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Stellenprofile im Ehrenamt

Stellenprofile im Ehrenamt

Ehrenamtsgewinnung

Aussagekräftige Stellenprofile schaffen

Aus unseren bisherigen Beiträgen und Folgen, weißt du, dass uns die Gewinnung von Ehrenamtlichen ein zentrales Anliegen ist. Deswegen wollen wir in diesem Beitrag einmal darauf eingehen, wie du überhaupt ermittelst, was für einen Bedarf an Ehrenamtlichen du hast und wie du diesen schlussendlich auch erfolgreich anwerben kannst. Denn nichts ist frustrierender als immer Absagen von potentiellen Ehrenamtlichen zu bekommen, nur weil du sie für die falsche Position ansprichst, oder am Ende Positionen mit Ehreanmtlichen zu besetzen, wo du mit der erbrachten Leistung nicht zufrieden bist.

Grundsätzlich solltest du dir vorher natürlich erst einmal Gedanken machen, wie sprichst du Leute bisher überhaupt an. Es kommt immer wieder vor, dass potentielle Ehrenamtliche nebenbei, in einem unruhigen Umfeld (z.B. Turnhalle) angesprochen werden und wenn sie dann Details zur möglichen Arbeit wissen wollen, diese Fragen vielleicht gar nicht alle beantwortet werden können. Und im schlimmsten Fall ist noch Zeitdruck da, weil die Stelle in 2 Wochen besetzt sein muss, da der Vorgänger kurzfristig ausscheidet.

Wie macht man es also besser?

Die Suche bzw. die Vorbereitung für die Suche für einen Nachfolger beginnt schon lange bevor die Stelle überhaupt frei wird. Denn im ersten Schritt müssen wir eine Analyse der Tätigkeiten im Verein vornehmen – diese nennt man Bedarfsanalyse. Dieses Vorgehen ist für alle Positionen im Verein anwendbar, egal ob es sich um eine Wahlposition handelt oder etwas anderes. Schauen wir uns erst einmal die Aufgabenarten an, welche im Verein auftreten:

 

  • Dauerhaft, also alles was immer wieder anfällt. Diese Aufgaben gibt es im Verein am meisten wie Trainer, Vorstandsarbeit oder Platzwart.
  • Einmalige Aufgaben (Kuchenverkäufer beim Sommerfest, Aufbau der Hüpfburg beim Kinderfest, Streckenposten bei der Laufveranstaltung)
  • Vorrübergehende Aufgaben in Form einer Projektarbeit für die nächsten X Monate (z.B. Neuverlegung Fußboden im Vereinsheim und Streichen der Wände) oder auch als Vertretung für jemanden, der aktuell krank ist
  • Spontane Aufgaben, wenn z.B. jemand krank ist und du sofort Ersatz oder einen Springer brauchst. Beim Sommerfest bekommt der Helfer an der Hüpfburg einen leichten Sonnenstich und jemand muss jetzt aufpassen, dass die Kinder keinen Unfug treiben und sich niemand verletzt.

Wie gehe ich vor?

Du brauchst im ersten Schritt erst einmal einen Überblick über all die Aufgaben und Tätigkeiten, die es bei dir im Verein gibt. Wir empfehlen dafür eine Sitzung des Vorstandes oder eine ähnliche Veranstaltung zu nutzen und das Thema offen anzusprechen. Es macht durchaus Sinn, das in einer größeren Runde zu besprechen bzw. sich auszutauschen, da man selbst mal schnell Kleinigkeiten vergessen kann. Jemand anderes hat mit seiner Sicht auf deine Arbeit oder auf die Aufgabe vielleicht noch etwas zu ergänzen. Du trägst mit dieser Analyse dazu bei, dass das gesammelte Wissen des Vereins auch im Verein bleibt und nichts verloren geht und ihr zukünftig gezielter Freiwillige ansprechen könnt.

Insgesamt besteht so eine Analyse aus vier Punkten, welche du bzw. ihr so abarbeiten solltet.

1. Schreibe alle Aufgaben (dauerhaft, einmalig, vorübergehend/temporär, spontan), die bei dir im Verein anfallen können, auf und schaue, ob und von wem die Aufgeben aktuell erledigt werden. Dabei solltest du dir folgende Fragen stellen:

  • Wie wichtig ist die Aufgabe für die Erreichung des Vereinsziels?
    • Ein Vorstandsposten umfasst natürlich mehrere Aufgaben und ist damit etwas wichtiger, als jemand, der den Kiosk beim Heimspiel organisiert. Hier kristallisiert sich dann auch gleich eine Priorisierung heraus.
  • Wie ist der Verein auf den Positionen bzw. bei der Aufgabe besetzt?
    • Ist die Position als Sportwart bspw. vakant und ist dies gleichzeitig eine wichtige Aufgabe bei dir im Verein, so besteht dort eher Handlungsbedarf als bei anderen Aufgaben.
  • Wie zukunftsfähig ist diese Besetzung?
    • Es gibt verschiedene Lebensphasen bei einem Menschen, die sich auch auf das Engagement auswirken. Du solltest zumindest einen groben Überblick haben, ob es vielleicht einen freiwillig Tätigen gibt, der demnächst weniger Zeit für seine Aufgabe hat und dementsprechend ersetzt werden muss.
  • Kenne ich den exakten Bedarf für den Verein überhaupt?
    • Bei Wahlämtern, die in der Satzung stehen, mag diese Frage einfach zu beantworten sein. Aber wie schaut es bei der Anzahl der Helfer aus, die du für die Kinderdisko brauchst? Und da kannst du gerne auch noch etwas kleinteiligere Überlegungen anstellen. Sind die Aufgaben fürs Dekorieren von drei Leuten zu stemmen oder wären fünf Helfer vielleicht besser? Sprichwort ist hier: „Viele Hände – schnelles Ende“
  • Brauchst du wirklich jeden Posten im Verein oder gibt es vielleicht sogar Doppelstrukturen, die man abbauen kann.
    • Die Arbeit auf vielen Schultern zu verteilen, sehen wir durchaus positiv. Aber unnötig doppelte Arbeit zu haben, macht wenig Sinn. Ein Beispiel, der Kassenprüfer in einer Abteilung prüft die Kasse und dann wird diese noch einmal separat vor der Jahreshauptversammlung des Vereins geprüft. Wenn das nicht in der Satzung so vorgesehen ist, wieso müssen zwei ehrenamtliche Instanzen die gleiche Kasse prüfen? Versuche dir doppelte Arbeit zu sparen. Meistens sind noch mehr Personen involviert als nur die Kassenprüfer und somit fällt also noch mehr Aufwand weg. Und wenn es in der Satzung bei euch vorgeschrieben ist, dann überlege genau, ob das wirklich so sein muss.
  • Kannst du Ressourcen und Aufgaben aus verschiedenen Abteilungen bündeln und damit Leute entlasten?
    • In der Wirtschaft wird das schon gemacht – wieso nicht auch in Vereinen? Zum Beispiel kannst du für die Buchhaltung jemanden auf geringfügiger Basis anstellen und damit ehrenamtliche Kassenwarte entlasten bzw. überflüssig machen. Ab einem gewissen Grad an Aufwand ist das durchaus sinnvoll und die Leute können sich dann anderen Aufgaben im Verein widmen. Ein anderes Beispiel ist, dass man kleinere Abteilungen zusammenlegen könnte, damit nicht mehrere Abteilungsleiter benötigt werden.

2. Mache den Leuten klar, worauf sie sich einlassen. Wenn du möglichst genau erfasst, was der- oder diejenige bei einer Aufgabe zu erledigen hat, dann erhöht das die Chance auf eine Zusage. Erstelle quasi kleine Stellenausschreibungen für deinen Vorstand und alle dauerhaft anfallenden Aufgaben. Du musst natürlich nicht konkret festhalten, wie die Aufgaben erledigt werden sollen, sondern einfach nur, wer für was zuständig ist. Damit wird manchen Personen auch erst einmal klar, wie viel Arbeit hinter einem Vorstandsposten stecken kann. Der Königsweg ist es dann, diese Aufgabenbeschreibungen mit dem geschätztem Zeitaufwand (wöchentlich/monatlich) zu verfeinern und Ansprechpartner, die dich unterstützen, hinzuzufügen. Das sollte dann in etwa so aussehen:
„Der Jugendwart meldet die Mannschaften bis zum 15.05. zum Spielbetrieb und spricht sich vorher mit den Trainern ab“ oder
„Der Stationsleiter Laufstrecke stellt die ordnungsgemäße Kennzeichnung und Vermessung der Strecke sicher. Die Vermessung wird mit Sabine durchgeführt, weil diese beim Landesamt arbeitet und Erfahrung hat.“

Vielleicht gibt es für regelmäßige Veranstaltungen ja auch mit der Zeit Checklisten, wo regelmäßige Aufgaben und Zuständigkeiten aufgeführt werden. Das ist auf jeden Fall eine unserer Empfehlungen, weil grade bei Veranstaltungen schnell mal ein „Personalwechsel/Helferwechsel“ stattfindet und sonst Wissen verloren gehen könnte.

3. Befrage deine Mitglieder, was sie möchten und welche Schwerpunkte sie zusätzlich setzen würden, neben den Sachen, die ihr bereits ausgearbeitet habt. Damit beteiligt man die Mitglieder am Prozess und fördert ihre Zustimmung und Mitarbeit. Stichwort ist hier :“Die Transparenz der Vereinsarbeit“. Wenn du in einem Vorstandsteam bist, bist du schließlich von den Mitgliedern gewählt, um ihre Interessen zu vertreten und nicht nur deine eigenen. Das soll jetzt gar nicht so klingen, als ob du nur eigene Ziele verfolgst, aber woher sollst du auch wissen, wer noch eine tolle Idee für deinen Verein oder deine Abteilung hat, wenn du dich nur mit den gleichen Leuten umgibst oder im schlimmsten Fall Dinge alleine regeln musst. Durch den Austausch mit den Mitgliedern gibt es zusätzliche Ideen und es bietet dir die Chance direkt mit Mitgliedern, welche sich ein Engagement vorstellen können, in Kontakt zu kommen und diese direkt einzubinden. Wenn du zum Beispiel eine neue Idee hast oder eine Verbesserungsmöglichkeit bei einer Veranstaltung siehst, kannst du dich somit bei der Umsetzung selber entlasten. Für diesen Schritt eignet sich entweder die Jahreshauptversammlung, wenn ihr dort auch gemeinsam arbeiten wollt bzw. euch offen austauscht, oder du lädst zu einem gemeinsamen Abend ein und jeder, der Lust hat, kann kommen.

4. Jetzt wird es etwas abstrakter. Du solltest nämlich auch bedenken, ob es Trends gibt, die sich auf die Bedarfe auswirken und diese verändern können? Wir haben dafür einmal einige Beispiele ausgewählt:

  • Steigende Mobilität von jungen Mitgliedern – Können diese noch langfristig in die Vereinsarbeit eingebunden werden oder ziehen sie in die nächste Stadt?
  • Gleiche Altersgruppe – Spreche ich mit meinen Themen noch meine Zielgruppe an, oder gibt es andere Initiativen, die sich besser präsentieren und mir damit Helfer wegnehmen?
  • Digitalisierung – Gibt es Aufgaben, die zukünftig leichter/schneller erledigt werden können, wenn der Verein Software einsetzt oder fallen diese Aufgaben zukünftig evtl. ganz weg?

Vielleicht merkst du nach den vier Punkten jetzt schon, an welcher Stelle Leute fehlen könnten. Und wenn du das für alle wichtigen Tätigkeiten durchspielst, findest du auch Lösungen für die kleinen Probleme. Die Priorität liegt natürlich erst einmal auf den dauerhaften Aufgaben wie den Vorstands- und Trainertätigkeiten. Für die spontanen Bedarfe brauchst du eigentlich keine große Auflistung machen. Dir sollte nur bewusst sein, dass es sie gibt und dich mit den Verantwortlichen für deine Veranstaltungen austauschen.

Wie lege ich los?

Schreib doch einfach mal auf, was zu deiner Tätigkeit gehört. Immer mal wieder festzuhalten, was du so machst, hilft dabei ein gutes Bild von der Arbeit und von dem Aufwand zu bekommen. Als nächstes solltest du erfassen, welches Wissen und welche Voraussetzungen du für diese Aufgaben mitbringst bzw. was du auch selbst lernst. Mit diesen Informationen kannst du dann den perfekten Nachfolger viel leichter suchen, wenn du ihn brauchst.
Wenn du diese Fragen für dich beantwortet hast, dann solltest du im nächsten Schritt auf deine Engagierten im Verein zugehen und bei ihnen die Bedarfe und Wünsche abfragen. Hierzu musst du sie für die Erfassung ihrer Tätigkeiten und Aufgaben ermutigen und für die Wichtigkeit des Themas sensibilisieren. Damit bekommst du auch ein gutes Gespür für: Wer möchte gerne mehr oder weniger machen? Wer benötigt vielleicht eine Fortbildung zur Unterstützung? Möchte vielleicht jemand mehr machen und hat tolle Ideen? Fühlen sich die Freiwilligen wohl mit ihrem Engagement?
Damit hast du 1) die Möglichkeit herauszufinden, ob du überhaupt mehr Freiwillige brauchst oder ob der Bedarf sich intern auffangen lässt, und 2) lernst du wieder mehr über deine Freiwilligen und kannst auf ihre Wünsche und Bedürfnisse eingehen. Damit vermeidest du, dass sie unzufrieden mit ihren Aufgaben sind und sich komplett zurückziehen.
Beachte allerdings, dass du diese Erkenntnisse am besten im direkten Gespräch gewinnst. Mache dir Notizen und für das Gespräch an einem ruhigen entspannten Ort, auch wenn so ein Gespräch viel Zeit kostet. Alternativ kannst du auch eine Umfrage durchführen und setzt dich dann nur noch mal mit denen zusammen, wo du das Gefühl hast, dass die Notwendigkeit besteht.
Wenn du alle Informationen gesammelt hast, kannst du mit deinen Beschreibungen natürlich auch Werbung machen. Du kannst den Mitgliedern und Unterstützern des Vereins jetzt genau mitteilen, was gesucht wird, wie viel Zeitaufwand für eine Aufgabe zu erwarten ist und was die Person mitbringen soll. Damit ergibt sich für dich auch eine neue Chance und die Leute haben ein viel besseres Gefühl, was sie eigentlich erwartet.

Wir hoffen, wie konnten dir eine gute Anleitung geben, wie du Bedarfe im Vereine gut analysierst und dies auch entsprechend transparent für alle dokumentieren kannst. Falls du Fragen oder Anmerkungen haben solltest zu diesem oder anderen Beiträgen hast, kannst du uns gerne unter info@vereinsstrategen.de erreichen.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

Helferdatenbank – Ehrenamt strukturieren

Helferdatenbank – Ehrenamt strukturieren

Digitalisierung

Sechs Schritte bis zur Datenbank

 

Das Thema Gewinnung von Freiwilligen ist eine der größten Herausforderungen vor denen Vereine stehen. Auch deswegen widmet sich der Podcast bzw. der Blog immer wieder diesem Thema. Dieses Mal wollen wir uns einmal ganz praktisch anschauen, was für Tools und Möglichkeiten es gibt, um eine Helferdatenbank aufzubauen.

Die Ausgangsbasis ist meist folgende – eine Minderheit an Mitglieder setzt sich voll für den Verein ein. Diese besuchen gefühlt jede Sitzung und leiten 10 Kurse. Man hat das Gefühl sie sind ständig im Einsatz für den Verein. Auf der anderen Seite gibt es Mitglieder, die ihren Beitrag zahlen – und das war es dann auch.
Neben den Sportangeboten haben Vereine vor allem auch eine große gesellschaftliche Rolle. Das ist auch der ursprüngliche Grund, wieso Vereine vom Staat stark gefördert werden. Doch um dieser Aufgabe gerecht zu werden, braucht es nicht nur Geld, sondern auch genügend Freiwillige. Nur so können Projekte umgesetzt werden.

Um diesen „Mismatch“ zu lösen, solltest du als Verein die heutigen digitalen Möglichkeiten nutzen. Wir leben im Zeitalter der Datenverarbeitung und versuchen eine gute Informationsbasis (im Rahmen des Erlaubten) über deine Mitglieder zu bekommen. Wenn du das kontinuierlich machst, wächst eine große und nützliche Helferdatenbank zusammen, die deinen Verein stark voranbringen wird.

Schauen wir uns aber erst einmal an, was die Herausforderungen bei der Gewinnung von Freiwilligen sind. Hier ist vor allem die persönliche Ansprache zu nennen. Meist läuft es im Verein doch so. Ein kurzfristiges Problem taucht auf (z.B. es werden noch Freiwillige für das Sommerfest nächste Woche benötigt), der 1. Vorsitzende schreibt an einen E-Mailverteiler oder in eine Whats-App-Gruppe und fragt: „Wer hat Zeit und kann helfen?“. Durch diese unpersönliche Kommunikation wird es zu einem hohen Streuverlust kommen, weil sich niemand direkt angesprochen fühlt. Es sind ja noch 40 andere Personen im Verteiler. Und was ist eigentlich mit den anderen Mitgliedern im Verein, die nicht im Verteiler sind? Diese erreicht die Information vielleicht gar nicht. Nicht in allen Vereinen kann der 1. Vorsitzender aufgrund der Vereinsgröße jedes Mitglied persönlich kennen, geschweige denn seine Fähigkeiten und Talente. Also wendet er sich an die, die er kennt. Auf Dauer wird so niemand im Verein glücklich.

Eine gute Helferdatenbank knüpft genau an dieses Problem an. Du weißt plötzlich viel mehr über deine Mitglieder durch die Sammlung von Informationen und kannst gezielt auf sie zugehen, wenn du eine Aufgabe hast. Du hast nicht nur die aktuellen Kontaktdaten, sondern weißt auch, in welchem Bereich die Fähigkeiten des Mitglieds besonders ausgeprägt sind. Das hilft dir eine Vorauswahl zu treffen, wen du ansprechen solltest und wen nicht. Schließlich soll dem Mitglied die Aufgabe auch Spaß machen. Es empfiehlt sich deshalb schon im Aufnahmeantrag der Mitgliedschaft einen entsprechenden Fragebogen für die Befüllung der Datenbank mitzuliefern. Am besten natürlich digital, um dir die Bearbeitung zu erleichtern. Wir empfehlen neben der Abfrage von Interessen und besonderen Fähigkeiten, auch Aufgaben abzufragen, die bei euch besonders häufig im Verein auftreten. Diese könnten z.B. sein:

  • Backen, Grillen
  • Handwerkliche Begabung/ packt gerne beim Auf- und Abbau mit an
  • Möchte sich als Übungsleiter weiterbilden
  • Hat gute Verbindungen zur Politik, zur Presse oder zu Unternehmen

Sobald die Datenbank aufgebaut ist, kannst du recht schnell und unkompliziert auf kurzfristige Ereignisse reagieren. Jemand wird kurzfristig krank. Dann kannst du schnell in die Datenbank schauen und die entsprechende Person, welche zu dem benötigten Anforderungen der Aufgabe passt, einfach direkt und persönlich ansprechen. Und nicht nur, dass du ausschließen kannst, dass  du die falsche Person ansprichst – du kannst in deiner Datenbank auch notieren, über welchen Weg die Mitglieder am liebsten kontaktiert werden wollen. Manche Personen sind ständig online und reagieren schnell auf Chatnachrichten oder E-Mails. Andere erreichst du nur telefonisch. Außerdem ist es von Vorteil zu wissen, ob ein Mitglied grundsätzlich in der Woche oder am Wochenende nicht ehrenamtlich arbeiten kann. So ersparst du dir unnötigen Aufwand.
Wenn das Mitglied am Ende das Gefühl hat, dass es bzgl. der Aufgaben eine gewisse Flexibilität und Selbstbestimmtheit behält und auf seine Bedürfnisse Rücksicht genommen wird, dann ist die Chance auf eine Zusage deutlich erhöht. Das kannst du aus unserer Sicht, aber nur mit einer Datenbank leisten.

Die sechs praktischen Umsetzungsschritte

Umso eine Datenbank aufzubauen, sind aus unserer Sicht sechs Schritte erforderlich

  1. Den Fragebogen erstellen und die Fähigkeiten der Mitglieder abfragen. Beim Verein vom Vereinsstrategen Pascal wird dies Talentkarte genannt.
  2. Jedes neues Mitglied bekommt diese Talentkarte mit dem Aufnahmeantrag oder über ein Online-Formular zum Ausfüllen zugeschickt. Stichwort ist hier die Digitalisierung von wiederkehrenden Abläufen.
  3. Lass auch deine Bestandsmitglieder einen Bogen ausfüllen und entdecke vielleicht auch neue Seiten und Interessen deiner altbekannten Helfer.
  4. Pflege die Daten möglichst zentral in deine Mitgliederdatenbank ein. Wenn deine Datenbank keine individuellen Felder unterstützt, dann geht übergangsweise sicherlich auch eine Excel-Liste. Achte aber darauf, dass die Liste immer aktuell und gepflegt ist und dass du die Mitglieder streichst, die nicht mehr mitarbeiten wollen. Bei Vereinsaustritt kannst du so auch den Datensatz löschen (DSGVO).
  5. Überlege dir, ob es auch Leute außerhalb des Vereins gibt, die sich einbringen könnten (Eltern, Unterstützer) und gebe diesen Leuten ebenfalls die Möglichkeit sich einzutragen.
  6. Nutze den Kanal für die Ansprache, den dein Mitglied bevorzugt. Das verlangt von dir natürlich ein wenig Flexibilität, weil du dich nach anderen richtest, aber du bist normalerweise auch der Hilfesuchende und möchtest beim Kinderfest nicht alleine das 12m Zelt aufbauen.

Wir hoffen, dass dir dieser Beitrag gefallen hat und wir würden uns freuen, wenn in deiner nächsten Sitzung über die Einführung einer Talentkarte oder andere Vorschläge aus dem Beitrag diskutiert wird. Die Talentkarte kannst du kostenfrei von uns erhalten. Im Podcast erklären wir dir, was du dafür tun musst. Wenn du noch Fragen oder Anmerkungen hast, kannst du uns gerne kontaktieren.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)