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Sportevents – Erfolgreich Sponsoren als Verein gewinnen

von Vereinsstrategen | Okt 19, 2021 | Sponsoring

Sponsoring

Erfolgreiche Vermarktung von Sportevents

Ein großes Sportevent als Verein zu planen und am Ende auch durchzuführen, ist sicherlich eine herausfordernde aber auch spannende Tätigkeit für alle Ehrenamtlichen. Ein wichtiger Bereich, damit die Durchführung gelingen kann, ist die Erzielung von Sponsoringeinnahmen, um das Projekt überhaupt finanziell durchführen zu können. Wir wollen uns in diesem Beitrag einmal am Beispiel der BeachDays, welche der VfL Stade ins Leben gerufen hat, anschauen, wie man Sponsoren erfolgreich gewinnt. Dafür haben wir uns mit Philipp Tramm, die Person in den Podcast geholt, welche den Bereich Marketing und PR ehrenamtlich bei dem Event verantwortet. Dieser Beitrag stellt eine gekürzte Version des Podcastinterviews dar.

Ein Sportevent startet bei Null

Auf einer großen brach liegenden Fläche in der Innenstadt von Stade wurden 2019 die ersten BeachDays neun Tage lang auf sechs Spielfeldern ausgetragen. Das Event deckte dabei eine große Bandbreite an Leistungsklassen ab – von Einsteigern und Schülermannschaften bis hin zu den nordwestdeutschen Meisterschaften als Höhepunkt war alles dabei.
Die größte Herausforderung für alle ehrenamtlich Beteiligten stellte die Tatsache dar, dass es das Event bisher nicht gab. Alle Bestandteile des Events mussten deshalb erstmalig konzipiert und geplant werden. Wo bekomme ich den Sand her? Wie viele Tribünen machen Sinn? Wie viel Verpflegung braucht man für die Teilnehmer? Nachdem man das Konzept ausgearbeitet und erste Angebote eingeholt hatte, wurde klar, dass ein hoher fünfstelliger Betrag benötigt wurde, welcher über Sponsoring eingefahren werden musste. Dabei war es nie die Absicht, dass der Verein damit einen Überschuss erzielen wollte, sondern dieser Betrag stellte allein die kalkulierten Kosten dar.

Auch im Marketing musst quasi bei „Null“ angefangen werden. Natürlich kannte Philipp über sein eigenes Netzwerk ein oder zwei potentielle Sponsoren und auch durch andere Mitglieder im Verein gab es ein paar Kontakte. Neben der Tatsache, dass schnell klar wurde, dass Kaltakquise von Sponsoren auf jeden Fall notwendig sein wird, stand man vor der Herausforderung, den potentiellen Sponsoren erst einmal klar zu machen, was sie sich unter dem Event vorstellen können. Die wenigsten hatten schließlich Ahnung von Beachvolleyball. Um dieses Problem zu beheben, wurde ein Event- und Vermarktungskonzept erstellt.

Eventkonzept – Eine Grundvoraussetzung

Für das Turnier wurden vor allem mittelständische Unternehmen aus der Region angesprochen. Dabei war die Auswahl der potentiellen Sponsoren von drei Fragen begleitet:

Was möchte der Verein durchführen? – Es muss dem Sponsor klar gemacht werden, um was für ein Art von Event es sich handelt und in welcher Art und Weise es durchgeführt werden soll. Dementsprechend sollte vorher zumindest grob abgeprüft werden, ob er überhaupt empfänglich für die Idee sein könnte.
Was braucht der Verein dafür? Diese Frage ermittelt den Bedarf des Vereins. Dies umfasst Sachmittel, Dienstleistungen und die notwendigen finanziellen Mittel. Gerade im Bereich Sachmittel kann aber auch ein Sponsor unterstützen. So hat z.B. eine Baufirma einen guten Zugang zu Sand, welcher eine Grundvoraussetzung zur Durchführung dieses Turniers ist (siehe hierzu Barter-Deals).
Was hat der Sponsor davon? Natürlich werden jetzt die meisten sofort an Werbung oder Bekanntheit denken. Richtig, allerdings sind diese Assoziationen trotzdem zu kurz gedacht.

Grundsätzlich interessiert einen Partner im ersten Schritt natürlich, wer bei dem Event zuschaut, wer da mitmacht und mit wie vielen Teilnehmern er in Summe rechnen kann, denn er will im ersten Schritt die mögliche Zielgruppe kennen. Diese Daten und Fakten bei einer erstmaligen Austragung präsentieren zu können, ist herausfordernd aber auf keinen Fall unmöglich. Denn viele Informationen liegen auch so vor oder können besorgt werden. Bei den Profis weiß man ungefähr, welche Spieler antreten werden und welche Anziehungskraft eine Meisterschaft in anderen Städten hatte. Darüber hinaus weiß man, wie viele Schulturniere und Freizeitturniere es auf den sechs Plätzen geben wird. Gerade bei den Schulturnieren ist dann auch die Zielgruppe sehr genau planbar. Unsicherheit besteht eigentlich nur bei dem Punkt Zuschauerzuspruch. Aber auch hier kann man in anderen Städten in der Umgebung oder in Städten mit ähnlichen Events die Erfahrungswerte entsprechend sammeln. Vergleichspunkt war für den VfL Stade z.B. die nationale Beachvolleyballtour.

Kaltakquise – 20% Erfolgsquote ist möglich

Wie bereits erwähnt, war das Netzwerk zu klein, um auf Kaltakquise zu verzichten. Um herauszufinden, wer zum Turnier passen und auch entsprechend davon partizipieren könnte, ist vor allem gute Recherche notwendig. Also wer ist bei dem potentiellem Unternehmen der Ansprechpartner für das Marketing, wer ist Geschäftsführer? Bekomme ich irgendwo die Mailadresse oder besser die Telefonnummer für diese Person her, um sie zu kontaktieren? Selbst wenn man nur eine zentrale Nummer hat, sollte man den Aufwand auf sich nehmen, sich durchzufragen bis man den richtigen Ansprechpartner an der Strippe hat.
Im ersten Telefonat wird dann meist erst einmal grob umrissen, worum es überhaupt geht. Es sollten nicht gleich alle Key Facts und Details genannt werden, das ist nicht erfolgsversprechend, weil der potentielle Sponsor sich dann überrumpelt und von den Informationen „erschlagen“ fühlt. Meist ist es so, dass der potentielle Sponsor euch bitten wird, einmal Unterlagen zu dem Event zu zusenden. Das kann man dann auch als ersten großen Erfolg verzeichnen, denn neben der Tatsache, dass er sich mit dem Event beschäftigt, hat man eine wertvolle E-Mailadresse gewonnen.
Nachdem die Unterlagen versendet wurden, hat Philipp zwei bis drei Wochen gewartet, bis er beim Sponsor erneut nachgefragt hat. Meist stellt man hier schon fest, ob es etwas mit dem Sponsoring werden wird oder nicht. Wenn der Sponsor ablehnt, sollte man es auch dabei belassen und lieber den nächsten Sponsor auf seiner Liste ansprechen. Trotzdem sollte man natürlich auch die unterschiedliche Dringlichkeit beim Umgang mit dem möglichen Partner beachten – etwas was für dich dringend ist, ist es noch lange nicht für den potentiellen Sponsor. Dementsprechend kann sich am Ende auch Geduld auszahlen.

An dieser Stelle sieht man, wie wichtig die Unterlagen sind, welche an den potentiellen Sponsor gesendet wurden Diese Unterlagen nennt man Sponsorenmappe. Sie kann eine Powerpoint-Präsentation sein, ein PDF oder auch ein Imagefilm. Man muss sich die Frage stellen, wie kann man sie gut gestalten und was passt gut zum Event. Philipp hatte eine Mappe mit Powerpointfolien erstellt:

1. Teil: Zu Beginn eine oder zwei Folien, um mitzuteilen, worum geht es überhaupt? Was ist das Projekt? Hier genügt ein grober Umriss.
Der 2. Teil sollte aus einem Überblick von Daten, Zahlen und Fakten bestehen, wenn man sie hat. Dazu gehören Teilnehmer- und Zuschauerzahlen, Social-Media-Daten, Zeitungsartikel, Zielgruppendaten, Bewertungen, etc. Am Ende sollte man aber vor allem schauen, dass er Sponsor einschätzen kann, was die angesprochene Zielgruppe ist und wie groß diese ist.
Der 3. Teil sollte sich damit beschäftigen, welche Gegenleistung man dem Sponsor anbieten kann. Dabei hat man natürlich erst einmal die üblichen Verdächtigen im Kopf also z.B. die Bandwerbung oder auch eine Sponsorenplatzierung auf der Homepage. Man sollte aber auch versuchen, darüber hinaus zu denken. Bei den BeachDays durften die Sponsoren mit Firmenteams umsonst am Firmencup teilnehmen. Diese Art von Teamevents wurde sehr positiv aufgenommen und schafft eine Emotionalisierung zum Sponsoring. Desweiterem wurden die Sponsoren in Social Media mit eingebunden oder auch Werbezeit für den Livestream verkauft. Für 2022 ist darüber hinaus ein VIP-Bereich geplant. Auf jeden Fall sollten zwei Folien der Standardpräsentation individuell für den angesprochenen Sponsor gestaltet werden. Es zeigt zum einem, dass man sich mit dem Unternehmen auseinandergesetzt hat. Zum anderen kann man beispielsweise durch die Visualisierung des Sponsorenlogos auf der Bande versuchen, in der Präsentation zu emotionalisieren. Noch besser ist es natürlich, wenn das Produkt des Sponsors in den Ablauf des Events mit eingebunden werden kann (Getränke, Sand, etc.). Um gutes Bildmaterial im 1. Jahr für die Präsentation bei den Sponsoren zu haben, kann man sich bei anderen Veranstaltungen bedienen und dieses entsprechend anpassen.

Am Ende hatte der VfL Stade eine Zusagequote bei den Sponsoren von etwa 20%. Das ist ein sehr guter Wert. Dabei hat es auch geholfen, dass sie ihr Alleinstellungsmerkmal klar hervorheben konnten – es ist das einzige Event dieser Art in der Umgebung mit einer sehr hohen sportlichen Qualität. Auch sprechen sich solche Unternehmensanfragen in gewissen Kreisen rum. So hatte der VfL Glück, dass es eine Unternehmensvereinigung in der Stadt gibt, welche sich der Sportförderung verschrieben hat, so dass die Akzeptanz einer Sponsoringanfrage höher war.

Beziehungen zu den Sponsoren

Eine persönliche Beziehung zu einem Sponsor aufzubauen ist aus unserer Sicht wichtig, um ihn von einem Engagement zu überzeugen. Philipp hat uns aber erzählt, dass er aufgrund der Kürze der Zeit bis zum Event gar keine wirkliche Beziehung zu den Sponsoren aufbauen konnte. Diese Beziehung ist meist dann erst im Zuge des Events aufgebaut worden, weil man einen hohen persönlichen Kontakt in dieser Zeit hatte. Auch gab es Unternehmen, die zwar im ersten Jahr ein Sponsoring abgelehnt hatten, sich das Event aber trotzdem anschauten und mit Philipp in Kontakt standen. Schon während der Veranstaltung taten sie ihr Interesse kund, für ein Sponsoring im nächsten Jahr paprat zu stehen. Die guten Beziehungen mit den Sponsoren zeichnen sich auch dadurch aus, dass eine Arbeitsgruppe mit verschiednen Sponsoren gegründet wurde, welche daran arbeitet das Event weiterzuentwickeln.

Durch Corona konnten die BeachDays nicht wie geplant 2020 und 2021 durchgeführt werden. Zwei Jahre sind natürlich eine lange Zeit, um die Sponsoren auch für ein zukünftiges Engagement bei der Stange zu halten. Der VfL hat sich deswegen zur Durchführung kleinerer BeachDays in der Halle entschieden. So konnte man mit einigen Partnern im Kontakt bleiben, mit ihnen sprechen und sich in Erinnerung behalten. Viele haben bereits signalisiert, dass sie auch 2022 wieder dabei sein wollen. Hierfür müssen dann wieder Sponsorenverträge aufgesetzt werden. Dabei gibt es natürlich einige Dinge zu beachten. Eine klare Formulierung der Vertragsbestandteile, so dass sie auch ein Dritter innerhalb von kurzer Zeit versteht, ist eine Grundvoraussetzung. Der Detailgrad der Vereinbarung hängt dabei auch vom individuellen Bedürfnis des Sponsors ab. Es sollte aber auf jeden Fall jemand mit steuerlicher Expertise einmal einen Blick auf das Vertragswerk werfen. Der VfL hat für Sponsorenverträge grundsätzlich ein Standardwerk, lässt aber bei großen oder komplizierten Verträgen noch einmal einen Juristen die Inhalte prüfen.

Wir hoffen, dass Dir dieser Blogbeitrag und auch die Folge gefallen hat und würden uns freuen, wenn du uns weiterempfiehlst. Wenn du mehr von Philipp Tramm und seinem Unternehmen Vereinsentwickler erfahren möchtest, klicke gerne hier. Falls du eine Frage oder Anregungen hast, kannst du uns gerne an info@vereinsstrategen.de eine E-Mail schreiben.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

Der ewige Vereinsvorstand – Lösungsvorschläge

von Vereinsstrategen | Okt 5, 2021 | Ehrenamt

Hörerfrage

Die Abwahl ist erst der zweite Schritt

Für den heutigen Beitrag widmen wir uns einer Hörerfrage von Sebastian. Er wollte wissen: „Was kann man tun, wenn alte Vorstände keinen Platz im Verein machen wollen, sondern bis zum Lebensende im Amt bleiben?“. Diese Frage kommt meistens immer dann auf, wenn irgendetwas im Verein nicht gut funktioniert. Entweder du selber oder auch ein größerer Personenkreis findet, dass Ideen nicht entsprechend umgesetzt werden, Erneuerungen fehlen oder auch die Kommunikation im Verein schlechter geworden ist. Dies ist natürlich von Verein zu Verein sehr individuell zu betrachten, aber es gibt aus unserer Erfahrung gewisse Auffälligkeiten, die sich immer wieder beobachten lassen und welche wir dir vorstellen wollen.

Verein heißt Demokratie

Doch schauen wir uns erst einmal die Ausgangssituation an. Grundsätzlich sind Vereine demokratische Gebilde. Das heißt jedes Mitglied kann entscheiden, wer zum Vorstand gewählt wird. Dies setzt allerdings auch voraus, dass es überhaupt einen Gegenkandidaten gibt. Wenn dies nicht gegeben ist, ist die logische Folge, dass der alte Vorstand weiterhin im Amt verbleibt.

Desweiterem stellen sich bei allen (potentiellen) Kandidaten auch die folgenden Fragen:

Wer ist gut vernetzt und beliebt?
Wer hat Ideen und kann sich gut verkaufen?
Wer hat überhaupt die Zeit und Lust auf das Amt?
Wem wird das Amt zugetraut?

Das heißt am Ende stellt sich auch immer die Frage, kann eine Gegenkandidatur erfolgreich sein und wenn ja, wie? Diese Fragen sind deshalb so wichtig, weil es schon Vereine gab, die sich so aufgerieben haben bei solchen Kandidaturen, dass am Ende gar kein Vorstand mehr vorhanden war. Und das sollte nicht so sein, schließlich soll ein Verein und die Ehrenamtsarbeit Spaß machen.

Erst das Gespräch suchen

Damit das nicht passiert, solltest du dir als Vereinsstratege Gedanken darüber machen, wie du mit der Unzufriedenheit im Verein umgehst. Und da lautet unser erster Vorschlag – suche den Dialog mit dem Vorstand. Manchmal ergeben sich aus diesen Gesprächen unkomplizierte Fortschritte, die man so vorher gar nicht erwartet hätte.

Häufig ist es nämlich so, dass man bei Gesprächen aneinander vorbeiredet. Da hilft es dann, einmal die Perspektive des Vorstandes zu schlüpfen und sich zu fragen: „Wieso verhält sich der Vorstand so, wie er es tut?“. Wenn du bei diesen Überlegungen den Grund findest, hast du eine ganz andere Möglichkeit im Gespräch mit dem Vorstand eine Lösung zu finden, weil du ihm zeigen kannst, dass du für seine Ansichten Verständnis hast.

Im Gespräch ist es allerdings wichtig, dieses sachlich zu führen und es nicht emotional werden zu lassen. Dafür ist es auf jeden Fall notwendig, das Gespräch in einem ruhigen Rahmen durchzuführen und nicht zwischen Tür und Angel. Falls es doch emotional werden sollte, weise dein Gegenüber darauf hin und bitte im Zweifel um eine Verschiebung des Gesprächs. In einem neuen Gespräch kann es dann auch sinnvoll sein eine neutrale dritte Person als Mediator dabei zu haben. Vorab kannst du auch noch ein Gespräch führen mit einer Person, die sowohl einen guten Zugang zu dir als auch zum Vorstand hat. Dieses Gespräch läuft meist neutraler ab und du gewinnst wertvolle Informationen.

Wenn ihr mehre Personen seid, die unzufrieden seid, dann sammelt eure Einwände und schickt nur einem zu dem Gespräch. Den Hintergrund kennst du vielleicht aus einem Vorstellungsgespräch. Eine ungleiche Personenanzahl ist für ein Gespräch nicht förderlich. Der Vorstand könnte sich nur aufgrund der Konstellation unterbewusst zur Verteidigung gezwungen fühlen und das erzeugt kein konstruktives Gespräch. Während des Gespräches solltest du den Vorstand auch immer wieder dafür loben, was gut läuft im Verein, aber auch bestimmt drauf hinweisen, was nicht. So merkt er oder sie, dass es keine Generalabrechnung werden soll, sondern wirklich um das Wohl des Vereins geht.

Die Kandidatur

Falls du über den Dialog nicht die erwünschten Änderungen erreichst, kannst du immer noch die Demokratie für dich nutzen. Allerdings musst du dich hier gut vorbereiten. Wenn du nicht selber antreten willst, dann suche dir einen oder mehrere geeignete Personen, welche aus der Sicht des Gesamtvereins eine große Unterstützung haben. Erarbeite mit ihnen gemeinsam einen Plan und schreibt die Ideen nieder. Überlegt euch, was sind die Kernpunkte, die ihr verbessern wollt? Wie stellt ihr das an und welche Ressourcen sind dafür notwendig? Überlegt euch, wie der bisherige Amtsträger in dem Konzept eine nützliche Rolle spielen kann?

Als nächstes würden wir dir immer empfehlen, den Plan der Gegenkandidatur dem Amtsinhaber mitzuteilen. Damit vermeidest du später schlechte Stimmung im Verein und machst dir keine unnötigen Feinde. Der Amtsinhaber kann so vorab entscheiden, ob er gegen dich/euch antreten will oder nicht. Vielleicht ist er insgeheim sogar froh, dass es neue Ideen gibt und tritt freiwillig in den Hintergrund. Teile ihm auf jeden Fall mit, welche Rolle du für ihn in dem neuen Konzept vorgesehen hast, damit er sein Gesicht wahren kann. Aber vielleicht möchte er auch die Gegenkandidatur verhindern und lenkt schlussendlich doch für die Umsetzung der Ideen ein.

Erst wenn der bisherige Vorstand informiert ist, solltest du deine Pläne im gesamten Verein publik machen und in den Wahlkampf gehen. Hier solltest du für deine Ideen werben und erläutern, warum der Verein davon profitiert. Sicherlich werden dir einige Mitglieder am Anfang etwas kritisch gegenüberstehen, aber mit guten Argumenten wirst du sie sicherlich überzeugen können. Vorbereitung ist alles! Dabei hilft es sicherlich auch, wenn ihr genügend Vorlauf bis zur Wahl für alle Beteiligten lasst und nicht drei Tage vor der Wahl mit den Ideen um die Ecke kommt. In dieser Zeit kannst du nämlich auch erklären, dass du vorher den Dialog gesucht hattest mit dem Amtsträger, aber es einfach keine andere Möglichkeit mehr gab als diese Kandidatur.

Am Wahltag musst du allerdings auch mit dem Ergebnis leben. Wenn du siegreich bist, bedanke dich – egal was passiert ist – beim alten Vorstand für die geleistete Arbeit. Er hatte schließlich auch das Vereinswohl deines Vereins im Kopf und hat bestimmt viel dafür getan, dass ihr heute dort steht, wo ihr seid. Wenn es keine Mehrheit für deine Person und damit für deine Ideen gab, dann solltest du trotzdem nicht alles hinwerfen. Dann genieße den Sport, den du im Verein ausübst und engagiere dich in dem Maße, wie du das möchtest.

Die Alternative

Wenn die Kandidatur nichts für dich und deine Mitstreiter ist, haben wir noch einen anderen Ansatzpunkt. Ihr solltet euch überlegen proaktiv eine Projektgruppe zu bilden und eurer Anliegen ergebnisoffen dem Vorstand mitzuteilen. Wenn du hier die Legitimation des Vorstandes bekommst, könnt ihr recht autark arbeiten und eurem Thema und dem Verein einen Schub geben. Häufig ist es nämlich so, dass die Vorstände zu dieser „Macht-ihr-mal-Mentatlität“ neigen. Ihr solltet aber natürlich trotzdem vorher ein Budget und die entsprechenden Entscheidungskompetenzen abklären. Für euch ist der Vorteil, dass ihr euch damit nicht für Ämter verpflichtet und damit zeitlich nur befristet eingebunden seid.

Wenn du uns selber gerne eine Frage stellen möchtest, welche du gerne im Podcast beantwortet haben willst, dann würden wir uns freuen, wenn du uns eine Mail an info@vereinsstrategen.de sendest. Hier kannst du uns natürlich auch sonstige Anmerkungen oder Kritik zukommen lassen. Wenn dir der Beitrag oder der Podcast gefallen hat, würden wir uns freuen, wenn du uns in deinem Verein weiterempfiehlst. Vielen Dank im Voraus!

Deine Vereinsstrategen

(Martin Schüttler)

So wird dein Verein eine regionale Marke

von Vereinsstrategen | Sep 21, 2021 | Marke

Positionierung

Was ist dein Markenversprechen im Verein?

Hast du schon einmal darüber nachgedacht, ob dein Verein eigentlich eine Marke ist? Wir alle verbinden etwas mit dem Begriff „Marke“, doch den meisten Personen sind die vielfältigen Facetten einer Marke und deren Wirkungsweise nicht klar. Deswegen wollen wir dir in diesem Artikel erklären, worauf du bei einer Marke achten musst, was sie mit deiner Positionierung zu tun hat, was die 4-W-Fragen sind und geben zum Abschluss noch praktische Handlungsempfehlungen.

Die Wirkungsweise einer Marke

Grundsätzlich ist es so, dass wir in unserem Alltag Werbung und Marken unterbewusst aufnehmen. Mit jeder Marke verbinden wir meist auch ein Markenversprechen. Wenn du dieses Shampoo kaufst, bekommst du keine Schuppen mehr oder wenn du zu Bayern München ins Stadion gehst, erlebst du erfolgreichen Fußball und mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit auch einen Sieg. Im Prinzip ist das Markenversprechen fast identisch zu eurer Vereinspositionierung. Falls du noch nicht unseren Artikel oder die Podcastfolge zum Thema Positionierung gehört hast, klicke jetzt hier. Eine gute Positionierung ist die Grundlage für die Entwicklung einer Marke, deswegen solltest du dich mit dem Thema dringend beschäftigen.

Aber kommen wir wieder zurück auf den Begriff „Markenversprechen“. Beispiele für einen Verein könnten sein:

Ihr bekommt qualitativ hochwertiges Training in unserem Verein
Man kann den Mitgliedsbeitrag als ehrenamtliche Arbeit leisten (Bsp aus der Praxis: Linden Dudes)
In unserem Verein bleibt ihr fit bis ins hohe Alter (für einen Verein mit Gesundheitssport)

Damit wir dieses Markenversprechen auch mit der Marke assoziieren, besteht sie meist aus unterschiedlichen Bestandteilen. Bei einem Breitensportverein könnte dies folgendermaßen aussehen:

Logo/Vereinswappen – Dies hat jeder Verein.
Corporate Identity, also wie man in der Außendarstellung auftritt. Dies haben die meisten Vereine unbewusst, weil sie „Vereinsfarben“ haben, welche immer wieder in der Präsentation des Vereins nach außen auftauchen. Der Begriff umfasst aber z.B. auch eine identische Schriftart im Verein oder identische E-Mailsignatur bei den Ehren- und Hauptamtlern. Sicherlich muss man als Verein nicht alles aus der „Industrie“ umsetzen, aber man sollte sich darüber bewusst werden, wie der Auftritt wirkt.
Weiterhin sollte es einen Leitspruch/ein Motto/Slogan geben. Dies haben nicht viele Breitensportvereine. Das Motto sollte aber zum Markenversprechen passen . Bei Werder Bremen ist z.B. das Motto „Lebenslang grün-weiß“. Das bedeutet, als Mitglied gibt es für dich vom Anfang bis zum letzten Tag einen Platz und ein Angebot im Verein. Ein Motto ist aus unserer Sicht immer sinnvoll, um eure Positionierung zu nach außen zu präsentieren.

Aber nur weil du ein Logo und ein Motto hast, ist es noch keine Marke. Hier kommt der Begriff des „Markenwissens“ ins Spiel. Wenn du einer Person auf der Straße, dein Logo zeigst und sie weiß, was das ist, dann reden wir von der „Erkennung der Marke“. Die Steigerung wäre, du gehst zu einer Person und fragst, wer ist der beste Tischtennisverein in deiner Region . Dann können drei Dinge passieren:

Sie weiß es nicht.
Sie sagt einen anderen Verein.
Sie nennt euch.

Wenn sie euch nennt, dann seid ihr bei dieser Person mit der Positionierung durchgedrungen, Diese Tatsache bei möglichst vielen Leuten bzw. in der Zielgruppe im Kopf zu erzeugen, ist das Ziel von deiner Marke. Du wirst also erkannt und unterscheidest dich mit deinen Eigenschaften subjektiv von den anderen Vereinen in deiner Region.

Dies ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil, weil es die Wahrnehmung eurer Pressearbeit steigert und euch die Arbeit mit vielen Personengruppen erleichtert. Durch Empfehlungen bekommt ihr mehr Mitglieder, mit einem sozialen Engagement mehr Spender, Sponsoren lassen sich leichter überzeugen und auch für die Gewinnung von Geldern von der öffentliche Hand ist es von Vorteil, bekannt zu sein und für etwas bestimmtes einzustehen.

Dies funktioniert allerdings nur, wenn dein Verein drei Dinge zur Markenbildung unbedingt beachtet:

Die Menschen assoziieren oder sollen etwas mit deinem Verein assoziieren. Sorge dafür, dass es die positiven Eigenschaften sind, die du im Verein haben möchtest. Versuche Handlungen von einzelnen Personen, die diese Eigenschaften gefährden könnten, zu verhindern.
Ihr müsst in eurer Marke und Positionierung unterschiedlich zu anderen Vereinen sein und dürft nicht einfach kopieren.
Marken funktionieren nur, wenn Menschen sich damit auch identifizieren. Eure Mitglieder werden das wahrscheinlich, sonst hättet ihr auch keine Ehrenamtler. Fans, die zu Spielen oder Wettkämpfen gehen tun das auch. Aber auch die Politik kann sich mit einem Sportverein identifizieren, wenn ihr euch beispielsweise um Integrationsprojekte kümmert. Jede Person, welche sich mit euch identifiziert ist sehr wertvoll, weil er gleichzeitig unbewusst als Markenbotschafter auftritt und somit eurer Markenversprechen vervielfältigt.

Die 4-W-Fragen für deine Marke

Du musst dir im Verein überlegen, wo die Berühungspunkte mit deiner Zielgruppe sind, die du für deinen Verein bzw. deine Marke begeistern willst. Dabei kann die Zielgruppe Mitglieder, Fans, potentielle Mitglieder oder auch Sponsoren sein. Jede dieser Gruppen und auch innerhalb dieser Gruppen braucht es ganz unterschiedliche Berührungspunkte z.B. in Abhängigkeit vom Alter und vom Geschlecht. Diese Berühungspunkte kann man mit den W-Fragen ermitteln, welche wir dir jetzt einzeln vorstellen:

Wer

Wer ist die Zielgruppe in meinem Verein?

Dies ist gar nicht so einfach zu beantworten, denn es kommt sehr auf deinen Verein an. Bei einem Einspartenverein ist die Zielgruppe meist deutlich homogener als in einem Mehrspartenverein, welcher unterschiedliche Altersgruppen, Sportarten, etc. anspricht. Als Verein musst du allerdings deine Zielgruppe kennen, weil jede über andere Berührungspunkte angesprochen werden muss. Niemand wird bestreiten, dass man Kinder, Eltern oder Senioren unterschiedlich erreichen kann.

Wo?

Wo erreiche ich meine Zielgruppe

Wenn du deine Zielgruppen bestimmt hast, ist der zweite Schritt zu überlegen, wo diese sich aufhalten. Hier hilft es, einmal den wahrscheinlichen Tagesablauf nachzuzeichnen und die Berührungspunkte festzustellen. Kinder könnten z.B. über den Schulunterricht oder Freunde, welche schon im Verein sind, in Kontakt mit deinem Verein kommen. Senioren erreichst du wahrscheinlich besser über einen Flyer im Briefkasten oder eine Einladung zum Vereinsfest.

Grundsätzlich kann man sagen, dass junge Menschen sich viel im digitalen Raum (Soziale Netzwerke, etc.) aufhalten. Die möglichen Berührungspunkte sind dort also sehr hoch und durch Algorithmen können diese inzwischen auch sehr zielgenau ausgesteuert werden (Alter, Region, Geschlecht, etc.). Umso älter die Personen werden, umso besser ist, es analoge Berührungspunkte zu nutzen.

Auch muss man unterscheiden, ob die Personen aktiv oder passiv auf der Suche sind. Wenn man passiv auf der Suche ist, muss man mit der Marke und den Maßnahmen so stark emotionalisieren, dass man sofort Lust bekommt da mitzumachen. Ein gutes Beispiel sind Sportveranstaltungen. Geht einmal z.B. auf die Webseite vom Ironman – da kommt als erstes ein emotionales Video, wo man Lust bekommt selber daran teilzunehmen.

Wann

Wann spreche ich meine Zielgruppe an?

Damit ist gemeint, welchen Wissenstand hat die einzelne Person und wie muss sich sie dann individuell ansprechen? Wir machen das jetzt einmal am Beispiel eines potentiellen Mitgliedes.

Kennt die Person die Sportart? Ist die Sportart erklärungsbedürftig? Denken wir z.B. an Sportarten wie Futsal oder Crossgolf. Aber auch bei Sportequipment wie z.B. beim Rennrad sollte viel erklärt werden. Hier bieten sich z.B. YouTube-Videos an, wo solche Sachen erklärt werden können von Personen aus eurem Verein. Das schafft dann auch schon eine erste emotionale Verbindung zum Verein, ohne dass die Person aktiv zu euch fahren müsste. Unterstützt werden kann dies zu einem späteren Zeitpunkt durch das Angebot von Probetrainings.
Kennt sie Vereine oder andere Angebote, wo sie die Sportart ausüben kann? Hier fehlt dann offensichtlich das Markenwissen über euren Verein und nicht über den Sport. Preist eure Positionierung und deren Vorteile an, damit sie sich nicht für den Konkurrenzverein entscheidet.
Die Person kennt euren Verein und findet das Angebot gut. Jetzt muss der Verein ihr den Einstieg so sanft wie möglich gestalten. Das umfasst die Möglichkeit für ein Probetraining, eine unkomplizierte Online-Anmeldung oder auch eine gute Erreichbarkeit bei Rückfragen.
Macht die Person final zum Fan und damit, ohne dass sie es weiß, zum Markenbotschafter. Markenbotschafter erzählen positiv über euren Verein, posten aus Überzeugung bei Social-Media Vereinsthemen und engagieren sich wahrscheinlich auch ehrenamtlich. Solche Botschafter gewinnen dann am Ende neue Personen für den Verein.

Warum

Warum möchte die Zielgruppe zum einem Sport machen bzw. ausgerechnet bei euch im Verein sein?

Hier kommen wir wieder zu einem Punkt vom Anfang des Beitrags zurück – dem Markenversprechen. Am Ende muss das Markenversprechen zur Zielgruppe und zur Positionierung passen. Schauen wir uns das einmal für einen Selbstverteidigungskurs für Frauen an. Die Positionierung muss eine hohe Ausbildungsqualität sein, damit die Frauen sich nach dem Kurs verteidigen können. Das Markenversprechen könnte z.B. lauten: „Du musst nie wieder Angst nachts auf der Straße haben, denn du kennst Techniken, um dich zu verteidigen“. Wenn du feststellst, das das Markenversprechen nicht zu eurer Zielgruppe passt, dann ist eure Positionierung eventuell nicht optimal.

Markenkommunikation in der Vereinspraxis

Am Ende ist die Kommunikation einer Marke natürlich sehr individuell vom Verein abhängig. Trotzdem wollen wir dir mit diesen praktischen Beispielen zu den verschiedenen Punkten, die wir vorgestellt haben, einmal Ideen mitgeben, wie eine praktische Umsetzung im Verein aussehen könnte.

Das Markenversprechen kommuniziert ihr zum einem durch die Handlungen im und außerhalb des Vereins nach außen. Seid ihr ein Verein mit dem Schwerpunkt Integration, dann solltet ihr euch auch bei Integrationsthemen engagieren. Die Marke z.B. in Form des Logos, ist nur das visuelle Symbol für eure Handlungen, welches Personen später mit euch assoziieren sollen.
Ein Slogan kann die Kommunikation erleichtern, weil neben einer Bildinformation noch eine inhaltlich starke Information hinzukommt. „SV Musterstadt – Der Integrationsverein/Vielfalt ist bunt“
Mitglieder, Freiwillige und Fans identifizieren sich stark mit dem Verein. Sie sind quasi freiwillige Markenbotschafter. Gebt ihnen Möglichkeiten das nach außen auch zu zeigen. Das geht bei einem Sticker auf dem Auto los, über Trainingsklamotten bis zur Unterstützung auf Social Media indem sie Beiträge des Vereins verlinken und einen Kommentar schreiben, wie: „Das war heute wieder supercool. Danke“
Ihr müsst das Thema glaubhaft leben und euch dafür stark machen. Ansonsten bist du nicht authentisch und das Handeln des Vereins wirkt nicht schlüssig.
Versucht für interne und externe Personen eure Marke erlebbar zu machen. Das geht am besten über den persönlichen Kontakt bei Vereinsfesten, Probetrainings, beginnt allerdings auch schon bei dem positiven Erlebnis auf deiner Webseite.
Wenn es möglich ist, versucht einen Katalog aufzustellen, wie ihr die Marke kommunizieren wollt, also was sind die Mindeststandards, die ihr vereinheitlichen wollt. Dazu gehört z.B. einheitliches Briefpapier, einheitliche Sportkleidung, E-Mail-Signatur aber auch einheitliche Prozesse, so dass für alle Mitglieder und Zielgruppen das Vereinserlebnis identisch ist.
Versucht Mitglieder und Interessierte zielgerichtet anzusprechen. So kann man mit einer guten Mitgliederverwaltungssoftware durchaus zielgenaue E-Mails senden: „Wenn Kurs A interessant war, dann könnte auch Kurs B interessant sein.“. Kein Mensch möchte ein Markenerlebnis haben, wo er mit irrelevanten Informationen versorgt wird und irgendwann genervt, die Mails nicht mehr liest.
Versucht Content also Inhalte zu kreieren, die auch für Zielgruppen außerhalb eures Vereins interessant ist. Ihr bietet Babyschwimmen an. Dann wäre es vielleicht sinnvoll auch über Themen wie Schwangerschaft und Sport auf euer Webseite zu berichten.
Beachtet bei der Kommunikation die Diversität der Zielgruppen und ihre Berührungspunkte. Das wurde gerade bei den W-Fragen schon aufgezeigt. Aber überlegt euch genau, was bedeutet es für euch, wenn die Zielgruppe 3h am Tag bei Social Media verbringt. Dann ist ein Instgramm-Account und Vereinsinfluencer unverzichtbar. Bei Senioren ist ein klassischer Handzetteleinwurf wahrscheinlich effektiver.

Wie starte ich im Verein?

Im Beitrag über die Positionierung haben wir darüber gesprochen gehabt, dass man am besten eine kleine Gruppe die Positionierung einmal ausarbeiten lassen sollte. Da diese sich schon intensiv mit dem Thema beschäftigt hat, macht es Sinn, wenn Teile der Gruppe auf jeden Fall auch auf die Kreierung deiner Marke Einfluss haben.

Deswegen bildet am besten im Verein eine neue kleine Gruppe an Freiwilligen, die sich mit dem Thema Marke beschäftigen wollen. Diese sollten einmal die Inhalte der Podcastfolge/des Beitrags auf ihren Verein und die festgestellte oder gewünschte Positionierung übertragen. Meist wird schnell klar, wer die Zielgruppe ist und welche Markenbotschaft man nach außen tragen möchte. Hier könnt ihr gerne die kreativen Köpfe bei euch im Verein einbinden.

Als nächstes sollte man sich mit den Berührungspunkten beschäftigen. Hier würde wir einfach im Verein in der entsprechenden Zielgruppe einmal nach ihrem normalen Tagesablauf fragen. Meist ergeben sich dann neue Ansatzpunkte für mögliche Berührungspunkte. Und jetzt heißt es austesten! Kann dein Verein die Kommunikation so ausrichten, dass er genau dort so wahrgenommen wird, wie es geplant war?

Hinter so einer Marke und deren Kommunikation sollte natürlich der ganze Verein stehen. Deswegen stellt die Ausarbeitung den Mitgliedern vor. Macht klar, wie wichtig dieses Thema für den Verein ist und das jeder ein Teil dieses Projektes durch sein persönliche Handeln ist. Allerdings wird es Menschen geben, die nicht verstehen, wieso man jetzt einen Slogan und andere Veränderungen im Verein braucht. Versucht diese zu überzeugen, damit sie das „Markenversprechen“ nicht gefährden. Du wirst feststellen, dass es etwas dauern kann bis sich erste Erfolge einstellen. Schließlich muss sich Markenbekanntheit erst einmal entwickeln und von Menschen weitergetragen werden.

Wir hoffen, dass dir der Beitrag dabei hilft deine Marke im Verein zu entwickeln. In der Podcastfolge gehen wir auf einzelene Aspekte des Beitrags noch tiefer ein und stellen weitere Beispiele vor. Höre also gerne rein! Falls du Fragen oder Anmerkungen hast, würden wir uns über eine E-Mail an info@vereinsstrategen.de freuen. Wenn dir unsere Inhalte gefallen, würden wir uns über eine Weiterempfehlung in deinem Bekanntenkreis freuen.

Deine Vereinsstrategen

(Martin Schüttler)

Digitalisierung umsetzen im Verein

von Vereinsstrategen | Sep 6, 2021 | Digitalisierung

Digitalisierung

Digitalisierung im Verein ist ein Marathon

Die Digitalisierung im Verein umzusetzen, gestaltet sich nicht immer ganz einfach. Für viele Engagierte ist es das erste Mal, dass sie sich intensiv mit ihren Prozessen im Verein beschäftigen müssen und dann entscheiden sollen, ob und wenn ja, wie sie diese Prozesse digitalisieren sollen. Deswegen sprechen wir im zweiten Teil des Interviews mit dem Vereinsdigitalisierungsexperten Philipp Tramm, wie er konkret die Digitalisierung als Berater bei einem Verein angeht. Der Blogbeitrag stellt eine Zusammenfassung der Podcast-Episode dar.

Der Verein kennt sich selbst am besten

Fallstricke im Verein, Konflikte oder die Persönlichkeit der Mitglieder und Ehrenamtler – alles das kennt der Verein und dessen Führungsriege viel besser als jeder externe Berater. Trotzdem kann es Sinn machen für schwierige oder auch neue unbekannte Themen einen externen Berater zu konsultieren, wenn diese Experten auf diesem Gebiet sind. Das heißt aber nicht, dass er euch die Lösung sofort präsentieren kann, sondern diese muss erst gemeinsam entwickelt werden. In den ersten Gesprächen geht es unter der Beachtung der finanziellen aber auch personellen Ressourcen des Vereins um folgende Punkte:

Klärung des Anliegen des Vereins – „Ich möchte digitalisierter werden.“
Besprechung der Probleme im Verein – „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“
Definition der Erwartung des Vereins an die „Beratung“ – „Wir wollen, dass wir am Ende der Beratung wissen, welches Mitgliederverwaltungssystem wir nehmen“
Wünsche formulieren für die Umsetzung „Wir wollen auf jeden Fall über dieses System E-Mails an die Mitglieder versenden können“

Aus diesen Gesprächen werden dann gemeinschaftlich eines oder mehrere Szenarien entwickelt, wie eine Begleitung aussehen könnte. Das würde im Fall einer Mitgliederverwaltung einmal bedeuten, dass im ersten Schritt die Zielsetzungen festgelegt werden sollen und erst im zweiten Schritt dann die Anforderungen definiert werden, die die Mitgliederverwaltung unbedingt oder möglichst abdecken sollte. Diese verschiedenen Anforderungen werden dann in einem Anforderungskatalog gesammelt. Die Sammlung der Anforderungen erfolgt im Normallfall in Form von Workshops.

Fehler, die häufiger gemacht werden

Es kommt immer wieder vor in der Beratung, dass Vereine erst externe Personen ansprechen, wenn sie sich die Frage stellen „Welche Software nehmen wir jetzt?“. Das ist aber erst der dritte Schritt. Hier können wir nur empfehlen, wieder beim ersten Schritt zu beginnen, sonst wird man mit dem Ergebnis unzufrieden sein, weil auf einmal Anforderungen an die Software im Betrieb gestellt werden, die sie gar nicht leisten kann.
Doch es kann sich bei einer Beratung auch herausstellen, dass das Problem ein ganz anderes ist, als das, wofür der Berater ursprünglich engagiert wurde. Gehen wir zurück auf das Beispiel: „Wir haben Mitgliederschwund, weil wir als nicht modern wahrgenommen werden“. Wenn sich herausstellt, dass der Mitgliederschwund andere Ursachen hat, muss man wieder zum ersten Schritt zurück gehen und die Erwartung des Vereins entsprechend anpassen. So könnte die Engagementförderung viel wichtiger sein, um das Problem zu lösen.

Viele Perspektiven helfen

Die ersten Gespräche zwischen einem Berater und einem Verein finden meist im kleineren Kreis statt, also meist der Vorstand manchmal noch ergänzt durch ausgewählte Personen aus dem Verein, für die das entsprechende Digitalisierungsthema sehr relevant ist. Dadurch wird meist aber nur eine Perspektive des Projektes dem Berater präsentiert. Deswegen werden zur Entwicklung der Szenarien schon zu einem frühen Zeitpunkt Workshops angesetzt, wodurch weitere Perspektiven eingebracht werden. Wenn ihr im Verein z.B. den Trainingsbetrieb digitalisierter aufstellen wollt, wäre es sicherlich nützlich die Meinungen und Anforderungen der Übungsleiter gehört zu haben. Schließlich arbeiten diese am Ende täglich mit der erarbeitenden Lösung. Ziel sollte es sein, dass am Ende alle Personen, die aktiv von der Veränderung betroffen sind, im Rahmen von Workshops einzubinden. Hier kann man besprechen, wo wollen wir hin, welche Projekte sollen überhaupt angegangen werden, wie könnte das aussehen und welche Personen benötigen wir dafür? Immer wieder stellt man in den Workshops auch fest, dass in einer anderen Abteilung für ein bestimmtes Problem auch schon eine (digitale) Lösung vorhanden ist. Dies passiert, weil viele Abteilung parallel zueinander arbeiten und zu selten intensiv zusammen. Im Sinne des Gesamtvereins sollte geprüft werden, ob diese Lösung auch für die anderen Abteilungen sinnvoll ist. Dies kann dann in den Anforderungskatalog aufgenommen bzw. kann relativ einfach auf den Gesamtverein ausgerollt werden. Ein Beispiel wäre die Nutzung einer Cloud in einer Abteilung, welche vom gesamten Verein genutzt werden könnte.

Es ist ein Marathon

Eine Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes kann leider lange dauern. Die Dauer hängt vom Engagement und der Einsatzbereitschaft der Beteiligten ab unter der Berücksichtigung der zeitlichen und finanziellen Ressourcen – und natürlich auch von der Ausgangssituation in eurem Verein. Wenn ihr die Daten, die ihr in eine Mitgliederverwaltungssoftware einpflegen wollt, in diversen Excellisten vorliegen habt oder sogar nur analog auf Papier, dann dauert so ein Projekt durch die Notwendigkeit der Einpflege der Daten in die Datenbank natürlich deutlich länger.
Um ein Projekt wiederum zu beschleunigen, kann es sinnvoll sein sich externe technische Unterstützung in den Verein zu holen. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn ihr diese technische Kompetenz nicht bei euch im Verein habt. Dies wären dann aber weitere Kosten, die neben der Anschaffung der Mitgliedersoftware auf euch zukommen.
Final kann man sagen, dass eine solche Umsetzung einer Mitgliederverwaltungssoftware im besten Fall mehrere Monate dauert, im Normalfall aber ein Jahr und mehr. Schon allein die erstmalige Aufnahme der Prozesse in den Workshops und die Diskussion und Entwicklung der möglichen Transformation dauert meist länger, als von den Vereinen gedacht. Dies offenbart auch, warum es sich als schwerer Fehler erweisen kann, wenn man den dritten Schritt einfach vorzieht und eine Software kauft. Der Verein dreht sich unnötig im Kreis, wenn er im Nachgang die anderen Schritte nachholen möchte und verbraucht damit unnötig zusätzliche Ressourcen im Verein. Meist versandet der Wandel des Prozesses dann im Laufe der Zeit, weil die handelenden Personen frustriert sind oder nicht mehr ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen.
Doch auch, wenn ihr alle Schritte in der richtigen Reihenfolge geht, kann die Gefahr bestehen, dass die Beteiligten die Motivation am Projekt bei der Umsetzung verlieren, weil sie keine ausreichenden Erfolgserlebnisse haben. Berater nutzen hierfür im Aufbau des Projektmanagements zwei Tricks. Es wird zum einem der Gesamtprozess in Etappen unterteilt. Diese Etappenpunkte stellen Zwischenziele da. Durch das Erreichen dieser Ziele schafft man auch während eines Projektes Erfolgserlebnisse. Das motiviert und lässt das gesamte Projekt vom Gefühl her kürzer wirken. Ein Zwischenziel bei der Mitgliederverwaltungssoftware könnte z.B. die Fertigstellung des Anforderungskatalogs oder der Vergleich von zwei Softwaren sein. Der andere Tipp ist, die Leute zu Betroffenen zu machen. Lass sie fühlen, wie grausam sich der aktuelle Prozess in der täglichen Arbeit anfühlt und zeige auf, wie einfach der Prozess erst wird, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Dies hilft, dass sie die letzten Meilen zur Fertigstellung des Projektes noch gehen.

Beratungsresistenz

Doch was kann man tun, wenn die Basis gerne eine Veränderung möchte, vielleicht sogar beraten werden will, aber es in den Führungskreisen Widerstände gibt? Dann sollte man auf jeden Fall nicht aufgeben. Versucht für eure Ideen Menschen zu begeistern und diese auch mitzunehmen, um eine größere Stimme im Verein zu haben. Zur Überzeugung von Mitgliedern ist eine sachliche Argumentation das Gebot der Stunde. Dann können die gewählten Organe euer Anliegen nicht einfach unter Tisch fallen lassen, sondern müssen sich öffnen. Wir stellen immer wieder bei der Beratung fest, dass sich mit externer Begleitung im Anschluss weitere Türen für Veränderungen öffnen, die vorher scheinbar fest verschlossen waren.

Falls du noch Fragen zur Podcastfolge oder zum Blogbeitrag hast, kannst du uns sehr gerne unter info@vereinsstrategen.de schreiben. Wenn dir das Artikel gefallen hat, abonniere gerne unseren Podcast und empfehle uns weiter. Wenn du mehr von Phillipp seiner Arbeit erfahren möchtest und in seinem Blog alles wissen möchtest über die Digitalisierung im Verein, dann klicke hier.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

So wird dein Verein digital

von Vereinsstrategen | Aug 23, 2021 | Digitalisierung

Digitalisierung

Vereinsprozesse mit Digitalisierung optimieren

Digitalisierung ist sicherlich eines der meist genutzen Wörter der letzten Jahre. Auch im Verein erfährt die Digitalisierung immer mehr Bedeutung. Doch was verstehen wir eigentlich unter Digitalisierung im Verein? Wo stehen die Vereine in Deutschland? Was ist sinnvoll, was nicht? Genau um solche Fragen zu beantworten, haben wir uns mit Philipp Tramm einen Experten für die Digitalisierung des Vereinswesens in den Podcast eingeladen. Philipp berät mit seinem Unternehmen Vereinsentwickler diverse Vereine bzw. Verbände und zeigt Wege auf, einen Verein nachhaltig zu digitalisieren. Dieser Beitrag ist eine gekürzte Version des ersten Teil des Interviews mit Philipp.

Der Stand in der deutschen Vereinslandschaft

Wenn Vereine an Digitalisierung denken, dann denken sie zumeist erst einmal an verschiedene Tools bzw. digitale Werkzeuge. Doch man sollte den Begriff nicht nur darauf reduzieren. Vielmehr steckt dahinter ein Megatrend, welcher auch mit einer gesellschaftliche Transformation einhergeht. Du kannst einmal selber gedanklich für dich überprüfen, wie nachhaltig und vielseitig dein Leben von der Entwicklung der Digitalisierung beeinflusst wird. Du liest diesen Blog online, hörst den Podcast per App und schreibst uns ggf. eine E-Mail oder über Social Media. Ohne Digitalisierung wäre das nicht möglich.

Doch kommen wir zum Verein. Wenn man sieht, wie digitalisiert das „normale“ Leben ist, fällt auf, dass viele Vereine noch recht analog unterwegs sind. Dies ist auch nachvollziehbar, schließlich treffen in einem Verein zum einem verschiedene Generationen aufeinander, zum anderen ist es ein Ort für persönliche Begegnung. Nun ist die junge Generation allerdings mit dem Handy aufgewachsen ist, während sich ältere Mitglieder beim Thema Digitalisierung ggf. überfordert fühlen. Deswegen kann der Digitalisierungsgrad zwischen Vereinen auch extrem unterschiedlich sein. Er hängt z.B. von der Altersstruktur im Verein, von dem Engagementbereitschaft der Mitglieder, aber auch von gutem Projektmanagement ab.
Am Ende muss aber das Ziel sein, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern einen sichtbaren Mehrwert für Mitglieder und die verschiedenen Zielgruppen hat. Was nützt es eine tolle Vereins-App zu haben, wenn der Großteil der Mitglieder viel lieber die Vereinsnews auf der Webseite liest. Erfolgreich kann eine digitale Weiterentwicklung im Verein also nur sein, wenn die, die sich damit beschäftigen möchten, dies auch machen dürfen, dabei allerdings auch die anderen Menschen im Verein entsprechend bei Digitalisierungsthemen abholen und einbinden.
Der aktuelle Zeitpunkt zur Weiterentwicklung ist dabei sehr gut. Durch die Coronapandemie waren viele Menschen gezwungen sich mehr digitalen Möglichkeiten auseinanderzusetzen – auch im Verein. Die Pandemie hat z.B. im Bereich der digitalen Sportangebote, wie ein Beschleuniger gewirkt. Diese Entwicklung wird nicht mehr aufgehalten werden. Hier gilt es Schritt zu halten.

Schritte der Vereinsdigitalisierung – Erst kommt der Prozess

Wir haben zu Beginn von Tools bzw. digitalen Werkzeugen gesprochen. Doch man fängt nicht damit an, sich zu entscheiden, welches Tool man nutzen sollte, sondern viel früher. Man kann nämlich drei Entwicklungsebenen unterscheiden:

Schritt: Analysiert den Verein nach Möglichkeiten für eine interne Effizienzsteigerung durch eine Prozessoptimierung mit digitaler Unterstützung.
Schritt: Überlegt euch, wie ihr mit Digitalisierung mehr Mitglieder gewinnen und binden könnt.
Schritt: Bringt digitale Innovation in den Verein. Schafft also neue Angebote, die es ohne die Digitalisierung nicht geben würde.

Wenn man ehrlich ist, setzen die meisten Vereine aktuell den ersten Schritt um oder beschäftigen sich damit. Das heißt, wie kann man Zusammenarbeit im Verein neu und einfacher gestalten. Elemente dieses Schrittes können z.B. Cloudcomputing, Vereinsverwaltungssoftware oder die Digitalisierung der Buchhaltung sein.
Doch wie beginnt man damit? Wir haben gesagt, dass Digitalisierung Prozesse beschleunigen, vereinfachen und verschlanken soll. Sie muss also einen echten Mehrwert bieten. Dafür muss man sich natürlich erst einmal seine Prozesse anschauen. Wie läuft z.B. die Aufnahme neuer Mitglieder ab? Der Prozess könnte z.B. so aussehen:

Potentielles Mitglied muss Mitgliedsantrag als Kopie bei euch im Vereinsheim abholen.
Füllt diesen dann händisch aus.
Ein Ehrenamtler trägt die Daten dann händisch in eine Exceldatei ein.
Diese Exceltabelle wird ausgedruckt, um in einem Ordner alle Mitgliedsanträge mit Kontaktdaten zu haben.

An diesem Beispiel zeigt sich, wie viel Potential in einem solchen Prozess stecken kann. Denn dieser Verwaltungsprozess kann so gestaltet werden, dass gar keiner im Verein mehr etwas machen müsste. Aus unserer Sicht ist deswegen die erste grundlegende Entscheidung für die Digitalisierung die Anschaffung einer Mitgliederverwaltungssoftware. Und hier können wir auch nicht sagen, welche eine gute Software ist oder nicht, sondern es kommt ganz auf euren Verein an. Ihr müsst nach eurer Prozessanalyse entscheiden, welche Prozesse wollt ihr zukünftig haben und wie sollen diese aussehen. Dann müsst ihr prüfen, ob die Software das überhaupt leisten kann. Beispiele für möglich digitale Prozesse:

Eine Person kann online euren Mitgliedsantrag ausfüllen. Alle Daten werden über eine digitale Schnittstelle automatisch in die Mitgliederverwaltungssoftware übernommen. Die Bankinformationen können später genutzt werden, um über die Software die Mitgliedsbeiträge als Lastschrift einzuziehen.
Die Daten in eurer Mitgliederverwaltungssoftware können für Newslettermarketing verwendet werden. Das heißt, ihr sendet an alle interessierte Personen automatisch über das System jede Woche/Monat einen Newsletter per Mail mit den interessanten Informationen. Die Steigerung ist noch, dass im Mitgliederverwaltungssystem Attribute vergeben sind, welche ihr für den Newsletter verwenden könnt. Zum Beispiel: „Sende die E-Mail an alle Mitglieder, die in der Abteilung Fußball sind und über 18 Jahre.“ Die Attribute sind dann „Fußball“ und das „Alter“. Der Vorteil von der Verwendung von Attributen ist die gezielte Ausstreuung von Informationen, die nur für einen Teil eures Vereins interessant sind.

Die Nutzung von Attributen ist z.B. aber etwas, was sich vor allem für große Vereine mit diversem Angebot und vielen Mitgliedern lohnen kann. Ein kleiner Verein hätte wahrscheinlich keine Verwendung für eine solche Funktion in der Mitgliedersoftware, eher würde eine solche umfangreiche Software ihn inhaltlich erschlagen. Schließlich müssen komplexere Systeme auch mehr technisch gepflegt werden und erfordern mehr Einarbeitungszeit. Außerdem solltet ihr bedenken, dass es Monate bis Jahre dauern kann, die Prozesse in einem Verein zu verändern. Ihr werdet also nicht mit dem Kauf einer Mitgliedersoftware alle Prozesse gleich digitalisieren. Viel wichtiger ist es, dass ihr einen klaren Plan habt, was euer finales Ziel ist, prüft ob die Software diese verschiedenen Prozesse für das Ziel zukünftig darstellen kann und dann könnt ihr nach und nach die Prozesse digitalisieren. Wenn ihr dies vorher nicht macht, besteht nämlich die Gefahr, dass ihr eine teure Software gekauft habt und auf der Hälfte des Weges merkt, dass ihr die Prozesse gar nicht so bauen könnt, wie ihr wolltet. Und glaubt uns, diesen Fehler machen viele! Eine gute Möglichkeit, um Fehler zu vermeiden, ist es, die Software kostenlos für einige Monate zu testen. Das bieten nicht nur viele Anbieter für Mitgliederverwaltungssoftwaren an, sondern auch im Bereich anderer Digitalisierungsthemen, welche ebenfalls die Arbeit im Verein vereinfachen (z.B. Clouddienste).

Die anderen Stufen der Vereinsdigitalisierung

Während der Coronakrise haben viele Vereine mit digitalen Sportangeboten begonnen. Dies umfasst neben dem Streaming eines Sportangebots auch hybride Lösungen oder auch Sport, wozu man sich nur digital treffen kann (z.B. eSport). Man kann also feststellen, dass diese Vereine sofort mit der dritten Stufe gestartet sind. (Wie ihr ein Onlinesportangebot sinnvoll gestalten könnt, erklären wir dir hier.) Vereine, welche mit dem 3. Schritt begonnen haben, empfehlen wir jetzt einmal den Unterbau zu prüfen, z.B. ob die Mitgliedschaftsanmeldung auch digital möglich ist.
Für die zweite Stufe kann man sich einmal am Individualsport außerhalb des Vereins orientieren. Es gibt viele Tools und Geräte, welche den Breitensport fördern und optimieren. Sportuhren können inzwischen zum Laufen, Radfahren, Schwimmen, Rudern, etc. genutzt werden. Sie zeichnen die Zeiten auf und die zurückgelegten Strecken, rechnen Belastung aus und schlagen die Erholungszeit vor. Untereinander können sich dann Sportler diese Daten z.B. bei Strava vergleichen. Dort können auch gleich Trainingspläne erstellt werden. Versucht solche Tools, wenn es sinnvoll ist, auch in euren Verein einzubinden. Fragt eure Mitglieder, ob sie sich die Nutzung von solchen Trainingstools wünschen bzw. habt ein offenes Ohr für Feedback.
Doch auch in Mannschaftssportarten ist eine digitale Trainingsanalyse möglich. Stellt ein Stativ auf den Trainingsplatz, macht mit dem Handy Aufnahmen von Spielsituationen und zeigt sie später der Mannschaft mittels Beamer, um besser zu werden. So einfach kann Videoanalyse sein!

Fehlentwicklungen vermeiden

Die Vereins-App ist momentan ein sehr gehyptes Thema, aber ob sie sinnvoll ist, sollte vor der Anschaffung zumindest überprüft werden. Wichtig ist die Frage nach dem Mehrwert, schließlich haben Menschen meist sehr viele Apps auf dem Handy. Und sei ehrlich, wie viele von diesen Apps hast du seit Monaten nicht mehr genutzt? Doch wie kann so ein solcher Mehrwert aussehen. So ist es schön, wenn man seinen Mitgliedsantrag auch über das Handy einreichen kann – aber das macht man genau einmal und danach ist Funktion völlig überflüssig. Ebenso macht es auch keinen Sinn die Vereinswebseite quasi in Appform noch einmal darzustellen. Schließlich kostet so eine App Geld, muss gepflegt und verwaltet werden, benötigt Know-How und bindet Kapazitäten. Und ihr benötigt Menschen, die einen echten Mehrwert für diese App liefern können (exklusiver Inhalt). Es ist aus unserer Sicht, wenn es denn überhaupt ein Thema ist, eines für größere Vereine. Versucht alternativ lieber die Ressourcen in die Aktualisierung eurer Webseite zu stecken und diese für das Smartphone zu optimieren. Ihr werdet eher über Google gefunden als im Appstore. Wir werden in nächster Zeit aber auch noch einen Gast haben, der uns erklären wird, wann eine Vereins-App genau sinnvoll ist. Deswegen gehen wir an dieser Stelle nicht tiefer drauf ein.

Zusammenfassend kann man zur Digitalisierung im Verein sagen, dass ihr beginnen solltet euren administrativen Bereich gut zu strukturieren und dann darauf auszubauen. Nehmt dabei alle mit beim Veränderungsprozess. Das heißt, viel kommunizieren und alle im Verein zu Beteiligten machen. Prüft außerdem, ob ihr verborgende Talente im Verein habt, welche euch helfen können (z.B. Experte im Webdesign). Und manchmal kann auch ein Blick von externen Personen, welche das nicht zum ersten Mal machen, hilfreich sein. Das hilft Fehler zu vermeiden. Hier könnt ihr entweder uns als Vereinsstrategen unter info@vereinsstrategen.de ansprechen oder Philipp mit seinem Unternehmen Vereinsentwickler. Und dann braucht ihr nur noch etwas Durchhaltevermögen, denn Digitalisierung ist ein längerer Prozess, den man Schritt für Schritt gehen muss. Aber wir sind uns sicher – wenn ihr unsere Tipps beherzigt, dann werdet ihr erfolgreich sein.

Deine Vereinsstrategen
(Martin Schüttler)

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