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Die wichtigsten Grundlagen einer Vereins-App

Die wichtigsten Grundlagen einer Vereins-App

Vereins-App

Insellösungen haben bei Apps Vorteile

 

Das Thema Vereins-App ist einer der großen Trends im Breitensport. Verschiedene Entwickler bieten für alle möglichen Anwendungsfälle digitale Lösungen an. Wir wollen mit unserem Experten Dirk Mazukiewicz und seiner App MyClapp uns einmal den Markt anschauen, verschiedene Lösungsansätze bei Apps diskutieren und einen Ausblick geben.

 

Daten sammeln, Funktionsumfang prüfen

Vereine müssen sich bewusst werden, dass sie eine große Platform sind. Denn sie haben nicht nur Mitglieder als Interessensgruppe, sondern auch ganz viele andere „Kunden“, die Sympathien mit dem Verein haben und u.a. Tickets für Spiele erwerben. Die digitale Plattform für Mitglieder und Kunden unterscheidet sich aber – das eine ist ein Mitgliedersystem, das andere ein CRM-System. Dieses System sammelt je nach Ausgestaltung diverse Daten, welche der Verein nutzen kann. Viele Apps, wie auch MyClapp haben Funktionen von einem CRM-System.

Dabei muss man sich bei einer App natürlich die Frage stellen, welche Funktionen soll sie erfüllen. Hier gibt es einzelne Bestandteile, welche für alle Vereine gleich sein werden, aber auch einzelne individuelle Anforderungen. Und damit stellt sich schon die nächste Frage: Soll ein System alles können oder suche ich mir das, was ich brauche, zusammen? Im ersten Fall redet man von einem integrierten System im zweiten Fall von Insellösungen. Integrierte Systeme sind meist sehr komplex, schwerer bedienbar und teuer, haben allerdings einen vollautomatisierten Datentransfer innerhalb des Systems. Bei den Insellösungen kann man sich genau die Programme bzw. Funktionen raussuchen, die man brauchst, es ist günstiger und einfacher, allerdings müssen die verschiedenen Insellösungen über digitale Schnittstellen verbunden werden (z.B. CSV-Schnittstellen). Dies war für Dirk auch der Ansatzspunkt für MyClapp. Als Insellösung für Mannschaftssportarten und Wettkampfsport ist diese App so konzipiert, dass sie innerhalb kürzester Zeit an diverse Schnittstellen angebunden werden kann, wie Webseite, Social-Media-Kanäle, Ergebnisauskünfte, Streamingangebote etc. Laut seiner Aussage ist die App in 20 min für einen ersten Test individuell für den Verein eingerichtet, da er weiß, dass Zeit im Verein ein großes Problem ist und man deswegen nicht diverse Entwicklungsschleifen drehen kann, so wie das beispielsweise in Unternehmen gemacht wird. Darüber hinaus muss eine App aus seiner Sicht preislich günstig sein und einfach zu bedienen sein.

 

Zusatznutzen einer App

Wir haben im Podcast und im Blog mehrfach schon darauf hingewiesen, dass eine Vereins-App nicht die Spiegelung der Webseite sein darf. Die gerade beschriebenen Schnittstellen stellen schon vorhandenen Content anderes aufbereitet noch einmal dar. Dies ist wichtig, aber nicht ausreichend. Deswegen muss eine App noch speziellen exklusiven App-Content zur Verfügung stellen, um erfolgreich zu sein. Möglich sind z.B. diverse Arten von Gutscheinen. Ihr habt ein Heimspiel? Dann sendet doch euren Mitgliedern und Fans per App ein Freigetränk zu für dieses Spiel, damit sie motiviert sind zu kommen. Ihr sucht neue Mitglieder? Dann sendet den Fans einen kostenlosen Gutschein für ein Probetraining bei euch im Verein. Wenn die App als eine CRM-Funktion durch vorherige Abfrage erfassen kann zu welcher Personengruppe der Handybesitzer gehört, dann kann man solche Gutscheine oder auch Pushnachrichten gezielt verbreiten. Personengruppen könnten beispielsweise Helfer, Mitglied, Zuschauer und Vorstand sein. Solche Ausspielmöglichkeiten machen die App zu einem persönlicheren Erlebnis für den Nutzer und bauen eine engere Bindung zwischen Nutzer und Verein auf. Und gerade bei jungen Nutzern sollte man diese Art der Bindung nicht unterschätzen. Zusammengefasst kann man sagen, dass neben der Aktualität und der Qualität des Contents vor allem die Personifizierung der App für den Nutzer entscheidend sind.

Wir haben schon erläutert, dass es diverse Einsatzzwecke für Apps gibt. So kann es durchaus auch Sinn machen mehrere Apps in einem Verein zu nutzen. Die DOSB-App ist beispielsweise sehr gut dafür geeignet, wenn man Großsportvereine mit mehreren Abteilungen abbilden möchte. Sie ist damit allerdings auch aufwendiger und komplexer als andere Apps. Dirk kennt deswegen Beispiele, wo für den Gesamtverein die DOSB-App verwendet wird, aber Abteilungen MyClapp verwenden, um besser in die Außenkommunikation treten zu können mit Ticker und Spielberichten. Auch andere Apps sind typisch in der zusätzlichen Einzelanwendung, um z.B. die Mannschaftsorganisation im Verein zu ermöglichen.

 

Zukünftige Entwicklungen

Die nächsten Entwicklungsschritte für MyClapp sieht Dirk vor allem in einer weiteren Spezialisierung und hier betrachtet er vor allem zwei Bereiche – die Spezialisierung nach Mannschaftssportarten (Handball, Basketball, etc.) und nach Regionen. Die Idee dahinter ist leicht nachvollziehbar. Sowohl Regionen als auch Sportarten haben noch einmal spezifischere Anforderungen an Informationen, die man so gezielter ausspielen und den Nutzen der App damit weiter steigern könnte. Ein weiteres Ziel ist es den Zahlungsverkehr im Verein digital abzubilden und damit einfacher zu gestalten. Da der App-Markt im Breitensportbereich laut Untersuchungen noch in seinen Anfängen steckt, mit wenig Gesamtvolumen aber starken prozentualen Wachstumszahlen, wird es hier in den nächsten Jahren noch viele neue Entwicklungen geben und die Vereinslandschaft sicherlich nachhaltig verändern.

Wir werden dich darüber natürlich auf dem laufendem Halten. Falls du noch Fragen, Wünsche oder Themenvorschläge hast, sende uns gerne eine E-Mail an info@vereinsstrategen.de. Und wenn du uns einen Gefallen tun möchtest, empfehle gerne den Podcast und den Blog weiter.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Wertschätzung im Ehrenamt – Drei Maßnahmen

Wertschätzung im Ehrenamt – Drei Maßnahmen

Ehrenamt

Ehrenamtler sollen sich besonders fühlen

 

Einer der Grundpfeiler für erfolgreiches Ehrenamt im Verein ist das Thema „Anerkennungs- und Wertschätzungskultur“. Wir wollen dir in diesem Beitrag deswegen einmal drei praktische Maßnahmen aufzeigen, wie du diese Kultur aktiv in deinem Sportverein leben kannst. Der Blogbeitrag stellt dabei eine Zusammenfassung der Podcastfolge dar.

Bevor wir gleich mit den Maßnahmen starten, versetze dich noch einmal kurz in die Situation der Engagierten. Die Ehrenamtler setzen ihre Arbeitskraft und ihre Zeit kostenlos für deinen Verein ein, dafür wollen sie Spaß haben und sich selber erfüllen können. Aber auch eine gewisse soziale Anerkennung kann ein Motiv für jemanden sein „etwas zurückzugeben“ und seine Freizeit in deinem Verein zu verbringen. Wenn Engagierte allerdings das Gefühl bekommen, dass ihre geleistete Arbeit nicht gesehen oder als selbstverständlich abgetan wird, wird dies zur Unzufriedenheit führen und irgendwann zum Rückzug aus dem Verein.
Deswegen ist es so wichtig Wertschätzung gegenüber den Ehrenamtlern auszudrücken. Doch auch hierfür braucht man ein gewisses Fingerspitzengefühl. Es gibt Leute, die wehren sich quasi gegen jedes Dankeschön oder gegen kleine Aufmerksamkeiten und auf der anderen Seite gibt es eben auch welche, denen es gefühlt nie genug sein kann. Und das gehört zu deiner Führungsaufgabe im Verein, diese verschiedenen Charaktere und Vorlieben herauszufinden und bestmöglich danach zu handeln.
Doch wir wollen an dieser Stelle nicht tiefer in die Theorie einsteigen. Wenn du mehr über das Thema „Wertschätzung- und Anerkennung“ wissen möchtest, kannst du einmal hier klicken.

 

Maßnahme Nr. 1 – Eine Adventskalender-Aktion

Einen Adventskalender zu kaufen, ist für wenig Geld möglich, benötigt ein bisschen Zeitaufwand beim Verteilen und man hat die Möglichkeit mit einem Stift auf die Plastikfolie zu schreiben: „Danke dass du uns unterstützt, schöne Weihnachtszeit, bleib gesund“. Wir haben im Verein bereits selbst eine solche Aktion durchgeführt und gute Erfahrungen damit gemacht. 100 Schoko-Adventskalender bekommt man bei einem Discounter problemlos und die perfekte Möglichkeit, welche zu verteilen, ist bei der nächsten Sitzung. Man kann diese Aktion aber natürlich auch mit Schokoosterhasen im Frühjahr abwandeln. Am Ende geht es hier vor allem um die Geste.

 

Maßnahme Nr. 2 – Ein geförderter Gutschein für das Schwimmbad, Kino, Theater, etc.

Überlege einmal, ob es bei dir vor Ort oder in der Nähe vielleicht ein kommunales Schwimmbad, ein Theater, ein Kino, ein Ausflugszentrum oder ähnliches gibt. Dann kannst du gerne mal an deine Stadtverwaltung oder die Eigentümer herantreten und versuchen Gutscheine für deine Engagierten zu besorgen. Wir haben das vor ein paar Jahren einmal im Verein gemacht und sind dafür einfach zu den politischen Ansprechpartnern gegangen und haben denen von der Idee erzählt. Schlussendlich haben wir 200 Eintrittskarten für das Schwimmbad zu einem sehr stark subventionierten Preis bekommen und konnten jeden Übungsleiter damit überraschen.
Wie war das möglich? Du musst dir klar machen, dass deine Argumentationsbasis eigentlich sehr gut gegenüber politischen Vertretern ist. Schließlich haben deine Engagierten auch das ganze Jahr über etwas für die Gesellschaft getan und du möchtest die Gutscheine nicht für ein Event oder sonstiges Zwecke nutzen. Über die Schiene Ehrenamt lässt sich meistens verhandeln, da auch der Politik der Nutzen eines Vereins klar sein sollte. Falls du noch Stichworte brauchst – Integration, Inklusion, sozialer Kit der Gesellschaft oder auch Jugendförderung. Du hast da schon einiges, was du in die Waagschale werfen kannst.
Für die Privatwirtschaft aber auch für kommunale Betriebe kannst du außerdem noch anführen, dass ein Gutschein eine WIN-WIN-Situation für beide Seiten ist. Denn egal ob Kino, Schwimmbad oder Theater, wie viele Personen kennst du, die alleine eine solche Institution besuchen? So kommt meistens ein Vollzahler noch mit und häufig wird auch noch etwas während des Aufenthalts verzerrt.
Falls du trotz deiner guten Argumente keinen „Sponsor“ für Gutscheine findest, besteht natürlich darüber hinaus die Möglichkeit, welche zu kaufen. Neben dem bekannten großen Onlinehändlern bietet es sich vielleicht an, Gutscheine in einem regionalen Geschäft zu besorgen, was alle Vereinsmitglieder brauchen z.B. für Sportschuhe. Vielleicht ist das schon der erste Kontakt zu einem neuen potentiellen Sponsor für deinen Verein.

Maßnahme Nr. 3 – Das „Ist-mit-Geld-nicht-zu-kaufen“-Vereinserlebnis

Eine exklusive Veranstaltung ausschließlich für deine Engagierten durchzuführen, ist eine der spannendsten und nachhaltigsten Wege seinen Ehrenamtlern Wertschätzung gegenüber zu zeigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das ein Abend mit Freigetränken im Vereinsheim ist, bei dem lokalen Imbissbetreiber oder ob du mehr Geld in die Hand nehmen willst und vielleicht einen Ausflug mit den Engagierten zu einem Bundesligaspiel deiner Sportart planst. Hier kann man auch kreativer werden. In Norddeutschland gibt es zum Beispiel die sogenannten „Kohltouren“, wo man einen mit Snacks und Alkohol gefüllten Bollerwagen durch die Winterlandschaft zieht und dabei diverse Minispiele absolviert, um zum Abschluss in ein Restaurant einzuziehen. Das festigt nicht nur das Teamgefüge, sondern schafft auch einmalige Erlebnisse, wo man sich noch Jahre später darüber unterhalten wird.
Uns ist natürlich klar, dass du schon diverse Veranstaltungen im Verein hast, wo deine Engagierten immer eingeladen sind. Der entscheidende Unterschied muss aber sein, dass diese neue Veranstaltung ausschließlich für die Engagierten ist und für keinen anderen Personenkreis. Das gibt ihnen das Gefühl, dass sie etwas „Besonderes“ sind und drückt eine besondere Art der Wertschätzung aus.
Und zum Abschluss noch einen Tipp, weil wir diesen Fehler leider häufiger sehen. Wenn deine Veranstaltung ein Erfolg war, dann wiederhole nicht 10 Jahre das gleiche Konzept. Wenn du immer wieder das gleiche machst, nutzt es sich ab, es wird selbstverständlich und ist nichts mehr besonderes. Bleib also mit deinem Team zusammen kreativ!

Wir hoffen, wir konnten dir mit diesem Beitrag weiterhelfen und dir Ideen liefern. Wenn du uns etwas zurückgeben möchtest, dann empfehle den Podcast und Blog gerne weiter. Bei Fragen erreichst du uns unter info@vereinsstrategen.de.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Digitalisierung und E-Commerce im Breitensport

Digitalisierung und E-Commerce im Breitensport

Digitalisierung

Es scheitert häufig an der Umsetzung im Verein

 

Das Thema Digitalisierung hat für Breitensportvereine durch die Folgen der Coronakrise einen weiteren Schub bekommen. Gerade das Thema „Kontaknachverfolgung“ machte auch im Amateursportverein die Digitalisierung in Teilaspekten notwendig. Dementsprechend tauchen im Markt jetzt auch vermehrt Lösungen für diverse Vereinsbereiche auf. Wir wollen mit unserem Experten Prof. Dr. Dirk Mazukiewcz in der Podcastfolge einmal der Frage nachgehen, was eigentlich das Ziel von Digitalisierung sein sollte und welche Entwicklungen aktuell auf dem Markt vorhanden sind. Dirk ist neben seinem Lehrauftrag für Sportmanagement an der Hochschule Koblenz noch Präsident des Bonner SC und unternehmerisch im Digitalisierungsbereich tätig. Der Blogbeitrag stellt eine gekürzte Zusammenfassung der Podcastfolge dar.

Sinn der Vereinsdigitalisierung

Um über Digitalisierung sprechen zu können, muss man sich einer Aussage bewusst sein: „Digitalisierung im Verein darf kein Selbstzweck sein.“. Sie muss also reale greifbare Vorteile für den Verein bringen und diese können sich auf ganz unterschiedliche Ebenen beziehen:

  • Digitalisierung kann Mitarbeiter kompensieren, indem sie Prozesse vereinfacht oder automatisiert. Dadurch können Ehrenamtler entlastet werden und sich um andere wichtige Vereinsthemen kümmern. Am Ende spart dies Zeit und Geld.
  • Es macht aber auch das grundsätzlich Ehrenamt attraktiver. Langweilige, stupide oder sich wiederholende Aufgaben können „abgeschafft“ werden. Dadurch können sich Engagierte mehr auf Arbeiten konzentrieren, die ihnen Spaß machen. Gleichzeitig können durch den Wegfall oder die Verringerung von „nervigen“ Verwaltungsaufgaben mehr potentielle Engagierte leichter überzeugt werden. Hier heißt es dann, kleine Aufgabenpakete am besten zeitlich begrenzt anbieten, um Personen vom Ehrenamt zu überzeugen.
  • Onlinesport kann im Rahmen der Digitalisierung als ein Substitut gesehen werden. Es ersetzt den Verein mit seinen Angeboten nicht, aber er kann damit andere Zielgruppen erreichen.

Man muss die Digitalisierung als Unterstützung begreifen, um die beiden Hauptzwecke der Vereine voranzubringen – die sportliche und soziale Komponente.

 

Sinnhafte digitale Vereinstools und deren Umsetzungsprobleme

Aus der Erfahrung heraus kann man sagen, dass Vereine bei der Auswahl der digitalen Mittel, die sie verwenden, sehr effizient sind. Digitale Tools, welche nicht sinnvoll genutzt werden können, verbleiben nicht lange in der Vereinsnutzung und verschwinden dann meist auch schnell wieder vom Markt. Dadurch hat sich herauskristallisiert, dass folgende technische Lösungen ihre Berechtigung haben in Vereinen:

  • Browserbasierte Systeme
  • Digitale Mitgliederverwaltung
  • Interne Verwaltungstools (z.B. Mannschaftsverwaltung, Hallenbelegung)

Wenn man jetzt auf das Nutzungsverhalten der jüngeren Generationen schaut und beachtet das Vereine meist einen kleinen zeitlichen Versatz zu gesellschaftlichen Themen haben, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Nutzung von Handy-Apps der nächste Weiterentwicklungsschritt auch im Breitensport sein wird. Hier drängen gerade diverse Lösungen mehr und mehr auf den Markt. Dabei sollte man aber genau hinschauen. Der größte Fehler ist es, dass die App eine gespiegelte Version eurer Vereinswebseite ist. Die Vereinsapp muss einen realen Mehrwert bieten und muss sich durch verschiedene Eigenschaften auszeichnen. Sie muss situativ (also sehr aktuell) und personalisierbar sein und sich durch einen klaren Benefit auszeichnen. Außerdem müssen in der App die Informationen schnell erreichbar sein, sowohl für den Verein als auch für das Mitglied. Im besten Fall hat sie darüber hinaus noch Gamifikationelemente.

Am Ende scheitert oder gelingt Digitalisierung aber nicht an der Tatsache, dass man sich der Tatsache bewusst wird, dass es ein wichtiges Thema ist, sondern daran, welche Person hinter dem Thema steht. Wenn diese Person treibend bei dem Thema ist, dann wird es auch Fortschritte geben. Wenn ein Verein also einen jungen Mensch mit Interesse an dem Thema in seinen Reihen hat oder jemand, der sich hauptamtlich darum kümmern kann, wird der Verein auch Fortschritte verzeichnen. Wir reden als nicht von einem Erkenntnisproblem sondern einem Umsetzungsproblem. Eine mögliche Lösung könnte für einen Verein beispielsweise sein, die Position des Vorstandsmitglied „Digitalisierung“ zu schaffen.

E-Commerce – Sinnvolle Fortschritte im Verein?

Ein Teil der Digitalisierung betrifft auch den Bereich des „E-Commerce“ des Amateursports. Die Frage ist also, welche Vereinsprodukte kann ich an welche Personen bringen? Die Personen sind dabei entweder die Zuschauer oder/und die aktiv Sporttreibenden. Wenn wir jetzt beispielsweise von einer Hallensportart ausgehen, ist mein Ziel als Verein Menschen als Zuschauer in die Halle zu holen und zu binden. Gerade das Online-Ticketing im Breitensport hat einen großen Schub in der Coronakrise erfahren und hat Menschen begeistert, wie einfach auch der Zugang zum Amateursport sein kann. Diese Entwicklung wird nicht zurückgedreht werden, schon allein weil die Gewöhnungseffekte der Zielgruppe vorhanden sind. Ähnliche Entwicklungen gibt es im Bereich des Onlinevertriebs von Merchandisingartikeln. Der Personenkreis „Sporttreibende“ wird aktuell noch stark vernachlässigt beim E-Commerce. Aus unserer Erfahrung gibt es nur wenige Vereine, welche beispielsweise ein Sportprogramm buchbar über die Homepage anbieten. Beim E-Commerce muss man aber auch klar sagen, dass man Aufwand und Nutzen abschätzen muss. Gerade außerhalb des Zuschauersports muss man sehr genau prüfen, welche Vorteile gegeben sind.

Wir hoffe, dass wir Dir auch mit diesem Beitrag wieder hilfreiche Unterstützung geben konnten. Wenn du mehr zum Thema Vereinsdigitalisierung lesen willst, dann klicke einfach hier. Alternativ würden wir uns natürlich freuen, wenn du in unseren ausführlicheren Podcast einmal reinhören würdest und ihn bei Gefallen gerne weiterempfehlen kannst. Bei Fragen erreichst du uns auch ganz einfach unter info@vereinsstrategen.de.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Sportevents – Erfolgreich Sponsoren als Verein gewinnen

Sportevents – Erfolgreich Sponsoren als Verein gewinnen

Sponsoring

Erfolgreiche Vermarktung von Sportevents 

 

Ein großes Sportevent als Verein zu planen und am Ende auch durchzuführen, ist sicherlich eine herausfordernde aber auch spannende Tätigkeit für alle Ehrenamtlichen. Ein wichtiger Bereich, damit die Durchführung gelingen kann, ist die Erzielung von Sponsoringeinnahmen, um das Projekt überhaupt finanziell durchführen zu können. Wir wollen uns in diesem Beitrag einmal am Beispiel der BeachDays, welche der VfL Stade ins Leben gerufen hat, anschauen, wie man Sponsoren erfolgreich gewinnt. Dafür haben wir uns mit Philipp Tramm, die Person in den Podcast geholt, welche den Bereich Marketing und PR ehrenamtlich bei dem Event verantwortet. Dieser Beitrag stellt eine gekürzte Version des Podcastinterviews dar.

 

Ein Sportevent startet bei Null

Auf einer großen brach liegenden Fläche in der Innenstadt von Stade wurden 2019 die ersten BeachDays neun Tage lang auf sechs Spielfeldern ausgetragen. Das Event deckte dabei eine große Bandbreite an Leistungsklassen ab – von Einsteigern und Schülermannschaften bis hin zu den nordwestdeutschen Meisterschaften als Höhepunkt war alles dabei.
Die größte Herausforderung für alle ehrenamtlich Beteiligten stellte die Tatsache dar, dass es das Event bisher nicht gab. Alle Bestandteile des Events mussten deshalb erstmalig konzipiert und geplant werden. Wo bekomme ich den Sand her? Wie viele Tribünen machen Sinn? Wie viel Verpflegung braucht man für die Teilnehmer? Nachdem man das Konzept ausgearbeitet und erste Angebote eingeholt hatte, wurde klar, dass ein hoher fünfstelliger Betrag benötigt wurde, welcher über Sponsoring eingefahren werden musste. Dabei war es nie die Absicht, dass der Verein damit einen Überschuss erzielen wollte, sondern dieser Betrag stellte allein die kalkulierten Kosten dar.

Auch im Marketing musst quasi bei „Null“ angefangen werden. Natürlich kannte Philipp über sein eigenes Netzwerk ein oder zwei potentielle Sponsoren und auch durch andere Mitglieder im Verein gab es ein paar Kontakte. Neben der Tatsache, dass schnell klar wurde, dass Kaltakquise von Sponsoren auf jeden Fall notwendig sein wird, stand man vor der Herausforderung, den potentiellen Sponsoren erst einmal klar zu machen, was sie sich unter dem Event vorstellen können. Die wenigsten hatten schließlich Ahnung von Beachvolleyball. Um dieses Problem zu beheben, wurde ein Event- und Vermarktungskonzept erstellt.

 

Eventkonzept – Eine Grundvoraussetzung

Für das Turnier wurden vor allem mittelständische Unternehmen aus der Region angesprochen. Dabei war die Auswahl der potentiellen Sponsoren von drei Fragen begleitet:

  • Was möchte der Verein durchführen? – Es muss dem Sponsor klar gemacht werden, um was für ein Art von Event es sich handelt und in welcher Art und Weise es durchgeführt werden soll. Dementsprechend sollte vorher zumindest grob abgeprüft werden, ob er überhaupt empfänglich für die Idee sein könnte.
  • Was braucht der Verein dafür? Diese Frage ermittelt den Bedarf des Vereins. Dies umfasst Sachmittel, Dienstleistungen und die notwendigen finanziellen Mittel. Gerade im Bereich Sachmittel kann aber auch ein Sponsor unterstützen. So hat z.B. eine Baufirma einen guten Zugang zu Sand, welcher eine Grundvoraussetzung zur Durchführung dieses Turniers ist (siehe hierzu Barter-Deals).
  • Was hat der Sponsor davon? Natürlich werden jetzt die meisten sofort an Werbung oder Bekanntheit denken. Richtig, allerdings sind diese Assoziationen trotzdem zu kurz gedacht.

Grundsätzlich interessiert einen Partner im ersten Schritt natürlich, wer bei dem Event zuschaut, wer da mitmacht und mit wie vielen Teilnehmern er in Summe rechnen kann, denn er will im ersten Schritt die mögliche Zielgruppe kennen. Diese Daten und Fakten bei einer erstmaligen Austragung präsentieren zu können, ist herausfordernd aber auf keinen Fall unmöglich. Denn viele Informationen liegen auch so vor oder können besorgt werden. Bei den Profis weiß man ungefähr, welche Spieler antreten werden und welche Anziehungskraft eine Meisterschaft in anderen Städten hatte. Darüber hinaus weiß man, wie viele Schulturniere und Freizeitturniere es auf den sechs Plätzen geben wird. Gerade bei den Schulturnieren ist dann auch die Zielgruppe sehr genau planbar. Unsicherheit besteht eigentlich nur bei dem Punkt Zuschauerzuspruch. Aber auch hier kann man in anderen Städten in der Umgebung oder in Städten mit ähnlichen Events die Erfahrungswerte entsprechend sammeln. Vergleichspunkt war für den VfL Stade z.B. die nationale Beachvolleyballtour.

 

Kaltakquise – 20% Erfolgsquote ist möglich

Wie bereits erwähnt, war das Netzwerk zu klein, um auf Kaltakquise zu verzichten. Um herauszufinden, wer zum Turnier passen und auch entsprechend davon partizipieren könnte, ist vor allem gute Recherche notwendig. Also wer ist bei dem potentiellem Unternehmen der Ansprechpartner für das Marketing, wer ist Geschäftsführer? Bekomme ich irgendwo die Mailadresse oder besser die Telefonnummer für diese Person her, um sie zu kontaktieren? Selbst wenn man nur eine zentrale Nummer hat, sollte man den Aufwand auf sich nehmen, sich durchzufragen bis man den richtigen Ansprechpartner an der Strippe hat.
Im ersten Telefonat wird dann meist erst einmal grob umrissen, worum es überhaupt geht. Es sollten nicht gleich alle Key Facts und Details genannt werden, das ist nicht erfolgsversprechend, weil der potentielle Sponsor sich dann überrumpelt und von den Informationen „erschlagen“ fühlt. Meist ist es so, dass der potentielle Sponsor euch bitten wird, einmal Unterlagen zu dem Event zu zusenden. Das kann man dann auch als ersten großen Erfolg verzeichnen, denn neben der Tatsache, dass er sich mit dem Event beschäftigt, hat man eine wertvolle E-Mailadresse gewonnen.
Nachdem die Unterlagen versendet wurden, hat Philipp zwei bis drei Wochen gewartet, bis er beim Sponsor erneut nachgefragt hat. Meist stellt man hier schon fest, ob es etwas mit dem Sponsoring werden wird oder nicht. Wenn der Sponsor ablehnt, sollte man es auch dabei belassen und lieber den nächsten Sponsor auf seiner Liste ansprechen. Trotzdem sollte man natürlich auch die unterschiedliche Dringlichkeit beim Umgang mit dem möglichen Partner beachten – etwas was für dich dringend ist, ist es noch lange nicht für den potentiellen Sponsor. Dementsprechend kann sich am Ende auch Geduld auszahlen.

An dieser Stelle sieht man, wie wichtig die Unterlagen sind, welche an den potentiellen Sponsor gesendet wurden Diese Unterlagen nennt man Sponsorenmappe. Sie kann eine Powerpoint-Präsentation sein, ein PDF oder auch ein Imagefilm. Man muss sich die Frage stellen, wie kann man sie gut gestalten und was passt gut zum Event. Philipp hatte eine Mappe mit Powerpointfolien erstellt:

  • 1. Teil: Zu Beginn eine oder zwei Folien, um mitzuteilen, worum geht es überhaupt? Was ist das Projekt? Hier genügt ein grober Umriss.
  • Der 2. Teil sollte aus einem Überblick von Daten, Zahlen und Fakten bestehen, wenn man sie hat. Dazu gehören Teilnehmer- und Zuschauerzahlen, Social-Media-Daten, Zeitungsartikel, Zielgruppendaten, Bewertungen, etc. Am Ende sollte man aber vor allem schauen, dass er Sponsor einschätzen kann, was die angesprochene Zielgruppe ist und wie groß diese ist.
  • Der 3. Teil sollte sich damit beschäftigen, welche Gegenleistung man dem Sponsor anbieten kann. Dabei hat man natürlich erst einmal die üblichen Verdächtigen im Kopf also z.B. die Bandwerbung oder auch eine Sponsorenplatzierung auf der Homepage. Man sollte aber auch versuchen, darüber hinaus zu denken. Bei den BeachDays durften die Sponsoren mit Firmenteams umsonst am Firmencup teilnehmen. Diese Art von Teamevents wurde sehr positiv aufgenommen und schafft eine Emotionalisierung zum Sponsoring. Desweiterem wurden die Sponsoren in Social Media mit eingebunden oder auch Werbezeit für den Livestream verkauft. Für 2022 ist darüber hinaus ein VIP-Bereich geplant. Auf jeden Fall sollten zwei Folien der Standardpräsentation individuell für den angesprochenen Sponsor gestaltet werden. Es zeigt zum einem, dass man sich mit dem Unternehmen auseinandergesetzt hat. Zum anderen kann man beispielsweise durch die Visualisierung des Sponsorenlogos auf der Bande versuchen, in der Präsentation zu emotionalisieren. Noch besser ist es natürlich, wenn das Produkt des Sponsors in den Ablauf des Events mit eingebunden werden kann (Getränke, Sand, etc.). Um gutes Bildmaterial im 1. Jahr für die Präsentation bei den Sponsoren zu haben, kann man sich bei anderen Veranstaltungen bedienen und dieses entsprechend anpassen.

 Am Ende hatte der VfL Stade eine Zusagequote bei den Sponsoren von etwa 20%. Das ist ein sehr guter Wert. Dabei hat es auch geholfen, dass sie ihr Alleinstellungsmerkmal klar hervorheben konnten – es ist das einzige Event dieser Art in der Umgebung mit einer sehr hohen sportlichen Qualität. Auch sprechen sich solche Unternehmensanfragen in gewissen Kreisen rum. So hatte der VfL Glück, dass es eine Unternehmensvereinigung in der Stadt gibt, welche sich der Sportförderung verschrieben hat, so dass die Akzeptanz einer Sponsoringanfrage höher war.

 

Beziehungen zu den Sponsoren

Eine persönliche Beziehung zu einem Sponsor aufzubauen ist aus unserer Sicht wichtig, um ihn von einem Engagement zu überzeugen. Philipp hat uns aber erzählt, dass er aufgrund der Kürze der Zeit bis zum Event gar keine wirkliche Beziehung zu den Sponsoren aufbauen konnte. Diese Beziehung ist meist dann erst im Zuge des Events aufgebaut worden, weil man einen hohen persönlichen Kontakt in dieser Zeit hatte. Auch gab es Unternehmen, die zwar im ersten Jahr ein Sponsoring abgelehnt hatten, sich das Event aber trotzdem anschauten und mit Philipp in Kontakt standen. Schon während der Veranstaltung taten sie ihr Interesse kund, für ein Sponsoring im nächsten Jahr paprat zu stehen. Die guten Beziehungen mit den Sponsoren zeichnen sich auch dadurch aus, dass eine Arbeitsgruppe mit verschiednen Sponsoren gegründet wurde, welche daran arbeitet das Event weiterzuentwickeln.

Durch Corona konnten die BeachDays nicht wie geplant 2020 und 2021 durchgeführt werden. Zwei Jahre sind natürlich eine lange Zeit, um die Sponsoren auch für ein zukünftiges Engagement bei der Stange zu halten. Der VfL hat sich deswegen zur Durchführung kleinerer BeachDays in der Halle entschieden. So konnte man mit einigen Partnern im Kontakt bleiben, mit ihnen sprechen und sich in Erinnerung behalten. Viele haben bereits signalisiert, dass sie auch 2022 wieder dabei sein wollen. Hierfür müssen dann wieder Sponsorenverträge aufgesetzt werden. Dabei gibt es natürlich einige Dinge zu beachten. Eine klare Formulierung der Vertragsbestandteile, so dass sie auch ein Dritter innerhalb von kurzer Zeit versteht, ist eine Grundvoraussetzung. Der Detailgrad der Vereinbarung hängt dabei auch vom individuellen Bedürfnis des Sponsors ab. Es sollte aber auf jeden Fall jemand mit steuerlicher Expertise einmal einen Blick auf das Vertragswerk werfen. Der VfL hat für Sponsorenverträge grundsätzlich ein Standardwerk, lässt aber bei großen oder komplizierten Verträgen noch einmal einen Juristen die Inhalte prüfen.

Wir hoffen, dass Dir dieser Blogbeitrag und auch die Folge gefallen hat und würden uns freuen, wenn du uns weiterempfiehlst. Wenn du mehr von Philipp Tramm und seinem Unternehmen Vereinsentwickler erfahren möchtest, klicke gerne hier. Falls du eine Frage oder Anregungen hast, kannst du uns gerne an info@vereinsstrategen.de eine E-Mail schreiben.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

So einfach geht Visualisierung

So einfach geht Visualisierung

Visualisierung

Zeichnen kann jeder

 

Visualisierungen können euch dabei helfen, die Informationen in euren Vereinsworkshops besser festzuhalten. Studien haben gezeigt, dass mehr als 80% der Informationen im Alltag visuell aufgenommen werden und unser Gehirn diese besonders gut speichern können. Bilder verknüpfen mehrere Sinne in unserem Gehirn und bleiben uns länger im Gedächtnis. Wieso nutzen wir diese Tatsache dann nicht auch für Protokolle von Workshops und sichern unsere wichtigsten Ergebnisse somit möglichst langfristig im Gedächtnis der Vorstandskollegen?

Unsere Expertin Katrin Jaenicke spricht im Interview in der Episode über ihre Ratschläge, wenn ihr bald auch kleine Sketchnotes (visuelle Notizen) oder Zeichnungen nutzen wollt, um euren Flipcharts und Präsentationen den letzten Schliff zu geben. Katrin ist in den Sozialen Medien als sketchkat.katrin bekannt und zeichnet die grafischen Zusammenfassungen unserer Podcast-Episoden. Sie ist ebenfalls hauptamtlich im Sportbereich tätig und hat im Pandemie-Jahr 2020 das Sketchnoten für sich entdeckt. Im Interview erzählt sie kurz, wie sie eigentlich zum Zeichnen gekommen ist und wie die Zusammenfassungen für die Episoden entstehen. Das bisherige Feedback aus der Community ist auf jeden Fall positiv. Und auch Pascal helfen kleine Symbole wie eine Glühbirne, ein Blitz oder kleine Männchen mit Sprechblasen, wenn er die Ergebnisse der Vereinsberatung vor Ort festhalten möchte. Auch bei den Vereinsvertretern kommen diese unperfekten Zeichnungen gut an.

Warum sollte ich Sketchen?

Hier ein paar Vorteile im Überblick:

  •  (Foto-)Protokolle von Sitzungen werden aufgewertet und sehen einfach besser aus
  • Diese Protokolle werden bestimmt auch eher gelesen und bleiben in Erinnerung
  • Kleine Zeichnungen können als Icebreaker genutzt werden, um eine Diskussion zu starten
  • Wer Bilder mit Informationen verknüpft, behält sie länger im Kopf
  • Zeichnen regt Kreativität an – die kannst du für lösungsorientiertes Denken gut gebrauchen

Wenn ihr jetzt auch durchstarten wollt, dann heißt es, erst einmal ausprobieren und machen. Ihr braucht keine Angst haben, denn ihr malt kein Gemälde für eine Ausstellung, sondern kritzelt munter drauf los. Übung macht den Meister und mit ein paar Grundformen, kommt ihr schon recht weit. Tipps und Tricks bekommst du von unserer Expertin im Podcast oder wenn du dich bei Youtube oder auf Webseiten von anderen Sketchnotern umschaust. Hier gibt es guten kostenfreien Content mit vielen nützlichen Einsteiger-Tipps. Katrin sagt euch, wem sie folgt und was sie empfehlen kann.

Möchtet ihr jetzt selbst loslegen? Dann rann an die Stifte und auf geht’s.

Unsere Tipps im Überblick:

  • Orientiert euch gerne an Zeichnungen von Kindern. Diese haben keine Furcht vor Kritikern und man erkennt trotzdem, was sie meinen
  • Rahmen, Schatten und schicke Überschriften machen viel her
  • Gestaltet die Zeichnungen so einfach wie möglich (einfache Formen/Darstellungen)
  • Mit dem visuellen Alphabet (Punkte, Striche, Kreise, Rechtecke, Dreiecke) geht eigentlich fast alles – einfach ausprobieren!
  • Sucht euch Inspiration und zeichnet nach, was euch gefällt
  • Üben! Üben! Üben!

Und als kleine Challenge haben wir uns im Podcast spontan überlegt, dass wir einfach mal die nächste Episode mitzeichnen wollen. Stellt einfach eure Zeichnungen bei Social Media hoch und verlinkt unseren Podcast mit @vereinsstrategen.

Deine Vereinsstrategen

(Pascal Grüne)