Ehrenamt

Wertschätzung im Ehrenamt – Drei Maßnahmen

von Vereinsstrategen | Dez 6, 2021 | Ehrenamt

Ehrenamtler sollen sich besonders fühlen

Einer der Grundpfeiler für erfolgreiches Ehrenamt im Verein ist das Thema „Anerkennungs- und Wertschätzungskultur“. Wir wollen dir in diesem Beitrag deswegen einmal drei praktische Maßnahmen aufzeigen, wie du diese Kultur aktiv in deinem Sportverein leben kannst. Der Blogbeitrag stellt dabei eine Zusammenfassung der Podcastfolge dar.

Bevor wir gleich mit den Maßnahmen starten, versetze dich noch einmal kurz in die Situation der Engagierten. Die Ehrenamtler setzen ihre Arbeitskraft und ihre Zeit kostenlos für deinen Verein ein, dafür wollen sie Spaß haben und sich selber erfüllen können. Aber auch eine gewisse soziale Anerkennung kann ein Motiv für jemanden sein „etwas zurückzugeben“ und seine Freizeit in deinem Verein zu verbringen. Wenn Engagierte allerdings das Gefühl bekommen, dass ihre geleistete Arbeit nicht gesehen oder als selbstverständlich abgetan wird, wird dies zur Unzufriedenheit führen und irgendwann zum Rückzug aus dem Verein.
Deswegen ist es so wichtig Wertschätzung gegenüber den Ehrenamtlern auszudrücken. Doch auch hierfür braucht man ein gewisses Fingerspitzengefühl. Es gibt Leute, die wehren sich quasi gegen jedes Dankeschön oder gegen kleine Aufmerksamkeiten und auf der anderen Seite gibt es eben auch welche, denen es gefühlt nie genug sein kann. Und das gehört zu deiner Führungsaufgabe im Verein, diese verschiedenen Charaktere und Vorlieben herauszufinden und bestmöglich danach zu handeln.
Doch wir wollen an dieser Stelle nicht tiefer in die Theorie einsteigen. Wenn du mehr über das Thema „Wertschätzung- und Anerkennung“ wissen möchtest, kannst du einmal hier klicken.

Maßnahme Nr. 1 – Eine Adventskalender-Aktion

Einen Adventskalender zu kaufen, ist für wenig Geld möglich, benötigt ein bisschen Zeitaufwand beim Verteilen und man hat die Möglichkeit mit einem Stift auf die Plastikfolie zu schreiben: „Danke dass du uns unterstützt, schöne Weihnachtszeit, bleib gesund“. Wir haben im Verein bereits selbst eine solche Aktion durchgeführt und gute Erfahrungen damit gemacht. 100 Schoko-Adventskalender bekommt man bei einem Discounter problemlos und die perfekte Möglichkeit, welche zu verteilen, ist bei der nächsten Sitzung. Man kann diese Aktion aber natürlich auch mit Schokoosterhasen im Frühjahr abwandeln. Am Ende geht es hier vor allem um die Geste.

Maßnahme Nr. 2 – Ein geförderter Gutschein für das Schwimmbad, Kino, Theater, etc.

Überlege einmal, ob es bei dir vor Ort oder in der Nähe vielleicht ein kommunales Schwimmbad, ein Theater, ein Kino, ein Ausflugszentrum oder ähnliches gibt. Dann kannst du gerne mal an deine Stadtverwaltung oder die Eigentümer herantreten und versuchen Gutscheine für deine Engagierten zu besorgen. Wir haben das vor ein paar Jahren einmal im Verein gemacht und sind dafür einfach zu den politischen Ansprechpartnern gegangen und haben denen von der Idee erzählt. Schlussendlich haben wir 200 Eintrittskarten für das Schwimmbad zu einem sehr stark subventionierten Preis bekommen und konnten jeden Übungsleiter damit überraschen.
Wie war das möglich? Du musst dir klar machen, dass deine Argumentationsbasis eigentlich sehr gut gegenüber politischen Vertretern ist. Schließlich haben deine Engagierten auch das ganze Jahr über etwas für die Gesellschaft getan und du möchtest die Gutscheine nicht für ein Event oder sonstiges Zwecke nutzen. Über die Schiene Ehrenamt lässt sich meistens verhandeln, da auch der Politik der Nutzen eines Vereins klar sein sollte. Falls du noch Stichworte brauchst – Integration, Inklusion, sozialer Kit der Gesellschaft oder auch Jugendförderung. Du hast da schon einiges, was du in die Waagschale werfen kannst.
Für die Privatwirtschaft aber auch für kommunale Betriebe kannst du außerdem noch anführen, dass ein Gutschein eine WIN-WIN-Situation für beide Seiten ist. Denn egal ob Kino, Schwimmbad oder Theater, wie viele Personen kennst du, die alleine eine solche Institution besuchen? So kommt meistens ein Vollzahler noch mit und häufig wird auch noch etwas während des Aufenthalts verzerrt.
Falls du trotz deiner guten Argumente keinen „Sponsor“ für Gutscheine findest, besteht natürlich darüber hinaus die Möglichkeit, welche zu kaufen. Neben dem bekannten großen Onlinehändlern bietet es sich vielleicht an, Gutscheine in einem regionalen Geschäft zu besorgen, was alle Vereinsmitglieder brauchen z.B. für Sportschuhe. Vielleicht ist das schon der erste Kontakt zu einem neuen potentiellen Sponsor für deinen Verein.

Maßnahme Nr. 3 – Das „Ist-mit-Geld-nicht-zu-kaufen“-Vereinserlebnis

Eine exklusive Veranstaltung ausschließlich für deine Engagierten durchzuführen, ist eine der spannendsten und nachhaltigsten Wege seinen Ehrenamtlern Wertschätzung gegenüber zu zeigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das ein Abend mit Freigetränken im Vereinsheim ist, bei dem lokalen Imbissbetreiber oder ob du mehr Geld in die Hand nehmen willst und vielleicht einen Ausflug mit den Engagierten zu einem Bundesligaspiel deiner Sportart planst. Hier kann man auch kreativer werden. In Norddeutschland gibt es zum Beispiel die sogenannten „Kohltouren“, wo man einen mit Snacks und Alkohol gefüllten Bollerwagen durch die Winterlandschaft zieht und dabei diverse Minispiele absolviert, um zum Abschluss in ein Restaurant einzuziehen. Das festigt nicht nur das Teamgefüge, sondern schafft auch einmalige Erlebnisse, wo man sich noch Jahre später darüber unterhalten wird.
Uns ist natürlich klar, dass du schon diverse Veranstaltungen im Verein hast, wo deine Engagierten immer eingeladen sind. Der entscheidende Unterschied muss aber sein, dass diese neue Veranstaltung ausschließlich für die Engagierten ist und für keinen anderen Personenkreis. Das gibt ihnen das Gefühl, dass sie etwas „Besonderes“ sind und drückt eine besondere Art der Wertschätzung aus.
Und zum Abschluss noch einen Tipp, weil wir diesen Fehler leider häufiger sehen. Wenn deine Veranstaltung ein Erfolg war, dann wiederhole nicht 10 Jahre das gleiche Konzept. Wenn du immer wieder das gleiche machst, nutzt es sich ab, es wird selbstverständlich und ist nichts mehr besonderes. Bleib also mit deinem Team zusammen kreativ!

Wir hoffen, wir konnten dir mit diesem Beitrag weiterhelfen und dir Ideen liefern. Wenn du uns etwas zurückgeben möchtest, dann empfehle den Podcast und Blog gerne weiter. Bei Fragen erreichst du uns unter info@vereinsstrategen.de.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Der ewige Vereinsvorstand – Lösungsvorschläge

von Vereinsstrategen | Okt 5, 2021 | Ehrenamt

Hörerfrage

Die Abwahl ist erst der zweite Schritt

Für den heutigen Beitrag widmen wir uns einer Hörerfrage von Sebastian. Er wollte wissen: „Was kann man tun, wenn alte Vorstände keinen Platz im Verein machen wollen, sondern bis zum Lebensende im Amt bleiben?“. Diese Frage kommt meistens immer dann auf, wenn irgendetwas im Verein nicht gut funktioniert. Entweder du selber oder auch ein größerer Personenkreis findet, dass Ideen nicht entsprechend umgesetzt werden, Erneuerungen fehlen oder auch die Kommunikation im Verein schlechter geworden ist. Dies ist natürlich von Verein zu Verein sehr individuell zu betrachten, aber es gibt aus unserer Erfahrung gewisse Auffälligkeiten, die sich immer wieder beobachten lassen und welche wir dir vorstellen wollen.

Verein heißt Demokratie

Doch schauen wir uns erst einmal die Ausgangssituation an. Grundsätzlich sind Vereine demokratische Gebilde. Das heißt jedes Mitglied kann entscheiden, wer zum Vorstand gewählt wird. Dies setzt allerdings auch voraus, dass es überhaupt einen Gegenkandidaten gibt. Wenn dies nicht gegeben ist, ist die logische Folge, dass der alte Vorstand weiterhin im Amt verbleibt.

Desweiterem stellen sich bei allen (potentiellen) Kandidaten auch die folgenden Fragen:

Wer ist gut vernetzt und beliebt?
Wer hat Ideen und kann sich gut verkaufen?
Wer hat überhaupt die Zeit und Lust auf das Amt?
Wem wird das Amt zugetraut?

Das heißt am Ende stellt sich auch immer die Frage, kann eine Gegenkandidatur erfolgreich sein und wenn ja, wie? Diese Fragen sind deshalb so wichtig, weil es schon Vereine gab, die sich so aufgerieben haben bei solchen Kandidaturen, dass am Ende gar kein Vorstand mehr vorhanden war. Und das sollte nicht so sein, schließlich soll ein Verein und die Ehrenamtsarbeit Spaß machen.

Erst das Gespräch suchen

Damit das nicht passiert, solltest du dir als Vereinsstratege Gedanken darüber machen, wie du mit der Unzufriedenheit im Verein umgehst. Und da lautet unser erster Vorschlag – suche den Dialog mit dem Vorstand. Manchmal ergeben sich aus diesen Gesprächen unkomplizierte Fortschritte, die man so vorher gar nicht erwartet hätte.

Häufig ist es nämlich so, dass man bei Gesprächen aneinander vorbeiredet. Da hilft es dann, einmal die Perspektive des Vorstandes zu schlüpfen und sich zu fragen: „Wieso verhält sich der Vorstand so, wie er es tut?“. Wenn du bei diesen Überlegungen den Grund findest, hast du eine ganz andere Möglichkeit im Gespräch mit dem Vorstand eine Lösung zu finden, weil du ihm zeigen kannst, dass du für seine Ansichten Verständnis hast.

Im Gespräch ist es allerdings wichtig, dieses sachlich zu führen und es nicht emotional werden zu lassen. Dafür ist es auf jeden Fall notwendig, das Gespräch in einem ruhigen Rahmen durchzuführen und nicht zwischen Tür und Angel. Falls es doch emotional werden sollte, weise dein Gegenüber darauf hin und bitte im Zweifel um eine Verschiebung des Gesprächs. In einem neuen Gespräch kann es dann auch sinnvoll sein eine neutrale dritte Person als Mediator dabei zu haben. Vorab kannst du auch noch ein Gespräch führen mit einer Person, die sowohl einen guten Zugang zu dir als auch zum Vorstand hat. Dieses Gespräch läuft meist neutraler ab und du gewinnst wertvolle Informationen.

Wenn ihr mehre Personen seid, die unzufrieden seid, dann sammelt eure Einwände und schickt nur einem zu dem Gespräch. Den Hintergrund kennst du vielleicht aus einem Vorstellungsgespräch. Eine ungleiche Personenanzahl ist für ein Gespräch nicht förderlich. Der Vorstand könnte sich nur aufgrund der Konstellation unterbewusst zur Verteidigung gezwungen fühlen und das erzeugt kein konstruktives Gespräch. Während des Gespräches solltest du den Vorstand auch immer wieder dafür loben, was gut läuft im Verein, aber auch bestimmt drauf hinweisen, was nicht. So merkt er oder sie, dass es keine Generalabrechnung werden soll, sondern wirklich um das Wohl des Vereins geht.

Die Kandidatur

Falls du über den Dialog nicht die erwünschten Änderungen erreichst, kannst du immer noch die Demokratie für dich nutzen. Allerdings musst du dich hier gut vorbereiten. Wenn du nicht selber antreten willst, dann suche dir einen oder mehrere geeignete Personen, welche aus der Sicht des Gesamtvereins eine große Unterstützung haben. Erarbeite mit ihnen gemeinsam einen Plan und schreibt die Ideen nieder. Überlegt euch, was sind die Kernpunkte, die ihr verbessern wollt? Wie stellt ihr das an und welche Ressourcen sind dafür notwendig? Überlegt euch, wie der bisherige Amtsträger in dem Konzept eine nützliche Rolle spielen kann?

Als nächstes würden wir dir immer empfehlen, den Plan der Gegenkandidatur dem Amtsinhaber mitzuteilen. Damit vermeidest du später schlechte Stimmung im Verein und machst dir keine unnötigen Feinde. Der Amtsinhaber kann so vorab entscheiden, ob er gegen dich/euch antreten will oder nicht. Vielleicht ist er insgeheim sogar froh, dass es neue Ideen gibt und tritt freiwillig in den Hintergrund. Teile ihm auf jeden Fall mit, welche Rolle du für ihn in dem neuen Konzept vorgesehen hast, damit er sein Gesicht wahren kann. Aber vielleicht möchte er auch die Gegenkandidatur verhindern und lenkt schlussendlich doch für die Umsetzung der Ideen ein.

Erst wenn der bisherige Vorstand informiert ist, solltest du deine Pläne im gesamten Verein publik machen und in den Wahlkampf gehen. Hier solltest du für deine Ideen werben und erläutern, warum der Verein davon profitiert. Sicherlich werden dir einige Mitglieder am Anfang etwas kritisch gegenüberstehen, aber mit guten Argumenten wirst du sie sicherlich überzeugen können. Vorbereitung ist alles! Dabei hilft es sicherlich auch, wenn ihr genügend Vorlauf bis zur Wahl für alle Beteiligten lasst und nicht drei Tage vor der Wahl mit den Ideen um die Ecke kommt. In dieser Zeit kannst du nämlich auch erklären, dass du vorher den Dialog gesucht hattest mit dem Amtsträger, aber es einfach keine andere Möglichkeit mehr gab als diese Kandidatur.

Am Wahltag musst du allerdings auch mit dem Ergebnis leben. Wenn du siegreich bist, bedanke dich – egal was passiert ist – beim alten Vorstand für die geleistete Arbeit. Er hatte schließlich auch das Vereinswohl deines Vereins im Kopf und hat bestimmt viel dafür getan, dass ihr heute dort steht, wo ihr seid. Wenn es keine Mehrheit für deine Person und damit für deine Ideen gab, dann solltest du trotzdem nicht alles hinwerfen. Dann genieße den Sport, den du im Verein ausübst und engagiere dich in dem Maße, wie du das möchtest.

Die Alternative

Wenn die Kandidatur nichts für dich und deine Mitstreiter ist, haben wir noch einen anderen Ansatzpunkt. Ihr solltet euch überlegen proaktiv eine Projektgruppe zu bilden und eurer Anliegen ergebnisoffen dem Vorstand mitzuteilen. Wenn du hier die Legitimation des Vorstandes bekommst, könnt ihr recht autark arbeiten und eurem Thema und dem Verein einen Schub geben. Häufig ist es nämlich so, dass die Vorstände zu dieser „Macht-ihr-mal-Mentatlität“ neigen. Ihr solltet aber natürlich trotzdem vorher ein Budget und die entsprechenden Entscheidungskompetenzen abklären. Für euch ist der Vorteil, dass ihr euch damit nicht für Ämter verpflichtet und damit zeitlich nur befristet eingebunden seid.

Wenn du uns selber gerne eine Frage stellen möchtest, welche du gerne im Podcast beantwortet haben willst, dann würden wir uns freuen, wenn du uns eine Mail an info@vereinsstrategen.de sendest. Hier kannst du uns natürlich auch sonstige Anmerkungen oder Kritik zukommen lassen. Wenn dir der Beitrag oder der Podcast gefallen hat, würden wir uns freuen, wenn du uns in deinem Verein weiterempfiehlst. Vielen Dank im Voraus!

Deine Vereinsstrategen

(Martin Schüttler)

So einfach geht Visualisierung

von Vereinsstrategen | Jul 28, 2021 | Ehrenamt

Visualisierung

Zeichnen kann jeder

Visualisierungen können euch dabei helfen, die Informationen in euren Vereinsworkshops besser festzuhalten. Studien haben gezeigt, dass mehr als 80% der Informationen im Alltag visuell aufgenommen werden und unser Gehirn diese besonders gut speichern können. Bilder verknüpfen mehrere Sinne in unserem Gehirn und bleiben uns länger im Gedächtnis. Wieso nutzen wir diese Tatsache dann nicht auch für Protokolle von Workshops und sichern unsere wichtigsten Ergebnisse somit möglichst langfristig im Gedächtnis der Vorstandskollegen?

Unsere Expertin Katrin Jaenicke spricht im Interview in der Episode über ihre Ratschläge, wenn ihr bald auch kleine Sketchnotes (visuelle Notizen) oder Zeichnungen nutzen wollt, um euren Flipcharts und Präsentationen den letzten Schliff zu geben. Katrin ist in den Sozialen Medien als sketchkat.katrin bekannt und zeichnet die grafischen Zusammenfassungen unserer Podcast-Episoden. Sie ist ebenfalls hauptamtlich im Sportbereich tätig und hat im Pandemie-Jahr 2020 das Sketchnoten für sich entdeckt. Im Interview erzählt sie kurz, wie sie eigentlich zum Zeichnen gekommen ist und wie die Zusammenfassungen für die Episoden entstehen. Das bisherige Feedback aus der Community ist auf jeden Fall positiv. Und auch Pascal helfen kleine Symbole wie eine Glühbirne, ein Blitz oder kleine Männchen mit Sprechblasen, wenn er die Ergebnisse der Vereinsberatung vor Ort festhalten möchte. Auch bei den Vereinsvertretern kommen diese unperfekten Zeichnungen gut an.

Warum sollte ich Sketchen?

Hier ein paar Vorteile im Überblick:

(Foto-)Protokolle von Sitzungen werden aufgewertet und sehen einfach besser aus
Diese Protokolle werden bestimmt auch eher gelesen und bleiben in Erinnerung
Kleine Zeichnungen können als Icebreaker genutzt werden, um eine Diskussion zu starten
Wer Bilder mit Informationen verknüpft, behält sie länger im Kopf
Zeichnen regt Kreativität an – die kannst du für lösungsorientiertes Denken gut gebrauchen

Wenn ihr jetzt auch durchstarten wollt, dann heißt es, erst einmal ausprobieren und machen. Ihr braucht keine Angst haben, denn ihr malt kein Gemälde für eine Ausstellung, sondern kritzelt munter drauf los. Übung macht den Meister und mit ein paar Grundformen, kommt ihr schon recht weit. Tipps und Tricks bekommst du von unserer Expertin im Podcast oder wenn du dich bei Youtube oder auf Webseiten von anderen Sketchnotern umschaust. Hier gibt es guten kostenfreien Content mit vielen nützlichen Einsteiger-Tipps. Katrin sagt euch, wem sie folgt und was sie empfehlen kann.

Möchtet ihr jetzt selbst loslegen? Dann rann an die Stifte und auf geht’s.

Unsere Tipps im Überblick:

Orientiert euch gerne an Zeichnungen von Kindern. Diese haben keine Furcht vor Kritikern und man erkennt trotzdem, was sie meinen
Rahmen, Schatten und schicke Überschriften machen viel her
Gestaltet die Zeichnungen so einfach wie möglich (einfache Formen/Darstellungen)
Mit dem visuellen Alphabet (Punkte, Striche, Kreise, Rechtecke, Dreiecke) geht eigentlich fast alles – einfach ausprobieren!
Sucht euch Inspiration und zeichnet nach, was euch gefällt
Üben! Üben! Üben!

Und als kleine Challenge haben wir uns im Podcast spontan überlegt, dass wir einfach mal die nächste Episode mitzeichnen wollen. Stellt einfach eure Zeichnungen bei Social Media hoch und verlinkt unseren Podcast mit @vereinsstrategen.

Deine Vereinsstrategen

(Pascal Grüne)

Stellenprofile im Ehrenamt

von Vereinsstrategen | Apr 20, 2021 | Ehrenamt

Ehrenamtsgewinnung

Aussagekräftige Stellenprofile schaffen

Aus unseren bisherigen Beiträgen und Folgen, weißt du, dass uns die Gewinnung von Ehrenamtlichen ein zentrales Anliegen ist. Deswegen wollen wir in diesem Beitrag einmal darauf eingehen, wie du überhaupt ermittelst, was für einen Bedarf an Ehrenamtlichen du hast und wie du diesen schlussendlich auch erfolgreich anwerben kannst. Denn nichts ist frustrierender als immer Absagen von potentiellen Ehrenamtlichen zu bekommen, nur weil du sie für die falsche Position ansprichst, oder am Ende Positionen mit Ehreanmtlichen zu besetzen, wo du mit der erbrachten Leistung nicht zufrieden bist.

Grundsätzlich solltest du dir vorher natürlich erst einmal Gedanken machen, wie sprichst du Leute bisher überhaupt an. Es kommt immer wieder vor, dass potentielle Ehrenamtliche nebenbei, in einem unruhigen Umfeld (z.B. Turnhalle) angesprochen werden und wenn sie dann Details zur möglichen Arbeit wissen wollen, diese Fragen vielleicht gar nicht alle beantwortet werden können. Und im schlimmsten Fall ist noch Zeitdruck da, weil die Stelle in 2 Wochen besetzt sein muss, da der Vorgänger kurzfristig ausscheidet.

Wie macht man es also besser?

Die Suche bzw. die Vorbereitung für die Suche für einen Nachfolger beginnt schon lange bevor die Stelle überhaupt frei wird. Denn im ersten Schritt müssen wir eine Analyse der Tätigkeiten im Verein vornehmen – diese nennt man Bedarfsanalyse. Dieses Vorgehen ist für alle Positionen im Verein anwendbar, egal ob es sich um eine Wahlposition handelt oder etwas anderes. Schauen wir uns erst einmal die Aufgabenarten an, welche im Verein auftreten:

Dauerhaft, also alles was immer wieder anfällt. Diese Aufgaben gibt es im Verein am meisten wie Trainer, Vorstandsarbeit oder Platzwart.
Einmalige Aufgaben (Kuchenverkäufer beim Sommerfest, Aufbau der Hüpfburg beim Kinderfest, Streckenposten bei der Laufveranstaltung)
Vorrübergehende Aufgaben in Form einer Projektarbeit für die nächsten X Monate (z.B. Neuverlegung Fußboden im Vereinsheim und Streichen der Wände) oder auch als Vertretung für jemanden, der aktuell krank ist
Spontane Aufgaben, wenn z.B. jemand krank ist und du sofort Ersatz oder einen Springer brauchst. Beim Sommerfest bekommt der Helfer an der Hüpfburg einen leichten Sonnenstich und jemand muss jetzt aufpassen, dass die Kinder keinen Unfug treiben und sich niemand verletzt.

Wie gehe ich vor?

Du brauchst im ersten Schritt erst einmal einen Überblick über all die Aufgaben und Tätigkeiten, die es bei dir im Verein gibt. Wir empfehlen dafür eine Sitzung des Vorstandes oder eine ähnliche Veranstaltung zu nutzen und das Thema offen anzusprechen. Es macht durchaus Sinn, das in einer größeren Runde zu besprechen bzw. sich auszutauschen, da man selbst mal schnell Kleinigkeiten vergessen kann. Jemand anderes hat mit seiner Sicht auf deine Arbeit oder auf die Aufgabe vielleicht noch etwas zu ergänzen. Du trägst mit dieser Analyse dazu bei, dass das gesammelte Wissen des Vereins auch im Verein bleibt und nichts verloren geht und ihr zukünftig gezielter Freiwillige ansprechen könnt.

Insgesamt besteht so eine Analyse aus vier Punkten, welche du bzw. ihr so abarbeiten solltet.

1. Schreibe alle Aufgaben (dauerhaft, einmalig, vorübergehend/temporär, spontan), die bei dir im Verein anfallen können, auf und schaue, ob und von wem die Aufgeben aktuell erledigt werden. Dabei solltest du dir folgende Fragen stellen:

Wie wichtig ist die Aufgabe für die Erreichung des Vereinsziels?
- Ein Vorstandsposten umfasst natürlich mehrere Aufgaben und ist damit etwas wichtiger, als jemand, der den Kiosk beim Heimspiel organisiert. Hier kristallisiert sich dann auch gleich eine Priorisierung heraus.
Wie ist der Verein auf den Positionen bzw. bei der Aufgabe besetzt?
- Ist die Position als Sportwart bspw. vakant und ist dies gleichzeitig eine wichtige Aufgabe bei dir im Verein, so besteht dort eher Handlungsbedarf als bei anderen Aufgaben.
Wie zukunftsfähig ist diese Besetzung?
- Es gibt verschiedene Lebensphasen bei einem Menschen, die sich auch auf das Engagement auswirken. Du solltest zumindest einen groben Überblick haben, ob es vielleicht einen freiwillig Tätigen gibt, der demnächst weniger Zeit für seine Aufgabe hat und dementsprechend ersetzt werden muss.
Kenne ich den exakten Bedarf für den Verein überhaupt?
- Bei Wahlämtern, die in der Satzung stehen, mag diese Frage einfach zu beantworten sein. Aber wie schaut es bei der Anzahl der Helfer aus, die du für die Kinderdisko brauchst? Und da kannst du gerne auch noch etwas kleinteiligere Überlegungen anstellen. Sind die Aufgaben fürs Dekorieren von drei Leuten zu stemmen oder wären fünf Helfer vielleicht besser? Sprichwort ist hier: „Viele Hände – schnelles Ende“
Brauchst du wirklich jeden Posten im Verein oder gibt es vielleicht sogar Doppelstrukturen, die man abbauen kann.
- Die Arbeit auf vielen Schultern zu verteilen, sehen wir durchaus positiv. Aber unnötig doppelte Arbeit zu haben, macht wenig Sinn. Ein Beispiel, der Kassenprüfer in einer Abteilung prüft die Kasse und dann wird diese noch einmal separat vor der Jahreshauptversammlung des Vereins geprüft. Wenn das nicht in der Satzung so vorgesehen ist, wieso müssen zwei ehrenamtliche Instanzen die gleiche Kasse prüfen? Versuche dir doppelte Arbeit zu sparen. Meistens sind noch mehr Personen involviert als nur die Kassenprüfer und somit fällt also noch mehr Aufwand weg. Und wenn es in der Satzung bei euch vorgeschrieben ist, dann überlege genau, ob das wirklich so sein muss.
Kannst du Ressourcen und Aufgaben aus verschiedenen Abteilungen bündeln und damit Leute entlasten?
- In der Wirtschaft wird das schon gemacht – wieso nicht auch in Vereinen? Zum Beispiel kannst du für die Buchhaltung jemanden auf geringfügiger Basis anstellen und damit ehrenamtliche Kassenwarte entlasten bzw. überflüssig machen. Ab einem gewissen Grad an Aufwand ist das durchaus sinnvoll und die Leute können sich dann anderen Aufgaben im Verein widmen. Ein anderes Beispiel ist, dass man kleinere Abteilungen zusammenlegen könnte, damit nicht mehrere Abteilungsleiter benötigt werden.

2. Mache den Leuten klar, worauf sie sich einlassen. Wenn du möglichst genau erfasst, was der- oder diejenige bei einer Aufgabe zu erledigen hat, dann erhöht das die Chance auf eine Zusage. Erstelle quasi kleine Stellenausschreibungen für deinen Vorstand und alle dauerhaft anfallenden Aufgaben. Du musst natürlich nicht konkret festhalten, wie die Aufgaben erledigt werden sollen, sondern einfach nur, wer für was zuständig ist. Damit wird manchen Personen auch erst einmal klar, wie viel Arbeit hinter einem Vorstandsposten stecken kann. Der Königsweg ist es dann, diese Aufgabenbeschreibungen mit dem geschätztem Zeitaufwand (wöchentlich/monatlich) zu verfeinern und Ansprechpartner, die dich unterstützen, hinzuzufügen. Das sollte dann in etwa so aussehen:
„Der Jugendwart meldet die Mannschaften bis zum 15.05. zum Spielbetrieb und spricht sich vorher mit den Trainern ab“ oder
„Der Stationsleiter Laufstrecke stellt die ordnungsgemäße Kennzeichnung und Vermessung der Strecke sicher. Die Vermessung wird mit Sabine durchgeführt, weil diese beim Landesamt arbeitet und Erfahrung hat.“

Vielleicht gibt es für regelmäßige Veranstaltungen ja auch mit der Zeit Checklisten, wo regelmäßige Aufgaben und Zuständigkeiten aufgeführt werden. Das ist auf jeden Fall eine unserer Empfehlungen, weil grade bei Veranstaltungen schnell mal ein „Personalwechsel/Helferwechsel“ stattfindet und sonst Wissen verloren gehen könnte.

3. Befrage deine Mitglieder, was sie möchten und welche Schwerpunkte sie zusätzlich setzen würden, neben den Sachen, die ihr bereits ausgearbeitet habt. Damit beteiligt man die Mitglieder am Prozess und fördert ihre Zustimmung und Mitarbeit. Stichwort ist hier :“Die Transparenz der Vereinsarbeit“. Wenn du in einem Vorstandsteam bist, bist du schließlich von den Mitgliedern gewählt, um ihre Interessen zu vertreten und nicht nur deine eigenen. Das soll jetzt gar nicht so klingen, als ob du nur eigene Ziele verfolgst, aber woher sollst du auch wissen, wer noch eine tolle Idee für deinen Verein oder deine Abteilung hat, wenn du dich nur mit den gleichen Leuten umgibst oder im schlimmsten Fall Dinge alleine regeln musst. Durch den Austausch mit den Mitgliedern gibt es zusätzliche Ideen und es bietet dir die Chance direkt mit Mitgliedern, welche sich ein Engagement vorstellen können, in Kontakt zu kommen und diese direkt einzubinden. Wenn du zum Beispiel eine neue Idee hast oder eine Verbesserungsmöglichkeit bei einer Veranstaltung siehst, kannst du dich somit bei der Umsetzung selber entlasten. Für diesen Schritt eignet sich entweder die Jahreshauptversammlung, wenn ihr dort auch gemeinsam arbeiten wollt bzw. euch offen austauscht, oder du lädst zu einem gemeinsamen Abend ein und jeder, der Lust hat, kann kommen.

4. Jetzt wird es etwas abstrakter. Du solltest nämlich auch bedenken, ob es Trends gibt, die sich auf die Bedarfe auswirken und diese verändern können? Wir haben dafür einmal einige Beispiele ausgewählt:

Steigende Mobilität von jungen Mitgliedern – Können diese noch langfristig in die Vereinsarbeit eingebunden werden oder ziehen sie in die nächste Stadt?
Gleiche Altersgruppe – Spreche ich mit meinen Themen noch meine Zielgruppe an, oder gibt es andere Initiativen, die sich besser präsentieren und mir damit Helfer wegnehmen?
Digitalisierung – Gibt es Aufgaben, die zukünftig leichter/schneller erledigt werden können, wenn der Verein Software einsetzt oder fallen diese Aufgaben zukünftig evtl. ganz weg?

Vielleicht merkst du nach den vier Punkten jetzt schon, an welcher Stelle Leute fehlen könnten. Und wenn du das für alle wichtigen Tätigkeiten durchspielst, findest du auch Lösungen für die kleinen Probleme. Die Priorität liegt natürlich erst einmal auf den dauerhaften Aufgaben wie den Vorstands- und Trainertätigkeiten. Für die spontanen Bedarfe brauchst du eigentlich keine große Auflistung machen. Dir sollte nur bewusst sein, dass es sie gibt und dich mit den Verantwortlichen für deine Veranstaltungen austauschen.

Wie lege ich los?

Schreib doch einfach mal auf, was zu deiner Tätigkeit gehört. Immer mal wieder festzuhalten, was du so machst, hilft dabei ein gutes Bild von der Arbeit und von dem Aufwand zu bekommen. Als nächstes solltest du erfassen, welches Wissen und welche Voraussetzungen du für diese Aufgaben mitbringst bzw. was du auch selbst lernst. Mit diesen Informationen kannst du dann den perfekten Nachfolger viel leichter suchen, wenn du ihn brauchst.
Wenn du diese Fragen für dich beantwortet hast, dann solltest du im nächsten Schritt auf deine Engagierten im Verein zugehen und bei ihnen die Bedarfe und Wünsche abfragen. Hierzu musst du sie für die Erfassung ihrer Tätigkeiten und Aufgaben ermutigen und für die Wichtigkeit des Themas sensibilisieren. Damit bekommst du auch ein gutes Gespür für: Wer möchte gerne mehr oder weniger machen? Wer benötigt vielleicht eine Fortbildung zur Unterstützung? Möchte vielleicht jemand mehr machen und hat tolle Ideen? Fühlen sich die Freiwilligen wohl mit ihrem Engagement?
Damit hast du 1) die Möglichkeit herauszufinden, ob du überhaupt mehr Freiwillige brauchst oder ob der Bedarf sich intern auffangen lässt, und 2) lernst du wieder mehr über deine Freiwilligen und kannst auf ihre Wünsche und Bedürfnisse eingehen. Damit vermeidest du, dass sie unzufrieden mit ihren Aufgaben sind und sich komplett zurückziehen.
Beachte allerdings, dass du diese Erkenntnisse am besten im direkten Gespräch gewinnst. Mache dir Notizen und für das Gespräch an einem ruhigen entspannten Ort, auch wenn so ein Gespräch viel Zeit kostet. Alternativ kannst du auch eine Umfrage durchführen und setzt dich dann nur noch mal mit denen zusammen, wo du das Gefühl hast, dass die Notwendigkeit besteht.
Wenn du alle Informationen gesammelt hast, kannst du mit deinen Beschreibungen natürlich auch Werbung machen. Du kannst den Mitgliedern und Unterstützern des Vereins jetzt genau mitteilen, was gesucht wird, wie viel Zeitaufwand für eine Aufgabe zu erwarten ist und was die Person mitbringen soll. Damit ergibt sich für dich auch eine neue Chance und die Leute haben ein viel besseres Gefühl, was sie eigentlich erwartet.

Wir hoffen, wie konnten dir eine gute Anleitung geben, wie du Bedarfe im Vereine gut analysierst und dies auch entsprechend transparent für alle dokumentieren kannst. Falls du Fragen oder Anmerkungen haben solltest zu diesem oder anderen Beiträgen hast, kannst du uns gerne unter info@vereinsstrategen.de erreichen.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Kulturelle Vielfalt im Ehrenamt fördern

von Vereinsstrategen | Apr 6, 2021 | Ehrenamt

Integration und Ehrenamt

Kümmerer, Missgeschicke und Sprachbarrieren

Ehrenamtler finden für das Thema Integrationsarbeit und Migranten für das Thema Ehrenamt begeistern – zwei Themenfelder, welche für Vereine zukünftig weiter an Bedeutung gewinnen werden. Dafür hatten wir uns als Experten Roy Gündel in den Podcast eingeladen. Als Leiter des Fachbereichs Integration und Sport/soziale Arbeit beim LSB Niedersachsen kennt er die wesentlichen Herausforderungen, vor welchen Vereine stehen. Der Beitrag ist eine Zusammenfassung der wesentlichen Aspekte des Interviews.

Bevor wir jetzt tiefer einsteigen, müssen wir erst einmal ein gemeinsames Verständnis des Integrationsbegriffes haben. Wenn wir in diesem Blogbeitrag über Integration sprechen, meinen wir damit einen „fortwährenden Prozess der Gewährleistung der gleichberechtigte Teilhabe über kulturelle und soziale Unterschiede hinaus“.
Und um diesen Prozess sicherzustellen, braucht es Leute, die sich um Integrationsarbeit in den Vereinen kümmern. Doch was sind die Motive, dass sich Menschen in diesem Bereich engagieren? Hier ist vor allem die hohe Sinnstiftung zu nennen. Durch diese Arbeit können auch Menschen gewonnen werden, welche für den Verein vorher „unerreichbar“ waren. Menschen, welche sich zu Beginn integrativ engagiert haben, haben schnell festgestellt, wie gut Integration durch den Sport möglich ist und sind dann aus diesem Grund zum Sportverein gekommen.

Einstieg in die Vereinsarbeit

Dabei ist der Einstieg relativ unkompliziert. Viele Ämter in Sportvereinen sind auf Dauer angelegt, aber gerade im Bereich Integration bietet sich die Chance, projektbasiert zu arbeiten, also mit einer zeitlichen Begrenzung. Du solltest aber auf eines achten – wenn du aus einer Initiative heraus ein Integrationsprojekt startest, solltest du den neuen Freiwilligen ein Experimentierfeld anbieten, wo sie neue Gedanken einbringen können und wo es ihnen vor allem erlaubt ist, Fehler zu machen. Zusammengefasst kann man sagen, dass Integration einen recht niederschwelliger Einstieg in euren Verein darstellen kann. Damit sprichst du vor allem junge Leute an, sich gesellschaftlich einzubringen, weil diese agieren eher themengebunden als ämtergebunden.
Wichtig ist einen Schritt nach dem nächsten zu machen – also setze einen kleineren Rahmen bei den Projekten, mache Integration nicht gleich zum Kerngeschäft des Vereins und versuche nicht die ganze Welt zu retten. Ein guter Start wäre beispielsweise erst einmal ein unverbindliches Sportangebot oder Sportkarrusell (wechselnde Sportarten) mit einem Kooperationspartner für Kinder und Jugendliche aufzusetzen. Als Partner sind vor allem Schulprojekte oder Jugendclubs interessant. Bei diesem Sportangebot kann dein Verein austesten, welche Ansprache funktioniert eigentlich am besten? Also was wird gut angenommen, wo ist der Bedarf? Erst im nächsten Schritt solltest du dir die Frage stellen, wie bekomme ich die Eltern an den Verein gebunden und wie bekommen wir diese unverbindlichen Sportangebote, welche offensichtlich nachgefragt werden bei den Migranten, auch in die bestehende Angebotspalette des Vereins integriert. Und wenn der Ansatz nicht funktioniert hat, testest du einfach etwas anderes aus.
Auch wenn wir natürlich sagen, dass du beim Start kein großes Konzept machen sollst, empfehlen wir Dir sich über folgende Punkte einmal Gedanken zu machen:

Prüfe dein Umfeld – Was für Menschen leben hier überhaupt? Wer kennt dieses Umfeld sehr gut? Kann ich mich mit dieser Person zusammensetzen und austauschen?
Trete in Kontakt – Welche Menschen möchte ich gewinnen? Wie trete ich mit diesen in Kontakt? Wenn ich nicht mit diesen direkt in Kontakt treten kann, gibt es vielleicht einen Mittler?
Bedarfsanalyse – Was für einen Bedarf reflektieren mir diese Personen? Wie kann man diesen Bedarf in eine Angebotsform umsetzen?

Der Vorteil an diesem Vorgehen ist die geringere Falltiefe bei einem Misserfolg, als wenn man ein großes Konzept startet. Und unsere Feststellung ist, je mehr man plant und Konzepte ausarbeitet, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit für ein Scheitern. Gerade bei der Integrationsarbeit sind viele Dinge nicht vorhersehbar, die Gefahr dass man sich dann verzettelt bzw. zu viel vornimmt steigt. Das hängt natürlich auch von deinem Erfahrungsgrad in diesem Themenfeld ab, aber wenn du neu bist, gehe kleinere Schritte. Häufig ist es schließlich so, dass die Idee für ein Engagement nicht vom 1. Vorsitzenden oder einem Abteilungsleiter geboren wird, sondern von jemanden, der motiviert ist, sich in diesem Bereich zu engagieren. Da heißt es dann für dich: Rückdeckung beim Vorstand und den anderen Mitgliedern holen, so dass alle bei diesem Prozess mitgenommen werden.
Das schöne bei Integrationsprojekten ist aber vor allem die Möglichkeit, dass fast alle Aufgaben auch von Personen ausgeführt werden können, welche keine 30 Jahre in den Vereinsstrukturen aktiv gewesen sein müssen, sondern quasi Quereinsteiger sind.

Diversität in der Vereinsarbeit

Ein Thema, welches im Podcast ebenfalls zur Sprache kam, beschäftigt sich mit der Darstellung der Diversität der Gesellschaft auch in den Funktionsebenen eines Vereins. Aktuell sind diese aus Sicht des LSB zu wenig divers. Wenn sich hier etwas ändern würde, hätten Vereinen auch einen leichteren Zugang zu Migranten, da es für Funktionsträger leichter wäre, die Perspektive des Gegenübers einzunehmen, sei es aufgrund des Werteverständnisses oder der Sprache. Nur um die Wichtigkeit einmal einzuordnen – in Großstädten haben 60 bis 70% der Jugendlichen einen Migrationshintergrund. Grundsätzlich ist der Sportverein aber gut geeignet um mit dem Thema Integration zu starten. Durch die universellen Regeln des Sports ist die Verständigung trotz Sprachbarrieren einfacher. Natürlich gibt es ggf. Verständigungsprobleme im Funktionsbereich eines Vereines. Aber auch hier muss sich ein Verein erst einmal selber fragen, was ist das eigentliche Problem? Kann ein Ehrenamtler die deutsche Sprache nicht perfekt, gibt es auch immer wieder Fälle, wo ihm dadurch die Kompetenz für Aufgaben abgesprochen wird. Man sollte eher darüber nachdenken, wie man die Person unterstützen kann, diese Sprachbarrieren abzubauen. Hier bieten sich z.B. Sprachpatenschaften an, wo der Verein eine Vermittlungsfunktion zu einer Kommune mit einem entsprechenden Pool an Paten anbieten könnte. Neben der Sprache muss man sich als Migrant auch erst einmal mit dem deutschen Vereinswesen vertraut machen. Wenn sie dies noch nicht kennen, wird dies zu weiteren Unsicherheiten bei Person führen. Am Ende ist es wichtig, dass der ehrenamtliche Migrant das Gefühl hat, dass er eine Basis des Vertrauens spürt und man versucht die Unsicherheiten abzubauen. Dies kann man erreichen, indem man die zwischenmenschlichen Verbindungen innerhalb des Vereins stärkt in Form von gemeinsamen Erlebnissen und Unternehmungen.

Wenn du deinen Verein jetzt so einschätzt, dass eine Integration auch im ehrenamtlichen Bereich gelingen könnte, ist jetzt nur noch die Frage zu klären, wie spricht man interessante bzw. interessierte Personen denn an. Hier nützt es natürlich, wenn ihr bereits eine Person im Verein habt, die das Vertrauen der Menschen genießt. Wenn nicht, solltet ihr einen guten Kontakt zu Schlüsselpersonen pflegen also z.B. zum Leiter des Jugendzentrums oder des Stadteiltreffs. Die Königsklasse ist es, wenn ihr in einer Querschnittsfunktion einen Kümmerer (für Integrationsfragen) im Verein habt. Hier muss man aber ehrlich sagen, dass ein ganz geringer Anteil der Vereine in Deutschland so eine Position hat. Und realistisch gesehen, muss man sagen, dass es keinen Sinn macht, schon bei den ersten Gehversuchen einen Kümmerer in deinen Verein zu installieren. Erst wenn ihr einen dauerhaften Ansprechpartner im Verein haben wollt, der auch immer wieder neue Impulse an verschiedenen Stellen im Verein setzen möchte, macht diese Position Sinn und hilft euch, sich effektiv weiterzuentwickeln. Sicher ist nur, dass ihr ab einer bestimmten Größe, dass Thema irgendwo fest im Verein andocken müsst. Ob das ein Vorstandsposten sein muss, sollte man sich aber gut überlegen, weil dann die Verbindlichkeit und Verantwortung wieder deutlich höher ist. Wenn der Kümmerer auch ohne dieses Vorstandsamt gut an den Vorstand kommunizieren kann, halten wir dies auch für ausreichend.
Solche Experten sei es ein Kümmerer oder eine externe Personen könnt ihr auch dann kontaktieren, wenn etwas im Verein schief läuft. Du musst halt immer daran denken, dass es, sobald ihr mit dem Thema Integration startet, werden immer wieder unvorhersehbare Situationen auftauchen. Wie schon gesagt, Migranten kennen das System Sportverein mit seinen Regel und bürokratischen Abläufen nicht. So kann es vorkommen, dass Formalien nicht, wie gewohnt, erfüllt werden, Festlegungen in Protokollen ignoriert werden und ein Handschlag mehr zählt als das, was auf einer Sitzung beschlossen wurde.

Niederschwelliger Zugang

Einige Punkte zum Zugang zu ehrenamtlichen Engagement im Bereich Integration sind bereits angeklungen. Dies soll hier aber noch einmal kompakt beschrieben werden. Wenn ihr ein Ehrenamt aufbauen wollt, achtet darauf, dass das Angebot niederschwellig ist. Damit ist gemeint:

Erst einmal wenig Verbindlichkeit in das Engagement bringen
Verantwortung zu Beginn gering halten
Leuten das Gefühl von Rückendeckung geben und einen Ansprechpartner haben, wenn neue Projekte gestartet werden sollen
Wer Verantwortung bekommt, muss auch Freiheiten bekommen (z.B. in Bezug auf Ansprache und Organisation)

Diese Punkte gelten natürlich genauso, wenn ihr Migranten von Ehrenamtsarbeit überzeugen wollt. Desweiterem gibt es für sie natürlich noch Vorteile für ihre persönliche Entwicklung, was ihnen auch bei der weiteren Integration in Deutschland hilft. Man beschäftigt sich im Verein mit demokratischen Bereich der Mitbestimmung, lernt viel über Mitgestaltung, Verantwortung, Konfliktmanagement oder dem Umgang mit Misserfolgen. Gerade beim Start der beruflichen Laufbahn können diese Erfahrungen einer echter Benefit sein.

Einen Punkt müssen wir zum Abschluss noch ansprechen. Wenn ihr mit dem Thema Integration startet, setzt frühzeitig Grenzen, was Ehrenamtliche machen sollen und was nicht. Wenn z.B. Geflüchtete dem Ehrenamtler vertrauen, kann es vorkommen, dass sie Details von der Flucht erzählen inkl. Geschichten, wie Menschen vor ihren Augen gestorben sind. Aber auch Anfragen, ob man Personen bei Behördengängen unterstützen kann, sind nicht unnormal. Setzt diese vorher aufgestellten Regeln auf jeden Fall durch, um euren Ehrenamtlichen die Arbeit zu erleichtern. Der LSB Niedersachsen führt dafür sogenannte „Entlastende Gespräche“ durch, wo ein guter Umgang mit solchen Themen gelehrt wird.

Jetzt fragst du dich sicher, gibt es auch noch andere Unterstützungen durch die Landessportbünde? Ja, alle Landessportbünde in Deutschland haben das Angebot „Fit für die Vielfalt“, um interkulturelle Kompetenz zu schulen. Aber sie versuchen darüber hinaus vor allem den Austausch mit anderen Vereinen und Experten zu fördern und haben dafür verschiedene Veranstaltungsformate. Hier könnt ihr Roy Gündel am besten direkt selber ansprechen oder den entsprechenden Ansprechpartner bei euch im LSB. Sonst verweisen wir an dieser Stelle darauf, dass es bald noch einen weiteren Beitrag zum Thema Integration geben wird. Wenn ihr bis dahin Fragen an uns haben solltet, schreibt sie uns an info@vereinsstrategen.de. Damit wollen wir den Beitrag hier mit einem letzten Appell zum Thema Integration im Verein abschließen:

Traut euch, auch wenn man mal ins Fettnäpfchen treten kann, bleibt gelassen und fangt einfach an.

In diesem Sinne
Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Helferdatenbank – Ehrenamt strukturieren

von Vereinsstrategen | Mrz 30, 2021 | Ehrenamt

Digitalisierung

Sechs Schritte bis zur Datenbank

Das Thema Gewinnung von Freiwilligen ist eine der größten Herausforderungen vor denen Vereine stehen. Auch deswegen widmet sich der Podcast bzw. der Blog immer wieder diesem Thema. Dieses Mal wollen wir uns einmal ganz praktisch anschauen, was für Tools und Möglichkeiten es gibt, um eine Helferdatenbank aufzubauen.

Die Ausgangsbasis ist meist folgende – eine Minderheit an Mitglieder setzt sich voll für den Verein ein. Diese besuchen gefühlt jede Sitzung und leiten 10 Kurse. Man hat das Gefühl sie sind ständig im Einsatz für den Verein. Auf der anderen Seite gibt es Mitglieder, die ihren Beitrag zahlen – und das war es dann auch.
Neben den Sportangeboten haben Vereine vor allem auch eine große gesellschaftliche Rolle. Das ist auch der ursprüngliche Grund, wieso Vereine vom Staat stark gefördert werden. Doch um dieser Aufgabe gerecht zu werden, braucht es nicht nur Geld, sondern auch genügend Freiwillige. Nur so können Projekte umgesetzt werden.

Um diesen „Mismatch“ zu lösen, solltest du als Verein die heutigen digitalen Möglichkeiten nutzen. Wir leben im Zeitalter der Datenverarbeitung und versuchen eine gute Informationsbasis (im Rahmen des Erlaubten) über deine Mitglieder zu bekommen. Wenn du das kontinuierlich machst, wächst eine große und nützliche Helferdatenbank zusammen, die deinen Verein stark voranbringen wird.

Schauen wir uns aber erst einmal an, was die Herausforderungen bei der Gewinnung von Freiwilligen sind. Hier ist vor allem die persönliche Ansprache zu nennen. Meist läuft es im Verein doch so. Ein kurzfristiges Problem taucht auf (z.B. es werden noch Freiwillige für das Sommerfest nächste Woche benötigt), der 1. Vorsitzende schreibt an einen E-Mailverteiler oder in eine Whats-App-Gruppe und fragt: „Wer hat Zeit und kann helfen?“. Durch diese unpersönliche Kommunikation wird es zu einem hohen Streuverlust kommen, weil sich niemand direkt angesprochen fühlt. Es sind ja noch 40 andere Personen im Verteiler. Und was ist eigentlich mit den anderen Mitgliedern im Verein, die nicht im Verteiler sind? Diese erreicht die Information vielleicht gar nicht. Nicht in allen Vereinen kann der 1. Vorsitzender aufgrund der Vereinsgröße jedes Mitglied persönlich kennen, geschweige denn seine Fähigkeiten und Talente. Also wendet er sich an die, die er kennt. Auf Dauer wird so niemand im Verein glücklich.

Eine gute Helferdatenbank knüpft genau an dieses Problem an. Du weißt plötzlich viel mehr über deine Mitglieder durch die Sammlung von Informationen und kannst gezielt auf sie zugehen, wenn du eine Aufgabe hast. Du hast nicht nur die aktuellen Kontaktdaten, sondern weißt auch, in welchem Bereich die Fähigkeiten des Mitglieds besonders ausgeprägt sind. Das hilft dir eine Vorauswahl zu treffen, wen du ansprechen solltest und wen nicht. Schließlich soll dem Mitglied die Aufgabe auch Spaß machen. Es empfiehlt sich deshalb schon im Aufnahmeantrag der Mitgliedschaft einen entsprechenden Fragebogen für die Befüllung der Datenbank mitzuliefern. Am besten natürlich digital, um dir die Bearbeitung zu erleichtern. Wir empfehlen neben der Abfrage von Interessen und besonderen Fähigkeiten, auch Aufgaben abzufragen, die bei euch besonders häufig im Verein auftreten. Diese könnten z.B. sein:

Backen, Grillen
Handwerkliche Begabung/ packt gerne beim Auf- und Abbau mit an
Möchte sich als Übungsleiter weiterbilden
Hat gute Verbindungen zur Politik, zur Presse oder zu Unternehmen

Sobald die Datenbank aufgebaut ist, kannst du recht schnell und unkompliziert auf kurzfristige Ereignisse reagieren. Jemand wird kurzfristig krank. Dann kannst du schnell in die Datenbank schauen und die entsprechende Person, welche zu dem benötigten Anforderungen der Aufgabe passt, einfach direkt und persönlich ansprechen. Und nicht nur, dass du ausschließen kannst, dass du die falsche Person ansprichst – du kannst in deiner Datenbank auch notieren, über welchen Weg die Mitglieder am liebsten kontaktiert werden wollen. Manche Personen sind ständig online und reagieren schnell auf Chatnachrichten oder E-Mails. Andere erreichst du nur telefonisch. Außerdem ist es von Vorteil zu wissen, ob ein Mitglied grundsätzlich in der Woche oder am Wochenende nicht ehrenamtlich arbeiten kann. So ersparst du dir unnötigen Aufwand.
Wenn das Mitglied am Ende das Gefühl hat, dass es bzgl. der Aufgaben eine gewisse Flexibilität und Selbstbestimmtheit behält und auf seine Bedürfnisse Rücksicht genommen wird, dann ist die Chance auf eine Zusage deutlich erhöht. Das kannst du aus unserer Sicht, aber nur mit einer Datenbank leisten.

Die sechs praktischen Umsetzungsschritte

Umso eine Datenbank aufzubauen, sind aus unserer Sicht sechs Schritte erforderlich

Den Fragebogen erstellen und die Fähigkeiten der Mitglieder abfragen. Beim Verein vom Vereinsstrategen Pascal wird dies Talentkarte genannt.
Jedes neues Mitglied bekommt diese Talentkarte mit dem Aufnahmeantrag oder über ein Online-Formular zum Ausfüllen zugeschickt. Stichwort ist hier die Digitalisierung von wiederkehrenden Abläufen.
Lass auch deine Bestandsmitglieder einen Bogen ausfüllen und entdecke vielleicht auch neue Seiten und Interessen deiner altbekannten Helfer.
Pflege die Daten möglichst zentral in deine Mitgliederdatenbank ein. Wenn deine Datenbank keine individuellen Felder unterstützt, dann geht übergangsweise sicherlich auch eine Excel-Liste. Achte aber darauf, dass die Liste immer aktuell und gepflegt ist und dass du die Mitglieder streichst, die nicht mehr mitarbeiten wollen. Bei Vereinsaustritt kannst du so auch den Datensatz löschen (DSGVO).
Überlege dir, ob es auch Leute außerhalb des Vereins gibt, die sich einbringen könnten (Eltern, Unterstützer) und gebe diesen Leuten ebenfalls die Möglichkeit sich einzutragen.
Nutze den Kanal für die Ansprache, den dein Mitglied bevorzugt. Das verlangt von dir natürlich ein wenig Flexibilität, weil du dich nach anderen richtest, aber du bist normalerweise auch der Hilfesuchende und möchtest beim Kinderfest nicht alleine das 12m Zelt aufbauen.

Wir hoffen, dass dir dieser Beitrag gefallen hat und wir würden uns freuen, wenn in deiner nächsten Sitzung über die Einführung einer Talentkarte oder andere Vorschläge aus dem Beitrag diskutiert wird. Die Talentkarte kannst du kostenfrei von uns erhalten. Im Podcast erklären wir dir, was du dafür tun musst. Wenn du noch Fragen oder Anmerkungen hast, kannst du uns gerne kontaktieren.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

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