Seite wählen
Digitalisierung umsetzen im Verein

Digitalisierung umsetzen im Verein

von | Sep 6, 2021 | Digitalisierung

Digitalisierung

Digitalisierung im Verein ist ein Marathon

 

Die Digitalisierung im Verein umzusetzen, gestaltet sich nicht immer ganz einfach. Für viele Engagierte ist es das erste Mal, dass sie sich intensiv mit ihren Prozessen im Verein beschäftigen müssen und dann entscheiden sollen, ob und wenn ja, wie sie diese Prozesse digitalisieren sollen. Deswegen sprechen wir im zweiten Teil des Interviews mit dem Vereinsdigitalisierungsexperten Philipp Tramm, wie er konkret die Digitalisierung als Berater bei einem Verein angeht. Der Blogbeitrag stellt eine Zusammenfassung der Podcast-Episode dar.

Der Verein kennt sich selbst am besten

Fallstricke im Verein, Konflikte oder die Persönlichkeit der Mitglieder und Ehrenamtler – alles das kennt der Verein und dessen Führungsriege viel besser als jeder externe Berater. Trotzdem kann es Sinn machen für schwierige oder auch neue unbekannte Themen einen externen Berater zu konsultieren, wenn diese Experten auf diesem Gebiet sind. Das heißt aber nicht, dass er euch die Lösung sofort präsentieren kann, sondern diese muss erst gemeinsam entwickelt werden. In den ersten Gesprächen geht es unter der Beachtung der finanziellen aber auch personellen Ressourcen des Vereins um folgende Punkte:

  • Klärung des Anliegen des Vereins – „Ich möchte digitalisierter werden.“
  • Besprechung der Probleme im Verein – „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“
  • Definition der Erwartung des Vereins an die „Beratung“ – „Wir wollen, dass wir am Ende der Beratung wissen, welches Mitgliederverwaltungssystem wir nehmen“
  • Wünsche formulieren für die Umsetzung „Wir wollen auf jeden Fall über dieses System E-Mails an die Mitglieder versenden können“

Aus diesen Gesprächen werden dann gemeinschaftlich eines oder mehrere Szenarien entwickelt, wie eine Begleitung aussehen könnte. Das würde im Fall einer Mitgliederverwaltung einmal bedeuten, dass im ersten Schritt die Zielsetzungen festgelegt werden sollen und erst im zweiten Schritt dann die Anforderungen definiert werden, die die Mitgliederverwaltung unbedingt oder möglichst abdecken sollte. Diese verschiedenen Anforderungen werden dann in einem Anforderungskatalog gesammelt. Die Sammlung der Anforderungen erfolgt im Normallfall in Form von Workshops.

Fehler, die häufiger gemacht werden

Es kommt immer wieder vor in der Beratung, dass Vereine erst externe Personen ansprechen, wenn sie sich die Frage stellen „Welche Software nehmen wir jetzt?“. Das ist aber erst der dritte Schritt. Hier können wir nur empfehlen, wieder beim ersten Schritt zu beginnen, sonst wird man mit dem Ergebnis unzufrieden sein, weil auf einmal Anforderungen an die Software im Betrieb gestellt werden, die sie gar nicht leisten kann.
Doch es kann sich bei einer Beratung auch herausstellen, dass das Problem ein ganz anderes ist, als das, wofür der Berater ursprünglich engagiert wurde. Gehen wir zurück auf das Beispiel: „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“. Wenn sich herausstellt, dass der Mitgliederschwund andere Ursachen hat, muss man wieder zum ersten Schritt zurück gehen und die Erwartung des Vereins entsprechend anpassen. So könnte die Engagementförderung viel wichtiger sein, um das Problem zu lösen.

Viele Perspektiven helfen

Die ersten Gespräche zwischen einem Berater und einem Verein finden meist im kleineren Kreis statt, also meist der Vorstand manchmal noch ergänzt durch ausgewählte Personen aus dem Verein, für die das entsprechende Digitalisierungsthema sehr relevant ist. Dadurch wird meist aber nur eine Perspektive des Projektes dem Berater präsentiert. Deswegen werden zur Entwicklung der Szenarien schon zu einem frühen Zeitpunkt Workshops angesetzt, wodurch weitere Perspektiven eingebracht werden. Wenn ihr im Verein z.B. den Trainingsbetrieb digitalisierter aufstellen wollt, wäre es sicherlich nützlich die Meinungen und Anforderungen der Übungsleiter gehört zu haben. Schließlich arbeiten diese am Ende täglich mit der erarbeitenden Lösung. Ziel sollte es sein, dass am Ende alle Personen, die aktiv von der Veränderung betroffen sind, im Rahmen von Workshops einzubinden. Hier kann man besprechen, wo wollen wir hin, welche Projekte sollen überhaupt angegangen werden, wie könnte das aussehen und welche Personen benötigen wir dafür? Immer wieder stellt man in den Workshops auch fest, dass in einer anderen Abteilung für ein bestimmtes Problem auch schon eine (digitale) Lösung vorhanden ist. Dies passiert, weil viele Abteilung parallel zueinander arbeiten und zu selten intensiv zusammen. Im Sinne des Gesamtvereins sollte geprüft werden, ob diese Lösung auch für die anderen Abteilungen sinnvoll ist. Dies kann dann in den Anforderungskatalog aufgenommen bzw. kann relativ einfach auf den Gesamtverein ausgerollt werden. Ein Beispiel wäre die Nutzung einer Cloud in einer Abteilung, welche vom gesamten Verein genutzt werden könnte.

Es ist ein Marathon

Eine Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes kann leider lange dauern. Die Dauer hängt vom Engagement und der Einsatzbereitschaft der Beteiligten ab unter der Berücksichtigung der zeitlichen und finanziellen Ressourcen – und natürlich auch von der Ausgangssituation in eurem Verein. Wenn ihr die Daten, die ihr in eine Mitgliederverwaltungssoftware einpflegen wollt, in diversen Excellisten vorliegen habt oder sogar nur analog auf Papier, dann dauert so ein Projekt durch die Notwendigkeit der Einpflege der Daten in die Datenbank natürlich deutlich länger.
Um ein Projekt wiederum zu beschleunigen, kann es sinnvoll sein sich externe technische Unterstützung in den Verein zu holen. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn ihr diese technische Kompetenz nicht bei euch im Verein habt. Dies wären dann aber weitere Kosten, die neben der Anschaffung der Mitgliedersoftware auf euch zukommen.
Final kann man sagen, dass eine solche Umsetzung einer Mitgliederverwaltungssoftware im besten Fall mehrere Monate dauert, im Normalfall aber ein Jahr und mehr. Schon allein die erstmalige Aufnahme der Prozesse in den Workshops und die Diskussion und Entwicklung der möglichen Transformation dauert meist länger, als von den Vereinen gedacht. Dies offenbart auch, warum es sich als schwerer Fehler erweisen kann, wenn man den dritten Schritt einfach vorzieht und eine Software kauft. Der Verein dreht sich unnötig im Kreis, wenn er im Nachgang die anderen Schritte nachholen möchte und verbraucht damit unnötig zusätzliche Ressourcen im Verein. Meist versandet der Wandel des Prozesses dann im Laufe der Zeit, weil die handelenden Personen frustriert sind oder nicht mehr ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen.
Doch auch, wenn ihr alle Schritte in der richtigen Reihenfolge geht, kann die Gefahr bestehen, dass die Beteiligten die Motivation am Projekt bei der Umsetzung verlieren, weil sie keine ausreichenden Erfolgserlebnisse haben. Berater nutzen hierfür im Aufbau des Projektmanagements zwei Tricks. Es wird zum einem der Gesamtprozess in Etappen unterteilt. Diese Etappenpunkte stellen Zwischenziele da. Durch das Erreichen dieser Ziele schafft man auch während eines Projektes Erfolgserlebnisse. Das motiviert und lässt das gesamte Projekt vom Gefühl her kürzer wirken. Ein Zwischenziel bei der Mitgliederverwaltungssoftware könnte z.B. die Fertigstellung des Anforderungskatalogs oder der Vergleich von zwei Softwaren sein. Der andere Tipp ist, die Leute zu Betroffenen zu machen. Lass sie fühlen, wie grausam sich der aktuelle Prozess in der täglichen Arbeit anfühlt und zeige auf, wie einfach der Prozess erst wird, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Dies hilft, dass sie die letzten Meilen zur Fertigstellung des Projektes noch gehen.

Beratungsresistenz

Doch was kann man tun, wenn die Basis gerne eine Veränderung möchte, vielleicht sogar beraten werden will, aber es in den Führungskreisen Widerstände gibt? Dann sollte man auf jeden Fall nicht aufgeben. Versucht für eure Ideen Menschen zu begeistern und diese auch mitzunehmen, um eine größere Stimme im Verein zu haben. Zur Überzeugung von Mitgliedern ist eine sachliche Argumentation das Gebot der Stunde. Dann können die gewählten Organe euer Anliegen nicht einfach unter Tisch fallen lassen, sondern müssen sich öffnen. Wir stellen immer wieder bei der Beratung fest, dass sich mit externer Begleitung im Anschluss weitere Türen für Veränderungen öffnen, die vorher scheinbar fest verschlossen waren.

Falls du noch Fragen zur Podcastfolge oder zum Blogbeitrag hast, kannst du uns sehr gerne unter info@vereinsstrategen.de schreiben. Wenn dir das Artikel gefallen hat, abonniere gerne unseren Podcast und empfehle uns weiter. Wenn du mehr von Phillipp seiner Arbeit erfahren möchtest und in seinem Blog alles wissen möchtest über die Digitalisierung im Verein, dann klicke hier.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

Positionierung im Verein – Stich aus der Masse heraus

Positionierung im Verein – Stich aus der Masse heraus

von | Mai 12, 2021 | Vereinsentwicklung

Vereinsentwicklung

Ohne Positionierung wird es zukünftig schwierig

 

Wofür steht eigentlich dein Verein? Die Antwort auf diese Frage beantwortet dir grob deine persönliche Positionierung deines Verein. So könnte die Antwort z.B. lauten: „Für meine Nachwuchsarbeit oder die Integrationsarbeit, für das breiteste Angebot in der Region Hamburg, für eine bestimmte Sportart“ Doch ganz so einfach ist die Analyse leider nicht. Dieser Beitrag soll dir dabei helfen deine aktuelle Positionierung zu ermitteln, eine neue Positionierung zu entwickeln und diese dann stetig zu kontrollieren und anzupassen. Aber zuerst stellt sich natürlich die Frage, wieso brauche ich als Verein eine Positionierung?

Positionierung in der heutigen Zeit

Im letzten Jahrzehnt gab es durch die Digitalisierung einen gigantischen Entwicklungssprung – die Wirtschaft ist noch schnelllebiger geworden und der Konkurrenzkampf wird immer härter. Um dort bestehen zu können, ist es wichtig, dass ein Unternehmen eindeutig positioniert ist. Das trifft auch immer mehr auf den Sportbereich und Vereine zu. Kommerzielle Anbieter, wie z.B. McFit und Peleton werben immer mehr um eine Zielgruppe, welche früher nur die Möglichkeit hatte in den Sportverein zu gehen, um Sport betreiben zu können. Die kommerziellen Anbieter schaffen es vor allem durch eine gute Positionierung uns ein Angebot zu verkaufen, was man im Sportverein zum gleichen Preis oder deutlich günstiger erhalten könnte. So kann die Positionierung von Peleton wohl am besten zusammengefasst werden mit: „Innovatives, digitales Gruppentraining mit echtem Coach von zu Hause aus zu jeder Uhrzeit“. Jetzt ist natürlich klar, dass dein Verein nicht zum neuen Peleton umgebaut werden soll, aber du konkurrierst nicht nur mit gewerblichen Anbietern sondern auch mit anderen Vereinen. Und wenn man auf eine noch höhere Ebene geht, konkurrierst du auch mit Streamingdienstanbietern oder sozialen Medien um die Zeit von Leuten. Du siehst also, dass der Wettbewerb dich förmlich dazu zwingt, dich mit Positionierung auseinanderzusetzen. Aber wie startest du jetzt? Das gleiche machen, wie die Konkurrenz, wo es gut funktioniert? Nein! Eine Kopie eine Positionierung macht einen Verein austauschbar und zu nichts besonderem mehr. Die Lösung sind die nächsten sechs Fragen, die du dir stellen musst.

Welche Positionierung habe ich jetzt?

In der Einleitung wurde diese Frage schon so ähnlich gestellt. Jetzt ist eine Positionierung aber nicht deine persönliche Meinung, sondern ggf. auch ganz unterschiedlich je nach Zielgruppe. Deswegen müsst ihr im Verein die Frage „Welche Positionierung habe ich jetzt?“ genau an diese richten. Dabei sind mit der Zielgruppe nicht nur eure Mitglieder gemeint, sondern auch andere Personen aus eurem Vereinsumfeld – Sponsoren, Zuschauer, Eltern, Personen in anderen Vereinen, Nichtmitglieder, etc. Die Auswahl der Zielgruppe ist aber euch überlassen, aber umso verschiedenere Personengruppen ihr befragt, umso mehr seht ihr auch, wie der Verein nach außen wirkt, anstatt nur eure innere Wahrnehmung zu ermitteln.
Nach der Befragung könnt ihr drei möglich Ergebnisse haben:

  • Es gibt ein klares Ergebnis. Bei der Befragung der verschiedenen Zielgruppen haben alle Personen deckungsgleiche Antworten gegeben. Damit steht fest, ihr habt eine klare Positionierung im Verein, die von allen auch so verstanden wird und auch außen so wahrgenommen wird. Die Frage ist dann nur noch – ist das auch die Positionierung, die wir uns im Verein vorstellen?
  • Es gibt unterschiedliche Ergebnisse bzgl. der Positionierung zwischen den verschieden Zielgruppen. Der Vorstand findet man hat die beste Fußballausbildung der Region. Die Eltern finden, dass der Verein für die strengsten und härtesten Übungsleiter im Jugendfußball der Region steht. Und der neutrale Zuschauer bei den Jugendspielen findet, dass ihr der Verein sehr freundlichen Stadionkioskmitarbeitern seid und sehr leckeres Essen anbietet. Offensichtlich habt ihr diverse Positionierungen, welche aber nicht so eindeutig sind, ggf. wird bei einigen Zielgruppen eure Positionierung sogar negativ wahrgenommen. Hier ist auf jeden Fall Handlungsbedarf gegeben.
  • Allen Zielgruppen fällt gar nichts zu eurem Verein ein oder sehr unterschiedliche Sachen innerhalb der jeweiligen Gruppen. Das bedeutet es gibt bei euch im Verein keine Positionierung.

Welche Position willst du einnehmen?

Wenn die Antworten so sind, wie erwartet, und ihr damit zufrieden seid, dann müsst ihr nichts ändern. Wenn aber andere Antworten gekommen sind, als gedacht, dann habt ihr zwei Möglichkeiten. Entweder ihr versucht eure geplante bzw. angestrebte Positionierung durchzusetzen (z.B. beste Fußballausbildung in der Region) oder ihr entscheidet euch, das vorhandene vielleicht auch überraschende Ergebnis aus der Umfrage zu nutzen und versucht diese Positionierung zu stärken und auszubauen (z.B. freundlichster Stadionkiosk, Ziel Umbau zum serviceorientiertesten Verein der Region). Der zweite Weg ist in der reinen Umsetzung auf jeden Fall der leichtere als der erstgenannte, weil ihr auf etwas, was besteht, bereits aufbauen könnt. Außerdem möchten wir dir zwei Tipps mitgeben. Besser in etwas zu sein, ist deutlich schwerer, als anders in etwas zu sein. So kann nicht jeder Meister in seiner Liga werden, sondern nur einer. Der Versuch Meister zu werden gegen viele andere Vereine, verbraucht sehr viele Ressourcen. Wenn man anderes ist, dann ist der Verein auf eine ganz bestimmte Zielgruppe ausgerichtet und nicht auf jede Person. Der FC St. Pauli ist hierfür ein gutes Beispiel, da er ein ganz bestimmtes Zielpublikum anspricht. Wenn ihr euch am Ende für eine Positionierung entschieden habt, verankert sie im Leitbild oder in der Satzung des Vereins. So wird sie verbindlich.

Wer ist deine Konkurrenz?

Hier gibt es eine entscheidende Aussagen, die du mitnehmen solltest – suche nicht die Konfrontation mit anderen, sondern gehe um sie herum. Wenn mehre Vereine in der Region das gleiche Ziel anstreben, frisst das jedem Verein viele Ressourcen und ihr kommt eurem Ziel nicht näher. Angenommen drei Vereine haben sich in Richtung Nachwuchssports im Fußball in einer Region positioniert, dann kämpfen diese drei um die besten Talente. Die Sichtung der Spieler wird immer weiter verbessert und die Trainer immer mehr geschult. Am Ende werden in jedem Verein einige wenige sehr gute Spieler sein, aber der Mannschaftserfolg ist nur durchschnittlich und die Eltern würden sagen, die drei Vereine sind praktisch identisch. Niemand würde deine angestrebte Positionierung kennen. Wenn du allerdings für die Spieler u.a. einen Abhol- und Bringdienst anbietest, werden die Eltern sagen, dass du ein sehr serviceorientierter Verein bist. Über diesen Weg wirst du eher neue Nachwuchskicker finden. Deine Positionierung ist jetzt zwar eine andere, dein Mannschaftserfolg ist aber mindestens auf dem gleichen Niveau wie vorher, wahrscheinlich aber sogar höher. Ein reales Beispiel für eine sehr gute Positionierung findest du auch in diesem Beitrag.

Verfügst du über genügend Kapital?

Manche Positionierungen erfordern große Veränderungen im Verein und diese können viel Geld kosten. Wenn ihr euch beispielsweise entscheidet ein digitalisierter Verein zu werden, dann habt ihr zwei Fragen zu beantworten: Welche Grundlage gibt es schon im Verein und wie weit (und teuer) ist der Weg zum Ziel? Denn so eine Art der Positionierung erfordert Server, Laptops, Softwarelizenzen, Betreuungspersonal oder auch die Entwicklung einer Vereinsapp. Hier müsst ihr ehrlich zu euch selber sein, ob ihr das finanzieren könnt oder nicht. Das gleiche gilt natürlich auch für Marketingaktionen. Wenn ihr eine neue Positionierung nach außen tragt, überlegt euch genau, welche Kanäle kann ich mir leisten, gibt es ggf. auch günstigere Alternativen. Die Kosten sind besonders dann relevant, wenn ihr die Positionierung komplett ändern wollt, weil dann mehr Maßnahmen nötig sind. Denkt daran, dass Kreativität euch hier meist weiter bringt als ein großes Budget zum Werben.

Kannst du dir erlauben, an deiner Positionierung festzuhalten?

Das Rad der Zeit dreht sich weiter und Positionierungen können sich dadurch in ihrer Wahrnehmung ändern. Früher wurde z.B. anders mit rassistischen Äußerungen von Personen in Fußballstadien oder auch von Amtsträgern umgegangen – meist wurden sie von Vereinen ignoriert. Heute gibt es auf jeden Fall Diskussionen über das Thema, Stadionverbote oder auch Entlassungen von Amtsträgern. Ein Verein, der sich nicht zum Kampf gegen Rassismus bekennen würde, hätte eine (berechtigt) sehr schlechte Positionierung. Ein weiteres Thema, was mit der Zeit an Bedeutung gewonnen hat, ist die Nachhaltigkeit im Sport und von Vereinen im Speziellen. Auch das Interesse an Sportarten ändert sich im Laufe der Zeit. Seid ihr ein Verein, der seine Positionierung bisher als bester Kegelverein in Süddeutschland hatte, bringt euch das wahrscheinlich nichts mehr, wenn keine jüngeren Leute mehr nachkommen, weil der Sport für sie völlig uninteressant ist.
Um zu erkennen, ob das Festhalten an der Positionierung Sinn macht oder nicht, würden wir vorschlagen, dass ihr euch überlegt: „Wie sieht mein Verein in 2 bis 5 Jahren aus, wenn es so weitergeht, wie bisher?“. Gefällt euch diese Vorstellung als Verein oder seht ihr, dass Probleme sich verschlimmern?

Passt deine Positionierung zu dir?

Diese Frage umfasst einen Teil der vorherigen Fragen und Erkenntnisse. Im Kern geht es darum, in regelmäßigen Abständen sich selbst zu hinterfragen. So kannst du dich fragen, ob deine Positionierung noch aktuell ist, aber auch analysieren, was deine Zielgruppen in der Befragung zur Vereinspositionierung gesagt haben. Genauso umfasst es aber auch die Frage: „Was wollen eigentlich deine Ehrenamtler?“. Wenn du eine neu entwickelte Positionierung im Verein hast, die nicht zu den Werten der meisten Ehrenamtler passt, dann wird diese Positionierung nicht erfolgreich sein. Der Grund ist einfach. Wenn die Personen nicht hinter den Werten stehen, werden sie diese auch nicht nach außen tragen, was am Ende bedeutet, dass die Positionierung nicht gelebt wird und damit auch nicht sichtbar für Dritte ist. Das beste Konzept ist zum Scheitern verurteilt, wenn es in der Realität nicht gelebt wird.

Eine Positionierung zu finden und umzusetzen braucht viel Zeit und ist ein sehr umfangreiches Projekt. Wir würden euch empfehlen, dass ihr eine Projektgruppe aus dem Ehrenamt heraus gründet, die dieses Thema erst einmal bespricht und einen groben Ist-Zustand bestimmt ggf. auch schon einmal Ideen entwickelt, was als Positionierung sinnvoll wäre. Hier bieten sich in regelmäßigen Abständen auch Workshops an. Aus dieser Gruppe sollte dann der Fragebogen entwickelt werden. Hier ist wichtig, schult eure Ehrenamtler entsprechend in Fragebogenerstellung. Auch in diesem Bereich kann man schließlich einiges falsch machen.
Als Vorstand habt ihr in diesem Prozess die Aufgabe der Projektgruppe mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, ihnen aber nicht reinzureden. Ihr solltet aber darauf achten, dass häufige Fehler vermieden werden:

  • Eine neue Positionierung wird in der Projektgruppe entwickelt, welche aber an der Zielgruppe vorbei geht, weil es keine Befragung gab, sondern dies nach Gefühl entschieden wurde. Da ist das Scheiter schon vorprogrammiert.
  • Ihr wollt zu schnell zu viel. Positionierung ist ein Prozess der Jahre dauern wird. Schließlich muss sich die Positionierung auch erst mal erlebbar werden und sich in der Region rumsprechen. Schnelle Ergebnisse werdet ihr bei dieser Art von Projekt eher nicht sehen.

Im Podcast diskutieren wir gegen Ende noch einige Themen, welche als Positionierung im Verein möglich sind. Wenn du mehr hierzu erfahren möchtest, höre gern rein. Wir hoffen allerdings, dass wir dir auch mit dieser Zusammenfassung der Episode bei deiner Vereinsweiterentwicklung helfen konnten. Wenn du Fragen haben solltest, kannst du uns gern unter info@vereinsstrategen.de erreichen. Und wenn dir der Beitrag bzw. der Podcast gefallen hat, dann tue uns bitte den Gefallen und empfehle uns weiter.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)