu sprechen und von deren Erfahrungen zu partizipieren. Dies lässt die Bedenken meist verschwinden. Hier kann man sich auch Anregungen holen, wie man das Thema Einführung des Hauptamtes angehen kann. So kann man die eigenen Ideen sinnvoll ergänzen.
Neben dem Vorstand müssen natürlich auch die Ehrenamtler und Mitglieder von der Idee bzw. Umsetzung am Ende überzeugt werden. Deswegen macht es Sinn auch hier zu Beginn zu schauen, was haben sie für Bedenken und Wünsche. Entscheidend ist, dass am Ende eine Strategie entwickelt wird, die alle tragen können. Denn eines muss man sich ganz klar bewusst sein – ein Hauptamt zu schaffen ist eine sehr nachhaltige Entscheidung für den Verein, welche für viele Jahre einen starken Einfluss auf den Verein haben wird.
Kommen wir jetzt wieder auf die drei Bereiche zurück. Ihr solltet im Verein mit der Frage starten:

„Was ist unsere Vision und Denkweise (Mindset) im Verein?“

Vision bedeutet in diesem Fall: Wo wollen wir eigentlich hin, was soll die hauptamtliche Person umsetzen? Wie soll eurer Ansicht nach der ideale Verein aussehen? Und hierbei könnt ihr ruhig übertreiben, denn meistens ist das erste Bild in eurem Kopf, was man ansetzt, noch zu niedrig gesteckt.
Die Denkweise untersucht eure Glaubenssätze und Bedenken. Hier kann man unterschiedliche Methoden anwenden, die aber alle im Wesentlichen auf Gesprächen mit den beteiligten Personen beruhen. Ziel muss es sein, dass die Glaubenssätze zur Vision angepasst werden, um einen erfolgreichen Veränderungsprozess durchzuführen.
Im Anschluss schaut man sich einmal den Ist-Zustand des Vereins an. Dies kann am besten mittels einer Scorecard erfolgen. Hier sammelt man diverse Informationen. Anbei eine Auswahl von wichtigen Punkten:

Wie viele Mitglieder hat der Verein? Wie sieht die Beitragsstruktur aus? Welche weiteren Einnahmen gibt es?
Wie viel Geld wird im Verein aktuell investiert und in was genau?
Wie wird mit der Zeit von Ehrenamtler umgegangen? Wo wird sie investiert? Wo nicht? Wie viele Stunden investiert der einzelne Ehrenamtler? Wird Zeit verschwendet?
Was macht den Ehrenamtler bei seinen Vereinstätigkeiten glücklich, was unglücklich? Welche Dinge nerven ihn? Man spricht hier auch vom Erstellen einer Energiebilanz.

Häufige Missverhältnisse im Verein erkennen

Nach Abschluss dieser und weiterer Fragen kommt meist der große Erweckungsmoment, weil Daten nicht lügen. Man erkennt an dieser Stelle deutlich, wo Missverhältnisse sind, welche schlussendlich auch Probleme erzeugen. Die meisten Vereine haben vor allem ein Problem mit dem Thema Zeiterfassung. Es werden deutlich mehr Stunden investiert, als man denkt, und die Zeit fließt zu 95% in den Spiel- und Sportbetrieb. Das heißt gerade einmal 5% der Zeit fließt in Organisation und Entwicklung. Da braucht man sich auch nicht wundern, wieso viele Vereine chronisch unterfinanziert sind. Sponsoren suchen und anzusprechen, braucht eben auch seine Zeit. Und das Geld was investiert wird, wird bei den meisten Vereinen in materielles gesteckt – hier ein neuer Trikotsatz, hier neue Bälle, aber bei Ausgaben für Personal bleibt dann wieder kein Geld übrig. Es zeigt sich, dass die meisten Vereine nicht weit in die Zukunft blicken, sondern vor allem kurzfristig handeln. So kann man aber keinen Verein nachhaltig entwickeln.
Ein weiterer Missstand kann auch die Besetzung der Führungspositionen im Verein sein. Wenn der Vorstand von einem Lehrer oder einem Sozialarbeiter übernommen wurde und dieser sich dann um Themen wie Finanzen und Führung kümmern soll, kann man nicht die besten Ergebnisse erwarten. Ihnen fehlt einfach die passende Ausbildung dafür.

Projektgruppen als Grundlage

Um die Scorecard mit den diversen Informationen zu füllen und die Missstände aufzuzeigen, empfiehlt es sich drei Projektgruppen, nach den drei Bereichen aufgeteilt, zu bilden. Auch können diese Gruppen im Anschluss aus ihren Erfahrungen die richtigen Entwicklungen für den Verein ableiten.

Finanzen:
- Wie sind meine aktuellen Finanzen? Wie sieht meine aktuelle Finanzplanung aus, wie meine zukünftige? Wie viel Geld benötige ich für eine hauptamtliche Stelle? Wo kann dieses Geld herkommen (Finanzstrategie)?
Teamaufbau:
- Wie ist aktuell das Team (aus Ehrenamtlern) aufgebaut? Wie soll ein Team zukünftig aus Ehrenamt und Hauptamt aufgebaut sein? Gibt es Aufgabenprofilpläne, wie sollen sie zukünftig für Ehrenamtler, wie für den Hauptamtler aussehen? Wie sieht das aktuelle Zeitbudget der Personen aus, wird dieses eingehalten? Werden und wie werden potentielle Ehrenamtler angesprochen?
Community:
- Wird die Mitgliederzufriedenheit in Form von Umfragen geprüft? Wird transparent mit Entwicklungen und Plänen im Verein umgegangen, so dass die Mitglieder sich ausreichend informiert fühlen? Gibt es Transparenzberichte? Tragen die Mitglieder die Pläne mit? Mit welchen Informationen und Transparenzberichten kann man die Mitglieder von der Schaffung einer hauptamtlichen Stelle überzeugen? Welche Bedenken gibt es? Wie wird mit der Community kommuniziert? Was erwarten sie von einer hauptamtlichen Stelle?

Schauen wir uns das einmal praktisch beim Thema Finanzierung an, was am Ende meist der entscheidende Punkt ist, ob eine hauptamtliche Stelle eingeführt werden kann oder nicht. Immerhin kann ein Investment in diese Stelle mit allen „Nebenkosten“ leicht bei 70.000 Euro im Jahr liegen. Wenn man eine Rücklage im Verein für Krisenzeiten bildet (Betriebsmittelrücklage), um auch noch in den nächsten Monaten das Gehalt zu zahlen, ist der Finanzaufwand sogar noch höher. Für einen Verein mit einem konservativen Denkmuster, ist das schwer greifbar und wirkt unmöglich in der Umsetzung. Allerdings gibt es hier verschiedene Ansatzpunkte. Die Denkweise muss angepasst werden, schaut euch also Vereine an, welche so eine Umstellung schon geschafft haben und nehmt häufiger und engen Kontakt zu ihnen auf. Lasst euch inspirieren und versucht euch mit Menschen zu umgeben, die die Schaffung des Hauptamtes vor allem als Chance sehen. Versucht euch immer wieder die positiven Seiten ins Gedächtnis zu rufen.
Zum anderen plant in Szenarien, denn dies gibt euch Sicherheit. So wisst ihr bereits bevor ihr die Entscheidung trefft, was finanziell auf euch zukommt. Ihr könnt vorher berechnen, welche Kosten entstehen, aber auch welche zusätzlichen Einnahmen ihr dadurch erwirtschaften könnt. Es gibt zwar im hauptamtlichen Bereich wenig Förderprogramme, um die Stellen zu finanzieren, aber es gibt viele finanzielle Förderungen für Projekte. Wenn der Hauptamtler diese umsetzt, finanziert dies einen Teil seiner Stelle und ihr habt durch den Projekterfolg einen zusätzlichen Mehrwert. Und falls es für ein Projekt keine Förderung gibt, ist vielleicht auch Crowdfunding eine Lösung. Auch die Durchführung von Sommercamps, Events oder Schulprojekten, welche vorher zeitlich nicht möglich waren, generieren zusätzliche Einnahmen. Dies ist wiederrum ein definitiver Pluspunkt für potentielle Sponsoren, welche so gewonnen werden können. Man sieht hieran schon gut, dass die Verteilung der Einnahmen für die Stelle nicht nur über Mitgliedsbeiträge erfolgt, sondern über diverse Bereiche verteilt wird. Dies gibt eine gewisse Sicherheit in der Umsetzung.
Und falls die Mitglieder mit einer Erhöhung der Mitgliedsbeiträge für die Stelle nicht einverstanden sind, zeigt ihnen am besten die erhobenen Daten – vor allem die Daten zum Zeitinvestment. Rechnet alle diese ehrenamtliche Stunden entsprechend in Gehalt um und zeigt den Mitgliedern dann, was sie eigentlich an Mitgliedsbeitrag zahlen müssten. Da wird schnell Einsicht darüber herrschen, dass die Erhöhung doch sehr moderat ist.

Wir hoffen, dass dir dieser Beitrag und auch die Podcastfolge viele Ideen und praktische Tipps gegeben hat, wie du eine hauptamtliche Stelle in deinem Verein nachhaltig implementieren kannst. Bei Fragen oder Themenwünschen erreichst du uns unter info@vereinsstrategen.de. Wir würden uns freuen, wenn du den Podcast und den Blog weiterempfiehlst.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Vereinsziele: Bessere Kommunikation! Mehr Mitglieder!

von Vereinsstrategen | Jun 28, 2021 | Vereinsentwicklung

Vereinsentwicklung

Mitgliedergewinnung und Kommunikation im Verein

Mitgliedergewinnung und interne Kommunikation sind zwei der wichtigsten Themen, womit sich Vereine auseinandersetzen müssen. Deswegen haben wir die Möglichkeit genutzt und uns mit den österreichischen Vereinsberaterkollegen Angelika Guttmann und Manuel Lanzerstorfer von Flowcity ausgetauscht. Der Beitrag stellt eine Zusammenfassung der Podcast-Episode dar und ist entsprechend in die zwei Themenbereiche aufgeteilt.

Thema: Mitgliedergewinnung

Laut Flowcity ist das allerwichtigste zur Mitgliedergewinnung eine häufige und vor allem persönliche Ansprache von (interessierten) Personen. Dabei ist es wichtig die Vereinsbotschaft nach außen zu tragen – frei nach dem Motto: „Wenn man von etwas überzeugt ist, darf man das auch ansprechen.“. Das bedeutet also, dass man den Mehrwert, den Mitglieder und Vereinsvertreter bei ihrem Verein sehen, nach außen darstellen soll. Mitglieder machen das aber nur freiwillig, wenn sie im Verein motiviert sind und sich wohlfühlen. Dann entsteht automatisch Mundpropaganda. Ziel muss es im Verein also sein, genau diesen Zustand zu erreichen und Mitglieder zu Multiplikatoren werden zu lassen. Aus der Erfahrung heraus lässt sich dies am besten erreichen, wenn die Mitglieder in die Vereinsarbeit integriert sind, denn dann fühlen sie sich ernst genommen und wertgeschätzt. Natürlich kann man nicht alle Mitglieder sinnvoll in die Vereinsarbeit integrieren. Deshalb ist es die Kunst im ersten Schritt, die Mitglieder auszuwählen, welche aufgrund ihrer Fähigkeiten zum einem die Arbeit gut erledigen können und zum anderen auch viele Menschen erreichen können. Dies kann man dann nach und nach auch auf andere Mitglieder erweitern. Beachte dabei aber immer, dass ein Mitglied in erster Linie nicht für den Verein arbeitet, sondern für sich selbst und die Gemeinschaft. Deswegen ist auch der Mehrwert für das Mitglied im Verein neben der reinen Dienstleistung, alles was darüber hinaus geht – z.B. die Gemeinschaft oder auch ein Heimatgefühl.
Grundsätzlich ist es wichtig, um Mitglieder zu gewinnen, regelmäßig Aufmerksamkeit für den Verein zu schaffen. Neben der Mundpropaganda kommt hier Social Media eine größere Rolle zu, auch wenn es in seiner Wirkung unspezifischer ist. Nutze dieses Medium z.B. in der aktuellen Situation als Informationsinstrument. Wenn die Sportvereine nach dem Lockdown wieder regelmäßigen Sportbetrieb anbieten, wird es schwierig, alle Mitglieder wieder zurück in den Vereinsalltag zurückzuholen. Social Media kann dabei ein Instrument sein, wenn z.B. Bilder und Videos vom Traininsgbetrieb gezeigt werden.
Dazu passt auch die Antwort von Flowcity in Bezug auf die Frage, was schwieriger ist – Mitglieder gewinnen oder Mitglieder halten? Aus ihrer Sicht ist es das Halten. Denn gerade, wenn sie zu Beginn in einem Verein eingestiegen sind, ist das Risiko, dass sie wieder zeitnah aussteigen recht hoch. Deswegen ist es bei einem Neueintritt extrem wichtig, dass das Mitglied emotional gebunden wird und das Gefühl erhält, dass es Teil der Gemeinschaft ist. Dabei kann ein Kümmerer bzw. Buddy hilfreich sein, welchen man bei Fragen oder Problemen ansprechen kann. So werden bei Personen Unsicherheiten reduziert und die Wahrscheinlichkeit deutlich verringert, dass sie abspringen.
Doch was sollst du tun außer Social Media zur Reaktivierung nach Corona zu verwenden. Das wichtigste ist, zu beginnen und nicht abzuwarten. Plant im Verein Veranstaltungen und führt sie auch durch. Doch beachte dabei, dass der Lockdown auch Spuren bei den Ehrenamtlern und Mitgliedern hinterlassen hat. Die Menschen hatten wenig persönlichen Kontakt, es wird also mehr Vorbereitungszeit benötigen, bis alles wieder wie gewohnt läuft. Wenn der Verein gleich wieder von 0 auf 100 startet, könnte es passieren, dass sich die Vereinsmitglieder etwas überrumpelt fühlen. Außerdem bedenke, dass es auch Personen geben kann, dass sich erst wieder an größere Menschengruppen gewöhnen müssen. Wenn du so einen Fall bei dir im Verein hast, habe Geduld und zeige Verständnis.
Um ausgetretene Mitglieder wieder zurück in den Verein zu holen, reicht Social Media meist natürlich nicht aus. Denn es gibt wahrscheinlich Gründe, wieso sie den Verein verlassen haben. Hier solltest du auf jeden Fall das persönliche Gespräch suchen. Entweder du kannst die Person erfolgreich zurückgewinnen oder du erfährst zumindest, was die Gründe für den Austritt waren. Führe diese Gespräche aber erst, wenn du auch wieder Veranstaltungen durchführen kannst, um dem Mitglied auch etwas anbieten zu können.
Wovon du allerdings absehen solltest, sind die Durchführung von Rabattaktionen bei Mitgliedschaften. Aktionen wie „Mitglied wirbt Mitglied“ oder „Das erste Jahr kostet die Mitgliedschaft 50% weniger“ schaden mehr, als das sie nützen. Ja, der Verein wird kurzfristig wahrscheinlich mehr Mitglieder gewinnen, aber langfristig wird es eher schädlich sein. Zum einem muss man sich fragen, warum tritt jemand in einen Verein ein? Denn wenn durch so eine Aktion die intrinsische Motivation der Person zerstört wird, wird sie auch zukünftig immer wieder Rabatte haben wollen. Das wird sich mit der Zeit auch auf andere Bestandsmitglieder übertragen. Am Ende gefährdet der Verein damit dann seine finanzielle Basis.

Thema: Kommunikation

Gute Kommunikation im Verein machen drei Punkte aus. Kommunikation sollte wertschätzend sein, auf Augenhöhe stattfinden und die Mitglieder sollten das gleiche Ziel haben bzw. das gleiche Bedürfnis befriedigen wollen. Um dies zu erreichen, muss sich ein Verein darüber im Klaren sein, welches Zielbild er verfolgen möchte. Schließlich hat jedes Mitglied ggf. andere Ansichten über seine persönlichen Ziele innerhalb des Vereins, aber auch für den Verein selber. Hier gilt es, dass diese verschiedenen Ziele sinnvoll zusammengeführt werden. Häufig ist es aber so, dass Vereine ihre Ziele nicht klar oder auch gar nicht kommunizieren. Das führt zu Unzufriedenheit und eine Weiterentwicklung des Vereins kann nicht stattfinden.
Eine Möglichkeit für die Entwicklung und Festlegung der Vereinsziele sieht FlowCity in Klausurtagungen, wo sich alle Personen ungestört von äußeren Einflüssen teilweise einen ganzen Tag zusammensetzen und die strategische Ausrichtung des Vereins besprechen. In Deutschland wird dies meist in Form eines Workshops gemacht. Grundsätzlich werden für so eine Klausurtagung vorher die Ziele und der Tagesablauf festgelegt. Moderiert wird die Veranstaltung meist von einer neutralen externen Person, die Erfahrungen in er Durchführung von solchen Tagungen hat. Dieser Moderator achtet außerdem darauf, dass die Kommunikationsregeln eingehalten werden. Ziel muss es sein, dass alle Personen zur Sprache kommen können und nicht nur die dominanten Charaktere, welche auch sonst im Verein den Ton angeben. Wie dein Verein auch immer plant, so eine Austauschrunde zur Zielfestlegung durchzuführen, wichtig ist, dass darauf geachtet wird, dass sich alle Mitglieder mit dem gewählten Format wohlfühlen und sich jeder trauen kann, seine Meinung zu sagen.
Zu guter Kommunikation gehört auch, dass die Mitglieder, die Sitzungen oder Veranstaltungen kommen, nicht dafür fertig gemacht werden, dass so wenige Personen gekommen sind. Denn damit erreicht man genau das Gegenteil, von dem was man will. Dieses anwesende Mitglied wird es sich zwei Mal überlegen, ob es zur nächsten Sitzung kommt oder nicht. Viel besser ist es, dass die Mitglieder, welche an der Sitzung teilnehmen, das Gefühl bekommen, dass es schön ist, dass sie da sind, und dass ihnen der Rücken gestärkt wird.
Wenn Probleme in der Kommunikation festgestellt werden, hat das meist auch mit der Stimmung im Verein oder genauer mit der Stimmung innerhalb des Vorstands zu tun. Wenn die Beziehungsebene zwischen den einzelnen wichtigen Personen nicht passt, gehen Informationen verloren oder werden absichtlich nicht weitergegeben. Hier gibt es nur die Lösung, dass man die Differenzen in der Beziehungsebene löst und somit auch die Kommunikation verbessert.
Auch haben wir im Podcast über gute digitale Kommunikationsmittel gesprochen. „Whats App“ sehen Manuel und Angelika kritisch. Meist fühlt sich durch die Größen der Gruppen keiner direkt angesprochen, die Chats sind häufig überladen, die Rückmeldungen sind überschaubar und wenn einer etwas als negativ oder positiv einschätzt (Daumen hoch oder runter), folgen die anderen meist mit der gleichen Einschätzung, so dass sich keine förderliche Diskussion ergibt. Was die Beiden allerdings empfehlen, ist ein altmodisches Informationsmedium – die Sammel-SMS. Diese Möglichkeit hat sich aus ihrer Erfahrung heraus bewährt vor alle für sehr wichtige Informationen. Desweiterem sehen sie auch die immer stärker werdenden Vorteile von Vereins-Apps. Sie können grundsätzlich extreme Vereinfachungen in der Organisation mit sich bringen, sei es in Bereichen wie Mitgliederverwaltung, Datenverwaltung, Online-Speicher (Cloud) oder auch Terminkalenderfunktionen.

Wir hoffen, dass dieser Artikel dir einige neue Erkenntnisse gebracht hat und du Ideen auch in deinem Verein umsetzen kannst. Der Podcast ist in gewissen Punkten noch ausführlicher und gerade über das Thema Mitgliedergewinnung haben wir in anderen Folgen schon häufiger gesprochen. Höre also gern auch in die anderen Folgen von uns rein oder lies die zugehörigen Artikel.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)