Seite wählen
So einfach geht Visualisierung

So einfach geht Visualisierung

Visualisierung

Zeichnen kann jeder

 

Visualisierungen können euch dabei helfen, die Informationen in euren Vereinsworkshops besser festzuhalten. Studien haben gezeigt, dass mehr als 80% der Informationen im Alltag visuell aufgenommen werden und unser Gehirn diese besonders gut speichern können. Bilder verknüpfen mehrere Sinne in unserem Gehirn und bleiben uns länger im Gedächtnis. Wieso nutzen wir diese Tatsache dann nicht auch für Protokolle von Workshops und sichern unsere wichtigsten Ergebnisse somit möglichst langfristig im Gedächtnis der Vorstandskollegen?

Unsere Expertin Katrin Jaenicke spricht im Interview in der Episode über ihre Ratschläge, wenn ihr bald auch kleine Sketchnotes (visuelle Notizen) oder Zeichnungen nutzen wollt, um euren Flipcharts und Präsentationen den letzten Schliff zu geben. Katrin ist in den Sozialen Medien als sketchkat.katrin bekannt und zeichnet die grafischen Zusammenfassungen unserer Podcast-Episoden. Sie ist ebenfalls hauptamtlich im Sportbereich tätig und hat im Pandemie-Jahr 2020 das Sketchnoten für sich entdeckt. Im Interview erzählt sie kurz, wie sie eigentlich zum Zeichnen gekommen ist und wie die Zusammenfassungen für die Episoden entstehen. Das bisherige Feedback aus der Community ist auf jeden Fall positiv. Und auch Pascal helfen kleine Symbole wie eine Glühbirne, ein Blitz oder kleine Männchen mit Sprechblasen, wenn er die Ergebnisse der Vereinsberatung vor Ort festhalten möchte. Auch bei den Vereinsvertretern kommen diese unperfekten Zeichnungen gut an.

Warum sollte ich Sketchen?

Hier ein paar Vorteile im Überblick:

  •  (Foto-)Protokolle von Sitzungen werden aufgewertet und sehen einfach besser aus
  • Diese Protokolle werden bestimmt auch eher gelesen und bleiben in Erinnerung
  • Kleine Zeichnungen können als Icebreaker genutzt werden, um eine Diskussion zu starten
  • Wer Bilder mit Informationen verknüpft, behält sie länger im Kopf
  • Zeichnen regt Kreativität an – die kannst du für lösungsorientiertes Denken gut gebrauchen

Wenn ihr jetzt auch durchstarten wollt, dann heißt es, erst einmal ausprobieren und machen. Ihr braucht keine Angst haben, denn ihr malt kein Gemälde für eine Ausstellung, sondern kritzelt munter drauf los. Übung macht den Meister und mit ein paar Grundformen, kommt ihr schon recht weit. Tipps und Tricks bekommst du von unserer Expertin im Podcast oder wenn du dich bei Youtube oder auf Webseiten von anderen Sketchnotern umschaust. Hier gibt es guten kostenfreien Content mit vielen nützlichen Einsteiger-Tipps. Katrin sagt euch, wem sie folgt und was sie empfehlen kann.

Möchtet ihr jetzt selbst loslegen? Dann rann an die Stifte und auf geht’s.

Unsere Tipps im Überblick:

  • Orientiert euch gerne an Zeichnungen von Kindern. Diese haben keine Furcht vor Kritikern und man erkennt trotzdem, was sie meinen
  • Rahmen, Schatten und schicke Überschriften machen viel her
  • Gestaltet die Zeichnungen so einfach wie möglich (einfache Formen/Darstellungen)
  • Mit dem visuellen Alphabet (Punkte, Striche, Kreise, Rechtecke, Dreiecke) geht eigentlich fast alles – einfach ausprobieren!
  • Sucht euch Inspiration und zeichnet nach, was euch gefällt
  • Üben! Üben! Üben!

Und als kleine Challenge haben wir uns im Podcast spontan überlegt, dass wir einfach mal die nächste Episode mitzeichnen wollen. Stellt einfach eure Zeichnungen bei Social Media hoch und verlinkt unseren Podcast mit @vereinsstrategen.

Deine Vereinsstrategen

(Pascal Grüne)

Stellenprofile im Ehrenamt

Stellenprofile im Ehrenamt

Ehrenamtsgewinnung

Aussagekräftige Stellenprofile schaffen

Aus unseren bisherigen Beiträgen und Folgen, weißt du, dass uns die Gewinnung von Ehrenamtlichen ein zentrales Anliegen ist. Deswegen wollen wir in diesem Beitrag einmal darauf eingehen, wie du überhaupt ermittelst, was für einen Bedarf an Ehrenamtlichen du hast und wie du diesen schlussendlich auch erfolgreich anwerben kannst. Denn nichts ist frustrierender als immer Absagen von potentiellen Ehrenamtlichen zu bekommen, nur weil du sie für die falsche Position ansprichst, oder am Ende Positionen mit Ehreanmtlichen zu besetzen, wo du mit der erbrachten Leistung nicht zufrieden bist.

Grundsätzlich solltest du dir vorher natürlich erst einmal Gedanken machen, wie sprichst du Leute bisher überhaupt an. Es kommt immer wieder vor, dass potentielle Ehrenamtliche nebenbei, in einem unruhigen Umfeld (z.B. Turnhalle) angesprochen werden und wenn sie dann Details zur möglichen Arbeit wissen wollen, diese Fragen vielleicht gar nicht alle beantwortet werden können. Und im schlimmsten Fall ist noch Zeitdruck da, weil die Stelle in 2 Wochen besetzt sein muss, da der Vorgänger kurzfristig ausscheidet.

Wie macht man es also besser?

Die Suche bzw. die Vorbereitung für die Suche für einen Nachfolger beginnt schon lange bevor die Stelle überhaupt frei wird. Denn im ersten Schritt müssen wir eine Analyse der Tätigkeiten im Verein vornehmen – diese nennt man Bedarfsanalyse. Dieses Vorgehen ist für alle Positionen im Verein anwendbar, egal ob es sich um eine Wahlposition handelt oder etwas anderes. Schauen wir uns erst einmal die Aufgabenarten an, welche im Verein auftreten:

 

  • Dauerhaft, also alles was immer wieder anfällt. Diese Aufgaben gibt es im Verein am meisten wie Trainer, Vorstandsarbeit oder Platzwart.
  • Einmalige Aufgaben (Kuchenverkäufer beim Sommerfest, Aufbau der Hüpfburg beim Kinderfest, Streckenposten bei der Laufveranstaltung)
  • Vorrübergehende Aufgaben in Form einer Projektarbeit für die nächsten X Monate (z.B. Neuverlegung Fußboden im Vereinsheim und Streichen der Wände) oder auch als Vertretung für jemanden, der aktuell krank ist
  • Spontane Aufgaben, wenn z.B. jemand krank ist und du sofort Ersatz oder einen Springer brauchst. Beim Sommerfest bekommt der Helfer an der Hüpfburg einen leichten Sonnenstich und jemand muss jetzt aufpassen, dass die Kinder keinen Unfug treiben und sich niemand verletzt.

Wie gehe ich vor?

Du brauchst im ersten Schritt erst einmal einen Überblick über all die Aufgaben und Tätigkeiten, die es bei dir im Verein gibt. Wir empfehlen dafür eine Sitzung des Vorstandes oder eine ähnliche Veranstaltung zu nutzen und das Thema offen anzusprechen. Es macht durchaus Sinn, das in einer größeren Runde zu besprechen bzw. sich auszutauschen, da man selbst mal schnell Kleinigkeiten vergessen kann. Jemand anderes hat mit seiner Sicht auf deine Arbeit oder auf die Aufgabe vielleicht noch etwas zu ergänzen. Du trägst mit dieser Analyse dazu bei, dass das gesammelte Wissen des Vereins auch im Verein bleibt und nichts verloren geht und ihr zukünftig gezielter Freiwillige ansprechen könnt.

Insgesamt besteht so eine Analyse aus vier Punkten, welche du bzw. ihr so abarbeiten solltet.

1. Schreibe alle Aufgaben (dauerhaft, einmalig, vorübergehend/temporär, spontan), die bei dir im Verein anfallen können, auf und schaue, ob und von wem die Aufgeben aktuell erledigt werden. Dabei solltest du dir folgende Fragen stellen:

  • Wie wichtig ist die Aufgabe für die Erreichung des Vereinsziels?
    • Ein Vorstandsposten umfasst natürlich mehrere Aufgaben und ist damit etwas wichtiger, als jemand, der den Kiosk beim Heimspiel organisiert. Hier kristallisiert sich dann auch gleich eine Priorisierung heraus.
  • Wie ist der Verein auf den Positionen bzw. bei der Aufgabe besetzt?
    • Ist die Position als Sportwart bspw. vakant und ist dies gleichzeitig eine wichtige Aufgabe bei dir im Verein, so besteht dort eher Handlungsbedarf als bei anderen Aufgaben.
  • Wie zukunftsfähig ist diese Besetzung?
    • Es gibt verschiedene Lebensphasen bei einem Menschen, die sich auch auf das Engagement auswirken. Du solltest zumindest einen groben Überblick haben, ob es vielleicht einen freiwillig Tätigen gibt, der demnächst weniger Zeit für seine Aufgabe hat und dementsprechend ersetzt werden muss.
  • Kenne ich den exakten Bedarf für den Verein überhaupt?
    • Bei Wahlämtern, die in der Satzung stehen, mag diese Frage einfach zu beantworten sein. Aber wie schaut es bei der Anzahl der Helfer aus, die du für die Kinderdisko brauchst? Und da kannst du gerne auch noch etwas kleinteiligere Überlegungen anstellen. Sind die Aufgaben fürs Dekorieren von drei Leuten zu stemmen oder wären fünf Helfer vielleicht besser? Sprichwort ist hier: „Viele Hände – schnelles Ende“
  • Brauchst du wirklich jeden Posten im Verein oder gibt es vielleicht sogar Doppelstrukturen, die man abbauen kann.
    • Die Arbeit auf vielen Schultern zu verteilen, sehen wir durchaus positiv. Aber unnötig doppelte Arbeit zu haben, macht wenig Sinn. Ein Beispiel, der Kassenprüfer in einer Abteilung prüft die Kasse und dann wird diese noch einmal separat vor der Jahreshauptversammlung des Vereins geprüft. Wenn das nicht in der Satzung so vorgesehen ist, wieso müssen zwei ehrenamtliche Instanzen die gleiche Kasse prüfen? Versuche dir doppelte Arbeit zu sparen. Meistens sind noch mehr Personen involviert als nur die Kassenprüfer und somit fällt also noch mehr Aufwand weg. Und wenn es in der Satzung bei euch vorgeschrieben ist, dann überlege genau, ob das wirklich so sein muss.
  • Kannst du Ressourcen und Aufgaben aus verschiedenen Abteilungen bündeln und damit Leute entlasten?
    • In der Wirtschaft wird das schon gemacht – wieso nicht auch in Vereinen? Zum Beispiel kannst du für die Buchhaltung jemanden auf geringfügiger Basis anstellen und damit ehrenamtliche Kassenwarte entlasten bzw. überflüssig machen. Ab einem gewissen Grad an Aufwand ist das durchaus sinnvoll und die Leute können sich dann anderen Aufgaben im Verein widmen. Ein anderes Beispiel ist, dass man kleinere Abteilungen zusammenlegen könnte, damit nicht mehrere Abteilungsleiter benötigt werden.

2. Mache den Leuten klar, worauf sie sich einlassen. Wenn du möglichst genau erfasst, was der- oder diejenige bei einer Aufgabe zu erledigen hat, dann erhöht das die Chance auf eine Zusage. Erstelle quasi kleine Stellenausschreibungen für deinen Vorstand und alle dauerhaft anfallenden Aufgaben. Du musst natürlich nicht konkret festhalten, wie die Aufgaben erledigt werden sollen, sondern einfach nur, wer für was zuständig ist. Damit wird manchen Personen auch erst einmal klar, wie viel Arbeit hinter einem Vorstandsposten stecken kann. Der Königsweg ist es dann, diese Aufgabenbeschreibungen mit dem geschätztem Zeitaufwand (wöchentlich/monatlich) zu verfeinern und Ansprechpartner, die dich unterstützen, hinzuzufügen. Das sollte dann in etwa so aussehen:
„Der Jugendwart meldet die Mannschaften bis zum 15.05. zum Spielbetrieb und spricht sich vorher mit den Trainern ab“ oder
„Der Stationsleiter Laufstrecke stellt die ordnungsgemäße Kennzeichnung und Vermessung der Strecke sicher. Die Vermessung wird mit Sabine durchgeführt, weil diese beim Landesamt arbeitet und Erfahrung hat.“

Vielleicht gibt es für regelmäßige Veranstaltungen ja auch mit der Zeit Checklisten, wo regelmäßige Aufgaben und Zuständigkeiten aufgeführt werden. Das ist auf jeden Fall eine unserer Empfehlungen, weil grade bei Veranstaltungen schnell mal ein „Personalwechsel/Helferwechsel“ stattfindet und sonst Wissen verloren gehen könnte.

3. Befrage deine Mitglieder, was sie möchten und welche Schwerpunkte sie zusätzlich setzen würden, neben den Sachen, die ihr bereits ausgearbeitet habt. Damit beteiligt man die Mitglieder am Prozess und fördert ihre Zustimmung und Mitarbeit. Stichwort ist hier :“Die Transparenz der Vereinsarbeit“. Wenn du in einem Vorstandsteam bist, bist du schließlich von den Mitgliedern gewählt, um ihre Interessen zu vertreten und nicht nur deine eigenen. Das soll jetzt gar nicht so klingen, als ob du nur eigene Ziele verfolgst, aber woher sollst du auch wissen, wer noch eine tolle Idee für deinen Verein oder deine Abteilung hat, wenn du dich nur mit den gleichen Leuten umgibst oder im schlimmsten Fall Dinge alleine regeln musst. Durch den Austausch mit den Mitgliedern gibt es zusätzliche Ideen und es bietet dir die Chance direkt mit Mitgliedern, welche sich ein Engagement vorstellen können, in Kontakt zu kommen und diese direkt einzubinden. Wenn du zum Beispiel eine neue Idee hast oder eine Verbesserungsmöglichkeit bei einer Veranstaltung siehst, kannst du dich somit bei der Umsetzung selber entlasten. Für diesen Schritt eignet sich entweder die Jahreshauptversammlung, wenn ihr dort auch gemeinsam arbeiten wollt bzw. euch offen austauscht, oder du lädst zu einem gemeinsamen Abend ein und jeder, der Lust hat, kann kommen.

4. Jetzt wird es etwas abstrakter. Du solltest nämlich auch bedenken, ob es Trends gibt, die sich auf die Bedarfe auswirken und diese verändern können? Wir haben dafür einmal einige Beispiele ausgewählt:

  • Steigende Mobilität von jungen Mitgliedern – Können diese noch langfristig in die Vereinsarbeit eingebunden werden oder ziehen sie in die nächste Stadt?
  • Gleiche Altersgruppe – Spreche ich mit meinen Themen noch meine Zielgruppe an, oder gibt es andere Initiativen, die sich besser präsentieren und mir damit Helfer wegnehmen?
  • Digitalisierung – Gibt es Aufgaben, die zukünftig leichter/schneller erledigt werden können, wenn der Verein Software einsetzt oder fallen diese Aufgaben zukünftig evtl. ganz weg?

Vielleicht merkst du nach den vier Punkten jetzt schon, an welcher Stelle Leute fehlen könnten. Und wenn du das für alle wichtigen Tätigkeiten durchspielst, findest du auch Lösungen für die kleinen Probleme. Die Priorität liegt natürlich erst einmal auf den dauerhaften Aufgaben wie den Vorstands- und Trainertätigkeiten. Für die spontanen Bedarfe brauchst du eigentlich keine große Auflistung machen. Dir sollte nur bewusst sein, dass es sie gibt und dich mit den Verantwortlichen für deine Veranstaltungen austauschen.

Wie lege ich los?

Schreib doch einfach mal auf, was zu deiner Tätigkeit gehört. Immer mal wieder festzuhalten, was du so machst, hilft dabei ein gutes Bild von der Arbeit und von dem Aufwand zu bekommen. Als nächstes solltest du erfassen, welches Wissen und welche Voraussetzungen du für diese Aufgaben mitbringst bzw. was du auch selbst lernst. Mit diesen Informationen kannst du dann den perfekten Nachfolger viel leichter suchen, wenn du ihn brauchst.
Wenn du diese Fragen für dich beantwortet hast, dann solltest du im nächsten Schritt auf deine Engagierten im Verein zugehen und bei ihnen die Bedarfe und Wünsche abfragen. Hierzu musst du sie für die Erfassung ihrer Tätigkeiten und Aufgaben ermutigen und für die Wichtigkeit des Themas sensibilisieren. Damit bekommst du auch ein gutes Gespür für: Wer möchte gerne mehr oder weniger machen? Wer benötigt vielleicht eine Fortbildung zur Unterstützung? Möchte vielleicht jemand mehr machen und hat tolle Ideen? Fühlen sich die Freiwilligen wohl mit ihrem Engagement?
Damit hast du 1) die Möglichkeit herauszufinden, ob du überhaupt mehr Freiwillige brauchst oder ob der Bedarf sich intern auffangen lässt, und 2) lernst du wieder mehr über deine Freiwilligen und kannst auf ihre Wünsche und Bedürfnisse eingehen. Damit vermeidest du, dass sie unzufrieden mit ihren Aufgaben sind und sich komplett zurückziehen.
Beachte allerdings, dass du diese Erkenntnisse am besten im direkten Gespräch gewinnst. Mache dir Notizen und für das Gespräch an einem ruhigen entspannten Ort, auch wenn so ein Gespräch viel Zeit kostet. Alternativ kannst du auch eine Umfrage durchführen und setzt dich dann nur noch mal mit denen zusammen, wo du das Gefühl hast, dass die Notwendigkeit besteht.
Wenn du alle Informationen gesammelt hast, kannst du mit deinen Beschreibungen natürlich auch Werbung machen. Du kannst den Mitgliedern und Unterstützern des Vereins jetzt genau mitteilen, was gesucht wird, wie viel Zeitaufwand für eine Aufgabe zu erwarten ist und was die Person mitbringen soll. Damit ergibt sich für dich auch eine neue Chance und die Leute haben ein viel besseres Gefühl, was sie eigentlich erwartet.

Wir hoffen, wie konnten dir eine gute Anleitung geben, wie du Bedarfe im Vereine gut analysierst und dies auch entsprechend transparent für alle dokumentieren kannst. Falls du Fragen oder Anmerkungen haben solltest zu diesem oder anderen Beiträgen hast, kannst du uns gerne unter info@vereinsstrategen.de erreichen.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

Kulturelle Vielfalt im Ehrenamt fördern

Kulturelle Vielfalt im Ehrenamt fördern

Integration und Ehrenamt

Kümmerer, Missgeschicke und Sprachbarrieren

 

Ehrenamtler finden für das Thema Integrationsarbeit und Migranten für das Thema Ehrenamt begeistern – zwei Themenfelder, welche für Vereine zukünftig weiter an Bedeutung gewinnen werden. Dafür hatten wir uns als Experten Roy Gündel in den Podcast eingeladen. Als Leiter des Fachbereichs Integration und Sport/soziale Arbeit beim LSB Niedersachsen kennt er die wesentlichen Herausforderungen, vor welchen Vereine stehen. Der Beitrag ist eine Zusammenfassung der wesentlichen Aspekte des Interviews.

Bevor wir jetzt tiefer einsteigen, müssen wir erst einmal ein gemeinsames Verständnis des Integrationsbegriffes haben. Wenn wir in diesem Blogbeitrag über Integration sprechen, meinen wir damit einen „fortwährenden Prozess der Gewährleistung der gleichberechtigte Teilhabe über kulturelle und soziale Unterschiede hinaus“.
Und um diesen Prozess sicherzustellen, braucht es Leute, die sich um Integrationsarbeit in den Vereinen kümmern. Doch was sind die Motive, dass sich Menschen in diesem Bereich engagieren? Hier ist vor allem die hohe Sinnstiftung zu nennen. Durch diese Arbeit können auch Menschen gewonnen werden, welche für den Verein vorher „unerreichbar“ waren. Menschen, welche sich zu Beginn integrativ engagiert haben, haben schnell festgestellt, wie gut Integration durch den Sport möglich ist und sind dann aus diesem Grund zum Sportverein gekommen.

Einstieg in die Vereinsarbeit

Dabei ist der Einstieg relativ unkompliziert. Viele Ämter in Sportvereinen sind auf Dauer angelegt, aber gerade im Bereich Integration bietet sich die Chance, projektbasiert zu arbeiten, also mit einer zeitlichen Begrenzung. Du solltest aber auf eines achten  – wenn du aus einer Initiative heraus ein Integrationsprojekt startest, solltest du den neuen Freiwilligen ein Experimentierfeld anbieten, wo sie neue Gedanken einbringen können und wo es ihnen vor allem erlaubt ist, Fehler zu machen. Zusammengefasst kann man sagen, dass Integration einen recht niederschwelliger Einstieg in euren Verein darstellen kann. Damit sprichst du vor allem junge Leute an, sich gesellschaftlich einzubringen, weil diese agieren eher themengebunden als ämtergebunden.
Wichtig ist einen Schritt nach dem nächsten zu machen – also setze einen kleineren Rahmen bei den Projekten, mache Integration nicht gleich zum Kerngeschäft des Vereins und versuche nicht die ganze Welt zu retten. Ein guter Start wäre beispielsweise erst einmal ein unverbindliches Sportangebot oder Sportkarrusell (wechselnde Sportarten) mit einem Kooperationspartner für Kinder und Jugendliche aufzusetzen. Als Partner sind vor allem Schulprojekte oder Jugendclubs interessant. Bei diesem Sportangebot kann dein Verein austesten, welche Ansprache funktioniert eigentlich am besten? Also was wird gut angenommen, wo ist der Bedarf? Erst im nächsten Schritt solltest du dir die Frage stellen, wie bekomme ich die Eltern an den Verein gebunden und wie bekommen wir diese unverbindlichen Sportangebote, welche offensichtlich nachgefragt werden bei den Migranten, auch in die bestehende Angebotspalette des Vereins integriert. Und wenn der Ansatz nicht funktioniert hat, testest du einfach etwas anderes aus.
Auch wenn wir natürlich sagen, dass du beim Start kein großes Konzept machen sollst, empfehlen wir Dir sich über folgende Punkte einmal Gedanken zu machen:

  • Prüfe dein Umfeld – Was für Menschen leben hier überhaupt? Wer kennt dieses Umfeld sehr gut? Kann ich mich mit dieser Person zusammensetzen und austauschen?
  • Trete in Kontakt – Welche Menschen möchte ich gewinnen? Wie trete ich mit diesen in Kontakt? Wenn ich nicht mit diesen direkt in Kontakt treten kann, gibt es vielleicht einen Mittler?
  • Bedarfsanalyse – Was für einen Bedarf reflektieren mir diese Personen? Wie kann man diesen Bedarf in eine Angebotsform umsetzen?

Der Vorteil an diesem Vorgehen ist die geringere Falltiefe bei einem Misserfolg, als wenn man ein großes Konzept startet. Und unsere Feststellung ist, je mehr man plant und Konzepte ausarbeitet, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit für ein Scheitern. Gerade bei der Integrationsarbeit sind viele Dinge nicht vorhersehbar, die Gefahr dass man sich dann verzettelt bzw. zu viel vornimmt steigt. Das hängt natürlich auch von deinem Erfahrungsgrad in diesem Themenfeld ab, aber wenn du neu bist, gehe kleinere Schritte. Häufig ist es schließlich so, dass die Idee für ein Engagement nicht vom 1. Vorsitzenden oder einem Abteilungsleiter geboren wird, sondern von jemanden, der motiviert ist, sich in diesem Bereich zu engagieren. Da heißt es dann für dich: Rückdeckung beim Vorstand und den anderen Mitgliedern holen, so dass alle bei diesem Prozess mitgenommen werden.
Das schöne bei Integrationsprojekten ist aber vor allem die Möglichkeit, dass fast alle Aufgaben auch von Personen ausgeführt werden können, welche keine 30 Jahre in den Vereinsstrukturen aktiv gewesen sein müssen, sondern quasi Quereinsteiger sind.

Diversität in der Vereinsarbeit

Ein Thema, welches im Podcast ebenfalls zur Sprache kam, beschäftigt sich mit der Darstellung der Diversität der Gesellschaft auch in den Funktionsebenen eines Vereins. Aktuell sind diese aus Sicht des LSB zu wenig divers. Wenn sich hier etwas ändern würde, hätten Vereinen auch einen leichteren Zugang zu Migranten, da es für Funktionsträger leichter wäre, die Perspektive des Gegenübers einzunehmen, sei es aufgrund des Werteverständnisses oder der Sprache. Nur um die Wichtigkeit einmal einzuordnen – in Großstädten haben 60 bis 70% der Jugendlichen einen Migrationshintergrund. Grundsätzlich ist der Sportverein aber gut geeignet um mit dem Thema Integration zu starten. Durch die universellen Regeln des Sports ist die Verständigung trotz Sprachbarrieren einfacher. Natürlich gibt es ggf. Verständigungsprobleme im Funktionsbereich eines Vereines. Aber auch hier muss sich ein Verein erst einmal selber fragen, was ist das eigentliche Problem? Kann ein Ehrenamtler die deutsche Sprache nicht perfekt, gibt es auch immer wieder Fälle, wo ihm dadurch die Kompetenz für Aufgaben abgesprochen wird. Man sollte eher darüber nachdenken, wie man die Person unterstützen kann, diese Sprachbarrieren abzubauen. Hier bieten sich z.B. Sprachpatenschaften an, wo der Verein eine Vermittlungsfunktion zu einer Kommune mit einem entsprechenden Pool an Paten anbieten könnte. Neben der Sprache muss man sich als Migrant auch erst einmal mit dem deutschen Vereinswesen vertraut machen. Wenn sie dies noch nicht kennen, wird dies zu weiteren Unsicherheiten bei Person führen. Am Ende ist es wichtig, dass der ehrenamtliche Migrant das Gefühl hat, dass er eine Basis des Vertrauens spürt und man versucht die Unsicherheiten abzubauen. Dies kann man erreichen, indem man die zwischenmenschlichen Verbindungen innerhalb des Vereins stärkt in Form von gemeinsamen Erlebnissen und Unternehmungen.

Wenn du deinen Verein jetzt so einschätzt, dass eine Integration auch im ehrenamtlichen Bereich gelingen könnte, ist jetzt nur noch die Frage zu klären, wie spricht man interessante bzw. interessierte Personen denn an. Hier nützt es natürlich, wenn ihr bereits eine Person im Verein habt, die das Vertrauen der Menschen genießt. Wenn nicht, solltet ihr einen guten Kontakt zu Schlüsselpersonen pflegen also z.B. zum Leiter des Jugendzentrums oder des Stadteiltreffs. Die Königsklasse ist es, wenn ihr in einer Querschnittsfunktion einen Kümmerer (für Integrationsfragen) im Verein habt. Hier muss man aber ehrlich sagen, dass ein ganz geringer Anteil der Vereine in Deutschland so eine Position hat. Und realistisch gesehen, muss man sagen, dass es keinen Sinn macht, schon bei den ersten Gehversuchen einen Kümmerer in deinen Verein zu installieren. Erst wenn ihr einen dauerhaften Ansprechpartner im Verein haben wollt, der auch immer wieder neue Impulse an verschiedenen Stellen im Verein setzen möchte, macht diese Position Sinn und hilft euch, sich effektiv weiterzuentwickeln. Sicher ist nur, dass ihr ab einer bestimmten Größe, dass Thema irgendwo fest im Verein andocken müsst. Ob das ein Vorstandsposten sein muss, sollte man sich aber gut überlegen, weil dann die Verbindlichkeit und Verantwortung wieder deutlich höher ist. Wenn der Kümmerer auch ohne dieses Vorstandsamt gut an den Vorstand kommunizieren kann, halten wir dies auch für ausreichend.
Solche Experten sei es ein Kümmerer oder eine externe Personen könnt ihr auch dann kontaktieren, wenn etwas im Verein schief läuft. Du musst halt immer daran denken, dass es, sobald ihr mit dem Thema Integration startet, werden immer wieder  unvorhersehbare Situationen auftauchen. Wie schon gesagt, Migranten kennen das System Sportverein mit seinen Regel und bürokratischen Abläufen nicht. So kann es vorkommen, dass Formalien nicht, wie gewohnt, erfüllt werden, Festlegungen in Protokollen ignoriert werden und ein Handschlag mehr zählt als das, was auf einer Sitzung beschlossen wurde.

Niederschwelliger Zugang

Einige Punkte zum Zugang zu ehrenamtlichen Engagement im Bereich Integration sind bereits angeklungen. Dies soll hier aber noch einmal kompakt beschrieben werden. Wenn ihr ein Ehrenamt aufbauen wollt, achtet darauf, dass das Angebot niederschwellig ist. Damit ist gemeint:

  • Erst einmal wenig Verbindlichkeit in das Engagement bringen
  • Verantwortung zu Beginn gering halten
  • Leuten das Gefühl von Rückendeckung geben und einen Ansprechpartner haben, wenn neue Projekte gestartet werden sollen
  • Wer Verantwortung bekommt, muss auch Freiheiten bekommen (z.B. in Bezug auf Ansprache und Organisation)

Diese Punkte gelten natürlich genauso, wenn ihr Migranten von Ehrenamtsarbeit überzeugen wollt. Desweiterem gibt es für sie natürlich noch Vorteile für ihre persönliche Entwicklung, was ihnen auch bei der weiteren Integration in Deutschland hilft. Man beschäftigt sich im Verein mit demokratischen Bereich der Mitbestimmung, lernt viel über Mitgestaltung, Verantwortung, Konfliktmanagement oder dem Umgang mit Misserfolgen. Gerade beim Start der beruflichen Laufbahn können diese Erfahrungen einer echter Benefit sein.

Einen Punkt müssen wir zum Abschluss noch ansprechen. Wenn ihr mit dem Thema Integration startet, setzt frühzeitig Grenzen, was Ehrenamtliche machen sollen und was nicht. Wenn z.B. Geflüchtete dem Ehrenamtler vertrauen, kann es vorkommen, dass sie Details von der Flucht erzählen inkl. Geschichten, wie Menschen vor ihren Augen gestorben sind. Aber auch Anfragen, ob man Personen bei Behördengängen unterstützen kann, sind nicht unnormal. Setzt diese vorher aufgestellten Regeln auf jeden Fall durch, um euren Ehrenamtlichen die Arbeit zu erleichtern. Der LSB Niedersachsen führt dafür sogenannte „Entlastende Gespräche“ durch, wo ein guter Umgang mit solchen Themen gelehrt wird.

Jetzt fragst du dich sicher, gibt es auch noch andere Unterstützungen durch die Landessportbünde? Ja, alle Landessportbünde in Deutschland haben das Angebot „Fit für die Vielfalt“, um interkulturelle Kompetenz zu schulen. Aber sie versuchen darüber hinaus vor allem den Austausch mit anderen Vereinen und Experten zu fördern und haben dafür verschiedene Veranstaltungsformate. Hier könnt ihr Roy Gündel am besten direkt selber ansprechen oder den entsprechenden Ansprechpartner bei euch im LSB. Sonst verweisen wir an dieser Stelle darauf, dass es bald noch einen weiteren Beitrag zum Thema Integration geben wird. Wenn ihr bis dahin Fragen an uns haben solltet, schreibt sie uns an info@vereinsstrategen.de. Damit wollen wir den Beitrag hier mit einem letzten Appell zum Thema Integration im Verein abschließen:

Traut euch, auch wenn man mal ins Fettnäpfchen treten kann, bleibt gelassen und fangt einfach an.

In diesem Sinne
Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Helferdatenbank – Ehrenamt strukturieren

Helferdatenbank – Ehrenamt strukturieren

Digitalisierung

Sechs Schritte bis zur Datenbank

 

Das Thema Gewinnung von Freiwilligen ist eine der größten Herausforderungen vor denen Vereine stehen. Auch deswegen widmet sich der Podcast bzw. der Blog immer wieder diesem Thema. Dieses Mal wollen wir uns einmal ganz praktisch anschauen, was für Tools und Möglichkeiten es gibt, um eine Helferdatenbank aufzubauen.

Die Ausgangsbasis ist meist folgende – eine Minderheit an Mitglieder setzt sich voll für den Verein ein. Diese besuchen gefühlt jede Sitzung und leiten 10 Kurse. Man hat das Gefühl sie sind ständig im Einsatz für den Verein. Auf der anderen Seite gibt es Mitglieder, die ihren Beitrag zahlen – und das war es dann auch.
Neben den Sportangeboten haben Vereine vor allem auch eine große gesellschaftliche Rolle. Das ist auch der ursprüngliche Grund, wieso Vereine vom Staat stark gefördert werden. Doch um dieser Aufgabe gerecht zu werden, braucht es nicht nur Geld, sondern auch genügend Freiwillige. Nur so können Projekte umgesetzt werden.

Um diesen „Mismatch“ zu lösen, solltest du als Verein die heutigen digitalen Möglichkeiten nutzen. Wir leben im Zeitalter der Datenverarbeitung und versuchen eine gute Informationsbasis (im Rahmen des Erlaubten) über deine Mitglieder zu bekommen. Wenn du das kontinuierlich machst, wächst eine große und nützliche Helferdatenbank zusammen, die deinen Verein stark voranbringen wird.

Schauen wir uns aber erst einmal an, was die Herausforderungen bei der Gewinnung von Freiwilligen sind. Hier ist vor allem die persönliche Ansprache zu nennen. Meist läuft es im Verein doch so. Ein kurzfristiges Problem taucht auf (z.B. es werden noch Freiwillige für das Sommerfest nächste Woche benötigt), der 1. Vorsitzende schreibt an einen E-Mailverteiler oder in eine Whats-App-Gruppe und fragt: „Wer hat Zeit und kann helfen?“. Durch diese unpersönliche Kommunikation wird es zu einem hohen Streuverlust kommen, weil sich niemand direkt angesprochen fühlt. Es sind ja noch 40 andere Personen im Verteiler. Und was ist eigentlich mit den anderen Mitgliedern im Verein, die nicht im Verteiler sind? Diese erreicht die Information vielleicht gar nicht. Nicht in allen Vereinen kann der 1. Vorsitzender aufgrund der Vereinsgröße jedes Mitglied persönlich kennen, geschweige denn seine Fähigkeiten und Talente. Also wendet er sich an die, die er kennt. Auf Dauer wird so niemand im Verein glücklich.

Eine gute Helferdatenbank knüpft genau an dieses Problem an. Du weißt plötzlich viel mehr über deine Mitglieder durch die Sammlung von Informationen und kannst gezielt auf sie zugehen, wenn du eine Aufgabe hast. Du hast nicht nur die aktuellen Kontaktdaten, sondern weißt auch, in welchem Bereich die Fähigkeiten des Mitglieds besonders ausgeprägt sind. Das hilft dir eine Vorauswahl zu treffen, wen du ansprechen solltest und wen nicht. Schließlich soll dem Mitglied die Aufgabe auch Spaß machen. Es empfiehlt sich deshalb schon im Aufnahmeantrag der Mitgliedschaft einen entsprechenden Fragebogen für die Befüllung der Datenbank mitzuliefern. Am besten natürlich digital, um dir die Bearbeitung zu erleichtern. Wir empfehlen neben der Abfrage von Interessen und besonderen Fähigkeiten, auch Aufgaben abzufragen, die bei euch besonders häufig im Verein auftreten. Diese könnten z.B. sein:

  • Backen, Grillen
  • Handwerkliche Begabung/ packt gerne beim Auf- und Abbau mit an
  • Möchte sich als Übungsleiter weiterbilden
  • Hat gute Verbindungen zur Politik, zur Presse oder zu Unternehmen

Sobald die Datenbank aufgebaut ist, kannst du recht schnell und unkompliziert auf kurzfristige Ereignisse reagieren. Jemand wird kurzfristig krank. Dann kannst du schnell in die Datenbank schauen und die entsprechende Person, welche zu dem benötigten Anforderungen der Aufgabe passt, einfach direkt und persönlich ansprechen. Und nicht nur, dass du ausschließen kannst, dass  du die falsche Person ansprichst – du kannst in deiner Datenbank auch notieren, über welchen Weg die Mitglieder am liebsten kontaktiert werden wollen. Manche Personen sind ständig online und reagieren schnell auf Chatnachrichten oder E-Mails. Andere erreichst du nur telefonisch. Außerdem ist es von Vorteil zu wissen, ob ein Mitglied grundsätzlich in der Woche oder am Wochenende nicht ehrenamtlich arbeiten kann. So ersparst du dir unnötigen Aufwand.
Wenn das Mitglied am Ende das Gefühl hat, dass es bzgl. der Aufgaben eine gewisse Flexibilität und Selbstbestimmtheit behält und auf seine Bedürfnisse Rücksicht genommen wird, dann ist die Chance auf eine Zusage deutlich erhöht. Das kannst du aus unserer Sicht, aber nur mit einer Datenbank leisten.

Die sechs praktischen Umsetzungsschritte

Umso eine Datenbank aufzubauen, sind aus unserer Sicht sechs Schritte erforderlich

  1. Den Fragebogen erstellen und die Fähigkeiten der Mitglieder abfragen. Beim Verein vom Vereinsstrategen Pascal wird dies Talentkarte genannt.
  2. Jedes neues Mitglied bekommt diese Talentkarte mit dem Aufnahmeantrag oder über ein Online-Formular zum Ausfüllen zugeschickt. Stichwort ist hier die Digitalisierung von wiederkehrenden Abläufen.
  3. Lass auch deine Bestandsmitglieder einen Bogen ausfüllen und entdecke vielleicht auch neue Seiten und Interessen deiner altbekannten Helfer.
  4. Pflege die Daten möglichst zentral in deine Mitgliederdatenbank ein. Wenn deine Datenbank keine individuellen Felder unterstützt, dann geht übergangsweise sicherlich auch eine Excel-Liste. Achte aber darauf, dass die Liste immer aktuell und gepflegt ist und dass du die Mitglieder streichst, die nicht mehr mitarbeiten wollen. Bei Vereinsaustritt kannst du so auch den Datensatz löschen (DSGVO).
  5. Überlege dir, ob es auch Leute außerhalb des Vereins gibt, die sich einbringen könnten (Eltern, Unterstützer) und gebe diesen Leuten ebenfalls die Möglichkeit sich einzutragen.
  6. Nutze den Kanal für die Ansprache, den dein Mitglied bevorzugt. Das verlangt von dir natürlich ein wenig Flexibilität, weil du dich nach anderen richtest, aber du bist normalerweise auch der Hilfesuchende und möchtest beim Kinderfest nicht alleine das 12m Zelt aufbauen.

Wir hoffen, dass dir dieser Beitrag gefallen hat und wir würden uns freuen, wenn in deiner nächsten Sitzung über die Einführung einer Talentkarte oder andere Vorschläge aus dem Beitrag diskutiert wird. Die Talentkarte kannst du kostenfrei von uns erhalten. Im Podcast erklären wir dir, was du dafür tun musst. Wenn du noch Fragen oder Anmerkungen hast, kannst du uns gerne kontaktieren.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

 

 

Der Engagement-Verein – zahlen deine Mitglieder mit Geld oder Zeit?

Der Engagement-Verein – zahlen deine Mitglieder mit Geld oder Zeit?

Ehrenamt

Verein anders gedacht

 

In diesem Beitrag geht es um einen fast schon revolutionären, wenn auch einfachen Weg, seine Mitglieder für ein Engagement im Verein zu begeistern. Wieso lassen wir sie nicht mal mit ihrem Engagement ihren Mitgliedsbeitrag bezahlen? Dafür stand den Vereinsstrategen Marco Lutz im Podcast-Interview zur Verfügung und erzählte von der Gründungsidee und der praktischen Umsetzung des Basketballvereins LINDEN DUDES. Marco Lutz ist seit Jahren im Ehrenamt engagiert und arbeitet hauptberuflich als Leiter des Bereiches Bildung beim LSB Niedersachsen. Der Beitrag stellt eine Zusammenfassung des ausführlicheren Podcast-Interviews dar.

Der Beginn und die Rahmenbedingungen

Der Gründung geht darauf zurück, dass mehrere Freunde nach Hannover umgezogen sind und zusammen einfach Lust hatten sich einmal die Woche zum Basketballspielen zu treffen. Doch durch den steigenden Zulauf an neuen Personen verfestigte sich die Idee, sich einem Verein anzuschließen und regelmäßig auch am Spielbetrieb teilzunehmen. Doch bereits nach kurzer Zeit im Verein hatten die Mitglieder der Basketballabteilung eine eigene Ideen (durch ihren Background im Bereich Ehrenamt), wie man Verein auch denken kann. Dies konnten sie damals in ihrer Abteilung aber nicht umsetzten. Deswegen entschieden sie sich einen neuen Verein zu gründen – die Linden Dudes waren geboren. Die Idee war den modernen Lifestyle in einen Verein zu tragen, angefangen beim sicherlich eher ungewöhnlichen Vereinsnamen, aber im Schwerpunkt versehen mit dem Ansatz ein Engagement-Verein zu sein.
Die Idee hinter dem Grundsatz des Vereins ist es, dass die „Arbeitslast“ bzw. „Engagementlast“ auf viele Schultern unter den Vereinsmitgliedern verteilt wird. In vielen Verein tragen meist wenige Schultern eine hohe Last und die einzelnen Mitgliedern wissen nicht, was im Hintergrund passiert. Deswegen sollte bei den Linden Dudes möglichst jedes Mitglied eine Engagementaufgabe übernehmen, unter der Berücksichtigung der jeweiligen Kompetenzen und Stärken. Jedes Mitglied soll so direkt am Vereinserfolg durch seine Arbeit beteiligt sein. Dafür muss man die Mitglieder aber auch direkt ansprechen, um sie von einem Engagement zu überzeugen und um ihnen zu erklären, wie ein Verein funktioniert und das es sich dabei eigentlich um eine Solidargemeinschaft handelt. Dafür gibt es bei den Linden Dudes einen eigenen Engagementbetreuer. Ein weiterer Baustein ist z.B. auch die Mitgliederversammlung, die nicht in ihrer klassischen Art interpretiert, sondern mehr als Workshop gesehen wird, wo man sich über die Vereinsentwicklung aktiv austauscht.

Das Dudes-Engagement-Credit-Point-System

Die Grundidee für dieses System entstand nach einem DOSB-Fachvortrag. Die Grundüberlegung war – Wie kann man Ehrenamtsarbeit noch mehr systematisieren, in ein neues Konzept verpacken und dafür sorgen, dass Leute, die sich bisher nicht engagieren, es am Ende doch tun.
Zu Beginn wurde überlegt, wie viel Engagementarbeit ist denn überhaupt in einem Verein enthalten und welche Aufgaben gibt es eigentlich. Als dies dann analysiert war, kam man zu der Überzeugung, dass es zwei Beitragsformen im Verein gibt:

  • Der klassische monetäre Beitrag
  • Der Beitrag, den ich als Engagement bzw. im Ehrenamt leiste

Schlussendlich kam zu der entscheidenen Erkenntnis, dass jedes Mitglied eigentlich aus beiden Welten einen Beitrag leisten müsste. Der Engagementbeitrag wiederum ist noch einmal aufgeteilt in zwei Bereiche. Den Beitrag, den ich an das Team leisten muss (blaue Punkte), und den, den ich an die Solidargemeinschaft leisten muss (orange Punkte).
Schauen wir uns das Bespielhaft mal beim Trainer an. Der Trainer möchte Talente entwickeln. Was er nicht möchte, ist die Organisation der Fahrten oder sich um die Pressearbeit zu kümmern. Deswegen entschied man sich, diese aber anfallenden Aufgaben auf das Team zu übertragen. Das heißt z.B. ein Spieler kümmert sich um die Pressearbeit und einer um das Waschen der Trikots. Aber natürlich sind nicht alle Aufgaben gleich zu bewerten. Die ehrenamtliche Tätigkeit als Trainer ist höher einzuschätzen, als die für das Trikotwaschen. Das heißt für den Trainerjob gibt es mehr blaue Punkte. Dann gibt es noch die vereinsübergreifenden Aufgaben für die Solidargemeinschaft z.B. Protokoll schreiben oder die Organisation von Jahreshauptversammlungen.
Am Ende des Jahres hat man als Mitglied dann eine bestimmte Anzahl an blauen und orangen Punkten gesammelt. Diese Anzahl kann über oder unter der persönlichen Zielmarke sein. Die Zielmarke, welche vorher festgelegt wurde, hängt dabei vor allem von der persönlichen Lebenssituation (z.B. Student, Familie mit kleinen Kindern, Pflege von Familienangehörigen) ab. Die Punkte werden auf ein Mitgliederkonto gut geschrieben. Wenn man seine Zielmarke übererfüllt hat, kann man diese ins nächste Jahr mitnehmen bzw. ansparen für Zeiten, wo man weniger engagiert sein kann. Wenn man die Zielmarke nicht erfüllt, muss man die nicht erfüllten Engagementpunkte monetär nachzahlen.
Die Wertung einer Aufgabe erfolgt nach dem Umfang und der Wichtigkeit für den Verein. Schiedsrichtertätigkeiten sind z.B. recht hoch gewertet, weil es eine Aufgabe ist, die nicht so viele Menschen machen wollen. Durch diese Steuerungsmaßnahme fällt es den Linden Dudes aber recht leicht, neue Schiedsrichter zu gewinnen.
Grundsätzlich muss jedes Mitglied 35 Punkte pro Jahr machen (unter Brücksichtigung der persönlichen Lebensumstände). Jeder Punkt kostet das Mitglied, wenn er nicht erfüllt wurde am Jahresende, 10 Euro in Form eines Solidarbeitrages. Was es aktuell noch nicht gibt und eine Weiterentwicklung des bestehenden Systems wäre, ist die Kopplung des Punktesystem mit dem Mitgliedsbeitrag. Bei dieser Idee soll der klassische Mitgliedsbeitrag gering sein und gekoppelt an die Engagegementleistung. Auf der anderen Seite würde es dann zusätzlich einen Dienstleistungsbeitrag geben, welcher dich von allen Engagementleistungen entlastet, aber deutlich teurer wäre. Dieses Geld könnte man dann nutzen, um z.B. studentische Übungsleiter zu bezahlen. So hätte jedes Mitglied zu Beginn eines Jahres die Möglichkeit seinen Beitrag selber festzulegen. Aktuell ist es bei den Linden Dudes noch so, dass keiner eine Aufwandsentschädigung bekommt, außer Menschen, die es besonders brauchen (Schüler, Studenten).

Freiwilligenmanagement

Am Ende ist es aber nicht nur wichtig, eine Punktesystem einzuführen, sondern vor allem ein gutes Freiwilligenmanagementsystem anzubieten. Dafür müssen aber die Rahmenbedigungen passen. Die Personen müssen gut eingearbeitet, gefördert und auch unterstützt werden. Die Linden Dudes arbeiten aber auch mit Belohnungen für Engagierte – so gibt es z.B. Events im Verein. An denen kann man nur teilnehmen, wenn man sich vorher entsprechend engagiert hat. Andere Maßnahmen sind zum Beispiel, dass die Trainer mit dem entsprechenden Equipment ausgestattet werden oder es regelmäßig interne Fortbildungen gibt.
Der Mitgliedsantrag bei den Linden Dudes ist sieben Seiten lang. In diesem steht eine Engagementphilosophie, eine Abfrage der Ehrenamtserfahrung im Verein, was du gerne machen möchtest und wo deine Kompetenzen liegen. Dies gibt dem Verein die Möglichkeit ungenutzte Potentiale bei seinen Ehrenamtlichen aufzudecken. Wenn darüber hinaus Potentiale oder Ideen entdeckt werden, welche nicht im Engagementkatalog vorgesehen sind, dann muss (bei Sinnhaftigkeit) der Verein auch so flexibel sein, die Umsetzung zu ermöglichen.

Punkte festlegen

Die ursprüngliche Festlegung der Punkte erfolgte durch eine so genannte Engagementkomission, welche aus Personen aus dem Verein bestand. Darüber hinaus gibt es einen Enagagementbeauftragten. Dieser überwacht das Creditpointsystem und hält den Punktestand der einzelnen Mitglieder fest. Die laufende Weiterentwicklung, Prüfung bzw. Abänderung der Punktvergabe für Aufgaben nimmt der Vorstand meist aller 2 Jahre auf seiner Klausurtagung vor. Als Diskussionsforum wird hierfür die Mitgliederversammlung genutzt. Die Entwicklung so eines Systems ist also ein laufender Prozesses. Was den Linden Dudes natürlich geholfen hat, war ihre Vereinsneugründung, womit alle Strukturen neu aufgesetzt werden konnten. Wenn man dieses Konzept bei bestehenden Vereinen umsetzen möchte, ist dies möglich, aber mit weiteren Herausforderungen versehen. Auf jeden Fall kann die Umsetzung eines solchen Systems nur Schritt für Schritt erfolgen.

Wie gelingt die Umsetzung?

Neben dem „Schritt für Schritt gehen“ sind noch weitere Kriterien für das Gelingen eines solchen Projektes entscheidend:

  • Dialog mit allen Beteiligten im Verein
  • Autokratische Vereinsführung vermeiden
  • Klare Philosophieentwicklung, am besten mit externer Begleitung
  • Priorisierungen vornehmen und regelmäßige Reflektion im Verein
  • Beachtung des Engagementlebenssykluses

 Abschließend sei noch erwähnt, dass die Umsetzung eines Engagementvereins natürlich auch interessante Förderungsmöglichkeiten durch die Sportbünde ermöglicht. Für mehr Details empfehlen wir Dir natürlich das Hören unserer Podcast-Folge. Bei Fragen zur Umsetzung kannst du uns gerne eine E-Mail an info@vereinsstrategen.de senden oder uns in unseren Social-Media-Kanälen kontaktieren.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Deine Checkliste für mehr Ehrenamtler

Deine Checkliste für mehr Ehrenamtler

Ehrenamtsgewinnung

Vier elementare Maßnahmen

 

Im heutigen Beitrag wollen wir Dir vier Punkte präsentieren, welche du beachten solltest, wenn du Ehrenamtliche für deinen Verein gewinnen willst. Einige wenige Inhalte haben, wir bereits in anderen Beiträgen erwähnt, wollen sie hier aber noch einmal kompakt zusammenfassen und in ihrer Ganzheitlichkeit wirken lassen.
Die Gesellschaft hat sich in den letzten Jahrzehnten immer mehr verändert. Die gefühlte Zeitknappheit und die gesteigerte Mobilität (z.B. Studium, Jobwechsel) der Menschen sind dabei für Vereine besonders entscheidend. Dazu kommt, dass unsere Gesellschaft immer mehr Dinge anbietet, welche die Menschen in ihrer knappen Zeit auch intensiv konsumieren möchten. So wird ein Verein zunehmend wie ein Fitnessstudio gesehen – als reiner Dienstleister. Man zahlt seinen Betrag und kann dann Sport konsumieren. Aber unser Ziel als Vereinsstrategen muss sein, dass wir aus dieser Sicht ausbrechen und neue Personen für ein Ehrenamt gewinnen wollen.

Grundsätzlich gibt es dafür zwei Strategien, die wir hier vorstellen wollen für deinen Verein:

  • Du suchst dir Leute, die schon in deinem Verein Mitglied sind, sich aber bisher nicht engagieren. Das ist besonders gut, wenn das gesuchte Aufgabenprofil eine gewisse Vereinskenntnis verlangt. Bsp.: Sportwart für Volleyball
  • Du kannst dir aber auch Leute suchen, die nicht in deinem Verein sind und nichts mit der bisherigen Vereinsarbeit zu tun haben. Das bietet sich an, wenn neue Kenntnisse und Fähigkeiten gebraucht werden, die bei dir im Verein so nicht vorhanden sind. Bsp.: Programmierer für eine Vereins-App oder neue Übungsleiter, weil du eine Abteilung eröffnen möchtest

Wichtig ist nur, wenn du externe Person ansprichst, solltest du ihnen wirklich gute Argumente liefern, warum sie sich auch ehrenamtlich engagieren sollten. Deswegen macht es aus unserer Sicht auch Sinn, erst einmal zu schauen, was ist vereinsintern möglich und erst im zweiten Schritt den Blick auf Externe zu lenken.
Neben diesen beiden Herangehensweisen gibt es aus unserer Sicht vier elementare Dinge, die du beachten solltest und welche in den der modernen Arbeits- und Lebenswelt unerlässlich sind, um Ehrenamtler zu gewinnen.

1. Gute Rahmenbedingungen schaffen

Die Rahmenbedingungen in deinem Verein müssen für die Freiwilligen stimmen und den individuellen Anforderungen des Einzelnen entsprechen. Das klingt vielleicht im ersten Moment etwas kompliziert, weil du kannst es ja nicht jedem Recht machen. Aber ob du es glaubst oder nicht, die Bedürfnisse sind zum Großteil deckungsgleich bei den Personen. Du musst natürlich ein paar Sachen beachten, damit deine Ehrenamtlichen am Ende auch glücklich sind. Aber was bedeutet das konkret?

– Das Thema „Wertschätzung zeigen“ für die geleistete Arbeit des Ehrenamtlers ist essentiell. Das solltest du sowohl im Verein selber leben (Innenverhältnis), als auch in deiner Öffentlichkeitsarbeit nach außen darstellen. Bedenke, dass Wertschätzung das Gut ist, was mit Geld nicht aufzuwiegen ist, und was vielen Ehrenamtlichen bei ihrer beruflichen Arbeit fehlt.
– Dazu gehört auch, dass die Leute kein eigenes Geld für den Verein mitbringen sollten. Sie spenden immerhin schon ihre Zeit für dich und können vielleicht auch eine Entschädigung von dir erwarten. Überlege dir einfach mal, wie teuer wäre es denn, wenn du die Leistung extern einkaufen müsstest?
– Weiterhin wichtig ist die Transparenz im Verein, was man auch als offenen Kommunikationskultur bezeichnen könnte. Es ist immer klar, wer macht im Verein gerade welche Aufgabe und alle Personen reden offen miteinander über Probleme. Nur so kannst du den Spaß für die Helfer erhalten.
Im Beitrag „Was du Ehrenamtlern bieten solltest“ haben wir dieses Thema noch einmal deutlich ausführlicher behandelt.

2. Persönliche Ansprache prüfen

Der zweite Punkt ist die konkrete und direkte persönliche Ansprache. Das ist deutlich besser, als wenn du jedes Mal E-Mails an einen Verteiler schickst oder in einer What´s-App-Gruppe fragst, wer einem helfen kann. Seien wir mal ehrlich, wann hast du das letzte Mal auf so etwas geantwortet? Die Freiwilligen wollen ein Stück weit das Gefühl bekommen, dass sie und zwar genau sie gebraucht werden. Deswegen ist die persönliche Ansprache zu bevorzugen. Überlege dir daher, welchen Kommunikationskanal du wählst und wie du die Mitglieder darüber ansprichst. Ganz altmodisch könntest du natürlich einen Brief schreiben. Oder du nutzt einen moderne Messenger-Dienst oder eine App. Je nachdem, was zu deinen Mitgliedern am besten passt, musst du vielleicht auch unterschiedliche Kanäle benutzen. Es gibt also nicht die Lösung und den Kanal, den wir hier empfehlen können. Dazu ist dein Verein zu individuell und deine Umgebung zu speziell.
Allerdings kann man sagen, Helfermanagement ist zeitaufwendig und daher braucht es in deinem Verein auch einen Zuständigen, der sich am besten nur um dieses Beziehungsmanagement mit deinen Ehrenamtlichen kümmert. Dieser sollte dann auch eine kleine Helferdatenbank pflegen, wo die aktivsten Mitglieder mit ihren Fähigkeiten erfasst sind. Diese können dich unterstützen, um dein Vereinsziel zu erreichen. Am Ende sind diese aktiven Mitglieder doch eigentlich die wertvollsten, weil sie den Verein am Laufen halten. Nimm dir daher auch die Zeit, die neuen Engagierten kennenzulernen, um ihre individuellen Bedürfnisse herauszufinden und passgenaue Engagementangebote für sie zu schaffen.

3. Flexible Engagementangebote schaffen

Die flexiblen Engagementangebote sind der dritte Punkt. Wir haben schon über Projekte wie das J-Team für Jugendliche berichtet (Junge Ehrenamtler und das J-Team). Aber wie wäre es denn zusätzlich mit einem S-Team, also ein Team, welches aus Senioren besteht. Die Idee hinter dieser Arbeitsform ist, dass diese Teams eigenverantwortlich agil in Gruppen arbeiten und nur durch einen Mentor entsprechend unterstützt werden. Zum Beispiel könnten Senioren eine Projektgruppe machen zum Thema Gesundheitssport, um selber das Angebot aufzubauen, was sie sich wünschen. Oder es gibt eine eigene Technikgruppe, wo Senioren sich austauschen können und man prüft, wie man möglichst niederschwellige digitale Angebote für Senioren schafft.
Die Idee der Projekte ist es, Themenschwerpunkte zu bearbeiten. Die Mitarbeit ist für alle Interessierten offen, auch für Personen außerhalb des Vereins. Die Projekte haben dabei, wie wir es aus dem agilen Projektmanagement kennen (SRUM-Methode im Verein) einen klar definierten Anfangs- und Endpunkt. Eine Idee für ein solches Projekt wäre beispielsweise, dass man eine Kooperation mit einer Ganztagsschule eingeht. Dort könnte man eine AG gründen, um Vereinsthemen vorantreiben. So könnte eine E-Sports-Abteilung im Verein aufgebaut werden oder eine MTB-Strecke auf eurem Vereinsgelände entstehen. Interessierte Jugendliche hätten da garantiert Lust drauf, weil das Themen sind, die ihren Präferenzen entsprechen und sie später ggf. auch selber nutzen wollen.
Eine weitere Frage, die du dir stellen musst, ist: Kann man sich bei dir einmalig im Verein engagieren oder geht man gleich einen Bund fürs Leben ein, weil man sich einmal bei dir im Verein ehrenamtlich engagiert hat?

Die Lebenssituation bei den Mitgliedern ändert sich ständig. Einige Leute machen ihren Schulabschluss und gehen studieren in eine andere Stadt. Am Wochenende fahren sie dann in die Heimat, wollen sich im Verein, wo sie schon länger aktiv sind, weiter einbringen. Wie sollte man damit umgehen, schließlich ist dies keine leichte Situation für den Verein, wie auch für den Ehrenamtler? Viel besser wäre es doch für beide Seiten, wenn der Ehrenamtler gar nicht vor Ort sein muss, um deinen Verein zu unterstützen. Das Stichwort lautet digitale Medien. Wir würden empfehlen schaltet Leute für Sitzungen zum Beispiel virtuell hinzu, so sind alle daran beteiligt, um den Verein weiterzuentwickeln.
Dann gibt es natürlich auch noch Lebensphasen, wie Hausbau oder Familienplanung, wo sich auch die Bedürfnisse der Ehrenamtler verändern. Du solltest auch hier vorbereitet sein, um sie nicht zu verlieren. Eltern werden in den ersten Jahren definitiv weniger Zeit haben, um sich einzubringen. Hatten sie vorher eine ehrenamtliche Aufgabe, wirst du froh sein, wenn du zum Beispiel auf eine Stellvertreterregelung oder auch auf Teamlösungen zurückgreifen kannst, also quasi die Möglichkeit des Jobsharings nutzt. Der grundsätzliche Vorteil dieser Modelle ist, dass Aufgaben flexibel erledigt werden können und die Ehrenamtlichen können sich bei Bedarf ein bisschen zurückziehen, wenn sie einmal weniger Zeit haben. Und noch ganz wichtig bei dem Thema Familienplanung, den du immer bedenken solltet. Durch die Tatsache eine Familie zu sein, ziehen sich die Eltern durch Kinder auch mehr zurück in ihren eigenen privaten Bereich. Man geht nicht mehr weg, trifft weniger Freunde etc. Hier kann dein Verein ein guter sozialer Kontaktpunkt sein zu anderen Familien. Selbst wenn diese Eltern vielleicht 5 oder 6 Jahre oder länger sich nicht engagieren können, sind sie trotzdem sehr wertvoll für den Verein, weil sie zum einem Vereinmitglieder bleiben und zum anderen auch ihre Kinder an euren Verein heranführen, wenn sie zufrieden sind. Angebote direkt an Eltern gerichtet wie Babyschwimmen, Krabbelgruppe und Babyturnen, können dies unterstützen.
Und dann gibt es natürlich noch die letzte Phase, nämlich die des Renteneintritts. Das heißt, wir haben jemanden, dem seine sinnstiftende Arbeitsaufgabe von einem auf den anderen Tag entzogen wird. Aber gibt es da vielleicht Möglichkeiten in deinem Verein, dass er Aufgaben übernehmen kann? Man muss ja nicht jeden Rentner direkt zum Vorstandsmitglied machen. Die meisten wollen das nämlich gar nicht. Aber man kann sicherlich flexiblere Möglichkeiten schaffen, um Interessen und Fähigkeiten der Neurentner gewinnbringend für dich und für die verschiedenen Projektgruppen einzusetzen.
Egal in welchem Lebensabschnitt dein potentieller neuer Ehrenamtler ist, gestalte die Engagementangebote möglichst niederschwellig. Das heißt, du musst nicht gleich jemanden zum Trainer ernennen, es kann auch ausreichend sein jemanden zum Co-Trainer zu ernennen. Oder es gibt ein Mentoringprogramm für die neuen Übungsleiter und Trainer, damit diese erst einmal in die wichtigsten Grundlagen und Strukturen eingeführt werden. Darüber hinaus empfehlen wir auch immer eine Schnupper-Phase für neue Ehrenamtler. Du kannst es dir, wie eine Art Probezeit vorstellen, wo die Neulinge entscheiden können, ob die Aufgabe zu ihnen passt und ob sie ihnen Spaß machen. Damit nimmst du ihnen nämlich auch die Angst, dass sie sich sofort gebunden und von neuen Sachen überfordert fühlen könnten.

4. Modernes gemeinschaftliches Arbeiten ermöglichen

Der vierte Punkt betrifft die Förderung des gemeinschaftlichen und kollaborativen Arbeitens. Die Digitalisierung kann dir auch die Vereinsarbeit ein bisschen vereinfachen. Das geht ein Stück weit in die bereits beschriebene Richtung der Flexibilisierung, aber aus unserer Sicht sogar noch ein Stück weiter. Durch dieses gemeinschaftliche Arbeiten in Form von Videokonferenzen, über Cloud-Services oder über die Möglichkeit, dass Leute Social Media nutzen, gibt es neue Möglichkeiten der gemeinsamen Arbeit. Viele Arbeiten können dezentral erledigt werden und du schaffst somit Hürden für potentielle Ehrenamtliche ab. So können über einen Datenaustausch per Cloud alle Vereinsmietglieder auf dem neusten Stand bleiben und haben immer die aktuellsten Dokumente zur Verfügung.
Der zweite Aspekt sind die digitalen Teams und Projektgruppen, welche durch die Videokonferenzen ermöglicht werden. Wenn jemand zum Beispiel nicht vor Ort sein kann, aber trotzdem sein Know-How einbringen möchte, wäre diese Variante sicherlich sinnvoll. Projektmanagement-Tools wie zum Beispiel Slack oder Microsoft Teams machen die gesamte gezielte digitale Kommunikation einfacher und übersichtlicher. Es gibt auf dem Markt auch unzählige andere Tools.
Schlussendlich kommt man auch in Vereinen immer mehr zur Überzeugung, dass die Digitalisierung nicht mehr zu stoppen ist. Die erste Stufe der Digitalisierung haben die meisten Vereine schließlich schon hinter sich und viele erkennen dadurch auch die enormen Vorteile. Heute führt hoffentlich kein Kassenwart sein Kassenbuch noch mit Stift wie in den 80er Jahren, sondern vieles davon läuft online oder digital. Vereine stehen allerdings schon vor dem nächsten Schritt der Digitalisierung, auch wenn das Ganze ggf. noch nicht so für einen selber greifbar ist. Die jüngeren Engagierten wachsen mit der neuen Technik auf und sind daher zum Teil deutlich affiner dafür. Nutze das also und probiere einfach ein paar Sachen aus. Bedenke, was für Berufseinsteiger heute noch neu ist, ist in 5 Jahren bereits der Standard. Du solltest also diese Entwicklung nicht verschlafen.

Wir hoffen, dass wir Dir mit diesen vier Punkten Anregungen geben konnten, wie du die Gewinnung von Ehrenamtlichen in deinem Verein voranbringen kannst. Schreib uns gerne, wenn du Fragen hast oder uns von deiner persönlichen Erfolgsgeschichte erzählen möchtest. In zukünftigen Beiträgen werden wir dann auf einzelne Tools eingehen, welche du in deinem Verein zur Umsetzung der Ehrenamtsgewinnung einsetzen kannst.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)