Mitgliederversammlung und Corona – Was geht?

Mitgliederversammlung

Kontaktbeschränkungen auch im Jahr 2021

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit dem Thema Mitgliederversammlungen (MV) in Zeiten der Corona-Pandemie (Stand des Artikels Ende November 2020). Wir schauen uns dabei die verschiedenen Optionen und Möglichkeiten an und versuchen diese für dich einzuordnen. Im Kern geht es um die Frage, ob eine reguläre Versammlung stattfinden kann, ob eine digitale Mitgliederversammlung eine Alternative wäre und was es mit dem Umlaufverfahren auf sich hat.

Erst einmal lässt sich sagen, dass die Corona-Pandemie die Vereine eiskalt erwischt hat. Viele Mitgliederversammlungen wurden behördlich untersagt und mussten im ersten Quartal 2020 abgesagt werden. In der Regel steht in deiner Satzung ein Passus, der von dir verlangt in regelmäßigen Abständen (jährlich, alle zwei Jahre, etc.) eine Mitgliederversammlung durchzuführen. Eine Abkehr von dieser Regel ist grundsätzlich nicht möglich, da die Satzung quasi das Gesetz des Vereins ist, über das sich der Vorstand nicht stellen kann und darf. Ihr müsst also eine MV durchführen, solange dies möglich ist. Wenn ihr eure MV absagen musstet und bisher noch nicht nachholen konntet, ist das allerdings nicht schlimm. Der Beginn der Corona-Pandemie in diesem Frühjahr ist ein klassisches Beispiel für höhere Gewalt und hat es euch unmöglich gemacht, eure Versammlung durchzuführen. Ihr habt als Vorstand ebenfalls für den Schutz der Mitglieder zu sorgen und daher wäre eine Durchführung mit der Vorgabe unnötige Kontakte zu vermeiden unverhältnismäßig gewesen.

Das COVID-19 Insolvenzaussetzungsgesetz

Auch die Bundesregierung hat diese Notlage erkannt und im Frühjahr 2020 ein neues Gesetz beschlossen, was Unternehmen und Vereine unterstützt. Das COVID-19 Insolvenzaussetzungsgesetz (COVinsAG) gibt Spielräume durch Ausnahmeregelungen und Übergangsregeln in dieser Sondersituation. Für Vereine ist Artikel 2 §5 relevant.
Dieser Absatz gibt Regelungen vor, die ohne entsprechende Satzungsgrundlage in jedem Verein gültig sind.

• Die wichtigsten Punkte für dich:
  Der Vorstand bleibt auch dann im Amt, wenn seine Amtszeit eigentlich abgelaufen ist. Das gilt als Übergangslösung bis zum Zeitpunkt einer Neuwahl 2021 bzw. 2022.
• Ermöglicht dir virtuelle-Versammlungen und Durchführung von Umlaufverfahren für wichtige Beschlüsse auch ohne entsprechende Satzungsgrundlage
• Ursprünglich galt diese Regelung bis Ende 2020, wurde nun aber bis Ende 2021 verlängert

Dieses Gesetz schafft also ein wenig Klarheit, wie es bei dir im Verein weitergeht, wenn du 2020 keine MV durchführen konntest bzw. wie deine Alternativen aussehen könnten. Für die Zeit nach dem 31.12.21 ist es ratsam zu überlegen, ob du deine Satzung ebenfalls um diese Möglichkeiten ergänzen möchtest. Damit schaffst du dir mehr Flexibilität und kannst die passende Vorgehensweise für dich aussuchen. Übrigens gab es diese Möglichkeiten auch schon vor Corona. Allerdings haben nur die wenigsten Vereine dies in ihrer Satzung geregelt.

Glauben wir, dass du eine Mitgliederversammlung 2021 in Präsenz durchführen kannst?

Jein.

Eine Mitgliederversammlung „normal“ durchzuführen dürfte sich auch im nächsten Jahr schwierig gestalten. Es kommt also ganz stark auf die Größe deines Vereins (und damit der Anzahl der Teilnehmern an der Veranstaltung) und auf den geplanten Zeitpunkt an. Aus dem Jahr 2020 und der Entwicklung der Corona-Pandemie in diesem Winter sollte sich ableiten lassen, dass eine MV im Frühjahr unrealistisch ist. 20 Teilnehmer sind allerdings weniger ein Problem in der Organisation, als wenn dein Verein oder deine Abteilung mit 100 oder mehr Teilnehmern planen muss. Möchtest du dir die Option auf eine Präsenzveranstaltung offen lassen, dann würden wir dir den Zeitraum rund um die Sommerferien in deinem Bundesland für eine erste Terminplanung nahelegen. Dabei spielt es übrigens auch keine Rolle, ob deine Satzung einen anderen Zeitraum vorschreibt – diese Regelungen sind mit dem COVInsAG ausgesetzt.

Theoretisch könntet ihr die Situation sogar aussitzen und euch schon jetzt entscheiden, dass ihr 2021 gar keine MV durchführen wollt. Auch das ist möglich, da das Gesetz ja bis Ende 2021 gültig ist. Dann stellt sich nur die Frage – Könnte der Vorstand damit ein Haftungsproblem bekommen?
Als Konsequenz aus diesem Handeln bliebe sicherlich ein gewisses Haftungsrisiko des Vorstandes bestehen. Es gibt ja keine endgültige Legitimation der Mitglieder für z.B. Investitionen. Jedoch müssen diese erst einmal nachweisen, dass und in welcher Höhe dem Verein ein Schaden durch die entfallene Versammlung entstanden ist. Auch wenn wir das Risiko eher als gering einschätzen, solltest du für 2021 eine MV planen und nicht gleich den Kopf in den Sand stecken. Ein wenig Optimismus schadet schließlich nicht!

Wie sehen die Alternativen zur Präsenzveranstaltung nun im Detail aus?

Virtuelle Veranstaltung

Bei dieser Art der Veranstaltung verlagerst du die MV in den virtuellen Raum. Das bedeutet, dass sowohl du, als auch deine Mitglieder eine spezielle Softwarelösung nutzen und sich von verschiedenen Orten zur Versammlung zuschalten zu können. Hier musst du im Vorfeld abwägen, ob so eine Versammlung bei dir im Verein umsetzbar ist und wie lange du in der Vorbereitung brauchst. Allen stimmberechtigten Mitgliedern muss der Zugang zur Versammlung möglich gemacht werden. Meiner Meinung nach bedeutet das jedoch nicht, dass du bei den Leuten daheim alles einrichten musst. Ich vergleiche das mal mit der normalen MV. Da organisiert ihr ja auch keinen Shuttleservice von der Haustür des Mitglieds zum Veranstaltungsort, nur weil diesem grad kein Auto zur Verfügung steht.
Nichtsdestotrotz ist die erstmalige Vorbereitung aufwändig. Du musst alle Regelungen wie bei einer Präsenz-Versammlung einhalten. Das betrifft z.B. die Einladungsfristen an alle Mitglieder, Antragsfristen und natürlich braucht ihr auch ein Protokoll. Wichtig ist, dass du die Mitgliederrechte (z.B. Stimmrecht, Teilnahme an Diskussionen, Antragsrecht ) wahrst, damit niemand die Beschlüsse anfechten kann.
Hier ist die Wahl der Software entscheidend, da der Zugang zur Versammlung nur über ein Passwort möglich sein sollte. Die Themen Datenschutz und Protokollierung rechtssicherer Beschlüsse spielen bei der Wahl der Software ebenso eine Rolle.
Wir können hier leider keine Empfehlung für eine Software geben. Theoretisch gibt es viele Möglichkeiten auf dem Markt, aber die eben genannten Kriterien erfüllen nur die wenigsten von Ihnen. Die wirklich rechtssichere „Profi-Software“ ist dann vergleichsweise teuer und nicht unbedingt erschwinglich für Vereine.

Durch virtuelle Veranstaltungen ermöglichst du auch ortsabwesenden Mitgliedern die Ausübung ihrer Mitgliederrechte. Dies ist im Sinne der Demokratie förderlich, kann im Einzelfall aber auch zu anderen Ergebnissen führen als erwartet. Vor allem dann, wenn du die Mitglieder im Vorfeld nicht ausreichend über deine Beschlüsse informierst, sind Diskussionen vorprogrammiert. Diese verlaufen erfahrungsgemäß anders als in Präsenzveranstaltungen.

Für die wenigsten Vereine macht die Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung in den letzten verbliebenen Wochen des Jahres 2020 Sinn. Auch im ersten Quartal 2021 muss kein Verein überstürzt eine Versammlung organisieren. Dafür sind die gesetzlichen Übergangsregelungen gedacht und diese sind aus unserer Sicht rechtlich gesehen völlig ausreichend. Solltest du unbedingt und unaufschiebbar eine MV benötigen, weil dein Verein kurz vor der Insolvenz steht, wenn kein Darlehen aufgenommen wird, oder dein geplantes Bauvorhaben stockt, weil ein Beschluss der MV fehlt, ist die virtuelle Versammlung mit einer guten Vorbereitung eine Alternative für dich.

Denkbar ist übrigens auch, dass ein Teil der Mitglieder sich in Präsenz trifft und ein anderer Teil sich virtuell zur Versammlung dazu schaltet. (sog. Hybridversammlung)

Umlaufverfahren

Was kannst du tun, wenn dein Verein nicht die technischen Mittel und das Know-How für eine virtuelle Versammlung hat? Da greift jetzt die dritte Möglichkeit: Keine Versammlung durchführen, aber Wahlen und Beschlüsse über ein Umlaufverfahren herbeiführen.

Ein paar Facts zum Umlaufverfahren:

• Funktioniert wie eine Briefwahl
• Mitglieder können VOR einem Stichtag ihre Stimme abgeben
• Bisher war es so, dass in der Regel ALLE Mitglieder ihre Antwort per Brief übermitteln mussten
• Beschlüsse galten nur einstimmig – bei größeren Vereinen quasi unmöglich
• Eine Stimmabgabe ist nur schriftlich und nicht mündlich möglich
• Sonderregelung greifen durch das COVInsAG:
• Umlaufbeschlüsse müssen nicht mehr einstimmig gefasst werden. Stattdessen gelten die in der Satzung oder im Gesetz festgelegten Mehrheiten
• ABER: Bei diesem Verfahren müssen weiterhin alle Mitglieder beteiligt (also angeschrieben) werden UND es müssen mindesten 50% der Mitglieder eine Antwort geben, damit die Wahl oder der Beschluss gültig ist
• Stimmabgabe durch Mitglieder ist auch per Email oder Fax möglich und nicht nur auf dem Postweg
• Gewisse Hürden sind je nach Vereinsgröße also vorhanden

Du musst deine Mitglieder im Vorfeld dieser Art der Beschlussfassung gut informieren. Das bedeutet, dass du zur Vorbereitung z.B. auf dem Postweg eine ausformulierte Beschlussvorlage und Wahlzettel versendest und einen Rückumschlag hinzufügst. Damit baust du eine Hürde ab, den Brief zurückzusenden. Du musst in der Kommunikation vor der Versendung der Unterlagen auch darauf aufmerksam machen, wie und bis wann Mitglieder Anträge einbringen können, die es in die Beschlussvorlage schaffen. Eine Diskussion im Plenum ist bei einer Briefwahl schließlich nicht möglich.

Die Versammlungen der gewählten Gremien

Jetzt haben wir viel über Mitgliederversammlungen gesprochen. Was ist denn mit Versammlungen der gewählten Gremien? Unterliegen die auch diesen Übergangsregeln?

Das ist in der Tat so! Das Bundesministerium für Justiz verweist darauf, dass diese Übergangsregelungen nicht nur für MV gelten, sondern für alle Beschlüsse in Vereinsorganen. Das gibt euch auch im kleineren Kreis als der MV mehr Flexibilität. Bisher war es in den Bundesländern sowieso schon so, dass gewählte Gremien vom Versammlungsverbot ausgenommen wurden. Schaut bei euch in die Satzung, welche Gremien definiert werden (z.B. Vorstand). Aber auch Abteilungsleiterversammlung, Ältestenrat, Ehrenrat etc. sind denkbar. Generell sollte jeder Verein für sich überlegen, ob eine solche Ausnahmeregelung wirklich genutzt werden sollte und ein Präsenztreffen wirklich notwendig und vernünftig ist. Mit den beiden beschriebenen Alternativen bekommt ihr für die Übergangszeit ein paar gute Werkzeuge an die Hand und vielleicht etabliert sich ja eine neue Arbeitsweise in euren Gremien.

Ein Blick in die aktuell gültige Novelle deiner Landesverordnung lohnt sich aber immer, da die Regelungen der Bundesländer manchmal ein wenig voneinander abweichen. Wir wünschen dir gutes Gelingen und hoffen dir geholfen zu haben.

Deine Vereinsstrategen
(PG)